Contabilità preparatoria: cosa serve davvero al vostro commercialista – e come risparmiargli la ridigitazione

„Contabilità preparatoria" significa semplicemente: preordinare tutto al punto che il vostro commercialista debba solo controllare e registrare, invece di chiedervi chiarimenti. Ne fanno parte due cose, spesso confuse tra loro. Primo, i numeri – ogni fattura e ogni spesa come riga contabile. Li fornisce il vostro programma di fatturazione con un clic, di norma come file DATEV. Secondo, tutto ciò che nel programma non c'è: estratti conto, ricevute in contanti, contratti di finanziamento e leasing, acquisti importanti, rimanenze di magazzino. Questo dovete raccoglierlo voi, ed è qui che la maggior parte delle consegne si arena – non sulla tecnologia.

Prima di raccogliere qualsiasi cosa, chiarite una domanda con lo studio: il commercialista registra le scritture durante tutto l'anno, oppure prepara solo il bilancio di fine esercizio? Da questo dipende se dovete consegnargli tutto o soltanto i prospetti.

Questo articolo fornisce informazioni generali e non sostituisce una consulenza fiscale.

Indice

1. Prima di tutto: chi fa cosa?
2. Serve proprio adesso? Le scadenze per il 2025
3. La checklist: cosa deve finire sulla pila
4. Cosa fornisce il vostro programma – e cosa dovete cercare voi
5. Via 1: esportare il file DATEV
6. I due numeri senza cui non si va avanti
7. Via 2: dare al commercialista un accesso proprio
8. Quale via fa per voi?
9. La prima volta mancano i saldi iniziali
10. Come inviare i dati
11. Se il commercialista dice: „Questo non riesco a importarlo"
12. Piccoli contribuenti: cosa non vi riguarda
13. Perché una volta all'anno è la via più costosa

Prima di tutto: chi fa cosa?

Esistono due ripartizioni abituali, e portano a pile completamente diverse:

Il commercialista registra durante tutto l'anno. Si occupa delle vostre liquidazioni IVA e conosce i vostri numeri ogni mese. In questo caso ha già quasi tutto. Voi consegnate solo ciò che durante l'anno non gli è arrivato – ricevute in contanti, nuovi contratti, quote di uso privato.

Registrate voi, il commercialista fa solo la chiusura. Controlla, determina l'utile e compila i moduli. Allora gli servono i vostri prospetti finiti – le registrazioni e il bilancio di verifica – più i documenti che non può ricavare dalle vostre scritture.

Una telefonata allo studio fa risparmiare una settimana di scambi. Chiedete semplicemente: „Cosa registrate voi per me e cosa devo consegnarvi?"

Serve proprio adesso? Le scadenze per il 2025

Per l'anno d'imposta 2025 valgono di nuovo le scadenze ordinarie. Chi presenta da sé doveva aver finito entro il 31 luglio 2026. Chi ha un commercialista o un'associazione di assistenza fiscale ha automaticamente tempo fino al 1° marzo 2027 – senza domanda. La data effettiva sarebbe il 28 febbraio, che però cade di domenica.

Quella scadenza appartiene però al vostro commercialista, non a voi. Deve chiudere nelle stesse settimane le posizioni di tutti i clienti. Chi consegna a febbraio finisce sulla stessa pila di tutti gli altri che consegnano a febbraio. Chi consegna a fine estate o in autunno è di norma servito molto più in fretta e riceve le domande in un momento in cui qualcuno può ancora rispondere con calma.

Tutte le date si trovano in Scadenze di presentazione 2026. Se il 31 luglio l'avete mancato voi: cosa succede davvero è spiegato in Scadenza della dichiarazione persa.

La checklist: cosa deve finire sulla pila

Percorretela una volta dall'alto in basso. Ciò che da voi non ricorre, cancellatelo.

Estratti conto – senza lacune. Tutti i conti aziendali, l'anno intero, senza numeri mancanti. È in assoluto il motivo più frequente di richieste di chiarimento. Il commercialista verifica così che ogni pagamento corrisponda a una fattura. Se manca un estratto, manca un pezzo del percorso.

Contanti. Ogni pagamento in contanti con ricevuta, più le vostre annotazioni sugli incassi di cassa, se ne tenete. Le spese in contanti senza documento non le può considerare nessuno.

Fatture emesse. Tutto ciò che avete emesso – comprese quelle annullate e rettificate. I salti nella numerazione saltano subito all'occhio in una verifica.

Fatture ricevute. Tutti i documenti delle vostre spese aziendali. Come archiviarli durante l'anno perché a dicembre non manchi nulla è spiegato in Gestire le fatture dei fornitori.

Acquisti importanti. Qui esistono soglie di valore che decidono se dedurre subito o distribuire su più anni:

Queste soglie sono invariate dal 2018 e valgono anche per il 2026. Determinante è in linea di principio l'importo netto; se non potete detrarre l'IVA a monte, chiedete al commercialista quale valore conti nel vostro caso. La scelta tra deduzione immediata e posta cumulativa non si fa peraltro apparecchio per apparecchio, ma in modo uniforme per tutti gli acquisti dell'anno in quella fascia – lasciate questa scelta al commercialista, lui vede il quadro completo.

Contratti. Finanziamenti e conteggi interessi, leasing, affitto dei locali aziendali, assicurazioni. Soprattutto i nuovi contratti e le modifiche dell'ultimo anno – quelli che ha già non li vuole due volte.

Rimanenze di magazzino. Se commerciate merci o stoccate materiale: ciò che al 31 dicembre era ancora presente, con il valore. Senza questo dato l'utile non può essere corretto.

Personale. Buste paga, comunicazioni alle casse malattia, prospetti dei contributi – salvo che se ne occupi già uno studio paghe.

Ciò che usate anche privatamente. Auto aziendale con libretto dei viaggi o regola dell'uno per cento, telefono e internet, studio in casa. Il commercialista deve scorporare la quota privata e può farlo solo se ne è a conoscenza.

Posta dall'Agenzia delle imposte. Avvisi dell'anno precedente, acconti stabiliti, comunicazioni sulle scadenze.

Cosa fornisce il vostro programma – e cosa dovete cercare voi

Questa è la ripartizione che mostra onestamente l'impegno:

La colonna di sinistra è un clic. Quella di destra è il lavoro vero – e non si riduce, qualunque software compriate.

Via 1: esportare il file DATEV

Perché un file e non semplicemente le fatture? Perché una fattura PDF, per il computer, è un'immagine con del testo sopra. L'essere umano legge „netto 1.000 euro, 19 per cento, lavori di pittura"; il software contabile no. Qualcuno deve ridigitare o controllare. Con 300 fatture e due minuti a documento fanno dieci ore di lavoro – che maturano nello studio e finiscono sulla vostra parcella.

Un file di registrazioni, invece, si importa in pochi secondi. Scegliete un periodo e scaricate un archivio ZIP con sei file:

I primi quattro sono in formato DATEV. Se il commercialista chiede di cosa si tratti esattamente, la risposta è: pacchetto registrazioni EXTF – il formato standard che i programmi DATEV importano. Niente da rinominare, niente da convertire.

In office1.cloud lo trovate dal piano Standard in su tra i prospetti contabili, come „pacchetto commercialista". I singoli file si possono scaricare anche separatamente – alcuni studi vogliono solo il pacchetto registrazioni, perché elenchi clienti e fornitori da loro sono già aggiornati.

Importante: i PDF dei documenti non sono nello ZIP. Contiene i numeri, non le immagini corrispondenti. Se il commercialista vuole vedere i documenti – e per le spese aziendali lo vuole spesso –, scaricategli quelli interessati oppure dategli direttamente un accesso proprio.

I due numeri senza cui non si va avanti

Qui il primo tentativo fallisce quasi sempre, benché si risolva in fretta: ogni file DATEV contiene un numero di consulente e un numero di cliente. Il numero di consulente è del vostro commercialista, il numero di cliente siete voi nel suo schedario. Entrambi li conosce solo lui o la sua segreteria.

Chiedeteli una volta per e-mail – quattro dati, due frasi:

Buongiorno, per esportare la mia contabilità mi servono il vostro numero di consulente e il mio numero di cliente. Inoltre: lavorate con SKR 03 o SKR 04, e quando inizia il mio esercizio?

Le ultime due domande vi risparmiano il secondo tentativo. SKR 03 e SKR 04 sono due piani dei conti tedeschi molto diffusi – sistemi di numerazione che stabiliscono quale conto rappresenta cosa. Entrambi sono usuali, sono solo ordinati diversamente. Quello che usa il vostro commercialista lo impostate una volta e poi mai più. L'esercizio inizia per la maggior parte il 1° gennaio; se da voi vale altro, lo sapete già.

Via 2: dare al commercialista un accesso proprio

La seconda via elimina del tutto l'invio: registrate il vostro commercialista come utente separato. Riceve un invito via e-mail, imposta una propria password e da quel momento lavora con le proprie credenziali.

Questo è il punto più importante: non cedete mai la vostra password. Altrimenti nessuno può più distinguere chi ha fatto cosa – e voi vi assumete ogni modifica avvenuta a vostro nome.

Per i commercialisti office1.cloud prevede un ruolo dedicato, più ristretto di un normale accesso da collaboratore. Può:

• consultare fatture, documenti, clienti, fornitori, articoli e contratti
• generare da sé tutti i prospetti e le esportazioni, quindi anche il pacchetto DATEV
• modificare spese e registrazioni, così da attribuire i documenti senza chiedervelo

Non può: emettere o inviare fatture, modificare i dati dei clienti, invitare altri utenti, cambiare le impostazioni o cancellare qualcosa.

Il vantaggio pratico: le richieste di chiarimento spariscono. „Sul documento 214 mi manca qualcosa" non diventa più una e-mail per voi – il commercialista vede il documento da sé.

Quale via fa per voi?

• Consegnate tutto una volta all'anno e non volete averci a che fare → esportazione. Uno ZIP, un messaggio, fatto.
• Il commercialista registra in continuo e cura la vostra IVA → accesso. È ciò che fa risparmiare più tempo a entrambi.
• Lo studio vuole espressamente un file → esportazione. Alcuni, per buone ragioni, non fanno entrare sistemi altrui nel proprio flusso di lavoro.

Si possono fare anche entrambe: accesso per le domande correnti, esportazione per la chiusura.

La prima volta mancano i saldi iniziali

Un punto che alla prima consegna porta con certezza a una domanda: un'esportazione contiene i movimenti di un periodo – ciò che è accaduto nell'anno. Non contiene ciò con cui siete entrati in quell'anno: fatture a clienti ancora aperte dall'anno precedente, fatture di fornitori non ancora pagate, saldi dei conti, ammortamenti in corso.

Questi valori di partenza il commercialista di norma li ha già, se ha curato l'anno precedente. Se state proprio cambiando studio o programma, dovrà richiederli al precedente. Sollevate la questione prima di esportare – altrimenti i totali non tornano e all'inizio nessuno sa perché.

Come inviare i dati

In quello ZIP c'è il vostro fatturato completo e il vostro elenco clienti. Non è materiale che debba viaggiare in rete senza protezione. La maggior parte degli studi dispone di un portale o di un caricamento protetto – informatevi prima di allegarlo a una e-mail. Se proprio deve andare per posta elettronica, proteggete l'archivio con una password e comunicate la password per un'altra via, per esempio al telefono.

Con l'accesso proprio la questione non si pone affatto: i dati non escono dal vostro sistema.

Se il commercialista dice: „Questo non riesco a importarlo"

Succede, e quasi mai dipende dai numeri. Quattro cause abituali:

Numeri sbagliati o mancanti. Numero di consulente e numero di cliente devono coincidere esattamente, altrimenti il software dello studio non associa il file ad alcun cliente. Basta una cifra invertita.

L'altro piano dei conti. Avete esportato con SKR 03, lo studio lavora con SKR 04. Le registrazioni arrivano, ma finiscono sui conti sbagliati. Si cambia una volta e si riesporta.

Periodo doppio. Se esportate due volte lo stesso periodo e lo studio importa entrambi, il fatturato compare doppio nei libri. Annotate cosa avete già inviato.

Lunghezza dei conti non compatibile. Quante cifre hanno i vostri conti – di solito quattro – deve corrispondere alle impostazioni dello studio. È un'impostazione, non un errore nei dati.

Utile in discussioni del genere: ogni esportazione viene registrata da voi – periodo, nome del file, dimensione, momento, chi l'ha creata, più un valore di controllo del file. Così „vi ho già mandato quel trimestre?" si risolve in dieci secondi. Perché tali registri contino in una verifica è spiegato in Fattura conforme alle GoBD.

Piccoli contribuenti: cosa non vi riguarda

Se applicate il regime per piccoli imprenditori secondo il § 19 della legge tedesca sull'IVA, la consegna si accorcia parecchio. Non esponete IVA, non ne versate e di regola non presentate liquidazioni periodiche – il file IVA del pacchetto resta quindi vuoto o viene meno. Dall'anno d'imposta 2024 i piccoli imprenditori in linea di principio non devono più presentare nemmeno la dichiarazione IVA annuale – salvo che l'ufficio la richieda espressamente.

Ciò che resta: entrate e uscite, i documenti relativi e tutto quanto sta nella checklist qui sopra. La vostra dichiarazione dei redditi non ne è toccata. Come deve apparire una fattura senza IVA è spiegato in Emettere una fattura senza IVA.

Perché una volta all'anno è la via più costosa

La maggior parte delle piccole imprese consegna tutto in blocco dopo la fine dell'anno. È il momento più scomodo: non ricordate più a cosa serviva la ricevuta di marzo, il commercialista chiede di operazioni vecchie di dieci mesi e un errore sull'IVA è cresciuto per un anno invece che per un mese.

Chi invece consegna trimestralmente o dà un accesso al commercialista distribuisce il lavoro e nota gli errori presto. L'impegno è lo stesso clic – solo quattro volte invece di una.

Se lavorate del tutto senza commercialista, l'esportazione non è il vostro tema. Allora si tratta del conto economico semplificato e dei moduli giusti in ELSTER – è spiegato in Fare da sé la dichiarazione come lavoratore autonomo.

Per tutti gli altri il passo successivo è quella breve e-mail allo studio: chi registra cosa e quali sono i due numeri? Con quelle risposte e la checklist qui sopra la consegna si sbriga in una mattinata.