Rechnungen mit Word oder Excel schreiben – ist das erlaubt?

Die kurze Antwort zuerst: Eine Rechnung in Word oder Excel zu erstellen, ist nicht verboten. Es gibt kein Gesetz, das ein bestimmtes Programm vorschreibt. Der Haken liegt woanders – nämlich darin, wie die Rechnung danach aufbewahrt wird. Und genau dort scheitern Word und Excel in der Praxis fast immer.

Erstellen ist nicht das Problem – Aufbewahren schon

Viele denken beim Thema „Rechnung und Finanzamt" ans Schreiben. Dabei interessiert das Finanzamt vor allem, was nach dem Versand mit der Rechnung passiert. Ein einmal ausgestellter Beleg muss dauerhaft, unverändert und nachvollziehbar erhalten bleiben. Das ist der Kern der GoBD – der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form".

Eine Word- oder Excel-Datei erfüllt das nicht: Sie lässt sich jederzeit öffnen, überschreiben und wieder speichern, ohne dass irgendjemand die Änderung sieht. Genau diese leichte Veränderbarkeit ist das Problem – nicht das Programm an sich.

Was die GoBD konkret verlangen

Für Rechnungen laufen die Anforderungen auf drei Punkte hinaus:

• Unveränderbarkeit: Ein fertiger Beleg darf nachträglich nicht mehr verändert oder gelöscht werden. Muss etwas korrigiert werden, geschieht das über eine neue Rechnung mit Bezug auf die alte – nicht durch Überschreiben.
• Nachvollziehbarkeit: Jede fortlaufende Rechnungsnummer muss lückenlos vorhanden sein. Fehlt eine Nummer, sieht es aus, als hätten Sie einen Umsatz verschwinden lassen.
• Lesbarkeit über zehn Jahre: Rechnungen sind zehn Jahre aufzubewahren, und zwar so, dass sie jederzeit wieder les- und auswertbar sind.

Warum Word und Excel daran scheitern

Bei der klassischen Word-Vorlage passiert Folgendes: Sie öffnen das Dokument der letzten Rechnung, ändern Kunde, Datum und Betrag, speichern – und die vorherige Rechnung ist überschrieben. Es existiert keine Historie, keine feste Nummernvergabe, kein Schutz gegen versehentliches Ändern. Bei Excel kommen Rechenfehler und verrutschte Formeln dazu.

Ein verbreiteter Irrtum: „Ich wandle die Rechnung ja in ein PDF um, dann ist sie unveränderbar." Das hilft nicht. Ein PDF lässt sich ebenso ersetzen oder neu erzeugen, und entscheidend ist ohnehin, dass der gesamte Ablauf – Erstellung, Nummernvergabe, Ablage – nachvollziehbar ist. Ein nachträglich exportiertes PDF auf der Festplatte belegt davon nichts. Auch die Rechnung zusätzlich ausgedruckt abzuheften, ersetzt die ordnungsgemäße digitale Aufbewahrung nicht.

Was bei einer Betriebsprüfung droht

Solange alles glattläuft, fällt das nicht auf. Kritisch wird es bei einer Betriebsprüfung. Kann der Prüfer die Rechnungen nicht als ordnungsgemäß anerkennen – etwa weil Nummern fehlen oder die Belege offensichtlich frei änderbar sind –, darf er die Aufzeichnungen verwerfen und den Gewinn schätzen. Eine solche Schätzung fällt selten zu Ihren Gunsten aus. Hinzu können Zuschätzungen und im schlimmeren Fall der Verdacht kommen, dass bewusst manipuliert wurde.

Und das betrifft nicht nur Extremfälle: Schon eine gewöhnliche Rechnung, die frei änderbar in Word oder Excel entstanden ist, ist formal angreifbar. Wie deutlich das aus Sicht der Verwaltung ist, zeigt ein Video von OlliNichtImDienst auf TikTok – er war 20 Jahre Finanzbeamter und schildert offen, dass genau solche Word- und Excel-Rechnungen nicht ordnungsgemäß sind und er Selbstständige damit bei Betriebsprüfungen „hops genommen" hat: zum Video auf TikTok. Das Risiko ist also nicht theoretisch, sondern der Alltag in der Prüfung.

Der Umstieg – einfacher als gedacht

Wer bisher mit Word oder Excel gearbeitet hat, scheut oft den Wechsel. Der ist aber unkomplizierter, als viele befürchten:

• Stammdaten mitnehmen: Kunden, Artikel und Preise lassen sich in fast jeder Software als CSV-Datei importieren – oft mit wenigen Klicks. Genau diese Listen aus Ihrer alten Excel-Tabelle sind es, die den Umzug spürbar verkürzen.
• Alte Rechnungen bleiben, wo sie sind: Bereits geschriebene Rechnungen müssen Sie nicht übertragen. Sie bewahren die alten Belege einfach weiter auf und starten in der neuen Lösung mit der nächsten fortlaufenden Nummer.
• Guter Zeitpunkt: Ideal ist der Wechsel zum Jahres- oder Quartalsbeginn. Dann schließen Sie den alten Zeitraum sauber ab und beginnen den neuen komplett im neuen System.

Ab dann übernimmt das Programm genau die Dinge, die in Word fehleranfällig waren: fortlaufende Nummern automatisch, keine überschreibbaren Belege, eine saubere Ablage. Wenn Sie ohnehin umstellen, lohnt der Blick darauf, worauf es bei der Auswahl ankommt – das haben wir in Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer: Worauf Sie achten müssen zusammengefasst.

Und falls doch einmal eine falsche Rechnung rausgeht: Löschen ist auch dann tabu. Wie Sie sauber korrigieren, steht in Rechnung korrigieren: Stornorechnung und Korrekturrechnung.