Выставлять счета в Word или Excel — это разрешено?

Сразу коротко: создать счёт в Word или Excel не запрещено. Нет закона, который предписывал бы определённую программу. Подвох в другом — в том, как счёт затем хранится. И именно на этом Word и Excel на практике почти всегда терпят неудачу.

Создание — не проблема, а вот хранение

Многие, думая о теме «счёт и налоговая», представляют себе процесс написания. При этом налоговую в первую очередь интересует, что происходит со счётом после отправки. Однажды выставленный документ должен сохраняться постоянно, в неизменном виде и с возможностью проследить его историю. В этом суть GoBD — «Принципов надлежащего ведения и хранения книг, записей и документов в электронной форме».

Файл Word или Excel этому не соответствует: его в любой момент можно открыть, перезаписать и снова сохранить, при этом никто не увидит изменения. Именно эта лёгкость изменения и есть проблема — а не сама программа.

Что конкретно требуют GoBD

Для счетов требования сводятся к трём пунктам:

• Неизменяемость: готовый документ нельзя задним числом изменить или удалить. Если что-то нужно исправить, это делается через новый счёт со ссылкой на старый — а не перезаписью.
• Прослеживаемость: каждый последовательный номер счёта должен присутствовать без пропусков. Если номер отсутствует, это выглядит так, будто вы «спрятали» оборот.
• Читаемость на протяжении десяти лет: счета хранятся десять лет, причём так, чтобы их в любой момент можно было прочитать и проанализировать.

Почему Word и Excel этого не обеспечивают

С классическим шаблоном Word происходит следующее: вы открываете документ последнего счёта, меняете клиента, дату и сумму, сохраняете — и предыдущий счёт перезаписан. Нет ни истории, ни фиксированной нумерации, ни защиты от случайного изменения. В Excel к этому добавляются ошибки в расчётах и «съехавшие» формулы.

Распространённое заблуждение: «Я же превращаю счёт в PDF, значит он неизменяем». Это не помогает. PDF можно точно так же заменить или создать заново, и решающим в любом случае остаётся то, чтобы весь процесс — создание, присвоение номера, хранение — был прослеживаемым. Задним числом экспортированный PDF на жёстком диске ничего из этого не подтверждает. И дополнительно распечатать счёт и подшить его в папку тоже не заменяет надлежащего цифрового хранения.

Чем грозит налоговая проверка

Пока всё идёт гладко, это не бросается в глаза. Критично становится при налоговой проверке. Если проверяющий не может признать счета надлежащими — например, потому что отсутствуют номера или документы явно свободно изменяемы — он вправе отклонить записи и определить прибыль расчётным путём. Такая оценка редко бывает в вашу пользу. К этому могут добавиться доначисления, а в худшем случае — подозрение в умышленной манипуляции.

И это касается не только крайних случаев: уже обычный счёт, созданный со свободной возможностью изменения в Word или Excel, формально уязвим. Насколько это очевидно с точки зрения ведомства, показывает видео OlliNichtImDienst в TikTok — он 20 лет был налоговым инспектором и откровенно рассказывает, что именно такие счета в Word и Excel не являются надлежащими и что он на них «ловил» самозанятых при проверках: к видео в TikTok (видео на немецком). То есть риск не теоретический, а повседневная реальность проверки.

Переход — проще, чем кажется

Тот, кто до сих пор работал в Word или Excel, часто боится смены. Но она проще, чем многие опасаются:

• Перенос основных данных: клиентов, товары и цены почти в любой программе можно импортировать в виде CSV-файла — часто в несколько кликов. Именно эти списки из вашей старой таблицы Excel заметно ускоряют переезд.
• Старые счета остаются на месте: уже выставленные счета переносить не нужно. Вы просто продолжаете хранить старые документы и начинаете в новом решении со следующего последовательного номера.
• Удачный момент: идеально переходить в начале года или квартала. Тогда вы аккуратно закрываете старый период и начинаете новый полностью в новой системе.

С этого момента программа берёт на себя именно то, что в Word было подвержено ошибкам: последовательные номера автоматически, никаких перезаписываемых документов, аккуратное хранение. Если вы всё равно переходите, стоит взглянуть на то, что важно при выборе — это мы обобщили в статье Программа для счетов для малого бизнеса: на что нужно обратить внимание.

А если всё же вышел ошибочный счёт: удалять его тоже нельзя. Как исправить его правильно, описано в статье Как исправить счёт: сторнирующий и корректирующий счёт.