Цифровой учёт рабочего времени в Германии: нужен ли он вам — и если да, каким должен быть?

Коротко и в том порядке, в каком возникают вопросы: рабочее время своих сотрудников вы обязаны фиксировать уже сегодня — полностью, а не только сверхурочные. Так решил Федеральный суд по трудовым спорам Германии в 2022 году. Делать это электронно пока не обязательно: эта обязанность содержится лишь в проекте Министерства труда, и по этому проекту работодатели с числом сотрудников до десяти могут постоянно оставаться на бумаге. Если у вас пять человек, то широко обсуждаемая электронная обязанность — это как раз то правило, которое вас не касается.

Одно исключение вас, возможно, всё же затрагивает: для минимально занятых и для одиннадцати отраслей — строительство, общепит, уборка зданий, транспорт и другие — уже сегодня действует более строгое правило, и его проверяет таможня.

Эта статья носит общий информационный характер и не заменяет юридическую консультацию. По вашему конкретному предприятию обратитесь в свою палату или к адвокату по трудовому праву.

Содержание

1. Сначала найдите свой случай
2. Что действует уже сегодня — и с какого времени
3. Случай с минимальной занятостью: здесь обязанность строже всего
4. Что предусматривает новый проект
5. Оговорка о десяти сотрудниках: от чего она освобождает — и от чего нет
6. Сколько времени у вас было бы
7. Как это сделать на практике
8. Если вы работаете один: всё это вас не касается
9. Часы, которые никогда не попадают в счёт
10. Частые вопросы

Сначала найдите свой случай

Четыре случая, и вы находитесь ровно в одном из них. После этого вы будете знать, какие разделы важны именно для вас.

Что одинаково во всех случаях с сотрудниками: фиксируется всё рабочее время, а не только то, что выходит за восемь часов. Почему — в следующем разделе.

Что действует уже сегодня — и с какого времени

Два правила действуют параллельно, и их постоянно путают.

Первое содержится в законе о рабочем времени. Согласно § 16 абз. 2 ArbZG вы обязаны фиксировать рабочее время, превышающее восемь часов в рабочий день. Только эту часть. Документы хранятся не менее двух лет. Кто этого не делает, совершает административное правонарушение — то есть не преступление, но нечто, за что ведомство может назначить штраф. Верхняя граница по § 22 абз. 2 ArbZG достигает 30 000 евро.

Второе вытекает из права об охране труда. 13 сентября 2022 года Федеральный суд по трудовым спорам постановил (определение 1 ABR 22/21), что работодатели уже на основании § 3 абз. 2 № 1 ArbSchG обязаны ввести систему, фиксирующую начало, окончание и продолжительность всего ежедневного рабочего времени. Не только сверхурочные. Это действует с момента определения, без переходного срока.

Разница на практике: суд сказал, что фиксировать нужно, но не как. До сегодняшнего дня нет требований к форме и нет срока, к которому день должен быть внесён. Надзорный орган может предписать введение системы — а кто игнорирует такое предписание, снова оказывается в области штрафа.

Именно этот разрыв между «нужно» и «как» должен закрыть новый закон.

Случай с минимальной занятостью: здесь обязанность строже всего

Если у вас работает минимально занятый сотрудник, для него уже сегодня действует больше, чем требует закон о рабочем времени, — и так уже много лет.

§ 17 MiLoG требует при минимальной занятости (в законе это «лица с незначительной занятостью»): начало, окончание и продолжительность ежедневного рабочего времени, зафиксированные не позднее истечения седьмого календарного дня после рабочего дня, хранимые не менее двух лет. По сути это почти то, что новый проект хочет ввести для всех, — только без электронной обязанности.

То же правило касается вас независимо от минимальной занятости, если ваше предприятие относится к одной из отраслей § 2a SchwarzArbG. Перечень является исчерпывающим:

• Строительство
• Общественное питание и размещение
• Пассажирские перевозки
• Экспедирование, транспорт и логистика, включая платформенные службы доставки
• Аттракционы и передвижные ярмарки
• Уборка зданий
• Монтаж и демонтаж выставок и ярмарок
• Мясная промышленность (ремесленное мясничество исключено)
• Деятельность в сфере проституции
• Охранная деятельность
• Парикмахерские и косметические услуги

В этих отраслях проверяет таможня — финансовый контроль нелегальной занятости, в том числе без предупреждения на месте работы. Так что если вы электрик и минимально занятых у вас нет, § 17 MiLoG вас не касается. Если вы занимаетесь гипсокартонными работами — касается напрямую.

Что предусматривает новый проект

Федеральное министерство труда и социальных дел 18 июня 2026 года представило ведомственный проект изменения закона о рабочем времени; в августе 2026 года стала известна переработанная редакция, которую само министерство называет внутренней рабочей версией. Ничего не решено. Ведомственный проект — это первый шаг: далее следуют слушания объединений, кабинет министров, Бундестаг и Бундесрат. Цифры и пороги могут ещё измениться на каждом из этих этапов.

Что проект говорит о § 16 ArbZG:

«Электронно» в проекте намеренно оставлено открытым. Терминал на стене подпадает под это, но и приложение на телефоне тоже. Обоснование проекта само исходит примерно из 170 500 предприятий, которым пришлось бы перестроиться, и закладывает 450 евро на предприятие.

Ново также то, что нарушения обязанностей по фиксации, информированию и хранению должны прямо наказываться штрафом. О размере в сообщениях прессы фигурируют разные данные — в тексте проекта в этом месте он не указан, а в текущей процедуре в любом случае не установлен.

Оговорка о десяти сотрудниках: от чего она освобождает — и от чего нет

Проект содержит исключение для самых маленьких предприятий: работодатели с числом работников до десяти могут постоянно вести учёт рабочего времени в неэлектронной форме. Не временно — постоянно. То же касается частных домохозяйств с домашним персоналом, но лишь тогда, когда трудовой договор действительно заключён с домохозяйством.

Именно здесь возникает ошибка рассуждения, которая проходит через многие статьи по теме. Оговорка освобождает от формы, а не от сути. Конкретно для предприятия с шестью сотрудниками это значит:

• Фиксировать: да, начало, окончание и продолжительность, как и у всех остальных.
• В тот же день: да, дневной срок в исключение не входит.
• Хранить два года: да.
• Электронно: нет, аккуратно заполненного бумажного табеля было бы достаточно.

Кто из фразы «до десяти сотрудников освобождены» выводит, что делать вообще ничего не надо, запомнил не ту половину предложения.

Сколько времени у вас было бы

Даже если бы закон вышел в таком виде, электронная обязанность не наступила бы сразу для всех. Проект распределяет её по размеру предприятия, считая с момента вступления в силу:

Закон должен вступить в силу в первый день квартала, следующего за опубликованием. Даты нет, поскольку процедура ещё идёт.

Для предприятия с шестью или двенадцатью сотрудниками это значит: из-за этого проекта нет повода срочно покупать технику. Как поступить вместо этого — в следующем разделе.

Как это сделать на практике

Какие сведения должны быть в записи

Бумага или программа — запись становится проверяемой только с этими сведениями:

• Дата
• Начало и окончание, а не только итог
• Продолжительность
• Кто работал
• Перерывы, если они ещё не вычтены

Учёт — это не вопрос бланка. Официального образца, который вы обязаны использовать, не существует, обязанности подписи работника тоже нет. Требуется, чтобы сведения были верными и чтобы вы могли предъявить их в течение двух лет.

Какая форма допустима — и на чём это спотыкается на практике

Настоящая проблема во всех четырёх случаях одна и та же, и она не юридическая: записи, которые возникают не в тот же день, — это догадки. Табель, заполняемый в конце месяца, не выдерживает ни дневного срока из проекта, ни семидневного при минимальной занятости — и по содержанию чаще всего тоже неверен.

Кто вносит

Ваши сотрудники могут вносить свои часы сами; проект прямо это предусматривает, а при монтаже и разъездной работе на практике это единственный работающий вариант. Ответственность за правильность записи всё равно остаётся на вас. Практически это значит: раз в месяц вам нужно посмотреть, внёс ли вообще каждый хоть что-нибудь.

Когда работа выполняется у клиента

При монтаже, в ремесле, в уходе и в разъездной работе нет помещения, в которое кто-то утром заходит. Здесь работает только фиксация, которую сотрудник запускает там, где стоит, и которой не нужен путь от машины до офиса. Это одновременно та точка, где обязательный учёт начинает касаться ваших денег.

Если вы работаете один: всё это вас не касается

Закон о рабочем времени защищает наёмных работников. Если вы индивидуальный предприниматель или фрилансер без персонала, вы не являетесь работником самого себя — ни одна из перечисленных обязанностей вас не затрагивает. Записывать свои часы вы не обязаны ни для кого.

Тем не менее большинство рано или поздно начинает это делать. Не из-за таможни, а из-за следующего раздела.

Часы, которые никогда не попадают в счёт

Посчитайте это для себя. Предприятие с пятью монтажниками, каждый теряет в день двадцать минут, которых никто не записывает: половина поездки на строительный рынок, звонок клиенту из машины, четверть часа доработки после смены:

• 20 минут × 5 монтажников = 100 минут в день
• 100 минут × 220 рабочих дней = 22 000 минут в год
• 22 000 минут = около 367 часов
• 367 часов × 60 евро рассчитанной часовой ставки = около 22 000 евро

Это расчётный пример, а не статистика. Подставьте свои значения — результат обычно достаточно неприятен.

Тому, кто из-за обязанности всё равно должен что-то внедрять, стоит решить заодно ещё один вопрос: должна ли фиксация давать только доказательство — или ещё и счёт? Проходная фиксирует, что человек был с 7 до 16. Для выставления счёта вам нужно дополнительно знать, для кого он в это время работал.

Именно для этого построен учёт времени в Office Cloud от office1.cloud: для времени у клиента, которое потом должно попасть в счёт. Таймер запускается в браузере или в приложении для Android и iPhone, прямо на месте. Каждая запись привязана к проекту, виду работ и клиенту — или к поставщику, если вы фиксируете привлечённые услуги. Часовая ставка берётся из настройки по умолчанию, из проекта, из вида работ или из отдельной записи, в зависимости от того, где вы её задали.

При выставлении счёта вы решаете сами две вещи:

• Округление: до 5, 6, 10, 15, 30 или 60 минут, по выбору всегда вверх или по правилам арифметики — то есть от половины вверх, ниже вниз. И по выбору по каждой записи или только по итоговой сумме. Разница существенная: шестиминутный шаг по записи — это не то же самое, что четверти часа на месячной сумме.
• Степень детализации в счёте: одна строка на проект, на вид работ или на отдельную запись. У частных клиентов обычно достаточно вида работ; тот, кому регулярно урезают счета, переходит на отдельные записи.

Время, которое вы не выставляете, вы помечаете с обоснованием вместо того, чтобы удалять, — тогда в конце года видно, сколько уступок вы раздали. Из выборки возникает документ с номером; если что-то не так, расчёт можно сторнировать, и часы снова свободны. Отчёт по часам для клиента есть дополнительно в PDF — это та бумага, которая имеет значение при споре, задолго до того, как дело дойдёт до напоминания или взыскания.

Где проходит граница, если говорить честно: этот модуль рассчитан на время у клиента, а не на охрану труда. Он фиксирует дату, начало, окончание, продолжительность и человека — то есть те сведения, о которых речь выше. Но он не ведёт перерывы отдельно, не следит за границами в восемь и десять часов и не предупреждает, если кто-то не выдержал время отдыха между двумя сменами. Годится ли ваша запись как доказательство, зависит вдобавок от того, попадает ли в неё действительно всё рабочее время, включая часы без привязки к клиенту. Если вы ищете решение, которое активно проверяет предельные значения и время отдыха, вам нужна программа контроля рабочего времени. Если ваши часы и так относятся к клиентам и проектам, зафиксируйте их один раз и используйте дважды.

Поскольку часы всё равно ведутся, следующие шаги опираются на них: из тех же данных возникают счёт мастера с выделенной долей работ, авансовый или окончательный счёт по текущему проекту или регулярный расчёт по договору обслуживания. А тот, кто уже в коммерческом предложении считал в часах, может в конце сопоставить план и факт.

Практическое замечание напоследок: забытые таймеры — самая частая ошибка. Кто вечером забывает нажать «стоп», на следующее утро получает запись на восемнадцать часов. Поэтому существует порог предупреждения для необычно длинных записей, по умолчанию от 16 часов.

Частые вопросы

Нужен ли мне вообще учёт рабочего времени? Если у вас есть сотрудники — да. Начало, окончание и продолжительность всего рабочего времени, с момента определения Федерального суда по трудовым спорам от 13 сентября 2022 года. Если вы работаете один — нет.

Должен ли он быть цифровым? Сегодня нет. По проекту позже да — кроме случая до десяти сотрудников, где бумага должна остаться разрешённой постоянно.

Что будет, если я вообще ничего не записываю? При рабочем времени свыше восьми часов это административное правонарушение с рамками штрафа до 30 000 евро. Для полной фиксации по решению 2022 года отдельного состава пока нет — но надзорный орган может предписать вам ввести систему, и тогда дальнейшее бездействие обойдётся дорого. При минимальной занятости и в отраслях по § 2a SchwarzArbG проверяет таможня.

Достаточно ли электронной таблицы? Как электронная форма в смысле проекта таблица в целом считается достаточной, поскольку проект не предписывает конкретной техники. Загвоздка в другом: таблица, заполняемая в конце месяца по бумажкам, не выдерживает дневного срока.

Могут ли мои сотрудники сами вносить часы? Да, проект прямо это предусматривает. Ответственность за правильность записи остаётся на вас.

Должен ли сотрудник подписывать табель? Это не предписано. Для расчётов с вашим клиентом встречная подпись на отчёте по часам всё же может быть полезной.

Как долго нужно хранить записи? Не менее двух лет — по действующему праву, по § 17 MiLoG и по проекту тоже. Это не зависит от налоговых сроков хранения ваших бухгалтерских документов.

Нужно ли фиксировать собственные часы? Как владельцу без трудового договора — нет. Для расчёта цен и для счёта клиенту это всё равно окупается.

Когда появится закон? Это не установлено. У проекта вся процедура ещё впереди, а вступить в силу он должен лишь в начале квартала, следующего за опубликованием.

Состояние на 26 августа 2026 года. Ведомственный проект не является действующим правом; предельные значения и сроки могут измениться в дальнейшей законодательной процедуре.

Источники: § 16 и § 22 ArbZG, § 17 MiLoG и § 2a SchwarzArbG (Gesetze im Internet); Федеральный суд по трудовым спорам, определение от 13.09.2022, 1 ABR 22/21; ведомственный проект Федерального министерства труда и социальных дел «Проект закона об изменении закона о рабочем времени и других предписаний» от 18.06.2026.