Word veya Excel ile fatura yazmak – buna izin var mı?

Önce kısa cevap: Bir faturayı Word veya Excel'de oluşturmak yasak değildir. Belirli bir programı zorunlu kılan bir yasa yoktur. Asıl sorun başka yerde – yani faturanın sonrasında nasıl saklandığında. Ve tam da bu noktada Word ile Excel pratikte neredeyse her zaman başarısız olur.

Sorun oluşturmak değil – saklamak

Birçok kişi „fatura ve vergi dairesi" konusunu düşününce yazma aşamasını gözünde canlandırır. Oysa vergi dairesini asıl ilgilendiren, faturaya gönderildikten sonra ne olduğudur. Bir kez düzenlenmiş belge kalıcı olarak, değiştirilmeden ve izlenebilir biçimde korunmak zorundadır. GoBD'nin özü budur – yani „Defterlerin, kayıtların ve belgelerin elektronik biçimde usulüne uygun tutulması ve saklanmasına ilişkin ilkeler".

Bir Word veya Excel dosyası bunu karşılamaz: İstenildiği an açılabilir, üzerine yazılabilir ve yeniden kaydedilebilir, üstelik hiç kimse yapılan değişikliği görmeden. İşte bu kolay değiştirilebilirlik asıl sorundur – programın kendisi değil.

GoBD somut olarak ne talep ediyor

Faturalar için gereklilikler üç noktada toplanır:

• Değiştirilemezlik: Tamamlanmış bir belge sonradan artık değiştirilemez veya silinemez. Bir şeyin düzeltilmesi gerekiyorsa bu, eskisine atıf yapan yeni bir faturayla yapılır – üzerine yazarak değil.
• İzlenebilirlik: Her ardışık fatura numarası eksiksiz mevcut olmalıdır. Bir numara eksikse, sanki bir cironun kaybolmasına göz yummuşsunuz gibi görünür.
• On yıl boyunca okunabilirlik: Faturalar on yıl saklanmalı, üstelik her an yeniden okunabilir ve değerlendirilebilir biçimde tutulmalıdır.

Word ve Excel bunda neden başarısız olur

Klasik Word şablonunda şu olur: Son faturanın belgesini açarsınız, müşteriyi, tarihi ve tutarı değiştirir, kaydedersiniz – ve önceki faturanın üzerine yazılmış olur. Ne bir geçmiş kaydı, ne sabit bir numara ataması, ne de yanlışlıkla değiştirmeye karşı bir koruma vardır. Excel'de buna bir de hesap hataları ve kayan formüller eklenir.

Yaygın bir yanılgı: „Faturayı zaten PDF'e çeviriyorum, o zaman değiştirilemez oluyor." Bu işe yaramaz. Bir PDF de aynı şekilde değiştirilebilir ya da yeniden oluşturulabilir, ve zaten belirleyici olan tüm sürecin – oluşturma, numara verme, arşivleme – izlenebilir olmasıdır. Sabit diske sonradan aktarılmış bir PDF bunların hiçbirini kanıtlamaz. Faturayı ek olarak yazdırıp dosyalamak da usulüne uygun dijital saklamanın yerini tutmaz.

Bir vergi denetiminde ne tehlikeye girer

Her şey yolunda gittiği sürece bu göze çarpmaz. İş bir vergi denetiminde kritikleşir. Denetçi faturaları usulüne uygun kabul edemezse – örneğin numaralar eksik olduğu ya da belgeler açıkça serbestçe değiştirilebilir olduğu için – kayıtları reddedip kârı takdiren belirleyebilir. Böyle bir takdir nadiren sizin lehinize sonuçlanır. Buna ek takdirler ve daha kötü durumda bilinçli olarak manipülasyon yapıldığı şüphesi de eklenebilir.

Ve bu yalnızca uç durumları ilgilendirmez: Word veya Excel'de serbestçe değiştirilebilir biçimde oluşmuş sıradan bir fatura bile biçimsel olarak açık hedeftir. Bunun idarenin gözünde ne kadar net olduğunu, OlliNichtImDienst'in TikTok'taki bir videosu gösteriyor – kendisi 20 yıl vergi memuruydu ve tam da bu tür Word ve Excel faturalarının usulüne uygun olmadığını, serbest çalışanları vergi denetimlerinde bu yüzden „enseye tokat" yakaladığını açıkça anlatıyor: TikTok'taki videoya (video Almanca). Yani risk teorik değil, denetimin sıradan gerçeğidir.

Geçiş – sanıldığından daha kolay

Şimdiye kadar Word veya Excel ile çalışmış olanlar çoğu zaman değişimden çekinir. Oysa bu, birçok kişinin korktuğundan daha basittir:

• Ana verileri yanınızda taşıyın: Müşteriler, ürünler ve fiyatlar neredeyse her yazılıma CSV dosyası olarak aktarılabilir – çoğu zaman birkaç tıkla. Eski Excel tablonuzdaki tam da bu listeler, taşınmayı gözle görülür biçimde kısaltır.
• Eski faturalar oldukları yerde kalır: Daha önce yazılmış faturaları aktarmanız gerekmez. Eski belgeleri olduğu gibi saklamaya devam eder, yeni çözümde bir sonraki ardışık numarayla başlarsınız.
• Doğru zaman: İdeal olan, yıl ya da çeyrek başında geçmektir. Böylece eski dönemi temiz bir şekilde kapatır, yeni dönemi baştan sona yeni sistemde başlatırsınız.

O andan itibaren program, Word'de hataya açık olan işleri devralır: ardışık numaraları otomatik, üzerine yazılamayan belgeler, temiz bir arşiv. Zaten geçiş yapacaksanız, seçimde nelere dikkat edileceğine göz atmak faydalıdır – bunu Küçük işletmeler için fatura programı: Nelere dikkat etmelisiniz yazısında topladık.

Ve bir kez yanlış bir fatura çıkarsa: Silmek o zaman da yasaktır. Nasıl temiz düzelteceğiniz Faturayı düzeltmek: İptal faturası ve düzeltme faturası yazısında anlatılıyor.