Stundenzettel: Vorlage, Pflichtangaben und die Sieben-Tage-Frist

Ein Stundenzettel hält fest, wer an welchem Tag von wann bis wann gearbeitet hat. Er erfüllt zwei Aufgaben, und die meisten Betriebe brauchen beide: Er ist der Nachweis gegenüber dem Zoll, dass Sie die Arbeitszeit Ihrer Beschäftigten aufzeichnen, und er ist die Grundlage fürs Geld — für den Lohn, den Sie auszahlen, und für die Stunden, die Sie einem Kunden in Rechnung stellen.

Dafür braucht er sechs Angaben: Name, Datum, Beginn, Ende, Pause und Dauer. Ein amtliches Formular gibt es nicht, Sie dürfen das Blatt selbst bauen. Zwei Fristen entscheiden trotzdem darüber, ob er zählt: Bei Minijobbern und in elf genannten Branchen muss der Eintrag spätestens am siebten Tag nach dem Arbeitstag stehen, und aufbewahren müssen Sie ihn mindestens zwei Jahre. Wer die Zettel am Monatsende aus dem Gedächtnis ausfüllen lässt, hat die Frist bereits gerissen, auch wenn die Zahlen stimmen.

Dieser Beitrag richtet sich an Arbeitgeber und an Selbstständige, die Stunden abrechnen. Um den Stundenzettel für die Verhinderungspflege, den die Pflegekasse verlangt, geht es hier nicht — der folgt eigenen Regeln.

Dieser Beitrag informiert allgemein und ersetzt keine Rechtsberatung. Für Ihren Betrieb fragen Sie Ihre Kammer oder einen Fachanwalt für Arbeitsrecht.

Inhalt

1. Was auf den Stundenzettel gehört
2. Bis wann er ausgefüllt sein muss
3. Für wen die scharfe Frist gilt
4. Feiertag, Krankheit und Urlaub eintragen
5. Pausen: abziehen oder ausweisen?
6. Wie lange Sie die Blätter aufheben
7. Muss jemand unterschreiben?
8. Wenn Sie nach Stunden an einen Kunden abrechnen
9. Wenn Sie allein arbeiten
10. Was ein fehlender Zettel kostet
11. Häufige Fragen

Was auf den Stundenzettel gehört

Sechs Spalten reichen. Das Gesetz verlangt für die tägliche Arbeitszeit Beginn, Ende und Dauer — dazu kommen der Name der Person, das Datum und die Pause, weil die Dauer sonst nicht nachvollziehbar ist.

So sieht eine ausgefüllte Woche aus:

Die Spalte Bemerkung ist freiwillig und trotzdem die nützlichste des ganzen Blattes: Dort stehen der Kunde, die Baustelle und der Grund für einen leeren Tag. Genau diese Angabe fehlt später, wenn Sie Stunden abrechnen wollen oder wenn jemand fragt, warum an einem Mittwoch nichts eingetragen ist.

Wenn die Stunden am Ende auf eine Rechnung sollen, sparen Sie sich das doppelte Abtippen mit einem Rechnungsprogramm, das Zeiten und Rechnung in einem Zug führt.

Ein amtliches Muster, das Sie nehmen müssten, gibt es nicht. Die Minijob-Zentrale stellt aber einen eigenen Vordruck als PDF bereit — genau mit diesen Spalten. Wer nichts selbst bauen will, druckt den aus.

Bis wann er ausgefüllt sein muss

Bei Minijobbern und in elf Branchen haben Sie sieben Kalendertage Zeit, gerechnet ab dem Tag der Arbeitsleistung. Steht der Eintrag später, ist die Aufzeichnung formal fehlerhaft — auch dann, wenn jede Zahl darin stimmt. Das ist der Punkt, an dem die meisten Betriebe scheitern: Der Zettel wandert am Monatsende ins Büro, und damit ist die Frist für drei Wochen bereits verstrichen.

Der Wortlaut in § 17 Absatz 1 Mindestlohngesetz: aufzuzeichnen sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit „spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages".

Für alle übrigen Beschäftigten nennt das Gesetz keine solche Frist. Aufzeichnen müssen Sie deren Arbeitszeit trotzdem — das hat das Bundesarbeitsgericht 2022 entschieden, und der Referentenentwurf zum Arbeitszeitgesetz vom 18. Juni 2026 will daraus eine tagesgenaue elektronische Pflicht machen. Beschlossen ist dieser Entwurf nicht. Welcher Fall Sie sind und was der Entwurf für Betriebe bis zehn Beschäftigte vorsieht, steht in Digitale Zeiterfassung: Brauchen Sie eine?.

Für wen die scharfe Frist gilt

Prüfen Sie zwei Dinge: ob Sie Minijobber beschäftigen und ob Ihr Gewerbe in der Liste steht. Trifft eines zu, gilt die Sieben-Tage-Frist, und der Zoll darf sie kontrollieren.

Immer erfasst: geringfügig Beschäftigte. Ausgenommen sind nur Minijobs in Privathaushalten. Was ein Minijob 2026 kostet und wo die 603-Euro-Grenze herkommt, steht in Minijobber einstellen.

Außerdem erfasst, unabhängig vom Verdienst, alle Beschäftigten in diesen Wirtschaftszweigen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz:

• Baugewerbe
• Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
• Personenbeförderungsgewerbe
• Speditions-, Transport- und Logistikgewerbe, einschließlich plattformbasierter Lieferdienste
• Schaustellergewerbe
• Gebäudereinigungsgewerbe
• Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen
• Fleischwirtschaft
• Prostitutionsgewerbe
• Wach- und Sicherheitsgewerbe
• Friseur- und Kosmetikgewerbe

Zwei Ausnahmen nimmt der Zoll ausdrücklich heraus. Sie gelten nur für diese Aufzeichnungspflicht, nicht für die allgemeine Pflicht aus dem Arbeitszeitgesetz:

Eine dritte Erleichterung betrifft Beschäftigte mit ausschließlich mobiler Tätigkeit, die keine Vorgaben zur täglichen Arbeitszeit haben und sich die Zeit selbst einteilen — das Gesetz nennt Zustellung, Abfallsammlung, Straßenreinigung, Winterdienst und Beförderung. Dort genügt die Dauer, Beginn und Ende dürfen fehlen.

Feiertag, Krankheit und Urlaub eintragen

Tragen Sie an diesen Tagen null Arbeitsstunden ein und schreiben Sie den Grund daneben — nicht die Sollstunden in die Spalte „Dauer". Arbeitszeit ist nach § 2 Absatz 1 Arbeitszeitgesetz die Zeit vom Beginn bis zum Ende der Arbeit. An einem Krankheitstag wurde nicht gearbeitet, also gibt es dort auch keine Arbeitszeit aufzuzeichnen.

Für das Geld gilt etwas anderes, und genau daher kommt die Verwirrung. Bezahlt werden diese Tage trotzdem:

Praktisch heißt das: Die Zeile bleibt stehen, die Stundenspalte zeigt null, in der Bemerkung steht „krank", „Urlaub" oder „Feiertag". Ein Kürzel genügt. Das ist eine Empfehlung aus der Praxis und keine gesetzliche Vorgabe — vorgeschrieben ist nur, was tatsächlich gearbeitet wurde. Aber ein leerer Tag ohne Erklärung sieht bei jeder Prüfung wie eine Lücke aus, und bei einem Minijob erklärt er außerdem, warum trotz weniger Stunden der volle Verdienst abgerechnet wurde.

Pausen: abziehen oder ausweisen?

Schreiben Sie die Pause als eigene Spalte hin, statt sie still von der Dauer abzuziehen. Beides führt zur selben Stundenzahl, aber nur die eigene Spalte zeigt, dass die Pause überhaupt stattgefunden hat.

Das zählt bei einer Prüfung doppelt. Die gesetzlichen Ruhepausen — 30 Minuten ab mehr als sechs Stunden Arbeit, 45 Minuten ab mehr als neun Stunden — stehen in § 4 Arbeitszeitgesetz. Wer sie nur herausrechnet, kann hinterher nicht belegen, dass sie eingehalten wurden. Wer eine Neun-Stunden-Schicht ohne jede Pausenangabe aufschreibt, liefert den Nachweis für den Verstoß gleich mit.

Wie lange Sie die Blätter aufheben

Zwei Jahre, gerechnet ab dem Zeitpunkt, für den die Aufzeichnung gilt. Das steht so in § 17 Absatz 1 Mindestlohngesetz und ebenso in § 16 Absatz 2 Arbeitszeitgesetz für die Stunden über die achte hinaus.

Zwei Jahre sind die Untergrenze für diese eine Pflicht, nicht für Ihre gesamte Lohnablage. Lohnkonten und Belege für die Lohnsteuer folgen anderen Fristen, und die Rentenversicherung prüft rückwirkend über einen längeren Zeitraum. Wenn Ihre Stundenzettel die Grundlage der Lohnabrechnung sind, heben Sie sie so lange auf wie die Lohnunterlagen — welche Frist für Ihre Unterlagen gilt, klärt Ihr Steuerbüro.

Muss jemand unterschreiben?

Nein. Weder das Mindestlohngesetz noch das Arbeitszeitgesetz verlangen eine Unterschrift des Beschäftigten. Ihre Leute dürfen die Zeiten auch selbst eintragen; bei Montage und Außendienst ist das ohnehin die einzige Variante, die funktioniert. Die Verantwortung für die richtige Aufzeichnung bleibt bei Ihnen als Arbeitgeber.

Gegenüber einem Kunden ist die Unterschrift dagegen der ganze Unterschied. Dazu der nächste Abschnitt.

Wenn Sie nach Stunden an einen Kunden abrechnen

Lassen Sie den Kunden den Stundenzettel unterschreiben, solange Sie noch auf der Baustelle sind. Später bekommen Sie die Unterschrift nicht mehr, und im Streit muss derjenige die Stunden beweisen, der sie bezahlt haben will — also Sie.

Was Sie dafür vorlegen müssen, ist weniger, als viele befürchten. Der Bundesgerichtshof hat am 28. Mai 2020 entschieden (VII ZR 108/19): Für die schlüssige Begründung einer nach Zeitaufwand bemessenen Vergütung ist regelmäßig nicht anzugeben, welche Arbeitsstunde auf welche Tätigkeit entfiel. Die Zahl der Stunden und der Stundensatz genügen. Trotzdem bleibt die Beweislast bei Ihnen, wenn der Kunde bestreitet — und ein Blatt mit seiner Unterschrift ist das stärkste Papier, das Sie dann haben.

Bei einem Bauvertrag nach VOB/B kommt eine Frist hinzu, die für Sie arbeitet. Nach § 15 Absatz 3 VOB/B reichen Sie die Stundenlohnzettel arbeitstäglich oder wöchentlich ein. Der Auftraggeber muss sie unverzüglich zurückgeben, spätestens innerhalb von sechs Werktagen nach Zugang. Und dann der entscheidende Satz: „Nicht fristgemäß zurückgegebene Stundenlohnzettel gelten als anerkannt." Wer schweigt, hat zugestimmt.

Drei Einschränkungen, damit Sie sich nicht darauf verlassen, wo es nicht trägt:

• Die VOB/B gilt nur, wenn sie vereinbart ist. Im normalen Werkvertrag nach BGB gibt es diese Frist nicht.
• Sie brauchen einen Nachweis, dass der Zettel beim Kunden angekommen ist. Ohne Zugang läuft keine Frist.
• Ein anerkannter Zettel belegt, dass die Arbeit stattfand und wie lange sie dauerte. Er begründet allein noch keinen Anspruch auf Stundenlohn — dafür muss die Abrechnung nach Stunden vereinbart sein.

Wie Sie aus den Stunden eine Rechnung machen, die der Privatkunde steuerlich absetzen kann, steht in Handwerkerrechnung schreiben. Welcher Stundensatz Ihre Kosten überhaupt deckt, rechnet Stundensatz Handwerker berechnen durch. Und wenn der Kunde am Ende trotz allem nicht zahlt: Kunde zahlt nicht — was tun?

Wenn Sie allein arbeiten

Für Ihre eigenen Stunden gilt keine dieser Pflichten. Das Arbeitszeitgesetz schützt Arbeitnehmer, und als Einzelunternehmerin oder Freiberufler sind Sie keine Arbeitnehmerin Ihrer selbst. Sie müssen niemandem gegenüber aufschreiben, wann Sie angefangen haben.

Ein Stundenzettel lohnt sich für Sie trotzdem, aber aus einem anderen Grund: Er ist die Grundlage Ihrer Rechnung und Ihr Beweis, wenn der Kunde die Stunden bestreitet. Dafür brauchen Sie keine Beginn- und Ende-Spalte, sondern eine Zuordnung zu Kunde und Auftrag.

Was ein fehlender Zettel kostet

Bis zu 50.000 Euro. Wer die Aufzeichnung nach § 17 Absatz 1 Mindestlohngesetz nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig erstellt oder nicht zwei Jahre aufbewahrt, begeht eine Ordnungswidrigkeit; § 21 Absatz 3 Mindestlohngesetz nennt dafür diesen Rahmen. Kontrolliert wird das von der Finanzkontrolle Schwarzarbeit des Zolls.

Der Rahmen ist die Obergrenze, nicht der Regelfall — die Behörde bemisst das Bußgeld nach Schwere und Dauer. Wichtig ist der Wortlaut „nicht rechtzeitig": Auch inhaltlich richtige Aufzeichnungen sind ein Verstoß, wenn sie nach dem siebten Tag entstanden sind.

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Häufige Fragen

Gibt es eine amtliche Stundenzettel-Vorlage?

Ein Formular, das Sie verwenden müssten, gibt es nicht. Die Minijob-Zentrale stellt aber einen eigenen Vordruck als PDF bereit, mit Name, Datum, Beginn, Ende und Arbeitszeit abzüglich Pause. Wer eine Vorlage sucht, an der die Prüfstelle nichts auszusetzen hat, nimmt diese.

Reicht eine Excel-Tabelle als Stundenzettel?

Ja. Das Gesetz schreibt keine Form vor, Papier und Tabelle sind gleichermaßen zulässig. Der Haken liegt nicht in der Technik, sondern in der Frist: Eine Tabelle, die am Monatsende im Büro aus Zetteln befüllt wird, erfüllt die Sieben-Tage-Frist nicht.

Zählt die Fahrt zur Baustelle als Arbeitszeit?

Das hängt davon ab, wo der Arbeitstag beginnt. Fährt der Beschäftigte erst in den Betrieb und von dort zum Kunden, ist die Fahrt ab dem Betrieb Arbeitszeit. Fährt er von zu Hause direkt zur Baustelle, wird darüber gestritten, und es kommt auf Ihre vertraglichen Regelungen an. Klären Sie das einmal verbindlich und halten Sie es schriftlich fest — sonst rechnet jeder anders.

Was ist mit Azubis?

Auszubildende sind keine Minijobber, aber Beschäftigte. Arbeitet Ihr Betrieb in einer der elf genannten Branchen, gilt die Sieben-Tage-Frist auch für sie. Für Auszubildende unter 18 Jahren kommen die strengeren Regeln des Jugendarbeitsschutzgesetzes hinzu.

Wie rechne ich eine Schicht über Mitternacht zusammen?

Die Stunden zählen zu dem Tag, an dem die Schicht begonnen hat. Wer am Montag um 22:00 Uhr anfängt und am Dienstag um 6:00 Uhr aufhört, trägt acht Stunden beim Montag ein, abzüglich Pause. Der Grund: Der Werktag im Sinne des Arbeitszeitgesetzes ist nicht der Kalendertag. Er beginnt mit dem Arbeitsbeginn und dauert 24 Stunden, kann für jede Person also woanders liegen. Für die Monatssumme rechnen Sie in Industrieminuten, also 30 Minuten als 0,50 und 45 Minuten als 0,75 — sonst addieren sich Stunden und Minuten falsch.

Darf ich die Zettel am Monatsende ausfüllen lassen?

Bei Minijobbern und in den elf Branchen nicht — dort läuft die Sieben-Tage-Frist ab dem einzelnen Arbeitstag. Bei allen anderen Beschäftigten nennt das Gesetz derzeit keine Frist, aber eine Aufzeichnung, die drei Wochen später aus dem Gedächtnis entsteht, ist meist auch inhaltlich falsch. Der Referentenentwurf von Juni 2026 will die Aufzeichnung am Tag der Arbeitsleistung vorschreiben.

Quellen

• § 17 Mindestlohngesetz — Erstellen und Bereithalten von Dokumenten
• § 21 Mindestlohngesetz — Bußgeldvorschriften
• § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz — erfasste Wirtschaftsbereiche
• § 2 Arbeitszeitgesetz — Begriffsbestimmungen
• § 4 Arbeitszeitgesetz — Ruhepausen
• § 16 Arbeitszeitgesetz — Aushang und Arbeitszeitnachweise
• § 1 Mindestlohnaufzeichnungsverordnung — ausschließlich mobile Tätigkeiten
• § 2 Entgeltfortzahlungsgesetz — Entgeltzahlung an Feiertagen
• § 3 Entgeltfortzahlungsgesetz — Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall
• Zoll — Aufzeichnungspflichten und Ausnahmen nach der Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung
• Minijob-Zentrale — Vordruck Stundenzettel (PDF)
• KomNet der Arbeitsschutzverwaltung NRW — Lage des Werktages und werktägliche Arbeitszeit
• § 15 VOB/B — Stundenlohnarbeiten
• Bundesgerichtshof, Urteil vom 28. Mai 2020, VII ZR 108/19