Scrivere preventivi: cosa metterci perché il cliente dica sì – e non rinegozi

Un preventivo ha bisogno di cinque cose: una descrizione del lavoro con numeri anziché termini generici, una frase su ciò che non è compreso, il prezzo presentato con chiarezza, una data di validità e l'indicazione di come si prosegue. Tutto il resto è questione di forma – perché, a differenza della fattura, dove il § 14 della legge tedesca sull'IVA (UStG) elenca esattamente cosa deve comparire, nessuna legge prescrive indicazioni obbligatorie per i preventivi. La struttura la decidete quindi voi. Contano solo due domande: il cliente dirà sì? E fra tre mesi sarà ancora possibile dimostrare con chiarezza cosa era stato concordato?

Indice

1. Cosa deve contenere un preventivo?
2. Modello da copiare
3. La descrizione del lavoro decide se ci sarà una rinegoziazione
4. Prezzo fisso o a consuntivo?
5. Come ordinare le voci
6. Netto o lordo? Dipende da chi avete davanti
7. Scrivere preventivi come piccolo imprenditore (§ 19 UStG)
8. Quanto a lungo deve valere il preventivo?
9. L'e-mail che accompagna il preventivo
10. Quando il cliente non risponde: il sollecito
11. Creare preventivi online invece che con un modello Word

Cosa deve contenere un preventivo?

Un preventivo non è un documento fiscale. Al fisco non interessa e nessuno ne verifica la completezza. Ha solo due compiti: il cliente deve dire sì, e più avanti nessuno deve poter discutere su cosa fosse stato concordato. Da qui l'elenco:

• La parola „preventivo" e un numero proprio. Il numero sa di burocrazia, ma fa risparmiare tempo ogni volta che un cliente telefona e altrimenti dovreste chiedere a quale dei tre preventivi si riferisce.
• La data – senza data non si stabilisce più quale versione valga.
• I vostri dati completi e quelli del cliente. Per un'azienda la ragione sociale esatta, non il nome della persona di contatto. Chi scrive al „signor Müller" e poi deve sollecitare la Müller GmbH ha un problema.
• Il lavoro, descritto nel modo più concreto possibile – il punto più importante, ci torniamo subito.
• Prezzi unitari e prezzo totale, e se l'IVA è compresa o si aggiunge.
• Fino a quando vale il preventivo.
• Condizioni di pagamento: termine di pagamento, eventualmente acconti o caparra.
• Periodo di esecuzione o tempi di consegna – meglio con l'aggiunta „dopo il conferimento dell'incarico", così la data non slitta mentre il cliente ci pensa per tre settimane.

A seconda del mestiere si aggiungono: spese di trasferta (indicarle separatamente, altrimenti diventeranno una discussione), materiale fornito dal cliente e ciò che vi serve per poter lavorare – allacciamento elettrico, accesso libero, stanze sgombere. Quest'ultimo punto è quello dimenticato più spesso ed è la causa più frequente di un appuntamento saltato dopo aver bloccato una giornata per nulla.

Cosa non ci va: una richiesta di pagamento. Un preventivo non chiede denaro, propone. E non deve somigliare a una fattura in nessun punto. Chi espone l'IVA in un documento in modo che possa passare per fattura può doverla al fisco – anche se non è mai stato consegnato nulla (§ 14c UStG).

Modello da copiare

Non serve altro. Il testo funziona come PDF e, con una formattazione adattata, anche come e-mail:

Preventivo n. 2026-0117
Data: 08/08/2026
Valido fino al: 08/09/2026

Gentile signora Roth,

la ringrazio per la sua richiesta del 04/08/2026. Le propongo volentieri:

1. Sostituzione del quadro elettrico in cantina, 3 file, incl. differenziale e materiale · 1.850,00 €
2. Posa di 6 prese in soggiorno, sottotraccia, incl. tracce e stuccatura · 480,00 €
3. Trasferta, forfait · 150,00 €

Totale netto: 2.480,00 €
più IVA 19 %: 471,20 €
Importo totale: 2.951,20 €

Opzionale, non incluso nel totale:
4. Presa esterna aggiuntiva sul terrazzo, incl. foro passante · 320,00 € netti

Esecuzione: entro 4 settimane dal conferimento dell'incarico, previo accordo, ca. 2 giornate lavorative
Pagamento: 14 giorni dal ricevimento della fattura, senza detrazioni

Non sono compresi i lavori di tinteggiatura successivi alla stuccatura né un'eventuale sostituzione della linea principale; se sia necessaria si vedrà solo aprendo il quadro. In tal caso concorderò preventivamente con lei i costi aggiuntivi.

Il giorno dell'intervento mi serve libero accesso alla cantina e la possibilità di togliere corrente per ca. 3 ore.

Resto in attesa di un suo riscontro.

Cordiali saluti
Elektro Sander · Titolare Michael Sander · Ahornweg 12, 12345 Musterstadt · P. IVA DE123456789

I due paragrafi prima dei saluti sono quelli che si tralasciano scrivendo di fretta – e sono quelli che fanno la differenza maggiore. Il perché è nel capitolo seguente.

Per una fornitura di merce anziché una prestazione, sostituite „Esecuzione" con „Consegna: presumibilmente settimana 38, spedizione con corriere fino al marciapiede" e aggiungete all'occorrenza la riserva di proprietà – la merce resta vostra fino al saldo completo.

La descrizione del lavoro decide se ci sarà una rinegoziazione

„Lavori elettrici al piano terra – 2.480 €" è un preventivo con cui si perde. Non perché il prezzo sia sbagliato, ma perché tre mesi dopo quella frase può significare tutto e niente. Il cliente ricorda quattro prese in più, voi ne ricordate sei in totale. Chi avrà ragione dipende da chi l'ha messo per iscritto.

Tre cose fanno la differenza:

Numeri anziché termini generici. Non „posa prese", ma „6 prese, sottotraccia". Non „tinteggiatura pareti", ma „ca. 68 m², due mani coprenti". Non „posa piastrelle", ma „bagno ca. 11 m², formato 30 × 60, materiale fornito dal committente".

Mettere per iscritto ciò che non è compreso. Scriverlo dà fastidio, perché non si vuole mettere a rischio l'incarico con delle limitazioni. Nella pratica funziona all'inverso: chi dice prima „la tinteggiatura non è compresa", dopo la vende come lavoro aggiuntivo. Chi non dice nulla finisce per farla gratis, perché il cliente la dava per scontata.

Dire cosa succede se le cose vanno diversamente. Nel costruito storico, nei bagni e in tutto ciò che sta dietro una parete non si sa tutto in anticipo. Una frase come „Se all'apertura risultasse necessario sostituire la linea, concorderò preventivamente con lei i costi aggiuntivi" non costa nulla ed evita la discussione che altrimenti inizia con „non se n'è mai parlato".

Prezzo fisso o a consuntivo?

Questa decisione precede la prima frase e cambia l'intero preventivo.

Prezzo fisso significa: indicate una cifra e ne rispondete. Il cliente sa a cosa va incontro – e questo vende decisamente meglio, soprattutto con i privati. Il rischio è vostro: se dura più del previsto, ci rimettete. Il prezzo fisso ha senso quando l'entità del lavoro è realmente sotto controllo: nuove costruzioni, superfici a vista, montaggi standard, tutto ciò che avete fatto cento volte.

A consuntivo significa: tariffa oraria per il tempo, più materiale. Il rischio è del cliente, e proprio per questo è diffidente. Ha senso quando l'entità è onestamente imprevedibile: ricerca guasti, edifici vecchi, danni d'acqua, tutto ciò che sta dietro una parete chiusa. Se proponete così, servono quattro indicazioni, altrimenti ogni fattura diventa una discussione:

• la tariffa oraria, distinta per qualifica se varia
• l'unità di fatturazione – per esempio „ogni 15 minuti iniziati"
• come vengono calcolati trasferta e tempi di viaggio
• come viene fatturato il materiale, con o senza ricarico

La forma mista è di solito la soluzione migliore: prezzo fisso per la parte calcolabile, consuntivo per l'incerto. Nell'esempio sopra sarebbe un prezzo fisso per quadro e prese più la frase „Qualora fosse necessario sostituire la linea principale, fatturerò tali lavori a consuntivo a 68 €/ora più materiale, previo accordo."

Un preventivo vale quanto il calcolo che ha dietro – chi stabilisce la tariffa oraria a sensazione prima o poi vende lavori su cui non guadagna. Come calcolarla correttamente: calcolare la tariffa oraria.

E un'altra distinzione, perché si confonde di continuo: un preventivo di spesa giuridicamente non è la stessa cosa di un'offerta e, a certe condizioni, può essere superato.

Ne discende la domanda che si pone soprattutto con rilievi impegnativi: posso farmi pagare il preventivo? In linea di principio no – la sua elaborazione rientra nella fase precontrattuale, e per il preventivo di spesa la legge tedesca lo dice espressamente: „Un preventivo di spesa non è, nel dubbio, da remunerare" (§ 632 comma 3 BGB). È comunque possibile, ma solo se lo concordate prima ed espressamente – meglio con l'aggiunta che l'importo verrà scalato in caso di incarico. Entrambi i temi in dettaglio in Un'offerta è vincolante?.

Come ordinare le voci

Numeratele. Così al telefono potete dire „voce 3" invece di descrivere quale riga intendete. Con le varianti e nella fattura successiva questo ripaga una seconda volta.

Nell'ordine del lavoro, non per prezzo. Il cliente legge il preventivo come una sequenza: prima lo smontaggio, poi l'installazione, poi la stuccatura. Ordinare per importo lo costringe a ricostruire da solo la sequenza.

Non troppo minuzioso. Chi elenca ogni vite consegna una lista da sfoltire – il cliente la scorre e cerca cosa togliere. Da cinque a dodici voci sono di norma la risoluzione giusta: abbastanza fini da mostrare a cosa servono i soldi, abbastanza ampie perché nulla sembri trattabile singolarmente.

Separare visibilmente le opzioni. Tutto ciò che il cliente può aggiungere va sotto il totale e assolutamente non dentro. L'errore più frequente è inserire l'extra nella somma principale: il cliente vede una cifra più alta del previsto e smette del tutto di rispondere. Messa sotto, l'opzione funziona come proposta – e viene ordinata sorprendentemente spesso.

Netto o lordo? Dipende da chi avete davanti

Qui molti commettono lo stesso errore e mandano a tutti lo stesso preventivo al netto. La regola però cambia:

A un'azienda calcolate al netto. L'impresa detrae l'IVA a monte, per lei l'importo netto è la cifra vera. L'IVA la esponete comunque, ma la presentazione al netto è l'uso.

A un privato il prezzo finale IVA compresa deve essere riconoscibile. Il § 3 del regolamento tedesco sull'indicazione dei prezzi (PAngV) richiede l'indicazione del prezzo totale nelle offerte ai consumatori, e aggiunge: „Se un prezzo viene scomposto, il prezzo totale deve essere evidenziato." Potete quindi elencare voci al netto – l'importo lordo deve solo risultare chiaramente alla fine e non essere stampato più piccolo del prezzo netto.

La ragione pratica pesa ancora più di quella giuridica: un privato che legge „2.480 €" e alla fine deve pagarne 2.951,20 si sente ingannato – anche se formalmente non avete sbagliato nulla. Questo vi costa l'incarico o una conversazione spiacevole.

Se non sapete se avete davanti un consumatore o un imprenditore – per esempio un locatore che fa ristrutturare un appartamento – indicate entrambi gli importi. Così siete corretti in ogni caso.

Scrivere preventivi come piccolo imprenditore (§ 19 UStG)

Come piccolo imprenditore ai sensi del § 19 UStG non esponete l'IVA. Nel preventivo sostituite il blocco prezzi con una sola riga più un'avvertenza:

Importo totale: 2.480,00 €
L'importo non comprende IVA (regime dei piccoli imprenditori ai sensi del § 19 UStG).

L'avvertenza non è obbligatoria nel preventivo – sulla fattura successiva sì. Ci sta comunque, per una ragione pratica: un cliente commerciale dà per scontato che al vostro prezzo si aggiunga un 19 % che recupererà dal fisco. Senza l'avvertenza confronta il vostro preventivo con quello di un concorrente e calcola male il vostro. Con l'avvertenza vede subito che 2.480 € restano 2.480 €.

Come deve apparire poi la fattura: scrivere una fattura senza IVA.

Quanto a lungo deve valere il preventivo?

Indicate una data precisa. Senza indicazione non siete affatto liberi – restate vincolati alla vostra proposta finché potevate attendervi una risposta „secondo circostanze ordinarie" (§ 147 comma 2 BGB). Cosa significhi nel caso concreto lo decide, in caso di lite, un giudice. Con „Valido fino al 08/09/2026" lo decidete voi.

Per quanto tempo dipende dal settore. Con prezzi stabili quattro settimane sono la norma. Se il vostro prezzo dipende da costi dei materiali in movimento, due settimane sono più oneste di quattro – oppure inserite una riserva per variazioni dei prezzi dei materiali. La validità è inoltre uno strumento di gestione: un preventivo con data di scadenza ottiene risposta più spesso di uno senza, e vi offre un motivo naturale per sollecitare.

Se potete ancora ritirare un preventivo, cosa producano davvero le formule „senza impegno" e cosa valga se avete sbagliato i conti e il cliente ha già accettato: Un'offerta è vincolante?.

L'e-mail che accompagna il preventivo

Il miglior preventivo non serve se il messaggio che lo accompagna sembra spedito per sbaglio. Bastano quattro righe:

Oggetto: Preventivo 2026-0117 – quadro elettrico e prese, Ahornweg

Gentile signora Roth,

come concordato lunedì, le invio il mio preventivo in allegato in PDF. Comprende il quadro elettrico, sei prese in soggiorno e la trasferta; la presa esterna l'ho indicata sotto come opzione.

Il preventivo è valido fino al 08/09/2026. Se le va bene, basta una breve risposta via e-mail – la ricontatto poi per la data. Per domande mi trova allo 01234 56789.

Cordiali saluti

Tre cose fanno la differenza: l'oggetto contiene il numero e una parola chiave, così fra quattro settimane il cliente ritrova il messaggio. Il testo dice concretamente qual è il passo successivo – „basta una breve risposta" è una soglia più bassa di „resto in attesa di un suo riscontro". E il preventivo parte in PDF, non come file Word: un PDF si vede uguale per tutti e non può essere modificato per sbaglio (o di proposito).

Quando il cliente non risponde: il sollecito

Nessuna risposta di solito non significa „no", ma „è ancora sulla pila". Eppure molti non osano richiamare, temendo di apparire insistenti. È il tono a decidere:

Dopo circa una settimana, un messaggio breve che pone una domanda invece di fare pressione:

Gentile signora Roth,

volevo solo sapere se il mio preventivo della settimana scorsa era chiaro o se è rimasto qualcosa in sospeso. Se le serve qualcosa di diverso – altra entità dei lavori, altra data – lo adatto volentieri.

La differenza rispetto a „Ha già deciso?" è più grande di quanto sembri: una domanda pretende una decisione, l'altra offre aiuto – e vi consegna per inciso il vero motivo dell'esitazione.

Poco prima della scadenza della validità avete un secondo motivo, del tutto naturale: „Il mio preventivo scade il 08/09. Vuole che lo prolunghi?" Non è una minaccia, è un servizio – e nella pratica è la telefonata in cui arrivano più conferme.

In caso di rifiuto chiedete il motivo. Prezzo, tempi, entità o semplicemente un'altra impresa – la risposta costa al cliente dieci secondi e vi rivela se eravate troppo cari o solo troppo lenti. Chi lo annota per un anno, poi calcola diversamente.

Firmare, peraltro, il cliente non deve. Un preventivo non è un modulo da controfirmare – l'accettazione non richiede forma, un'e-mail con „va bene" basta ed è più facile da ritrovare di un foglio di carta. Vale però anche l'inverso: il silenzio non è un sì. Chi non risponde non ha acconsentito.

Se il cliente accetta, il passo successivo è la conferma – particolarmente importante se accetta con modifiche, volendo solo due voci su tre o indicando un'altra data. Giuridicamente non è un'accettazione, ma una nuova proposta del cliente, alla quale dovete prima aderire. Come si fa: conferma d'ordine.

Creare preventivi online invece che con un modello Word

Per il primo preventivo Word basta. Chi scrive preventivi regolarmente conosce il problema dal ventesimo in poi: aprite l'ultimo preventivo, lo salvate con un nuovo nome, sovrascrivete nome del cliente, voci e data – e vi sfugge quell'unica riga rimasta dal precedente. Di solito è il numero o la data di validità, a volte il nome del cliente precedente. In più, ogni voce verrà ribattuta: una volta nella conferma d'ordine, una volta nella fattura. A ogni ribattitura una cifra può cambiare, e ci si accorge solo quando il cliente confronta la fattura con il preventivo.

Creare preventivi online risolve esattamente questi due punti. In office1.cloud i dati del cliente e gli articoli arrivano dall'anagrafica, il numero del preventivo viene assegnato in sequenza e con un clic dal preventivo nasce l'ordine e da questo la fattura – le voci si spostano con esso invece di essere riscritte.

Per il preventivo in sé Word non è problematico: non è un documento fiscalmente rilevante. Per la fattura successiva la questione cambia, e lì diventa davvero delicata: scrivere fatture con Word o Excel.

Se del vostro modo di scrivere preventivi volete cambiare una cosa sola, cambiate la descrizione del lavoro: numeri anziché termini generici e una frase su ciò che non è compreso. Sarà questo a decidere se potrete addebitare il lavoro aggiuntivo o se lo regalerete. E se volete cambiarne una seconda: sollecitate. La maggior parte dei preventivi non viene respinta, viene dimenticata.