Parte de horas en Alemania: plantilla, datos obligatorios y plazo de siete días

Un parte de horas registra quién trabajó qué día, desde cuándo hasta cuándo. Cumple dos funciones y la mayoría de las empresas necesita ambas: es la prueba ante la aduana alemana de que registras la jornada de tu plantilla y es la base del dinero, tanto del salario que pagas como de las horas que facturas a un cliente.

Para eso necesita seis datos: nombre, fecha, inicio, fin, pausa y duración. No existe un formulario oficial, así que puedes diseñar la hoja tú mismo. Aun así, dos plazos deciden si vale: con minijobs y en once sectores concretos la anotación debe existir como muy tarde el séptimo día posterior al día trabajado, y debes conservarla al menos dos años. Quien rellena las hojas de memoria a fin de mes ya ha incumplido el plazo, aunque todas las cifras sean correctas.

Este artículo se dirige a empleadores en Alemania y a autónomos que facturan por horas, incluidas las personas que dirigen un negocio en Alemania desde el extranjero. No trata el parte de horas para los cuidados de sustitución (Verhinderungspflege) que exige el seguro de dependencia: ese sigue sus propias reglas.

Este artículo informa de forma general y no sustituye al asesoramiento jurídico. Para tu caso concreto consulta a tu cámara de comercio o a un abogado laboralista.

Contenido

1. Qué debe figurar en el parte de horas
2. Hasta cuándo hay que rellenarlo
3. A quién se aplica el plazo estricto
4. Cómo anotar festivos, bajas y vacaciones
5. Pausas: ¿restarlas o mostrarlas?
6. Cuánto tiempo hay que guardar las hojas
7. ¿Tiene que firmar alguien?
8. Cuando facturas por horas a un cliente
9. Si trabajas por tu cuenta
10. Lo que cuesta una hoja que falta
11. Preguntas frecuentes

Qué debe figurar en el parte de horas

Bastan seis columnas. Para la jornada diaria la ley exige el inicio, el fin y la duración; a eso se añaden el nombre de la persona, la fecha y la pausa, porque de lo contrario la duración no se puede comprobar.

Así queda una semana cumplimentada:

La columna Observación es voluntaria y aun así la más útil de toda la hoja: ahí van el cliente, la obra y el motivo de un día vacío. Justo ese dato falta después, cuando quieres facturar las horas o cuando alguien pregunta por qué un miércoles no hay nada anotado.

Si las horas deben acabar en una factura, un programa de facturación que lleve tiempos y facturas de una sola vez te ahorra teclear todo dos veces.

No existe un modelo oficial de uso obligatorio. La Minijob-Zentrale sí ofrece su propio impreso en PDF, justo con estas columnas. Quien no quiera diseñar nada, lo imprime.

Hasta cuándo hay que rellenarlo

Con minijobs y en once sectores dispones de siete días naturales, contados desde el día en que se prestó el trabajo. Si la anotación aparece después, el registro es formalmente defectuoso, aunque cada cifra sea correcta. Ahí fallan la mayoría de las empresas: la hoja llega a la oficina a fin de mes y para entonces el plazo ya ha vencido para tres semanas de anotaciones.

El texto del artículo 17.1 de la Ley del Salario Mínimo: deben registrarse el inicio, el fin y la duración de la jornada diaria «como muy tarde al término del séptimo día natural siguiente al día de la prestación del trabajo».

Para el resto de la plantilla la ley no fija ese plazo. Aun así debes registrar su jornada: lo decidió el Tribunal Federal de Trabajo en 2022, y el anteproyecto de la Ley de Jornada Laboral de 18 de junio de 2026 pretende convertirlo en una obligación electrónica el mismo día. Ese anteproyecto no está aprobado. Qué caso es el tuyo y qué prevé el texto para empresas de hasta diez personas se explica en Registro horario digital: ¿lo necesitas?.

A quién se aplica el plazo estricto

Comprueba dos cosas: si empleas a personas con minijob y si tu actividad está en la lista. Si se cumple una de las dos, rige el plazo de siete días y la aduana puede controlarlo.

Siempre incluidos: los empleos marginales (minijob). Solo quedan fuera los minijobs en hogares particulares. Cuánto cuesta un minijob en 2026 y de dónde sale el límite de 603 euros se explica en Contratar a una persona con minijob.

Incluidos además, con independencia del sueldo, todos los trabajadores de estos sectores según el artículo 2a de la Ley de Lucha contra el Trabajo No Declarado:

• Construcción
• Hostelería y alojamiento
• Transporte de personas
• Transitarios, transporte y logística, incluidos los servicios de reparto por plataforma
• Feriantes
• Limpieza de edificios
• Montaje y desmontaje de ferias y exposiciones
• Industria cárnica
• Sector de la prostitución
• Vigilancia y seguridad
• Peluquería y cosmética

La aduana excluye expresamente dos supuestos. Solo valen para esta obligación de registro, no para el deber general de la Ley de Jornada Laboral:

Una tercera facilidad afecta al personal con actividad exclusivamente móvil que no tiene horario diario fijado y organiza su tiempo por su cuenta: la norma cita el reparto, la recogida de residuos, la limpieza viaria, el servicio invernal y el transporte. Ahí basta la duración; el inicio y el fin pueden faltar.

Cómo anotar festivos, bajas y vacaciones

Esos días anota cero horas de trabajo y escribe el motivo al lado; no pongas las horas de contrato en la columna «duración». Según el artículo 2.1 de la Ley de Jornada Laboral, la jornada es el tiempo desde el inicio hasta el fin del trabajo. Un día de baja no se trabajó, así que no hay jornada que registrar.

Con el dinero ocurre otra cosa, y de ahí viene la confusión. Esos días se pagan igualmente:

En la práctica: la fila se mantiene, la columna de horas marca cero y en la observación pone «baja», «vacaciones» o «festivo». Basta una abreviatura. Es una recomendación práctica, no una exigencia legal: lo obligatorio es únicamente lo efectivamente trabajado. Pero un día vacío sin explicación parece un hueco en cualquier inspección y, en un minijob, además explica por qué se liquidó el sueldo completo con menos horas.

Pausas: ¿restarlas o mostrarlas?

Pon la pausa en una columna propia en lugar de descontarla en silencio de la duración. Las dos vías dan las mismas horas, pero solo la columna propia demuestra que la pausa existió.

Eso cuenta doble en una inspección. Las pausas legales —30 minutos con más de seis horas de trabajo, 45 minutos con más de nueve— están en el artículo 4 de la Ley de Jornada Laboral. Quien se limita a descontarlas no puede acreditar después que se disfrutaron. Quien anota un turno de nueve horas sin ninguna pausa aporta de paso la prueba de la infracción.

Cuánto tiempo hay que guardar las hojas

Dos años, contados desde el momento al que se refiere el registro. Así lo dice el artículo 17.1 de la Ley del Salario Mínimo y también el artículo 16.2 de la Ley de Jornada Laboral para las horas que superan la octava.

Dos años son el mínimo de esta obligación concreta, no de todo tu archivo salarial. Las cuentas de salarios y los justificantes del impuesto sobre nóminas siguen otros plazos, y la seguridad social revisa periodos más largos. Si tus partes de horas son la base de la nómina, guárdalos tanto tiempo como la documentación salarial; qué plazo se aplica a tus documentos lo aclara tu asesoría fiscal.

¿Tiene que firmar alguien?

No. Ni la Ley del Salario Mínimo ni la Ley de Jornada Laboral exigen la firma de la persona trabajadora. Tu plantilla puede anotar sus propios tiempos; en montaje y trabajo externo es de todos modos la única variante que funciona. La responsabilidad de que el registro sea correcto sigue siendo tuya como empleador.

Frente a un cliente, en cambio, la firma lo cambia todo. De eso trata el siguiente apartado.

Cuando facturas por horas a un cliente

Haz que el cliente firme el parte de horas mientras sigues en la obra. Después ya no conseguirás esa firma y, en un litigio, quien quiere cobrar las horas tiene que probarlas: tú.

Lo que hay que presentar es menos de lo que muchos temen. El Tribunal Supremo Federal resolvió el 28 de mayo de 2020 (VII ZR 108/19) que, para fundamentar una retribución medida por tiempo, por lo general no hay que indicar qué hora de trabajo correspondió a qué tarea. Bastan el número de horas y la tarifa horaria. Aun así, la carga de la prueba sigue siendo tuya si el cliente lo discute, y una hoja con su firma es el mejor papel que tendrás entonces.

En un contrato de obra según la VOB/B alemana se añade un plazo que juega a tu favor. Según el artículo 15.3 de la VOB/B presentas los partes de horas a diario o semanalmente. El cliente debe devolverlos sin demora, como muy tarde en seis días hábiles desde su recepción. Y entonces llega la frase decisiva: los partes no devueltos a tiempo se consideran aceptados. Quien calla, otorga.

Tres límites, para que no te apoyes en ello donde no sostiene:

• La VOB/B solo rige si se ha pactado. En un contrato de obra ordinario del Código Civil alemán ese plazo no existe.
• Necesitas prueba de que el parte llegó al cliente. Sin recepción no corre ningún plazo.
• Un parte aceptado acredita que el trabajo se hizo y cuánto duró. Por sí solo no genera derecho al pago por horas: para eso hay que haber pactado la facturación por horas.

Cómo convertir esas horas en una factura que el cliente particular pueda desgravar se explica en Facturas de trabajos artesanales. Qué tarifa horaria cubre realmente tus costes lo calcula Calcular la tarifa horaria en el sector artesanal. Y si al final el cliente no paga: El cliente no paga, ¿qué hago?

Si trabajas por tu cuenta

A tus propias horas no se aplica ninguna de estas obligaciones. La Ley de Jornada Laboral protege a las personas trabajadoras por cuenta ajena y, como autónomo o profesional liberal, no eres tu propio empleado. No tienes que anotar ante nadie cuándo empezaste.

Aun así, un parte de horas te compensa, pero por otro motivo: es la base de tu factura y tu prueba si el cliente discute las horas. Para eso no necesitas columnas de inicio y fin, sino una asignación a cliente y encargo.

Lo que cuesta una hoja que falta

Hasta 50.000 euros. Quien no elabora el registro del artículo 17.1 de la Ley del Salario Mínimo, o lo elabora de forma incorrecta, incompleta o tardía, o no lo conserva dos años, comete una infracción administrativa; el artículo 21.3 de esa ley fija ese marco. Lo controla la unidad aduanera contra el trabajo no declarado (Finanzkontrolle Schwarzarbeit).

El marco es el techo, no el caso habitual: la autoridad gradúa la multa según la gravedad y la duración. Lo importante es la expresión «no a tiempo»: incluso registros correctos en el fondo son una infracción si se crearon después del séptimo día.

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Preguntas frecuentes

¿Existe una plantilla oficial de parte de horas?

No hay ningún formulario de uso obligatorio. La Minijob-Zentrale sí facilita su propio impreso en PDF, con nombre, fecha, inicio, fin y jornada menos pausas. Quien busque una plantilla que no dé pie a objeciones en una inspección, que use esa.

¿Basta una tabla de Excel como parte de horas?

Sí. La ley no impone ninguna forma: papel y hoja de cálculo valen igual. El problema no es la técnica, sino el plazo: una tabla que se rellena en la oficina a fin de mes a partir de papelitos no cumple los siete días.

¿El trayecto a la obra cuenta como jornada?

Depende de dónde empiece el día laboral. Si la persona va primero a la empresa y de ahí al cliente, el trayecto es jornada a partir de la empresa. Si va de casa directamente a la obra, el punto se discute y depende de lo pactado en el contrato. Acláralo una vez y déjalo por escrito; si no, cada cual calculará a su manera.

¿Y los aprendices?

Los aprendices no son minijobbers, pero sí personal empleado. Si tu empresa opera en uno de los once sectores citados, el plazo de siete días también se les aplica. Para menores de 18 años se suman las reglas más estrictas de la Ley de Protección del Trabajo Juvenil.

¿Cómo sumo un turno que pasa de medianoche?

Las horas cuentan para el día en que empezó el turno. Quien entra el lunes a las 22:00 y termina el martes a las 06:00 anota ocho horas en el lunes, menos la pausa. El motivo: el día laboral en el sentido de la Ley de Jornada Laboral no es el día natural. Empieza con el inicio del trabajo y dura 24 horas, así que puede situarse de forma distinta para cada persona. Para el total mensual calcula en horas decimales: 30 minutos como 0,50 y 45 minutos como 0,75; de lo contrario horas y minutos se suman mal.

¿Puedo hacer que rellenen las hojas a fin de mes?

Con minijobs y en los once sectores, no: allí el plazo de siete días corre desde cada día trabajado. Para el resto de la plantilla la ley no fija hoy ningún plazo, pero un registro creado tres semanas después de memoria suele ser también incorrecto en el fondo. El anteproyecto de junio de 2026 quiere exigir el registro el mismo día de la prestación.

Fuentes

• Artículo 17 de la Ley del Salario Mínimo — elaboración y conservación de documentos
• Artículo 21 de la Ley del Salario Mínimo — multas
• Artículo 2a de la Ley de Lucha contra el Trabajo No Declarado — sectores afectados
• Artículo 2 de la Ley de Jornada Laboral — definiciones
• Artículo 4 de la Ley de Jornada Laboral — pausas
• Artículo 16 de la Ley de Jornada Laboral — registros de jornada
• Artículo 1 del Reglamento de Registro del Salario Mínimo — actividad exclusivamente móvil
• Artículo 2 de la Ley de Continuidad Retributiva — pago en festivos
• Artículo 3 de la Ley de Continuidad Retributiva — continuidad del salario por enfermedad
• Aduana alemana — obligaciones de registro y excepciones
• Minijob-Zentrale — impreso de parte de horas (PDF)
• KomNet, autoridad de seguridad laboral de Renania del Norte-Westfalia — posición del día laboral
• Artículo 15 de la VOB/B — trabajos por horas
• Tribunal Supremo Federal, sentencia de 28 de mayo de 2020, VII ZR 108/19