Scrivere le fatture con Word o Excel – è consentito?

Cominciamo dalla risposta breve: creare una fattura con Word o Excel non è vietato. Non esiste alcuna legge che imponga un programma specifico. La fregatura è altrove, ovvero nel modo in cui la fattura viene conservata dopo. Ed è proprio qui che, nella pratica, Word ed Excel falliscono quasi sempre.

Creare non è il problema – conservare sì

Quando si pensa al rapporto tra „fattura e fisco", molti pensano alla scrittura. In realtà all'amministrazione finanziaria interessa soprattutto cosa succede alla fattura dopo l'invio. Un documento una volta emesso deve rimanere conservato in modo permanente, immutato e tracciabile. Questo è il cuore delle regole tedesche sulla corretta tenuta e conservazione digitale dei documenti contabili (le cosiddette GoBD).

Un file Word o Excel non soddisfa questo requisito: può essere aperto in qualsiasi momento, sovrascritto e salvato di nuovo, senza che nessuno veda la modifica. È proprio questa facile modificabilità il problema, non il programma in sé.

Cosa richiedono concretamente le regole di conservazione

Per le fatture i requisiti si riducono a tre punti:

• Immodificabilità: un documento completato non può più essere modificato o cancellato in un secondo momento. Se occorre correggere qualcosa, lo si fa con una nuova fattura che fa riferimento a quella precedente, non sovrascrivendola.
• Tracciabilità: ogni numero di fattura progressivo deve essere presente senza lacune. Se manca un numero, sembra che abbiate fatto sparire un ricavo.
• Leggibilità per dieci anni: le fatture vanno conservate per dieci anni, e in modo tale da poter essere lette e consultate in qualsiasi momento.

Perché Word ed Excel falliscono su questo

Con il classico modello Word succede questo: aprite il documento dell'ultima fattura, cambiate cliente, data e importo, salvate – e la fattura precedente è sovrascritta. Non esiste alcuno storico, nessuna numerazione fissa, nessuna protezione contro la modifica accidentale. Con Excel si aggiungono errori di calcolo e formule slittate.

Un equivoco diffuso: „Tanto converto la fattura in PDF, così è immodificabile." Non serve. Anche un PDF può essere sostituito o rigenerato, e ciò che conta è comunque che l'intero processo – creazione, numerazione, archiviazione – sia tracciabile. Un PDF esportato a posteriori e salvato sul disco fisso non dimostra nulla di tutto ciò. Anche stampare la fattura e archiviarla in cartaceo non sostituisce la corretta conservazione digitale.

Cosa si rischia in una verifica fiscale

Finché tutto fila liscio, non se ne accorge nessuno. Il problema nasce con una verifica fiscale. Se il verificatore non può riconoscere le fatture come regolari – ad esempio perché mancano dei numeri o perché i documenti sono palesemente modificabili a piacere – può scartare le registrazioni e stimare l'utile. Una stima del genere raramente vi è favorevole. A ciò possono aggiungersi maggiorazioni e, nel caso peggiore, il sospetto di manipolazione intenzionale.

E non riguarda solo i casi estremi: già una normale fattura nata in modo liberamente modificabile in Word o Excel è formalmente attaccabile. Quanto sia netto questo aspetto dal punto di vista dell'amministrazione lo mostra un video di OlliNichtImDienst su TikTok (video in tedesco) – è stato funzionario del fisco per 20 anni e racconta apertamente che proprio fatture di questo tipo, fatte in Word ed Excel, non sono regolari e che con esse ha „beccato" lavoratori autonomi durante le verifiche: al video su TikTok. Il rischio quindi non è teorico, ma la quotidianità della verifica.

Il passaggio – più semplice di quanto si creda

Chi finora ha lavorato con Word o Excel teme spesso il cambiamento. In realtà è più semplice di quanto molti temano:

• Portate con voi i dati anagrafici: clienti, articoli e prezzi si possono importare in quasi ogni software come file CSV – spesso con pochi clic. Sono proprio quelle liste nel vostro vecchio foglio Excel a rendere il trasloco molto più rapido.
• Le vecchie fatture restano dove sono: le fatture già scritte non dovete trasferirle. Conservate semplicemente i vecchi documenti e ripartite nella nuova soluzione con il numero progressivo successivo.
• Il momento giusto: l'ideale è passare all'inizio dell'anno o del trimestre. Così chiudete in modo pulito il periodo precedente e iniziate quello nuovo interamente nel nuovo sistema.

Da quel momento il programma si occupa proprio delle cose che in Word erano soggette a errori: numeri progressivi automatici, nessun documento sovrascrivibile, un'archiviazione ordinata. Se comunque state cambiando, vale la pena capire cosa conta nella scelta – lo abbiamo riassunto in Programma di fatturazione per piccole imprese: a cosa fare attenzione.

E se una volta dovesse partire una fattura sbagliata: anche in quel caso cancellare è tabù. Come correggere in modo pulito lo trovate in Correggere una fattura: fattura di storno e fattura di rettifica.