Табель учёта рабочего времени в Германии: образец, обязательные данные и срок в семь дней

Табель учёта рабочего времени фиксирует, кто в какой день работал и с какого по какое время. Он решает две задачи, и большинству предприятий нужны обе: это доказательство перед немецкой таможней, что вы ведёте учёт рабочего времени своих сотрудников, и это основа для денег — для зарплаты, которую вы выплачиваете, и для часов, которые вы выставляете клиенту в счёте.

Для этого нужны шесть данных: имя, дата, начало, окончание, перерыв и продолжительность. Официального бланка не существует, поэтому лист вы можете составить сами. Но два срока решают, будет ли он засчитан: при минирабочих местах и в одиннадцати названных отраслях запись должна появиться не позднее седьмого дня после отработанного дня, а хранить её нужно не менее двух лет. Кто даёт заполнять табели по памяти в конце месяца, срок уже пропустил, даже если все цифры верны.

Эта статья написана для работодателей в Германии и для самозанятых, которые выставляют счета по часам, в том числе для тех, кто ведёт дело в Германии из-за рубежа. Табель для замещающего ухода (Verhinderungspflege), который требует страховая касса по уходу, здесь не рассматривается: у него свои правила.

Эта статья информирует в общем виде и не заменяет юридическую консультацию. По своему предприятию обращайтесь в палату или к адвокату по трудовому праву.

Содержание

1. Что должно быть в табеле
2. К какому сроку его надо заполнить
3. На кого распространяется жёсткий срок
4. Как отмечать праздник, больничный и отпуск
5. Перерывы: вычитать или показывать?
6. Сколько хранить листы
7. Нужна ли подпись?
8. Когда вы выставляете клиенту счёт по часам
9. Если вы работаете один
10. Во что обходится отсутствующий табель
11. Частые вопросы

Что должно быть в табеле

Достаточно шести столбцов. Для ежедневного рабочего времени закон требует начало, окончание и продолжительность; к ним добавляются имя человека, дата и перерыв, иначе продолжительность проверить нельзя.

Так выглядит заполненная неделя:

Столбец Примечание необязателен и всё же самый полезный на листе: там стоят клиент, объект и причина пустого дня. Именно этих сведений не хватит позже, когда вы захотите выставить часы в счёт или когда кто-то спросит, почему в среду ничего не записано.

Если часы в итоге должны попасть в счёт, программа для выставления счетов, которая ведёт время и счета в одном потоке, избавит вас от двойного набора.

Официального образца, который обязательно применять, нет. Minijob-Zentrale предоставляет, впрочем, собственный бланк в PDF — ровно с этими столбцами. Кто не хочет ничего составлять сам, просто его распечатывает.

К какому сроку его надо заполнить

При минирабочих местах и в одиннадцати отраслях у вас есть семь календарных дней, считая со дня выполнения работы. Если запись появится позже, учёт формально дефектен — даже если каждая цифра верна. На этом спотыкается большинство предприятий: лист попадает в офис только в конце месяца, и к тому моменту срок пропущен для трёх недель записей.

Формулировка § 17 абз. 1 закона о минимальной оплате труда: начало, окончание и продолжительность ежедневного рабочего времени следует зафиксировать «не позднее истечения седьмого календарного дня, следующего за днём выполнения работы».

Для остальных сотрудников закон такого срока не называет. Их рабочее время вы всё равно обязаны учитывать: так решил Федеральный суд по трудовым спорам в 2022 году, а ведомственный проект закона о рабочем времени от 18 июня 2026 года хочет сделать из этого электронную обязанность в тот же день. Проект не принят. Какой случай ваш и что проект предусматривает для предприятий до десяти человек, объясняется в Цифровой учёт рабочего времени: нужен ли он вам?.

На кого распространяется жёсткий срок

Проверьте две вещи: нанимаете ли вы минирабочих и есть ли ваша отрасль в списке. Если верно одно из двух, семидневный срок действует, и таможня вправе его проверять.

Всегда охвачены: незначительная занятость (миниработа). Исключены только минирабочие места в частных домохозяйствах. Сколько стоит миниработа в 2026 году и откуда берётся граница в 603 евро, объясняется в Наём сотрудника на минирабочее место.

Охвачены также, независимо от заработка, все сотрудники в этих отраслях по § 2a немецкого закона о борьбе с нелегальным трудом:

• Строительство
• Общественное питание и размещение
• Пассажирские перевозки
• Экспедирование, транспорт и логистика, включая платформенные службы доставки
• Аттракционы и ярмарочные предприятия
• Уборка зданий
• Монтаж и демонтаж выставок и ярмарок
• Мясная промышленность
• Сфера проституции
• Охрана и безопасность
• Парикмахерские и косметические услуги

Два случая таможня прямо выводит из-под обязанности. Они действуют только для этого учёта, но не для общей обязанности по закону о рабочем времени:

Третье послабление касается сотрудников с исключительно мобильной деятельностью, у которых нет заданного распорядка дня и которые сами распределяют своё время: постановление называет доставку, вывоз отходов, уборку улиц, зимнюю службу и перевозки. Там достаточно продолжительности; начало и окончание можно не указывать.

Как отмечать праздник, больничный и отпуск

В такие дни впишите ноль рабочих часов и укажите рядом причину — не ставьте часы по договору в столбец «продолжительность». Рабочее время по § 2 абз. 1 закона о рабочем времени — это период от начала до окончания работы. В день болезни никто не работал, значит, и рабочего времени для учёта нет.

С деньгами дело обстоит иначе, и отсюда путаница. Эти дни всё равно оплачиваются:

На практике это значит: строка остаётся, столбец часов показывает ноль, а в примечании стоит «больничный», «отпуск» или «праздник». Достаточно сокращения. Это рекомендация из практики, а не требование закона: предписано только то, что действительно отработано. Но пустой день без пояснения при любой проверке выглядит как пробел, а при миниработе он к тому же объясняет, почему при меньшем числе часов начислена полная сумма.

Перерывы: вычитать или показывать?

Вынесите перерыв в отдельный столбец, вместо того чтобы молча вычитать его из продолжительности. Оба пути дают одно и то же число часов, но только отдельный столбец показывает, что перерыв вообще был.

При проверке это важно вдвойне. Законные перерывы — 30 минут при работе более шести часов, 45 минут при работе более девяти — записаны в § 4 закона о рабочем времени. Кто просто их вычитает, потом не докажет, что они состоялись. Кто отмечает девятичасовую смену без единого перерыва, сразу предоставляет доказательство нарушения.

Сколько хранить листы

Два года, считая с момента, к которому относится запись. Так предусматривают § 17 абз. 1 закона о минимальной оплате труда и, так же, § 16 абз. 2 закона о рабочем времени для часов сверх восьмого.

Два года — нижняя граница для этой одной обязанности, а не для всей вашей зарплатной документации. Зарплатные счета и документы по налогу на заработную плату подчиняются другим срокам, а пенсионное страхование проверяет более длительный период. Если ваши табели служат основой для расчёта зарплаты, храните их столько же, сколько зарплатные документы; какой срок действует для ваших бумаг, уточнит ваш налоговый консультант.

Нужна ли подпись?

Нет. Ни закон о минимальной оплате труда, ни закон о рабочем времени не требуют подписи сотрудника. Ваши люди могут вносить своё время сами; при монтаже и выездной работе это всё равно единственный работающий вариант. Ответственность за правильность учёта остаётся на вас как на работодателе.

Перед клиентом подпись, напротив, решает всё. Об этом следующий раздел.

Когда вы выставляете клиенту счёт по часам

Дайте клиенту подписать табель, пока вы ещё на объекте. Позже этой подписи вы уже не получите, а в споре часы доказывает тот, кто хочет за них получить оплату, — то есть вы.

Представить нужно меньше, чем многие опасаются. Федеральный верховный суд 28 мая 2020 года решил (VII ZR 108/19), что для обоснования вознаграждения, исчисляемого по затратам времени, как правило не требуется указывать, какой рабочий час пришёлся на какую работу. Достаточно числа часов и часовой ставки. Тем не менее бремя доказывания остаётся на вас, если клиент возражает, — и лист с его подписью тогда самый сильный документ, который у вас есть.

При договоре строительного подряда по немецкому VOB/B добавляется срок, который работает на вас. По § 15 абз. 3 VOB/B вы подаёте табели по рабочим дням или еженедельно. Заказчик обязан вернуть их безотлагательно, самое позднее в течение шести рабочих дней после получения. И дальше идёт решающая фраза: табели, не возвращённые в срок, считаются признанными. Кто молчит, тот согласен.

Три ограничения, чтобы вы не полагались на это там, где оно не действует:

• VOB/B применяется только при согласовании сторонами. В обычном договоре подряда по немецкому Гражданскому кодексу такого срока нет.
• Нужно доказательство, что табель дошёл до клиента. Без получения ни один срок не течёт.
• Признанный табель подтверждает, что работа была и сколько длилась. Сам по себе он ещё не создаёт права на почасовую оплату: для этого расчёт по часам должен быть согласован.

Как превратить эти часы в счёт, который частный клиент может учесть в налоговой декларации, объясняется в Счёт ремесленника. Какая часовая ставка действительно покрывает ваши расходы, рассчитывает Расчёт часовой ставки ремесленника. А если клиент в итоге всё же не платит: Клиент не платит — что делать?

Если вы работаете один

К вашим собственным часам ни одна из этих обязанностей не относится. Закон о рабочем времени защищает наёмных работников, а как индивидуальный предприниматель или представитель свободной профессии вы не являетесь работником самого себя. Вам не нужно ни перед кем фиксировать, когда вы начали.

Табель всё же имеет смысл, но по другой причине: он основа вашего счёта и ваше доказательство, если клиент оспаривает часы. Для этого не нужны столбцы начала и окончания, нужна привязка к клиенту и заказу.

Во что обходится отсутствующий табель

До 50.000 евро. Кто не составит учёт по § 17 абз. 1 закона о минимальной оплате труда либо составит его неверно, неполно или несвоевременно, либо не сохранит два года, совершает административное правонарушение; § 21 абз. 3 этого закона называет такие рамки. Контролирует это таможенное подразделение по борьбе с нелегальным трудом (Finanzkontrolle Schwarzarbeit).

Эти рамки — потолок, а не обычный случай: орган определяет штраф по тяжести и длительности. Важно слово «несвоевременно»: записи, верные по существу, всё равно являются нарушением, если появились после седьмого дня.

Попробуйте Easy Invoice бесплатно 10 дней — без платёжных данных, пробный период заканчивается сам.

Частые вопросы

Существует ли официальный образец табеля?

Бланка, который обязательно применять, нет. Minijob-Zentrale, однако, предоставляет собственный бланк в PDF — с именем, датой, началом, окончанием и рабочим временем за вычетом перерывов. Кто ищет образец, к которому у проверяющего не будет претензий, берёт этот.

Достаточно ли таблицы Excel в качестве табеля?

Да. Закон не предписывает форму: бумага и таблица одинаково допустимы. Загвоздка не в технике, а в сроке — таблица, которую в конце месяца заполняют в офисе по бумажкам, семь дней не выдерживает.

Считается ли дорога на объект рабочим временем?

Это зависит от того, где начинается рабочий день. Если сотрудник сначала едет на предприятие, а оттуда к клиенту, дорога от предприятия является рабочим временем. Если он едет из дома прямо на объект, вопрос спорный и решают ваши договорные условия. Урегулируйте это один раз и зафиксируйте письменно — иначе каждый будет считать по-своему.

А как быть с учениками?

Ученики не минирабочие, но они сотрудники. Если ваше предприятие работает в одной из одиннадцати названных отраслей, семидневный срок действует и для них. Для учеников младше 18 лет добавляются более строгие правила закона об охране труда молодёжи.

Как сложить смену, переходящую через полночь?

Часы относятся к тому дню, в который смена началась. Кто начинает в понедельник в 22:00 и заканчивает во вторник в 06:00, записывает восемь часов на понедельник, за вычетом перерыва. Причина: рабочий день в смысле закона о рабочем времени — не календарный день. Он начинается с началом работы и длится 24 часа, поэтому у каждого может лежать по-своему. Для месячной суммы считайте в десятичных часах: 30 минут как 0,50, а 45 минут как 0,75 — иначе часы и минуты сложатся неправильно.

Можно ли заполнять табели в конце месяца?

При минирабочих местах и в одиннадцати отраслях нельзя: там семидневный срок течёт с каждого отдельного рабочего дня. Для остальных сотрудников закон сегодня срока не называет, но запись, сделанная через три недели по памяти, обычно неверна и по существу. Проект от июня 2026 года хочет предписать запись в день выполнения работы.

Источники

• § 17 закона о минимальной оплате труда — составление и хранение документов
• § 21 закона о минимальной оплате труда — штрафы
• § 2a закона о борьбе с нелегальным трудом — охваченные отрасли
• § 2 закона о рабочем времени — определения
• § 4 закона о рабочем времени — перерывы
• § 16 закона о рабочем времени — учёт рабочего времени
• § 1 постановления об учёте минимальной оплаты труда — исключительно мобильная деятельность
• § 2 закона о сохранении оплаты труда — оплата в праздничные дни
• § 3 закона о сохранении оплаты труда — оплата во время болезни
• Немецкая таможня — обязанности по учёту и исключения
• Minijob-Zentrale — бланк табеля (PDF)
• KomNet, инспекция охраны труда Северного Рейна-Вестфалии — положение рабочего дня
• § 15 VOB/B — работы с почасовой оплатой
• Федеральный верховный суд, решение от 28 мая 2020, VII ZR 108/19