Karta czasu pracy w Niemczech: wzór, obowiązkowe dane i termin siedmiu dni

Karta czasu pracy zapisuje, kto w którym dniu pracował i od której do której godziny. Pełni dwa zadania i większość firm potrzebuje obu: jest dowodem wobec niemieckiego urzędu celnego, że rejestrujesz czas pracy swoich pracowników, i jest podstawą pieniędzy — wynagrodzenia, które wypłacasz, oraz godzin, które fakturujesz klientowi.

Potrzebuje do tego sześciu danych: imię i nazwisko, data, początek, koniec, przerwa i czas trwania. Nie ma urzędowego formularza, więc arkusz możesz zbudować sam. O tym, czy karta się liczy, decydują jednak dwa terminy: przy minijobach i w jedenastu wskazanych branżach wpis musi istnieć najpóźniej siódmego dnia po dniu pracy, a przechowywać trzeba go co najmniej dwa lata. Kto każe wypełniać karty z pamięci na koniec miesiąca, już przekroczył termin, nawet jeśli wszystkie liczby się zgadzają.

Ten artykuł jest skierowany do pracodawców w Niemczech i do samozatrudnionych, którzy rozliczają się godzinowo, także do osób prowadzących działalność w Niemczech z zagranicy. Nie dotyczy karty czasu pracy dla opieki zastępczej (Verhinderungspflege), której wymaga kasa opiekuńcza — ta ma własne zasady.

Ten artykuł informuje ogólnie i nie zastępuje porady prawnej. W sprawie swojej firmy zapytaj izbę gospodarczą lub adwokata od prawa pracy.

Spis treści

1. Co musi być na karcie czasu pracy
2. Do kiedy trzeba ją wypełnić
3. Kogo dotyczy ostry termin
4. Jak wpisać święto, chorobę i urlop
5. Przerwy: odliczać czy pokazywać?
6. Jak długo przechowywać karty
7. Czy ktoś musi podpisać?
8. Gdy rozliczasz klienta godzinowo
9. Jeśli pracujesz sam
10. Ile kosztuje brakująca karta
11. Częste pytania

Co musi być na karcie czasu pracy

Wystarczy sześć kolumn. Dla dziennego czasu pracy ustawa wymaga początku, końca i czasu trwania; do tego dochodzą imię i nazwisko osoby, data oraz przerwa, bo inaczej czasu trwania nie da się sprawdzić.

Tak wygląda wypełniony tydzień:

Kolumna Uwaga jest dobrowolna, a mimo to najbardziej przydatna na całym arkuszu: tam trafiają klient, budowa i powód pustego dnia. Właśnie tej informacji zabraknie później, gdy zechcesz zafakturować godziny albo gdy ktoś zapyta, czemu w środę nic nie wpisano.

Jeśli godziny mają trafić na fakturę, program do fakturowania prowadzący czas i faktury w jednym ciągu oszczędza ci podwójnego przepisywania.

Urzędowego wzoru, który trzeba by stosować, nie ma. Minijob-Zentrale udostępnia jednak własny druk w PDF, dokładnie z tymi kolumnami. Kto nie chce niczego budować sam, po prostu go drukuje.

Do kiedy trzeba ją wypełnić

Przy minijobach i w jedenastu branżach masz siedem dni kalendarzowych, licząc od dnia wykonania pracy. Jeśli wpis pojawi się później, zapis jest formalnie wadliwy — nawet gdy każda liczba jest prawidłowa. To punkt, na którym potyka się większość firm: karta trafia do biura na koniec miesiąca i termin minął już dla trzech tygodni wpisów.

Brzmienie § 17 ust. 1 ustawy o płacy minimalnej: początek, koniec i czas trwania dziennego czasu pracy należy zapisać „najpóźniej do upływu siódmego dnia kalendarzowego następującego po dniu wykonania pracy".

Dla pozostałych pracowników ustawa nie podaje takiego terminu. Ich czas pracy i tak musisz rejestrować — orzekł tak Federalny Sąd Pracy w 2022 roku, a projekt resortowy ustawy o czasie pracy z 18 czerwca 2026 chce zrobić z tego obowiązek elektroniczny tego samego dnia. Projekt nie został uchwalony. Który przypadek dotyczy ciebie i co projekt przewiduje dla firm do dziesięciu osób, wyjaśnia Cyfrowa rejestracja czasu pracy: czy jest ci potrzebna?.

Kogo dotyczy ostry termin

Sprawdź dwie rzeczy: czy zatrudniasz minijobberów i czy twoja branża jest na liście. Jeśli zachodzi jedno z dwóch, obowiązuje termin siedmiu dni, a urząd celny może go kontrolować.

Zawsze objęci: zatrudnienie marginalne (minijob). Wyłączone są tylko minijoby w gospodarstwach domowych. Ile kosztuje minijob w 2026 roku i skąd bierze się granica 603 euro, wyjaśnia Zatrudnianie na minijob.

Objęci ponadto, niezależnie od zarobku, wszyscy pracownicy w tych branżach według § 2a niemieckiej ustawy o zwalczaniu pracy nielegalnej:

• Budownictwo
• Gastronomia i zakwaterowanie
• Przewóz osób
• Spedycja, transport i logistyka, w tym platformowe usługi dostawcze
• Działalność wesołych miasteczek
• Sprzątanie budynków
• Montaż i demontaż targów oraz wystaw
• Przemysł mięsny
• Branża prostytucji
• Ochrona i bezpieczeństwo
• Fryzjerstwo i kosmetyka

Urząd celny wyraźnie wyłącza dwa przypadki. Dotyczą one tylko tego obowiązku zapisu, nie ogólnego obowiązku z ustawy o czasie pracy:

Trzecie ułatwienie dotyczy pracowników wykonujących wyłącznie pracę mobilną, którzy nie mają narzuconego rozkładu dnia i sami dzielą sobie czas — rozporządzenie wymienia doręczanie, zbiórkę odpadów, oczyszczanie ulic, zimowe utrzymanie dróg i przewozy. Tam wystarczy czas trwania; początek i koniec mogą zostać pominięte.

Jak wpisać święto, chorobę i urlop

W tych dniach wpisz zero godzin pracy i dopisz obok powód — nie wpisuj godzin z umowy do kolumny „czas trwania". Czas pracy to według § 2 ust. 1 ustawy o czasie pracy okres od początku do końca pracy. W dniu choroby nikt nie pracował, więc nie ma czasu pracy do zapisania.

Z pieniędzmi jest inaczej i właśnie stąd bierze się zamieszanie. Te dni i tak są płatne:

W praktyce: wiersz zostaje, kolumna godzin pokazuje zero, a w uwadze stoi „choroba", „urlop" albo „święto". Wystarczy skrót. To zalecenie z praktyki, a nie wymóg ustawowy — przepisane jest tylko to, co faktycznie przepracowano. Ale pusty dzień bez wyjaśnienia wygląda przy każdej kontroli jak luka, a przy minijobie tłumaczy dodatkowo, czemu rozliczono pełne wynagrodzenie przy mniejszej liczbie godzin.

Przerwy: odliczać czy pokazywać?

Wpisz przerwę do własnej kolumny, zamiast po cichu odejmować ją od czasu trwania. Obie drogi dają tę samą liczbę godzin, ale tylko osobna kolumna pokazuje, że przerwa w ogóle się odbyła.

To liczy się podwójnie przy kontroli. Ustawowe przerwy — 30 minut przy ponad sześciu godzinach pracy, 45 minut przy ponad dziewięciu — są w § 4 ustawy o czasie pracy. Kto tylko je wylicza, nie udowodni później, że zostały wykorzystane. Kto zapisze dziewięciogodzinną zmianę bez żadnej przerwy, dostarcza od razu dowód naruszenia.

Jak długo przechowywać karty

Dwa lata, licząc od momentu, którego zapis dotyczy. Tak stanowi § 17 ust. 1 ustawy o płacy minimalnej, a także § 16 ust. 2 ustawy o czasie pracy dla godzin ponad ósmą.

Dwa lata to dolna granica tego jednego obowiązku, a nie całej dokumentacji płacowej. Konta wynagrodzeń i dowody do podatku od wynagrodzeń mają inne terminy, a ubezpieczenie emerytalne kontroluje wstecz dłuższy okres. Jeśli twoje karty czasu pracy są podstawą listy płac, przechowuj je tak długo jak dokumenty płacowe; który termin dotyczy twoich dokumentów, wyjaśni biuro podatkowe.

Czy ktoś musi podpisać?

Nie. Ani ustawa o płacy minimalnej, ani ustawa o czasie pracy nie wymagają podpisu pracownika. Twoi ludzie mogą wpisywać swoje godziny sami; przy montażu i pracy w terenie to i tak jedyny wariant, który działa. Odpowiedzialność za prawidłowy zapis zostaje przy tobie jako pracodawcy.

Wobec klienta podpis robi natomiast całą różnicę. O tym mówi następny rozdział.

Gdy rozliczasz klienta godzinowo

Daj klientowi podpisać kartę czasu pracy, póki jesteś jeszcze na budowie. Później tego podpisu już nie zdobędziesz, a w sporze to ten, kto chce dostać zapłatę za godziny, musi je udowodnić — czyli ty.

To, co musisz przedstawić, jest mniejsze, niż wielu się obawia. Federalny Trybunał Sprawiedliwości orzekł 28 maja 2020 roku (VII ZR 108/19), że dla spójnego uzasadnienia wynagrodzenia liczonego według nakładu czasu z reguły nie trzeba podawać, która godzina pracy przypadła na którą czynność. Wystarczą liczba godzin i stawka godzinowa. Mimo to ciężar dowodu zostaje po twojej stronie, gdy klient kwestionuje — a kartka z jego podpisem jest wtedy najmocniejszym papierem, jaki masz.

Przy umowie o roboty budowlane według niemieckiej VOB/B dochodzi termin, który pracuje na twoją korzyść. Zgodnie z § 15 ust. 3 VOB/B składasz karty godzinowe codziennie w dni robocze albo co tydzień. Zamawiający musi je zwrócić bezzwłocznie, najpóźniej w ciągu sześciu dni roboczych od otrzymania. I wtedy pada zdanie rozstrzygające: karty niezwrócone w terminie uważa się za uznane. Kto milczy, ten się zgadza.

Trzy ograniczenia, żebyś nie opierał się na tym tam, gdzie nie działa:

• VOB/B obowiązuje tylko wtedy, gdy została uzgodniona. W zwykłej umowie o dzieło według niemieckiego kodeksu cywilnego tego terminu nie ma.
• Potrzebujesz dowodu, że karta dotarła do klienta. Bez doręczenia nie biegnie żaden termin.
• Uznana karta dowodzi, że praca miała miejsce i jak długo trwała. Sama w sobie nie tworzy jeszcze roszczenia o wynagrodzenie godzinowe — do tego rozliczenie godzinowe musi być uzgodnione.

Jak z tych godzin zrobić fakturę, którą klient prywatny może odliczyć od podatku, wyjaśnia Faktura rzemieślnika. Jaka stawka godzinowa naprawdę pokrywa twoje koszty, przelicza Obliczanie stawki godzinowej rzemieślnika. A jeśli klient mimo wszystko nie zapłaci: Klient nie płaci — co robić?

Jeśli pracujesz sam

Do twoich własnych godzin nie stosuje się żaden z tych obowiązków. Ustawa o czasie pracy chroni pracowników, a jako jednoosobowy przedsiębiorca albo wolny zawód nie jesteś pracownikiem samego siebie. Nikomu nie musisz zapisywać, o której zacząłeś.

Karta czasu pracy i tak się opłaca, ale z innego powodu: jest podstawą twojej faktury i twoim dowodem, gdy klient kwestionuje godziny. Do tego nie potrzebujesz kolumn początku i końca, lecz przypisania do klienta i zlecenia.

Ile kosztuje brakująca karta

Do 50.000 euro. Kto zapisu z § 17 ust. 1 ustawy o płacy minimalnej nie sporządzi, sporządzi nieprawidłowo, niekompletnie lub nieterminowo albo nie przechowa przez dwa lata, popełnia wykroczenie administracyjne; § 21 ust. 3 tej ustawy podaje takie ramy. Kontroluje to celna jednostka do walki z pracą nielegalną (Finanzkontrolle Schwarzarbeit).

Ramy to górna granica, a nie przypadek typowy — organ wymierza karę według wagi i czasu trwania naruszenia. Ważne jest sformułowanie „nieterminowo": zapisy prawidłowe co do treści i tak są naruszeniem, jeśli powstały po siódmym dniu.

Wypróbuj Easy Invoice przez 10 dni za darmo — bez danych płatniczych, test kończy się sam.

Częste pytania

Czy istnieje urzędowy wzór karty czasu pracy?

Nie ma formularza, który trzeba by stosować. Minijob-Zentrale udostępnia jednak własny druk PDF z imieniem i nazwiskiem, datą, początkiem, końcem i czasem pracy po odliczeniu przerw. Kto szuka wzoru, do którego kontroler nie będzie miał zastrzeżeń, bierze właśnie ten.

Czy tabela w Excelu wystarczy jako karta czasu pracy?

Tak. Ustawa nie narzuca formy: papier i arkusz kalkulacyjny są jednakowo dopuszczalne. Haczyk tkwi nie w technice, lecz w terminie — tabela wypełniana w biurze na koniec miesiąca z karteczek nie spełnia wymogu siedmiu dni.

Czy dojazd na budowę liczy się jako czas pracy?

To zależy od tego, gdzie zaczyna się dzień pracy. Jeśli pracownik jedzie najpierw do firmy, a stamtąd do klienta, dojazd od firmy jest czasem pracy. Jeśli jedzie z domu prosto na budowę, punkt bywa sporny i decydują twoje ustalenia umowne. Wyjaśnij to raz wiążąco i zapisz na piśmie — inaczej każdy będzie liczył po swojemu.

A co z uczniami zawodu?

Uczniowie zawodu nie są minijobberami, ale są pracownikami. Jeśli twoja firma działa w jednej z jedenastu wymienionych branż, termin siedmiu dni dotyczy także ich. Dla uczniów poniżej 18 lat dochodzą surowsze przepisy ustawy o ochronie pracy młodocianych.

Jak zliczyć zmianę przechodzącą przez północ?

Godziny liczą się do dnia, w którym zmiana się zaczęła. Kto zaczyna w poniedziałek o 22:00 i kończy we wtorek o 06:00, wpisuje osiem godzin w poniedziałek, po odliczeniu przerwy. Powód: dzień roboczy w rozumieniu ustawy o czasie pracy to nie dzień kalendarzowy. Zaczyna się wraz z rozpoczęciem pracy i trwa 24 godziny, więc dla każdej osoby może leżeć inaczej. Do sumy miesięcznej licz w godzinach dziesiętnych: 30 minut jako 0,50, a 45 minut jako 0,75 — inaczej godziny i minuty zsumują się błędnie.

Czy mogę kazać wypełniać karty na koniec miesiąca?

Przy minijobach i w jedenastu branżach nie — tam termin siedmiu dni biegnie od każdego pojedynczego dnia pracy. Dla pozostałych pracowników ustawa nie podaje dziś terminu, ale zapis powstały trzy tygodnie później z pamięci zwykle jest błędny także co do treści. Projekt z czerwca 2026 chce nakazać zapis w dniu wykonania pracy.

Źródła

• § 17 ustawy o płacy minimalnej — sporządzanie i przechowywanie dokumentów
• § 21 ustawy o płacy minimalnej — kary pieniężne
• § 2a ustawy o zwalczaniu pracy nielegalnej — objęte branże
• § 2 ustawy o czasie pracy — definicje
• § 4 ustawy o czasie pracy — przerwy
• § 16 ustawy o czasie pracy — ewidencja czasu pracy
• § 1 rozporządzenia o ewidencji płacy minimalnej — wyłącznie praca mobilna
• § 2 ustawy o dalszym wypłacaniu wynagrodzenia — wypłata w święta
• § 3 ustawy o dalszym wypłacaniu wynagrodzenia — wynagrodzenie w czasie choroby
• Niemiecki urząd celny — obowiązki ewidencyjne i wyjątki
• Minijob-Zentrale — druk karty czasu pracy (PDF)
• KomNet, inspekcja pracy Nadrenii Północnej-Westfalii — położenie dnia roboczego
• § 15 VOB/B — prace rozliczane godzinowo
• Federalny Trybunał Sprawiedliwości, wyrok z 28 maja 2020, VII ZR 108/19