Wystawianie faktur w Wordzie lub Excelu – czy to dozwolone?

Najpierw krótka odpowiedź: utworzenie faktury w Wordzie lub Excelu nie jest zabronione. Nie istnieje żadne prawo, które nakazywałoby korzystanie z konkretnego programu. Haczyk tkwi gdzie indziej – w tym, jak faktura jest później przechowywana. I właśnie tu Word oraz Excel w praktyce niemal zawsze zawodzą.

Tworzenie nie jest problemem – przechowywanie już tak

Wielu osobom przy haśle „faktura a urząd skarbowy" myśl biegnie ku pisaniu. Tymczasem urząd interesuje przede wszystkim to, co dzieje się z fakturą po jej wysłaniu. Raz wystawiony dokument musi zostać zachowany trwale, w niezmienionej i możliwej do prześledzenia postaci. To sedno GoBD – niemieckich „Zasad prawidłowego prowadzenia i przechowywania ksiąg, zapisów i dokumentów w formie elektronicznej".

Plik Worda lub Excela tego nie spełnia: można go w każdej chwili otworzyć, nadpisać i ponownie zapisać, a nikt nie zobaczy tej zmiany. To właśnie ta łatwość modyfikacji jest problemem – a nie sam program.

Czego konkretnie wymaga GoBD

W przypadku faktur wymagania sprowadzają się do trzech punktów:

• Niezmienialność: gotowego dokumentu nie wolno później zmieniać ani usuwać. Jeśli coś trzeba poprawić, robi się to poprzez nową fakturę z odniesieniem do poprzedniej – a nie przez nadpisanie.
• Możliwość prześledzenia: każdy kolejny numer faktury musi być obecny bez luk. Brakujący numer wygląda tak, jakby zniknął jakiś przychód.
• Czytelność przez dziesięć lat: faktury należy przechowywać dziesięć lat, i to tak, aby w każdej chwili dały się odczytać i przeanalizować.

Dlaczego Word i Excel na tym polegają

Przy klasycznym szablonie Worda dzieje się tak: otwierasz dokument z ostatniej faktury, zmieniasz klienta, datę i kwotę, zapisujesz – i poprzednia faktura zostaje nadpisana. Nie ma żadnej historii, żadnego stałego nadawania numerów, żadnej ochrony przed przypadkową zmianą. W Excelu dochodzą do tego błędy w obliczeniach i rozjechane formuły.

Rozpowszechniony błędny pogląd: „Przecież zamieniam fakturę na PDF, więc jest niezmienialna". To nie pomaga. PDF również da się zastąpić lub wygenerować na nowo, a i tak decydujące jest to, by cały przebieg – utworzenie, nadanie numeru, archiwizacja – był możliwy do prześledzenia. Wyeksportowany po fakcie PDF na dysku niczego z tego nie potwierdza. Także dodatkowe wydrukowanie i wpięcie faktury do segregatora nie zastępuje prawidłowego przechowywania cyfrowego.

Co grozi podczas kontroli podatkowej

Dopóki wszystko idzie gładko, nikt tego nie zauważa. Krytycznie robi się przy kontroli podatkowej. Jeśli kontroler nie może uznać faktur za prawidłowe – na przykład dlatego, że brakuje numerów albo dokumenty są ewidentnie dowolnie modyfikowalne – ma prawo odrzucić zapisy i oszacować zysk. Takie oszacowanie rzadko wypada na Twoją korzyść. Do tego mogą dojść doszacowania, a w gorszym przypadku podejrzenie, że doszło do świadomej manipulacji.

I nie dotyczy to tylko skrajnych przypadków: już zwykła faktura powstała w dowolnie modyfikowalnym Wordzie lub Excelu jest formalnie podważalna. Jak wyraźnie widać to z perspektywy administracji, pokazuje film OlliNichtImDienst na TikToku – przez 20 lat był urzędnikiem skarbowym i otwarcie opowiada, że właśnie takie faktury z Worda i Excela nie są prawidłowe i że łapał na tym samozatrudnionych podczas kontroli: zobacz film na TikToku (film po niemiecku). Ryzyko nie jest więc teoretyczne – to codzienność kontroli.

Przejście na inne rozwiązanie – łatwiejsze, niż myślisz

Kto dotąd pracował w Wordzie lub Excelu, często obawia się zmiany. A jest ona prostsza, niż wielu sądzi:

• Zabierz dane podstawowe: klientów, produkty i ceny da się w niemal każdym programie zaimportować jako plik CSV – często kilkoma kliknięciami. To właśnie te listy z Twojej starej tabeli Excela wyraźnie skracają przeprowadzkę.
• Stare faktury zostają tam, gdzie są: już wystawionych faktur nie musisz przenosić. Po prostu przechowujesz stare dokumenty dalej i startujesz w nowym rozwiązaniu z kolejnym numerem w ciągłej numeracji.
• Dobry moment: idealnie zmienić program na początku roku lub kwartału. Wtedy zamykasz czysto stary okres i cały nowy zaczynasz już w nowym systemie.

Od tej pory program przejmuje dokładnie to, co w Wordzie bywało podatne na błędy: automatyczne numery w ciągłej numeracji, brak nadpisywalnych dokumentów, porządną archiwizację. Jeśli i tak zmieniasz rozwiązanie, warto spojrzeć na to, co jest istotne przy wyborze – zebraliśmy to w tekście Program do faktur dla drobnego przedsiębiorcy: na co zwrócić uwagę.

A gdyby jednak wyszła kiedyś błędna faktura: usuwanie i wtedy jest tabu. Jak poprawnie skorygować, opisujemy w tekście Korygowanie faktury: faktura storno i faktura korygująca.