Korygowanie faktury: jak poprawnie wystawić fakturę korygującą do zera (storno) i fakturę korygującą

Błędna kwota, literówka w adresie, przypadkowo wykazany podatek obrotowy: jeśli faktura jest już u klienta, pierwszy odruch to otworzyć plik i szybko go zmienić – albo usunąć i napisać na nowo. Jedno i drugie to zła droga. Dlaczego i jak zrobić to poprawnie, wyjaśnia ten artykuł.

Dlaczego nie wolno Ci po prostu zmienić faktury

Gdy tylko faktura zostanie wystawiona i wysłana, uznaje się ją za dokument księgowy. Dokumenty księgowe muszą być możliwe do prześledzenia i niezmienialne – tego wymagają zasady prawidłowego prowadzenia ksiąg (GoBD – niemieckie zasady prawidłowego prowadzenia i przechowywania ksiąg oraz dokumentów w formie elektronicznej). Nadpisanie już wysłanej faktury z mocą wsteczną lub bezśladowe jej usunięcie złamałoby tę możliwość prześledzenia. Gdy dojdzie do kontroli, brakuje albo dokumentu, albo istnieją dwie różne wersje tego samego numeru faktury – jedno i drugie rzuca się negatywnie w oczy.

Rozwiązaniem nie jest ukrycie błędu, lecz udokumentowana korekta. Są na to dwie drogi.

Droga 1: Faktura korygująca (sprostowanie faktury)

Faktura korygująca nadaje się do drobniejszych błędów, przy których kwota faktury się zgadza lub zmienia się tylko szczegół – na przykład przestawienie cyfr w adresie, błędny opis usługi lub zapomniana dana.

Nie piszesz przy tym całkowicie nowego dokumentu, lecz dokument prostujący, który jednoznacznie odnosi się do pierwotnej faktury: z jej numerem i datą oraz wskazaniem, co jest korygowane. Ważne jest jasne odniesienie – klient i urząd skarbowy muszą rozpoznać, która faktura jest tym samym prostowana.

Droga 2: Faktura storno

Faktura storno to droga dla większych błędów albo gdy faktura jest w całości bezprzedmiotowa – błędna kwota, błędny odbiorca, wystawiona podwójnie lub zlecenie przepadło.

Tak przebiega to czysto:

1. Tworzysz fakturę storno: treściowo kopię faktury pierwotnej, ale z ujemną kwotą. Rachunkowo znosi ona tym samym pierwotną fakturę.
2. Faktura storno otrzymuje własny, kolejny numer faktury – nie numer faktury pierwotnej.
3. Odwołuje się do faktury pierwotnej (jej numeru i daty), aby związek był jasny.
4. Następnie piszesz – jeśli to konieczne – nową, poprawną fakturę znów z własnym numerem.

Na końcu istnieją więc trzy dokumenty: błędna faktura pierwotna, faktura storno, która ją równoważy, oraz nowa poprawna faktura. Właśnie tego pełnego, ciągłego łańcucha oczekuje kontrola.

Przypadek szczególny: błędnie wykazany podatek obrotowy

Błąd o własnym ciężarze gatunkowym: jeśli wykazano za dużo lub bezpodstawnie podatek obrotowy – na przykład jako drobny przedsiębiorca albo 19 zamiast 7 procent –, jesteś winien wykazaną kwotę najpierw urzędowi skarbowemu (§ 14c UStG – niemiecka ustawa o podatku obrotowym). Także to da się skorygować, ale nie wystarczy po cichu zmienić liczby: korekta musi być udokumentowana i skuteczna wobec klienta. W takich przypadkach przed korektą warto rzucić krótkie okiem z doradcą podatkowym, aby sprostowanie zadziałało również podatkowo.

Wygodna droga

Powód, dla którego wielu przy korygowaniu oblewa się potem, to zwykle nadawanie numerów: storno z własnym numerem, odniesienie do oryginału, nowa faktura znów z własnym numerem – ręcznie jest to podatne na błędy. Oprogramowanie do fakturowania zdejmuje z człowieka właśnie to: w Easy Invoice na office1.cloud do istniejącej faktury jednym kliknięciem tworzysz fakturę storno, wraz z ujemną kwotą, poprawnym numerem i odniesieniem do oryginału – łańcuch pozostaje automatycznie czysty.

Jak faktura od początku wygląda kompletnie, aby w ogóle nie doszło do korekty, pokazuje nasz Przewodnik po pisaniu faktur.

_Ten artykuł zawiera ogólny przegląd i nie zastępuje doradztwa podatkowego. Decydujący jest Twój konkretny przypadek; w razie wątpliwości pomoże Twój doradca podatkowy._