XRechnung o ZUGFeRD? La differenza spiegata in modo semplice – e cosa vi serve quando

Non appena la fattura elettronica diventa un tema, compaiono due nomi: XRechnung e ZUGFeRD. Entrambe sono fatture elettroniche valide in Germania, entrambe soddisfano la stessa norma europea – eppure non sono la stessa cosa. La differenza è presto spiegata e aiuta a capire quale formato vi serve davvero.

Prima: cosa hanno in comune

Una vera fattura elettronica non è semplicemente un PDF che inviate per e-mail. Contiene i dati della fattura in un formato strutturato e leggibile dalla macchina, che il software del destinatario può leggere automaticamente – senza che nessuno digiti gli importi. XRechnung e ZUGFeRD sono due modi per realizzare esattamente questo, ed entrambi rispettano la norma UE EN 16931. Fin qui sono equivalenti.

La differenza sta nella confezione dei dati.

XRechnung: la pura file di dati

Una XRechnung è una pura file XML – cioè solo dati strutturati, nessuna immagine, nessun aspetto grafico. Aprendola senza un programma adatto si vede codice, non una bella fattura. Per le persone è leggibile solo con un software di visualizzazione (un „viewer"); per le macchine è ideale.

XRechnung è lo standard che richiedono i committenti pubblici. Chi fattura a pubbliche amministrazioni, uffici o enti pubblici (B2G) di norma non può prescinderne – spesso insieme a un cosiddetto Leitweg-ID (identificativo di instradamento), con cui la fattura viene attribuita internamente.

ZUGFeRD: il PDF con dati incorporati

ZUGFeRD segue un'altra via: è un formato ibrido. All'esterno è un PDF del tutto normale, che si può aprire, leggere e stampare come al solito. Incorporati nel PDF ci sono in più gli stessi dati della fattura come file XML.

Il bello: la persona vede una fattura consueta, il software del destinatario legge contemporaneamente in automatico i dati incorporati. Un destinatario che non ha ancora un software per la fattura elettronica può comunque visualizzare il PDF; uno che ce l'ha lo elabora automaticamente. Questo rende ZUGFeRD più comodo per molti nella normale attività commerciale tra imprese (B2B).

XRechnung e ZUGFeRD a confronto diretto

Un dettaglio su ZUGFeRD a margine: esistono diversi livelli di sviluppo (profili). Solo a partire da un determinato profilo la file contiene tutti i dati necessari secondo la norma e vale come fattura elettronica a pieno titolo. I meri „documenti di visualizzazione" con dati minimi non rientrano tra questi. Nella pratica non dovete distinguerlo voi stessi – un software aggiornato genera il profilo giusto.

Quale formato mi serve?

La risposta onesta: il più delle volte entrambi – e nessuno a mano. Come regola pratica:

• Se fatturate a pubbliche amministrazioni o enti pubblici, vi serve di norma XRechnung.
• Se fatturate ad altre imprese, ZUGFeRD è spesso la via più pratica, perché il destinatario riceve qualcosa di leggibile anche senza software specifico.
• Se fatturate a clienti privati, non è prescritta alcuna fattura elettronica.

Determinante quindi non è tanto che scegliate voi il formato, ma che il vostro programma di fatturazione possa generarli entrambi. Allora emettete quello adatto a seconda del destinatario, senza occuparvi di XML. Easy Invoice su office1.cloud crea XRechnung e ZUGFeRD direttamente dalla stessa fattura – voi scegliete il destinatario, il formato viene aggiunto automaticamente.

Quando la fattura elettronica diventa obbligatoria per voi e quali termini transitori valgono, lo trovate nel nostro articolo Obbligo di fatturazione elettronica 2027 e 2028. Cosa è cambiato di recente in ZUGFeRD stesso lo leggete in ZUGFeRD 2.5 dal 1° luglio 2026.

_Questo articolo fornisce una panoramica generale e non sostituisce una consulenza fiscale. Fa fede il vostro caso concreto; in caso di dubbio vi aiuta il vostro commercialista._