Digitale Zeiterfassung: Brauchen Sie eine — und wenn ja, wie muss sie aussehen?

Kurz und in der Reihenfolge, in der die Fragen kommen: Die Arbeitszeit Ihrer Beschäftigten aufzeichnen müssen Sie schon heute — vollständig, nicht nur die Überstunden. Das hat das Bundesarbeitsgericht 2022 entschieden. Das elektronisch tun müssen Sie bisher nicht: Diese Pflicht steht nur in einem Entwurf des Arbeitsministeriums, und in diesem Entwurf dürfen Arbeitgeber mit bis zu zehn Beschäftigten dauerhaft auf Papier bleiben. Wenn Sie fünf Leute haben, ist die viel diskutierte Elektronikpflicht also genau die Regel, die Sie nicht trifft.

Die Ausnahme davon betrifft womöglich Sie: Für Minijobber und für elf Branchen — Bau, Gaststätten, Gebäudereinigung, Transport und weitere — gilt schon heute eine schärfere Regel, und die kontrolliert der Zoll.

Dieser Beitrag informiert allgemein und ersetzt keine Rechtsberatung. Für Ihren konkreten Betrieb fragen Sie Ihre Kammer oder einen Fachanwalt für Arbeitsrecht.

Inhaltsverzeichnis

1. Finden Sie zuerst Ihren Fall
2. Was heute schon gilt — und seit wann
3. Der Minijobber-Fall: Hier ist die Pflicht am schärfsten
4. Was der neue Entwurf vorsieht
5. Die Zehn-Personen-Klausel: Wovon sie befreit — und wovon nicht
6. Wie lange Sie Zeit hätten
7. Wie Sie es konkret machen
8. Wenn Sie allein arbeiten: Für Sie gilt das alles nicht
9. Die Stunden, die nie auf einer Rechnung landen
10. Häufige Fragen

Finden Sie zuerst Ihren Fall

Vier Fälle, und Sie sind in genau einem davon. Danach wissen Sie, welche Abschnitte für Sie zählen.

Was in allen Fällen mit Angestellten gleich ist: Aufgezeichnet wird die gesamte Arbeitszeit, nicht nur das, was über acht Stunden hinausgeht. Warum das so ist, steht im nächsten Abschnitt.

Was heute schon gilt — und seit wann

Zwei Regeln laufen parallel, und sie werden ständig verwechselt.

Regel eins steht im Arbeitszeitgesetz. Nach § 16 Abs. 2 ArbZG müssen Sie die Arbeitszeit aufzeichnen, die über acht Stunden am Werktag hinausgeht. Nur diesen Teil. Die Nachweise heben Sie mindestens zwei Jahre auf. Wer das nicht tut, begeht eine Ordnungswidrigkeit — also keine Straftat, aber etwas, wofür die Behörde ein Bußgeld verhängen kann. Der Rahmen reicht nach § 22 Abs. 2 ArbZG bis 30.000 Euro.

Regel zwei kommt aus dem Arbeitsschutzrecht. Am 13. September 2022 hat das Bundesarbeitsgericht entschieden (Beschluss 1 ABR 22/21), dass Arbeitgeber bereits nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG ein System einführen müssen, mit dem Beginn, Ende und Dauer der gesamten täglichen Arbeitszeit erfasst werden. Nicht nur die Überstunden. Das gilt seit dem Beschluss, ohne Übergangsfrist.

Der Unterschied in der Praxis: Das Gericht hat gesagt dass erfasst werden muss, aber nicht wie. Es gibt bis heute keine Vorgabe zur Form und keine Frist, bis wann ein Tag eingetragen sein muss. Die Aufsichtsbehörde kann die Einführung eines Systems anordnen — und wer eine solche Anordnung ignoriert, landet wieder beim Bußgeld.

Genau diese Lücke zwischen „muss" und „wie" soll das neue Gesetz schließen.

Der Minijobber-Fall: Hier ist die Pflicht am schärfsten

Wenn Sie einen Minijobber beschäftigen, gilt für ihn schon heute mehr als das Arbeitszeitgesetz verlangt — und zwar seit Jahren.

§ 17 MiLoG verlangt bei Minijobbern (im Gesetz heißen sie „geringfügig Beschäftigte"): Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, aufgezeichnet spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach dem Arbeitstag, aufbewahrt mindestens zwei Jahre. Das ist inhaltlich fast das, was der neue Entwurf für alle bringen soll — nur ohne Elektronikpflicht.

Dieselbe Regel trifft Sie unabhängig von Minijobs, wenn Ihr Betrieb zu einer der Branchen aus § 2a SchwarzArbG gehört. Die Liste ist abschließend:

• Baugewerbe
• Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
• Personenbeförderungsgewerbe
• Speditions-, Transport- und Logistikgewerbe, einschließlich plattformbasierter Lieferdienste
• Schaustellergewerbe
• Gebäudereinigungsgewerbe
• Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen
• Fleischwirtschaft (das Fleischerhandwerk ist ausgenommen)
• Prostitutionsgewerbe
• Wach- und Sicherheitsgewerbe
• Friseur- und Kosmetikgewerbe

In diesen Branchen kontrolliert der Zoll — die Finanzkontrolle Schwarzarbeit — auch unangekündigt am Einsatzort. Wenn Sie also Elektriker sind und keine Minijobber haben, ist § 17 MiLoG für Sie kein Thema. Wenn Sie Trockenbau machen, ist er es sehr wohl.

Was der neue Entwurf vorsieht

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales hat am 18. Juni 2026 einen Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes vorgelegt; im August 2026 wurde eine überarbeitete Fassung bekannt, die das Ministerium selbst als interne Arbeitsfassung bezeichnet. Beschlossen ist nichts. Ein Referentenentwurf ist der erste Schritt: Danach kommen die Anhörung der Verbände, das Kabinett, der Bundestag und der Bundesrat. Zahlen und Grenzen können sich in jedem dieser Schritte noch ändern.

Was im Entwurf zu § 16 ArbZG steht:

„Elektronisch" ist im Entwurf bewusst offen gehalten. Ein Terminal an der Wand ist damit gemeint, eine App auf dem Telefon aber genauso. Die Begründung des Entwurfs rechnet selbst mit rund 170.500 Betrieben, die umstellen müssten, und veranschlagt dafür 450 Euro je Betrieb.

Neu ist auch: Verstöße gegen die Aufzeichnungs-, Informations- und Aufbewahrungspflichten sollen ausdrücklich mit Bußgeld belegt werden können. Über die Höhe kursieren in der Berichterstattung unterschiedliche Angaben — im Entwurfstext ist sie an dieser Stelle nicht beziffert, und im laufenden Verfahren steht sie ohnehin nicht fest.

Die Zehn-Personen-Klausel: Wovon sie befreit — und wovon nicht

Der Entwurf enthält eine Ausnahme für die kleinsten Betriebe: Arbeitgeber mit bis zu zehn Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern dürfen die Arbeitszeit dauerhaft in nichtelektronischer Form aufzeichnen. Nicht übergangsweise — dauerhaft. Dasselbe gilt für Privathaushalte mit Hausangestellten, allerdings nur, wenn der Arbeitsvertrag wirklich mit dem Haushalt geschlossen ist.

Hier passiert der Denkfehler, der durch viele Beiträge zum Thema geht. Die Klausel befreit von der Form, nicht von der Sache. Konkret heißt das für einen Betrieb mit sechs Leuten:

• Aufzeichnen: ja, Beginn, Ende und Dauer, wie bei allen anderen auch.
• Am selben Tag: ja, die Tagesfrist steht nicht in der Ausnahme.
• Zwei Jahre aufbewahren: ja.
• Elektronisch: nein, ein sauber geführter Stundenzettel auf Papier würde reichen.

Wer aus „bis zehn Beschäftigte ausgenommen" mitnimmt, dass er gar nichts tun muss, hat die falsche Hälfte des Satzes behalten.

Wie lange Sie Zeit hätten

Selbst wenn das Gesetz in dieser Form käme, gilt die Elektronikpflicht nicht sofort für alle. Der Entwurf staffelt sie nach Betriebsgröße, gerechnet ab dem Inkrafttreten:

In Kraft treten soll das Gesetz am ersten Tag des Quartals nach der Verkündung. Ein Datum dafür gibt es nicht, weil das Verfahren noch läuft.

Für einen Betrieb mit sechs oder zwölf Leuten heißt das: Es besteht kein Anlass, wegen dieses Entwurfs kurzfristig Technik zu kaufen. Wie Sie es stattdessen machen, steht im nächsten Abschnitt.

Wie Sie es konkret machen

Welche Angaben gehören auf die Aufzeichnung

Ob Papier oder Programm — nachvollziehbar wird eine Aufzeichnung erst mit diesen Angaben:

• Datum
• Beginn und Ende, nicht nur die Summe
• Dauer
• Wer gearbeitet hat
• Pausen, wenn sie nicht bereits herausgerechnet sind

Die Aufzeichnung ist keine Formularsache. Es gibt kein amtliches Muster, das Sie verwenden müssten, und keine Pflicht zur Unterschrift des Beschäftigten. Verlangt wird, dass die Angaben stimmen und dass Sie sie zwei Jahre vorzeigen können.

Welche Form zulässig ist — und was in der Praxis daran scheitert

Das eigentliche Problem ist bei allen vier Formen dasselbe, und es ist kein rechtliches: Aufzeichnungen, die nicht am selben Tag entstehen, sind geraten. Ein Zettel, der am Monatsende ausgefüllt wird, erfüllt weder die Tagesfrist des Entwurfs noch die Sieben-Tage-Frist bei Minijobbern — und stimmt inhaltlich meistens auch nicht.

Wer einträgt

Ihre Beschäftigten dürfen ihre Zeiten selbst eintragen; der Entwurf sagt das ausdrücklich, und in der Praxis ist es bei Montage und Außendienst die einzige Variante, die funktioniert. Die Verantwortung für die richtige Aufzeichnung bleibt trotzdem bei Ihnen. Praktisch heißt das: Sie müssen einmal im Monat draufschauen, ob überhaupt jeder eingetragen hat.

Wenn die Arbeit beim Kunden stattfindet

Bei Montage, Handwerk, Pflege und Außendienst gibt es keinen Betrieb, den morgens jemand betritt. Hier funktioniert nur eine Erfassung, die der Beschäftigte dort auslöst, wo er steht — und die den Weg vom Auto ins Büro nicht braucht. Das ist zugleich der Punkt, an dem die Pflichtaufzeichnung mit Ihrem Geld zu tun bekommt.

Wenn Sie allein arbeiten: Für Sie gilt das alles nicht

Das Arbeitszeitgesetz schützt Arbeitnehmer. Wenn Sie Einzelunternehmer oder Freiberuflerin ohne Angestellte sind, sind Sie kein Arbeitnehmer Ihrer selbst — keine der oben genannten Pflichten trifft Sie. Sie müssen Ihre eigenen Stunden nicht aufschreiben, für niemanden.

Trotzdem tun es die meisten irgendwann. Nicht wegen des Zolls, sondern wegen des nächsten Abschnitts.

Die Stunden, die nie auf einer Rechnung landen

Rechnen Sie das für sich einmal durch. Ein Betrieb mit fünf Monteuren, jeder verliert am Tag zwanzig Minuten, die niemand notiert — die halbe Fahrt zum Baumarkt, der Anruf beim Kunden vom Auto aus, die Viertelstunde Nacharbeit nach Feierabend:

• 20 Minuten × 5 Monteure = 100 Minuten am Tag
• 100 Minuten × 220 Arbeitstage = 22.000 Minuten im Jahr
• 22.000 Minuten = rund 367 Stunden
• 367 Stunden × 60 Euro kalkulierter Stundensatz = rund 22.000 Euro

Das ist ein Rechenbeispiel, keine Statistik. Setzen Sie Ihre eigenen Werte ein — das Ergebnis ist meist unangenehm genug.

Wer wegen der Pflicht ohnehin etwas einführen muss, sollte deshalb eine Frage mitentscheiden: Soll die Erfassung nur den Nachweis liefern, oder auch die Rechnung? Eine Stempeluhr erfasst, dass jemand von 7 bis 16 Uhr da war. Für die Abrechnung brauchen Sie zusätzlich, für wen er in dieser Zeit gearbeitet hat.

Genau dafür ist die Zeiterfassung in der Office Cloud von office1.cloud gebaut: für die Zeit beim Kunden, die anschließend auf eine Rechnung soll. Der Timer startet im Browser oder in der App für Android und iPhone, direkt vor Ort. Jeder Eintrag hängt an einem Projekt, einer Tätigkeit und einem Kunden — oder an einem Lieferanten, wenn Sie Fremdleistungen mitschreiben. Der Stundensatz kommt aus der Voreinstellung, vom Projekt, von der Tätigkeit oder vom einzelnen Eintrag, je nachdem, wo Sie ihn hinterlegt haben.

Beim Abrechnen entscheiden Sie zwei Dinge selbst:

• Rundung: auf 5, 6, 10, 15, 30 oder 60 Minuten, wahlweise immer aufwärts oder kaufmännisch — also ab der Hälfte auf, darunter ab. Und wahlweise je Eintrag oder erst auf die Gesamtsumme. Das macht einen erheblichen Unterschied: Sechs-Minuten-Takt je Eintrag ist etwas anderes als Viertelstunden auf die Monatssumme.
• Detailgrad auf der Rechnung: eine Zeile je Projekt, je Tätigkeit oder je einzelnem Eintrag. Bei Privatkunden reicht meist die Tätigkeit; wer regelmäßig gekürzt wird, stellt auf Einzeleinträge um.

Zeiten, die Sie nicht berechnen, markieren Sie mit einer Begründung, statt sie zu löschen — dann sehen Sie am Jahresende, wie viel Kulanz Sie verschenkt haben. Aus der Auswahl entsteht ein Beleg mit Belegnummer; stimmt etwas nicht, lässt sich die Abrechnung stornieren, und die Zeiten sind wieder frei. Den Stundennachweis für den Kunden gibt es zusätzlich als PDF — das ist das Papier, das im Streitfall zählt, lange bevor es um Mahnung oder Inkasso geht.

Wo die Grenze liegt, offen gesagt: Dieses Modul ist auf Kundenzeit ausgelegt, nicht auf Arbeitsschutz. Es hält Datum, Beginn, Ende, Dauer und die Person fest — die Angaben also, um die es oben geht. Es führt aber keine Pausen getrennt, es überwacht die Acht- und Zehn-Stunden-Grenzen nicht und es warnt Sie nicht, wenn jemand die Ruhezeit zwischen zwei Schichten unterschreitet. Ob Ihre Aufzeichnung als Nachweis taugt, hängt außerdem daran, ob wirklich die gesamte Arbeitszeit darin landet, auch die Stunden ohne Kundenbezug. Wenn Sie eine Lösung suchen, die Grenzwerte und Ruhezeiten aktiv prüft, brauchen Sie ein Programm für Arbeitszeitkontrolle. Wenn Ihre Stunden ohnehin zu Kunden und Projekten gehören, erfassen Sie sie einmal und verwenden sie doppelt.

Weil die Zeiten ohnehin geführt werden, hängen die Folgeschritte daran: Aus denselben Daten wird die Handwerkerrechnung mit ausgewiesenem Lohnanteil, die Abschlags- oder Schlussrechnung im laufenden Projekt oder die wiederkehrende Abrechnung eines Wartungsvertrags. Und wer schon beim Angebot mit Stunden kalkuliert hat, kann am Ende Soll und Ist nebeneinanderlegen.

Ein praktischer Hinweis zum Schluss: Vergessene Timer sind der häufigste Fehler. Wer abends auf „Stopp" zu drücken vergisst, hat am nächsten Morgen einen Eintrag über achtzehn Stunden. Deshalb gibt es eine Warnschwelle für ungewöhnlich lange Einträge, ab 16 Stunden voreingestellt.

Häufige Fragen

Brauche ich überhaupt eine Zeiterfassung? Wenn Sie Angestellte haben: ja. Beginn, Ende und Dauer der gesamten Arbeitszeit, seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022. Wenn Sie allein arbeiten: nein.

Muss sie digital sein? Heute nicht. Nach dem Entwurf später ja — außer bei bis zu zehn Beschäftigten, dort soll Papier dauerhaft erlaubt bleiben.

Was passiert, wenn ich gar nichts aufschreibe? Bei der Arbeitszeit über acht Stunden ist das eine Ordnungswidrigkeit mit einem Bußgeldrahmen bis 30.000 Euro. Für die Vollerfassung nach dem Urteil von 2022 gibt es bisher keinen eigenen Bußgeldtatbestand — die Aufsichtsbehörde kann Ihnen die Einführung eines Systems aber anordnen, und dann wird es teuer, wenn Sie es weiter lassen. Bei Minijobbern und in den Branchen nach § 2a SchwarzArbG prüft der Zoll.

Reicht eine Excel-Tabelle? Als elektronische Form im Sinne des Entwurfs wird eine Tabellenkalkulation allgemein für ausreichend gehalten, weil der Entwurf keine bestimmte Technik vorschreibt. Der Haken liegt woanders: Eine Tabelle, die am Monatsende aus Zetteln befüllt wird, erfüllt die Tagesfrist nicht.

Dürfen meine Leute ihre Zeiten selbst eintragen? Ja, das sieht der Entwurf ausdrücklich vor. Die Verantwortung für die richtige Aufzeichnung bleibt bei Ihnen.

Muss der Mitarbeiter den Stundenzettel unterschreiben? Vorgeschrieben ist das nicht. Für die Abrechnung gegenüber Ihrem Kunden kann eine Gegenzeichnung auf dem Stundennachweis trotzdem sinnvoll sein.

Wie lange muss ich die Aufzeichnungen aufheben? Mindestens zwei Jahre — nach geltendem Recht, nach § 17 MiLoG und auch nach dem Entwurf. Das ist unabhängig von den steuerlichen Aufbewahrungsfristen für Ihre Buchhaltungsunterlagen.

Muss ich meine eigenen Stunden erfassen? Als Inhaber ohne Arbeitsvertrag nein. Für die Kalkulation und für die Rechnung an den Kunden lohnt es sich trotzdem.

Wann kommt das Gesetz? Das steht nicht fest. Der Entwurf hat das Verfahren noch vor sich, und in Kraft treten soll er erst zum Beginn des Quartals nach der Verkündung.

Stand: 26. August 2026. Der Referentenentwurf ist kein geltendes Recht; Grenzwerte und Fristen können sich im weiteren Gesetzgebungsverfahren ändern.

Quellen: § 16 und § 22 ArbZG, § 17 MiLoG und § 2a SchwarzArbG (Gesetze im Internet); Bundesarbeitsgericht, Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21; Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales „Entwurf eines Gesetzes zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes und anderer Vorschriften" vom 18.06.2026.