Rilevazione digitale dell'orario in Germania: ne ha bisogno — e in tal caso, come deve essere?

In breve, e nell'ordine in cui nascono le domande: l'orario di lavoro dei suoi dipendenti deve già registrarlo oggi, per intero, non solo lo straordinario. Lo ha stabilito la Corte federale del lavoro tedesca nel 2022. Farlo in forma elettronica non è invece ancora obbligatorio: quell'obbligo compare solo in una bozza del Ministero del Lavoro, e in quel testo i datori di lavoro fino a dieci dipendenti potrebbero restare sulla carta in modo permanente. Se ha cinque persone, l'obbligo elettronico di cui tutti parlano è proprio la regola che non la riguarda.

Un'eccezione però potrebbe riguardarla: per i minijob e per undici settori — edilizia, ristorazione, pulizie, trasporti e altri — vige già oggi una regola più severa, e la dogana la controlla.

Questo articolo fornisce informazioni generali e non sostituisce una consulenza legale. Per la sua impresa si rivolga alla sua camera di categoria o a un avvocato giuslavorista.

Indice

1. Trovi prima il suo caso
2. Cosa vale già oggi — e da quando
3. Il caso minijob: qui l'obbligo è più severo
4. Cosa prevede la nuova bozza
5. La clausola delle dieci persone: da cosa esonera — e da cosa no
6. Di quanto tempo disporrebbe
7. Come procedere concretamente
8. Se lavora da solo: nulla di tutto questo la riguarda
9. Le ore che non finiscono mai su una fattura
10. Domande frequenti

Trovi prima il suo caso

Quattro casi, e lei rientra esattamente in uno. Dopo saprà quali sezioni contano per lei.

Ciò che è uguale in tutti i casi con dipendenti: si registra l'orario completo, non solo quanto eccede le otto ore. Il perché è nella sezione seguente.

Cosa vale già oggi — e da quando

Due regole corrono in parallelo, e vengono continuamente confuse.

La prima sta nella legge sull'orario di lavoro. In base al § 16 comma 2 ArbZG deve registrare l'orario che supera le otto ore nel giorno feriale. Solo quella parte. I documenti si conservano almeno due anni. Chi non lo fa commette un illecito amministrativo — non un reato, quindi, ma qualcosa che l'autorità può sanzionare con una multa. Il massimo arriva a 30.000 euro secondo il § 22 comma 2 ArbZG.

La seconda viene dal diritto della sicurezza sul lavoro. Il 13 settembre 2022 la Corte federale del lavoro ha deciso (ordinanza 1 ABR 22/21) che i datori di lavoro sono già tenuti, in forza del § 3 comma 2 n. 1 ArbSchG, a introdurre un sistema che registri inizio, fine e durata dell'intero orario giornaliero. Non solo lo straordinario. Vale dall'ordinanza, senza periodo transitorio.

La differenza pratica: la Corte ha detto che si deve registrare, ma non come. A oggi non esiste un requisito di forma né un termine entro cui una giornata debba essere inserita. L'autorità di vigilanza può ordinare l'introduzione di un sistema, e chi ignora un simile ordine ricade nella multa.

È proprio questo scarto tra «si deve» e «come» che la nuova legge intende colmare.

Il caso minijob: qui l'obbligo è più severo

Se impiega una persona con minijob, per lei vale già oggi più di quanto richieda la legge sull'orario — e da anni.

Il § 17 MiLoG richiede per i minijob (la legge li chiama «occupati di modesta entità»): inizio, fine e durata dell'orario giornaliero, registrati entro la scadenza del settimo giorno di calendario successivo alla giornata lavorata, conservati almeno due anni. Nella sostanza è quasi ciò che la nuova bozza vuole portare per tutti, solo senza obbligo elettronico.

La stessa regola la riguarda a prescindere dai minijob se la sua impresa appartiene a uno dei settori del § 2a SchwarzArbG. L'elenco è tassativo:

• Edilizia
• Ristorazione e ricettività
• Trasporto di persone
• Spedizioni, trasporto e logistica, compresi i servizi di consegna tramite piattaforma
• Attività fieristiche itineranti
• Pulizia di edifici
• Montaggio e smontaggio di fiere ed esposizioni
• Industria della carne (l'artigianato macellaio è escluso)
• Attività di prostituzione
• Vigilanza e sicurezza
• Parrucchieri ed estetica

In questi settori controlla la dogana — il controllo finanziario sul lavoro nero — anche senza preavviso sul luogo dell'intervento. Se è elettricista e non ha minijob, il § 17 MiLoG non la riguarda. Se fa cartongesso, la riguarda eccome.

Cosa prevede la nuova bozza

Il Ministero federale del Lavoro e degli Affari sociali ha presentato il 18 giugno 2026 una bozza ministeriale di modifica della legge sull'orario di lavoro; nell'agosto 2026 è emersa una versione rivista, che il ministero stesso definisce versione di lavoro interna. Non è stato deciso nulla. Una bozza ministeriale è il primo passo: seguono l'audizione delle associazioni, il consiglio dei ministri, il Bundestag e il Bundesrat. Cifre e soglie possono ancora cambiare a ognuno di questi passaggi.

Cosa dice la bozza sul § 16 ArbZG:

«Elettronico» è lasciato volutamente aperto. Un terminale a parete rientra nella definizione, ma anche un'app sul telefono. La relazione alla bozza stima essa stessa circa 170.500 imprese che dovrebbero adeguarsi e calcola 450 euro per impresa.

È nuovo anche che le violazioni degli obblighi di registrazione, informazione e conservazione possano essere espressamente sanzionate. Sull'importo circolano nella stampa indicazioni diverse: il testo non lo quantifica in quel punto e, in un procedimento in corso, comunque non è fissato.

La clausola delle dieci persone: da cosa esonera — e da cosa no

La bozza contiene un'eccezione per le imprese più piccole: i datori di lavoro con fino a dieci lavoratori possono registrare l'orario in forma non elettronica in modo permanente. Non in via transitoria: permanente. Lo stesso vale per le famiglie con personale domestico, ma solo se il contratto è concluso davvero con la famiglia.

Qui si annida l'errore di ragionamento che attraversa molti articoli sul tema. La clausola esonera dalla forma, non dalla sostanza. In concreto, per un'impresa di sei persone:

• Registrare: sì, inizio, fine e durata, come tutti gli altri.
• Lo stesso giorno: sì, il termine giornaliero non fa parte dell'eccezione.
• Conservare due anni: sì.
• In forma elettronica: no, basterebbe un foglio ore cartaceo tenuto con ordine.

Chi da «fino a dieci dipendenti esonerati» ricava che non deve fare nulla ha trattenuto la metà sbagliata della frase.

Di quanto tempo disporrebbe

Anche se la legge arrivasse in questa forma, l'obbligo elettronico non varrebbe subito per tutti. La bozza lo scaglione per dimensione d'impresa, a partire dall'entrata in vigore:

La legge entrerebbe in vigore il primo giorno del trimestre successivo alla pubblicazione. Una data non c'è, perché il procedimento è ancora in corso.

Per un'impresa di sei o dodici persone significa: questa bozza non giustifica acquisti di tecnologia nell'immediato. Come procedere invece, nella sezione seguente.

Come procedere concretamente

Quali dati devono comparire nella registrazione

Su carta o in un programma, una registrazione diventa verificabile solo con questi dati:

• Data
• Inizio e fine, non solo il totale
• Durata
• Chi ha lavorato
• Pause, se non sono già scorporate

La registrazione non è una questione di moduli. Non esiste un modello ufficiale obbligatorio né un obbligo di firma del lavoratore. Si richiede che i dati siano esatti e che lei possa mostrarli per due anni.

Quale forma è ammessa — e dove si inceppa nella pratica

Il problema vero è lo stesso in tutti e quattro i casi, e non è giuridico: le registrazioni che non nascono lo stesso giorno sono stime. Un foglio compilato a fine mese non rispetta né il termine giornaliero della bozza né quello di sette giorni dei minijob, e nel contenuto quasi mai è esatto.

Chi inserisce

I suoi dipendenti possono inserire da soli le proprie ore; la bozza lo prevede espressamente e, per montaggio e lavoro esterno, in pratica è l'unica variante che funziona. La responsabilità della registrazione corretta resta comunque sua. In concreto: una volta al mese deve verificare se tutti hanno inserito qualcosa.

Quando il lavoro si svolge dal cliente

In montaggio, artigianato, assistenza e lavoro esterno non c'è una sede in cui qualcuno entra la mattina. Qui funziona solo una rilevazione che il lavoratore avvia dove si trova, senza bisogno del tragitto dal furgone all'ufficio. Ed è il punto in cui la registrazione obbligatoria comincia a riguardare i suoi soldi.

Se lavora da solo: nulla di tutto questo la riguarda

La legge sull'orario tutela i lavoratori subordinati. Se è imprenditore individuale o libera professionista senza personale, non è dipendente di sé stesso: nessuno degli obblighi sopra la tocca. Non deve annotare le sue ore per nessuno.

Eppure quasi tutti finiscono per farlo. Non per la dogana, ma per la sezione che segue.

Le ore che non finiscono mai su una fattura

Faccia il conto per sé. Un'impresa con cinque montatori, ognuno perde venti minuti al giorno che nessuno annota: metà del viaggio al magazzino, la telefonata al cliente dal furgone, il quarto d'ora di rifinitura dopo l'orario:

• 20 minuti × 5 montatori = 100 minuti al giorno
• 100 minuti × 220 giorni lavorativi = 22.000 minuti l'anno
• 22.000 minuti = circa 367 ore
• 367 ore × 60 euro di tariffa oraria calcolata = circa 22.000 euro

È un esempio di calcolo, non una statistica. Inserisca i suoi valori: il risultato di solito è abbastanza sgradevole.

Chi comunque deve introdurre qualcosa per via dell'obbligo dovrebbe quindi decidere anche un'altra questione: la rilevazione deve fornire solo la prova o anche la fattura? Un marcatempo registra che qualcuno c'era dalle 7 alle 16. Per fatturare le serve in più sapere per chi ha lavorato in quel tempo.

È esattamente per questo che è costruita la rilevazione dei tempi nella Office Cloud di office1.cloud: per il tempo dal cliente che poi deve finire su una fattura. Il timer parte nel browser o nell'app per Android e iPhone, direttamente sul posto. Ogni voce è agganciata a un progetto, a un'attività e a un cliente — oppure a un fornitore, se annota prestazioni acquistate. La tariffa oraria arriva dall'impostazione predefinita, dal progetto, dall'attività o dalla singola voce, a seconda di dove l'ha memorizzata.

Al momento di fatturare decide lei due cose:

• Arrotondamento: a 5, 6, 10, 15, 30 o 60 minuti, a scelta sempre per eccesso oppure commerciale — cioè dalla metà in su verso l'alto, sotto verso il basso. E a scelta per singola voce o solo sul totale. La differenza è notevole: passo di sei minuti per voce non è come quarti d'ora sul totale mensile.
• Livello di dettaglio in fattura: una riga per progetto, per attività o per singola voce. Con i privati di solito basta l'attività; chi si vede tagliare regolarmente le fatture passa alle singole voci.

Il tempo che non addebita lo contrassegna con una motivazione invece di cancellarlo: così a fine anno vede quanta cortesia ha regalato. Dalla selezione nasce un documento con numero; se qualcosa non torna, la fatturazione si può stornare e le ore tornano libere. Il prospetto ore per il cliente è disponibile anche in PDF: è la carta che conta in una contestazione, molto prima di arrivare a sollecito o recupero crediti.

Dove sta il limite, detto apertamente: questo modulo è pensato per il tempo dal cliente, non per la sicurezza sul lavoro. Trattiene data, inizio, fine, durata e persona, cioè i dati di cui si parla sopra. Ma non gestisce le pause separatamente, non sorveglia i limiti di otto e dieci ore e non la avvisa se qualcuno scende sotto il riposo tra due turni. Che la sua registrazione valga come prova dipende inoltre dal fatto che vi confluisca davvero l'orario completo, comprese le ore senza cliente. Se cerca una soluzione che verifichi attivamente limiti e riposi, le serve un programma di controllo dell'orario di lavoro. Se le sue ore appartengono comunque a clienti e progetti, le registri una volta e le usi due.

Poiché le ore vengono comunque tenute, i passi successivi si agganciano lì: dagli stessi dati nascono la fattura dell'artigiano con quota di manodopera, la fattura di acconto o di saldo di un cantiere in corso o la fatturazione ricorrente di un contratto di manutenzione. E chi nel preventivo ha già calcolato in ore può alla fine mettere a confronto previsto ed effettivo.

Un'annotazione pratica per finire: i timer dimenticati sono l'errore più frequente. Chi la sera dimentica di premere «stop» la mattina dopo si ritrova una voce di diciotto ore. Per questo esiste una soglia di avviso per voci insolitamente lunghe, preimpostata a 16 ore.

Domande frequenti

Mi serve davvero una rilevazione dell'orario? Se ha dipendenti: sì. Inizio, fine e durata dell'intero orario, dall'ordinanza della Corte federale del lavoro del 13 settembre 2022. Se lavora da solo: no.

Deve essere digitale? Oggi no. Secondo la bozza in seguito sì, tranne che fino a dieci dipendenti, dove la carta resterebbe ammessa in modo permanente.

Cosa succede se non annoto nulla? Per l'orario oltre le otto ore è un illecito amministrativo con una cornice sanzionatoria fino a 30.000 euro. Per la registrazione completa derivante dalla sentenza del 2022 non esiste ancora una sanzione autonoma, ma l'autorità di vigilanza può ordinarle di introdurre un sistema, e a quel punto continuare a non farlo diventa costoso. Per i minijob e per i settori del § 2a SchwarzArbG controlla la dogana.

Basta un foglio di calcolo? Come forma elettronica ai sensi della bozza un foglio di calcolo è generalmente ritenuto sufficiente, perché il testo non impone alcuna tecnologia. L'ostacolo è altrove: una tabella compilata a fine mese partendo da foglietti non rispetta il termine giornaliero.

I miei possono inserire da soli le ore? Sì, la bozza lo prevede espressamente. La responsabilità della registrazione corretta resta sua.

Il dipendente deve firmare il foglio ore? Non è prescritto. Per la fatturazione al cliente una controfirma sul prospetto ore può comunque essere utile.

Per quanto devo conservare le registrazioni? Almeno due anni, secondo il diritto vigente, secondo il § 17 MiLoG e anche secondo la bozza. È indipendente dai termini fiscali di conservazione dei suoi documenti contabili.

Devo registrare le mie ore? Come titolare senza contratto di lavoro no. Per il calcolo dei prezzi e per la fattura al cliente conviene comunque.

Quando arriverà la legge? Non è stabilito. La bozza ha ancora davanti tutto il procedimento, ed entrerebbe in vigore solo all'inizio del trimestre successivo alla pubblicazione.

Aggiornato al 26 agosto 2026. La bozza ministeriale non è diritto vigente; soglie e termini possono cambiare nel prosieguo del procedimento legislativo.

Fonti: § 16 e § 22 ArbZG, § 17 MiLoG e § 2a SchwarzArbG (Gesetze im Internet); Corte federale del lavoro, ordinanza del 13/09/2022, 1 ABR 22/21; bozza ministeriale del Ministero federale del Lavoro e degli Affari sociali «Progetto di legge di modifica della legge sull'orario di lavoro e di altre disposizioni» del 18/06/2026.