Facturen schrijven met Word of Excel – mag dat?

Eerst het korte antwoord: een factuur in Word of Excel maken is niet verboden. Er is geen wet die een bepaald programma voorschrijft. De adder zit ergens anders – namelijk in de manier waarop de factuur daarna wordt bewaard. En juist daar lopen Word en Excel in de praktijk bijna altijd vast.

Maken is niet het probleem – bewaren wel

Bij het thema „factuur en Belastingdienst" denken velen aan het schrijven. Terwijl de Belastingdienst vooral geïnteresseerd is in wat er na het versturen met de factuur gebeurt. Een eenmaal uitgereikte factuur moet duurzaam, ongewijzigd en navolgbaar bewaard blijven. Dat is de kern van de GoBD – de Duitse „grondbeginselen voor het correct bijhouden en bewaren van boeken, aantekeningen en documenten in elektronische vorm".

Een Word- of Excel-bestand voldoet daar niet aan: het is op elk moment te openen, te overschrijven en opnieuw op te slaan, zonder dat iemand de wijziging ziet. Juist die eenvoudige veranderbaarheid is het probleem – niet het programma op zich.

Wat de GoBD concreet eisen

Voor facturen komen de eisen neer op drie punten:

• Onveranderbaarheid: Een afgeronde factuur mag achteraf niet meer worden gewijzigd of verwijderd. Moet er iets worden gecorrigeerd, dan gebeurt dat via een nieuwe factuur die naar de oude verwijst – niet door te overschrijven.
• Navolgbaarheid: Elk doorlopend factuurnummer moet sluitend aanwezig zijn. Ontbreekt er een nummer, dan lijkt het alsof u een omzet heeft laten verdwijnen.
• Leesbaarheid over tien jaar: Facturen moeten tien jaar worden bewaard, en wel zo dat ze op elk moment weer lees- en verwerkbaar zijn.

Waarom Word en Excel hierop stuklopen

Bij het klassieke Word-sjabloon gebeurt het volgende: u opent het document van de vorige factuur, wijzigt klant, datum en bedrag, slaat op – en de vorige factuur is overschreven. Er bestaat geen historie, geen vaste nummertoekenning, geen bescherming tegen per ongeluk wijzigen. Bij Excel komen daar rekenfouten en verschoven formules bij.

Een wijdverbreid misverstand: „Ik zet de factuur toch om naar een pdf, dan is die onveranderbaar." Dat helpt niet. Een pdf laat zich net zo goed vervangen of opnieuw genereren, en doorslaggevend is sowieso dat het hele proces – het maken, de nummertoekenning, de opslag – navolgbaar is. Een achteraf geëxporteerde pdf op de harde schijf bewijst daar niets van. Ook de factuur er extra bij uitprinten en in een map bewaren vervangt de correcte digitale bewaring niet.

Wat u riskeert bij een belastingcontrole

Zolang alles vlot verloopt, valt het niet op. Kritiek wordt het bij een belastingcontrole. Kan de controleur de facturen niet als correct erkennen – bijvoorbeeld omdat er nummers ontbreken of de documenten duidelijk vrij te wijzigen zijn –, dan mag hij de administratie verwerpen en de winst schatten. Zo'n schatting valt zelden in uw voordeel uit. Daar kunnen bijschattingen bij komen en in het ergste geval het vermoeden dat er bewust is gemanipuleerd.

En dat betreft niet alleen extreme gevallen: al een gewone factuur die vrij wijzigbaar in Word of Excel is ontstaan, is formeel aanvechtbaar. Hoe duidelijk dat vanuit het oogpunt van de fiscus is, laat een video van OlliNichtImDienst op TikTok zien – hij was 20 jaar belastingambtenaar en vertelt openlijk dat juist zulke Word- en Excel-facturen niet correct zijn en dat hij zelfstandigen daarmee bij belastingcontroles „te grazen heeft genomen" (video in het Duits): naar de video op TikTok. Het risico is dus niet theoretisch, maar de dagelijkse praktijk bij een controle.

De overstap – makkelijker dan gedacht

Wie tot nu toe met Word of Excel heeft gewerkt, ziet vaak op tegen de overstap. Die is echter eenvoudiger dan velen vrezen:

• Stamgegevens meenemen: Klanten, artikelen en prijzen laten zich in bijna elke software als CSV-bestand importeren – vaak met een paar klikken. Juist deze lijsten uit uw oude Excel-tabel zijn het die de verhuizing merkbaar bekorten.
• Oude facturen blijven waar ze zijn: Reeds geschreven facturen hoeft u niet over te zetten. U bewaart de oude documenten gewoon verder en start in de nieuwe oplossing met het volgende doorlopende nummer.
• Goed moment: Ideaal is de overstap aan het begin van het jaar of kwartaal. Dan sluit u de oude periode netjes af en begint u de nieuwe volledig in het nieuwe systeem.

Vanaf dan neemt het programma precies de dingen over die in Word foutgevoelig waren: doorlopende nummers automatisch, geen overschrijfbare documenten, een nette opslag. Als u toch overstapt, loont het de moeite om te kijken waar het bij de keuze op aankomt – dat hebben we samengevat in Factuurprogramma voor kleineondernemers: waar u op moet letten.

En mocht er toch eens een verkeerde factuur de deur uit gaan: verwijderen is ook dan taboe. Hoe u netjes corrigeert, leest u in Een factuur corrigeren: stornofactuur en correctiefactuur.