Digitale tijdregistratie in Duitsland: Hebt u er een nodig — en zo ja, hoe moet die eruitzien?

Kort, en in de volgorde waarin de vragen komen: de arbeidstijd van uw werknemers vastleggen moet u nu al — volledig, niet alleen de overuren. Dat heeft het Duitse federale arbeidshof in 2022 beslist. Dat elektronisch doen hoeft nog niet: die plicht staat alleen in een ontwerp van het ministerie van Arbeid, en in dat ontwerp mogen werkgevers met maximaal tien werknemers blijvend op papier blijven. Hebt u vijf mensen, dan is de veelbesproken elektronische plicht dus precies de regel die u niet raakt.

Eén uitzondering betreft u mogelijk wel: voor minijobbers en voor elf branches — bouw, horeca, schoonmaak, transport en meer — geldt vandaag al een strengere regel, en de douane controleert daarop.

Dit artikel informeert in het algemeen en vervangt geen juridisch advies. Voor uw concrete bedrijf vraagt u uw kamer van koophandel of een advocaat arbeidsrecht.

Inhoud

1. Zoek eerst uw geval
2. Wat vandaag al geldt — en sinds wanneer
3. Het minijobber-geval: hier is de plicht het strengst
4. Wat het nieuwe ontwerp voorziet
5. De tienpersoonsclausule: waarvan die vrijstelt — en waarvan niet
6. Hoeveel tijd u zou hebben
7. Hoe u het concreet aanpakt
8. Werkt u alleen: dan geldt dit alles niet voor u
9. De uren die nooit op een factuur belanden
10. Veelgestelde vragen

Zoek eerst uw geval

Vier gevallen, en u zit in precies één ervan. Daarna weet u welke hoofdstukken voor u tellen.

Wat in alle gevallen met werknemers hetzelfde is: u legt de volledige arbeidstijd vast, niet alleen wat boven de acht uur uitkomt. Waarom, staat in het volgende hoofdstuk.

Wat vandaag al geldt — en sinds wanneer

Twee regels lopen parallel, en ze worden voortdurend verward.

Regel één staat in de arbeidstijdenwet. Volgens § 16 lid 2 ArbZG moet u de arbeidstijd vastleggen die boven acht uur per werkdag uitgaat. Alleen dat deel. De bewijsstukken bewaart u minstens twee jaar. Wie dat niet doet, begaat een overtreding — geen strafbaar feit dus, maar iets waarvoor de instantie een boete kan opleggen. Het kader reikt volgens § 22 lid 2 ArbZG tot 30.000 euro.

Regel twee komt uit het arbeidsomstandighedenrecht. Op 13 september 2022 besliste het federale arbeidshof (beschikking 1 ABR 22/21) dat werkgevers al op grond van § 3 lid 2 nr. 1 ArbSchG een systeem moeten invoeren waarmee begin, einde en duur van de volledige dagelijkse arbeidstijd worden geregistreerd. Niet alleen de overuren. Dat geldt sinds de beschikking, zonder overgangstermijn.

Het verschil in de praktijk: het hof heeft gezegd dat er geregistreerd moet worden, maar niet hoe. Tot vandaag is er geen vormvoorschrift en geen termijn waarbinnen een dag ingevoerd moet zijn. De toezichthouder kan de invoering van een systeem opdragen — en wie zo'n opdracht negeert, komt weer bij de boete uit.

Precies dit gat tussen "moet" en "hoe" moet de nieuwe wet dichten.

Het minijobber-geval: hier is de plicht het strengst

Hebt u een minijobber in dienst, dan geldt voor die persoon vandaag al meer dan de arbeidstijdenwet vraagt — en dat al jaren.

§ 17 MiLoG vraagt bij minijobbers (in de wet heten zij "geringfügig Beschäftigte"): begin, einde en duur van de dagelijkse arbeidstijd, vastgelegd uiterlijk vóór het einde van de zevende kalenderdag na de werkdag, bewaard minstens twee jaar. Inhoudelijk is dat bijna wat het nieuwe ontwerp voor iedereen moet brengen — alleen zonder elektronische plicht.

Dezelfde regel treft u los van minijobs als uw bedrijf tot een van de branches uit § 2a SchwarzArbG behoort. De lijst is limitatief:

• Bouwnijverheid
• Horeca en logies
• Personenvervoer
• Expeditie, transport en logistiek, inclusief platformgebonden bezorgdiensten
• Kermisexploitatie
• Schoonmaak van gebouwen
• Op- en afbouw van beurzen en tentoonstellingen
• Vleesindustrie (het slagersambacht is uitgezonderd)
• Prostitutiebedrijf
• Beveiliging
• Kappers- en schoonheidsbranche

In deze branches controleert de douane — de financiële controle zwartwerk — ook onaangekondigd op de werkplek. Bent u dus elektricien zonder minijobbers, dan is § 17 MiLoG voor u geen thema. Doet u droogbouw, dan wel degelijk.

Wat het nieuwe ontwerp voorziet

Het Duitse ministerie van Arbeid en Sociale Zaken heeft op 18 juni 2026 een ambtelijk ontwerp tot wijziging van de arbeidstijdenwet gepresenteerd; in augustus 2026 werd een herziene versie bekend die het ministerie zelf een interne werkversie noemt. Er is niets besloten. Een ambtelijk ontwerp is de eerste stap: daarna volgen de hoorzitting van de brancheorganisaties, het kabinet, de Bondsdag en de Bondsraad. Cijfers en grenzen kunnen in elk van die stappen nog veranderen.

Wat in het ontwerp over § 16 ArbZG staat:

"Elektronisch" is in het ontwerp bewust opengelaten. Een terminal aan de muur valt eronder, maar een app op de telefoon net zo goed. De toelichting bij het ontwerp rekent zelf met ongeveer 170.500 bedrijven die zouden moeten omschakelen, en raamt daarvoor 450 euro per bedrijf.

Nieuw is ook: overtredingen van de registratie-, informatie- en bewaarplicht moeten uitdrukkelijk beboetbaar worden. Over de hoogte circuleren in de berichtgeving verschillende opgaven — in de ontwerptekst is die op die plek niet becijferd, en in een lopende procedure ligt zij sowieso niet vast.

De tienpersoonsclausule: waarvan die vrijstelt — en waarvan niet

Het ontwerp bevat een uitzondering voor de kleinste bedrijven: werkgevers met maximaal tien werknemers mogen de arbeidstijd blijvend in niet-elektronische vorm vastleggen. Niet tijdelijk — blijvend. Hetzelfde geldt voor particuliere huishoudens met huispersoneel, maar alleen wanneer de arbeidsovereenkomst werkelijk met het huishouden is gesloten.

Hier ontstaat de denkfout die door veel artikelen over dit onderwerp loopt. De clausule stelt vrij van de vorm, niet van de zaak. Concreet betekent dat voor een bedrijf met zes mensen:

• Vastleggen: ja, begin, einde en duur, net als bij alle anderen.
• Op dezelfde dag: ja, de dagtermijn staat niet in de uitzondering.
• Twee jaar bewaren: ja.
• Elektronisch: nee, een net bijgehouden papieren urenbriefje zou volstaan.

Wie uit "tot tien werknemers uitgezonderd" opmaakt dat hij helemaal niets hoeft te doen, heeft de verkeerde helft van de zin onthouden.

Hoeveel tijd u zou hebben

Zelfs als de wet er in deze vorm kwam, geldt de elektronische plicht niet meteen voor iedereen. Het ontwerp trapt ze af naar bedrijfsgrootte, gerekend vanaf de inwerkingtreding:

De wet moet in werking treden op de eerste dag van het kwartaal na de bekendmaking. Een datum daarvoor is er niet, omdat de procedure nog loopt.

Voor een bedrijf met zes of twaalf mensen betekent dat: er is geen aanleiding om vanwege dit ontwerp op korte termijn techniek te kopen. Hoe u het in plaats daarvan aanpakt, staat in het volgende hoofdstuk.

Hoe u het concreet aanpakt

Welke gegevens op de registratie horen

Of papier of programma — een registratie wordt pas navolgbaar met deze gegevens:

• Datum
• Begin en einde, niet alleen het totaal
• Duur
• Wie gewerkt heeft
• Pauzes, als die er niet al uit gerekend zijn

De registratie is geen formulierkwestie. Er is geen officieel model dat u zou moeten gebruiken, en geen handtekeningplicht voor de werknemer. Gevraagd wordt dat de gegevens kloppen en dat u ze twee jaar kunt tonen.

Welke vorm is toegestaan — en waarop het in de praktijk stukloopt

Het eigenlijke probleem is bij alle vier hetzelfde, en het is geen juridisch probleem: registraties die niet op dezelfde dag ontstaan, zijn geraden. Een briefje dat aan het eind van de maand wordt ingevuld, haalt noch de dagtermijn van het ontwerp noch de zevendagentermijn bij minijobbers — en klopt inhoudelijk meestal ook niet.

Wie invoert

Uw werknemers mogen hun eigen uren invoeren; het ontwerp zegt dat uitdrukkelijk, en bij montage en buitendienst is het in de praktijk de enige variant die werkt. De verantwoordelijkheid voor de juiste registratie blijft toch bij u. Praktisch betekent dat: u moet één keer per maand kijken of iedereen überhaupt iets heeft ingevoerd.

Als het werk bij de klant plaatsvindt

Bij montage, ambacht, zorg en buitendienst is er geen bedrijfspand dat iemand 's ochtends binnenloopt. Hier werkt alleen een registratie die de werknemer aanzet waar hij staat — en die de weg van de bus naar kantoor niet nodig heeft. Dat is meteen het punt waarop de verplichte registratie met uw geld te maken krijgt.

Werkt u alleen: dan geldt dit alles niet voor u

De arbeidstijdenwet beschermt werknemers. Bent u eenmanszaak of freelancer zonder personeel, dan bent u niet uw eigen werknemer — geen van de bovengenoemde plichten treft u. U hoeft uw eigen uren niet op te schrijven, voor niemand.

Toch doen de meesten het op een gegeven moment. Niet vanwege de douane, maar vanwege het volgende hoofdstuk.

De uren die nooit op een factuur belanden

Reken het voor uzelf eens uit. Een bedrijf met vijf monteurs, elk verliest per dag twintig minuten die niemand noteert — de halve rit naar de bouwmarkt, het telefoontje naar de klant vanuit de bus, het kwartier nawerk na sluitingstijd:

• 20 minuten × 5 monteurs = 100 minuten per dag
• 100 minuten × 220 werkdagen = 22.000 minuten per jaar
• 22.000 minuten = ongeveer 367 uur
• 367 uur × 60 euro berekend uurtarief = ongeveer 22.000 euro

Dat is een rekenvoorbeeld, geen statistiek. Vul uw eigen waarden in — de uitkomst is meestal onaangenaam genoeg.

Wie vanwege de plicht toch iets moet invoeren, doet er daarom goed aan één vraag mee te beslissen: moet de registratie alleen het bewijs leveren, of ook de factuur? Een prikklok registreert dat iemand van 7 tot 16 uur aanwezig was. Voor de facturatie hebt u er bij nodig voor wie hij in die tijd gewerkt heeft.

Precies daarvoor is de tijdregistratie in de Office Cloud van office1.cloud gebouwd: voor de tijd bij de klant die daarna op een factuur moet. De timer start in de browser of in de app voor Android en iPhone, direct ter plaatse. Elke boeking hangt aan een project, een activiteit en een klant — of aan een leverancier, als u ingekocht werk meeschrijft. Het uurtarief komt uit de standaardinstelling, van het project, van de activiteit of van de afzonderlijke boeking, al naar gelang waar u het hebt vastgelegd.

Bij het afrekenen beslist u twee dingen zelf:

• Afronding: op 5, 6, 10, 15, 30 of 60 minuten, naar keuze altijd naar boven of rekenkundig — dus vanaf de helft omhoog, daaronder omlaag. En naar keuze per boeking of pas op het totaal. Dat scheelt aanzienlijk: zesminutenritme per boeking is iets anders dan kwartieren op het maandtotaal.
• Detailniveau op de factuur: één regel per project, per activiteit of per afzonderlijke boeking. Bij particulieren volstaat meestal de activiteit; wie regelmatig gekort wordt, schakelt over op afzonderlijke boekingen.

Tijd die u niet in rekening brengt, markeert u met een reden in plaats van te wissen — dan ziet u aan het eind van het jaar hoeveel coulance u hebt weggegeven. Uit de selectie ontstaat een document met documentnummer; klopt er iets niet, dan kan de afrekening worden gestorneerd en zijn de uren weer vrij. Het urenoverzicht voor de klant is er bovendien als pdf — dat is het papier dat in een geschil telt, lang voordat het om aanmaning of incasso gaat.

Waar de grens ligt, eerlijk gezegd: deze module is gemaakt voor klanttijd, niet voor arbeidsomstandigheden. Ze houdt datum, begin, einde, duur en de persoon vast — dus de gegevens waarover het hierboven gaat. Maar ze houdt pauzes niet apart bij, ze bewaakt de acht- en tienuursgrenzen niet en ze waarschuwt u niet wanneer iemand de rusttijd tussen twee diensten onderschrijdt. Of uw registratie als bewijs deugt, hangt bovendien ervan af of werkelijk de volledige arbeidstijd erin belandt, ook de uren zonder klant. Zoekt u een oplossing die grenswaarden en rusttijden actief toetst, dan hebt u software voor arbeidstijdcontrole nodig. Horen uw uren toch al bij klanten en projecten, leg ze dan één keer vast en gebruik ze twee keer.

Omdat de uren toch worden bijgehouden, hangen de vervolgstappen eraan: uit dezelfde gegevens ontstaat de vakmanfactuur met vermeld arbeidsaandeel, de termijn- of eindfactuur in een lopend project of de terugkerende afrekening van een onderhoudscontract. En wie bij de offerte al met uren heeft gecalculeerd, kan aan het eind begroot en werkelijk naast elkaar leggen.

Een praktische tip tot slot: vergeten timers zijn de meest voorkomende fout. Wie 's avonds vergeet op "stop" te drukken, heeft de volgende ochtend een boeking van achttien uur. Daarom is er een waarschuwingsdrempel voor ongewoon lange boekingen, standaard vanaf 16 uur.

Veelgestelde vragen

Heb ik überhaupt tijdregistratie nodig? Hebt u werknemers: ja. Begin, einde en duur van de volledige arbeidstijd, sinds de beschikking van het federale arbeidshof van 13 september 2022. Werkt u alleen: nee.

Moet het digitaal? Vandaag niet. Volgens het ontwerp later wel — behalve bij maximaal tien werknemers, daar zou papier blijvend toegestaan blijven.

Wat gebeurt er als ik helemaal niets opschrijf? Bij de arbeidstijd boven acht uur is dat een overtreding met een boetekader tot 30.000 euro. Voor de volledige registratie volgens de uitspraak van 2022 bestaat tot nu toe geen eigen boetebepaling — maar de toezichthouder kan u de invoering van een systeem opdragen, en dan wordt het duur als u het blijft laten. Bij minijobbers en in de branches volgens § 2a SchwarzArbG controleert de douane.

Volstaat een spreadsheet? Als elektronische vorm in de zin van het ontwerp wordt een spreadsheet algemeen als voldoende beschouwd, omdat het ontwerp geen bepaalde techniek voorschrijft. De haak zit elders: een tabel die aan het eind van de maand uit briefjes wordt gevuld, haalt de dagtermijn niet.

Mogen mijn mensen hun uren zelf invoeren? Ja, het ontwerp voorziet daar uitdrukkelijk in. De verantwoordelijkheid voor de juiste registratie blijft bij u.

Moet de medewerker het urenbriefje ondertekenen? Voorgeschreven is dat niet. Voor de facturatie aan uw klant kan een medeondertekening op het urenoverzicht toch zinvol zijn.

Hoe lang moet ik de registraties bewaren? Minstens twee jaar — volgens geldend recht, volgens § 17 MiLoG en ook volgens het ontwerp. Dat staat los van de fiscale bewaartermijnen voor uw boekhoudstukken.

Moet ik mijn eigen uren registreren? Als eigenaar zonder arbeidsovereenkomst niet. Voor de calculatie en voor de factuur aan de klant loont het toch.

Wanneer komt de wet? Dat staat niet vast. Het ontwerp heeft de procedure nog voor zich, en in werking treden moet het pas aan het begin van het kwartaal na de bekendmaking.

Stand: 26 augustus 2026. Het ambtelijk ontwerp is geen geldend recht; grenswaarden en termijnen kunnen in de verdere wetgevingsprocedure veranderen.

Bronnen: § 16 en § 22 ArbZG, § 17 MiLoG en § 2a SchwarzArbG (Gesetze im Internet); federaal arbeidshof, beschikking van 13-09-2022, 1 ABR 22/21; ambtelijk ontwerp van het Duitse ministerie van Arbeid en Sociale Zaken „Ontwerp van een wet tot wijziging van de arbeidstijdenwet en andere voorschriften" van 18-06-2026.