Emitir facturas con Word o Excel: ¿está permitido?

La respuesta corta primero: crear una factura en Word o Excel no está prohibido. No existe ninguna ley que imponga un programa concreto. La trampa está en otro sitio: en cómo se conserva la factura después. Y justo ahí es donde Word y Excel fallan en la práctica casi siempre.

Crearla no es el problema; conservarla, sí

Al pensar en „factura y agencia tributaria", mucha gente piensa en el acto de escribirla. Pero a la agencia tributaria le interesa sobre todo lo que ocurre después del envío. Un justificante ya emitido debe conservarse de forma permanente, inalterada y rastreable. Ese es el núcleo de las GoBD, los principios alemanes para llevar y conservar libros, registros y documentos en formato electrónico.

Un archivo de Word o Excel no cumple con eso: se puede abrir, sobrescribir y volver a guardar en cualquier momento sin que nadie vea el cambio. Es precisamente esa facilidad para modificarlo lo que constituye el problema, no el programa en sí.

Qué exigen concretamente las GoBD

Para las facturas, las exigencias se reducen a tres puntos:

• Inalterabilidad: un justificante terminado no puede modificarse ni borrarse después. Si hay que corregir algo, se hace mediante una factura nueva que remite a la anterior, no sobrescribiendo.
• Trazabilidad: cada número de factura correlativo debe estar presente sin lagunas. Si falta un número, parece que ha hecho desaparecer una operación.
• Legibilidad durante diez años: las facturas deben conservarse diez años, y de modo que en cualquier momento se puedan volver a leer y analizar.

Por qué Word y Excel fallan en esto

Con la clásica plantilla de Word ocurre lo siguiente: abre el documento de la última factura, cambia el cliente, la fecha y el importe, guarda, y la factura anterior queda sobrescrita. No existe historial, ni una asignación fija de numeración, ni protección frente a cambios accidentales. En Excel se suman los errores de cálculo y las fórmulas descolocadas.

Un error muy extendido: „Pero si convierto la factura en PDF, ya es inalterable." No sirve. Un PDF se puede sustituir o volver a generar igualmente, y lo decisivo es, en todo caso, que todo el proceso —creación, asignación de número, archivo— sea rastreable. Un PDF exportado a posteriori y guardado en el disco duro no demuestra nada de eso. Tampoco imprimir la factura y archivarla en papel sustituye a la conservación digital ordenada.

Qué riesgo hay en una inspección fiscal

Mientras todo marcha bien, esto no salta a la vista. La cosa se complica en una inspección fiscal. Si el inspector no puede reconocer las facturas como ordenadas —porque faltan números o porque los justificantes son manifiestamente modificables a voluntad—, puede desechar los registros y estimar el beneficio. Una estimación así rara vez sale a su favor. A ello pueden añadirse recargos por estimación y, en el peor de los casos, la sospecha de que hubo manipulación deliberada.

Y esto no afecta solo a casos extremos: una factura corriente, creada de forma libremente modificable en Word o Excel, ya es atacable en el plano formal. Lo evidente que resulta esto desde el punto de vista de la administración lo muestra un vídeo de OlliNichtImDienst en TikTok (vídeo en alemán): fue funcionario de Hacienda durante 20 años y cuenta abiertamente que precisamente ese tipo de facturas de Word y Excel no son ordenadas, y que con ellas „pilló" a autónomos en las inspecciones: ver el vídeo en TikTok. El riesgo, por tanto, no es teórico, sino el día a día de una inspección.

El cambio: más fácil de lo que parece

Quien hasta ahora ha trabajado con Word o Excel suele temer el cambio. Pero es más sencillo de lo que muchos creen:

• Llevarse los datos maestros: clientes, artículos y precios se pueden importar como archivo CSV en casi cualquier software, a menudo con unos pocos clics. Son justamente esas listas de su antigua tabla de Excel las que acortan notablemente la mudanza.
• Las facturas antiguas se quedan donde están: no tiene que traspasar las facturas ya escritas. Sencillamente sigue conservando los justificantes antiguos y empieza en la nueva solución con el siguiente número correlativo.
• El buen momento: lo ideal es cambiar al inicio del año o del trimestre. Así cierra limpiamente el periodo anterior y empieza el nuevo por completo en el nuevo sistema.

A partir de ahí, el programa asume precisamente lo que en Word era propenso a errores: numeración correlativa automática, justificantes no sobrescribibles y un archivo limpio. Si de todos modos va a cambiar, merece la pena fijarse en lo que realmente importa al elegir; lo hemos resumido en Programa de facturación para pequeñas empresas: en qué debe fijarse.

Y si alguna vez sale una factura equivocada: borrarla también está entonces prohibido. Cómo corregir de forma limpia lo explicamos en Corregir una factura: factura de anulación y factura rectificativa.