Faktura w Kleingewerbe w Niemczech: wzór, szablon, dane obowiązkowe

To, czy na Państwa fakturze pojawi się VAT (Umsatzsteuer), nie zależy od Kleingewerbe (małej działalności gospodarczej), lecz od zasady małych przedsiębiorców (Kleinunternehmerregelung). Jeśli z niej korzystają Państwo, ustawa wymaga tylko kilku danych: Państwa imienia i nazwiska oraz nazwy klienta wraz z adresami, Państwa Steuernummer (numer podatkowy nadawany przez urząd skarbowy, Finanzamt), daty, opisu świadczenia i kwoty łącznej z informacją, że jako mały przedsiębiorca (Kleinunternehmer) nie doliczają Państwo VAT. Numeru faktury § 34a UStDV (niemieckie rozporządzenie wykonawcze do ustawy o VAT, Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung) w tym przypadku nie wymaga. Bez zasady małych przedsiębiorców obowiązują pełne dane obowiązkowe z numerem faktury, datą wykonania świadczenia i VAT.

Spis treści

1. Co musi znaleźć się na fakturze?
2. Kleingewerbe nie oznacza automatycznie: bez VAT
3. Wzór: faktura w Kleingewerbe
4. Brak Steuernummer: co teraz?
5. Czy w ogóle muszą Państwo wystawić fakturę?
6. Papier, PDF czy e-faktura?
7. Po wystawieniu faktury: przechowywanie i księgowanie
8. Najczęstsze pytania

Co musi znaleźć się na fakturze?

Jako mały przedsiębiorca potrzebują Państwo pięciu danych, z VAT jest ich znacznie więcej. Tabela pokazuje oba przypadki.

Federalne Ministerstwo Finansów (Bundesfinanzministerium) potwierdza, że mali przedsiębiorcy mogą wystawiać uproszczone faktury, które zawierają tylko dane z § 34a UStDV (Abschnitt 14.7a Abs. 1 UStAE, Umsatzsteuer-Anwendungserlass, wytyczne niemieckiej administracji skarbowej do stosowania ustawy o VAT). Numer faktury i tak się przydaje. Klient podaje go przy przelewie, a Państwo od razu widzą, która faktura jest opłacona. Kto później przestanie korzystać z zasady małych przedsiębiorców, i tak będzie go potrzebował i nie musi wtedy niczego zmieniać. Jak zbudować numerację faktur, opisuje artykuł Nadawanie numeru faktury.

Przy kwotach do 250 euro wystarcza jeszcze mniej danych, na przykład bez Steuernummer i bez adresu klienta (§ 33 UStDV). Informacja o zasadzie małych przedsiębiorców musi jednak znaleźć się także na takiej fakturze. Szczegóły opisuje artykuł Faktura na drobną kwotę do 250 euro. Dla klientów za granicą obowiązują zasady szczególne, zob. Faktura do innego kraju UE. W takim przypadku przed pierwszą fakturą warto zapytać kancelarię podatkową (Steuerkanzlei).

W programie do faktur office1.cloud wybierają Państwo w swoim profilu jeden raz status małego przedsiębiorcy (Kleinunternehmer). Następnie program sam umieszcza informację na każdej fakturze i nie wykazuje VAT.

Kleingewerbe nie oznacza automatycznie: bez VAT

Przed pierwszą fakturą warto sprawdzić, czy są Państwo małym przedsiębiorcą. To inne pytanie niż pytanie o Kleingewerbe. „Kleingewerbe” mówi coś o wielkości Państwa działalności i o księgowości. „Kleinunternehmer” to status w prawie o VAT, który decyduje, czy na fakturze pojawi się VAT. Różnicę wyjaśnia artykuł Kleingewerbe a Kleinunternehmer.

Zasada małych przedsiębiorców ma zastosowanie, jeśli Państwa obrót w poprzednim roku wyniósł najwyżej 25 000 euro, a w bieżącym roku nie przekracza 100 000 euro (§ 19 Abs. 1 UStG). Mogą Państwo z niej zrezygnować i doliczać VAT. Taka rezygnacja wiąże Państwa wtedy przez co najmniej pięć lat (§ 19 Abs. 3 UStG). Jaki wybór Państwo podjęli, wynika z reguły z kwestionariusza rejestracji podatkowej (Fragebogen zur steuerlichen Erfassung). Czy ta zasada jest dla Państwa lepsza, wyjaśnia artykuł Mały przedsiębiorca: tak czy nie?.

W roku założenia działalności obowiązuje niższy limit. Kto rozpoczyna działalność w bieżącym roku, jest według Federalnego Ministerstwa Finansów małym przedsiębiorcą tylko wtedy, gdy obrót w roku założenia nie przekracza 25 000 euro (Abschnitt 19.1 Abs. 3 UStAE). Limit 100 000 euro obowiązuje dopiero od drugiego roku. Jeśli w roku założenia limit zostanie przekroczony, VAT podlega już obrót powyżej limitu (Abschnitt 19.7 Abs. 1 UStAE). Od tego momentu wystawiają Państwo faktury z VAT.

Nie wykazywać VAT przez pomyłkę. Jeśli na fakturze małego przedsiębiorcy widnieje kwota podatku, jest on winien tę kwotę urzędowi skarbowemu (§ 14c Abs. 1 UStG, Abschnitt 14c.1 Abs. 2 UStAE). Łatwo o to przy wzorze z internetu, w którym jest już wpisane „19 % MwSt.” (19 % VAT). Jak tego uniknąć i jak to skorygować, opisuje artykuł Faktura bez VAT dla małych przedsiębiorców.

Zasada małych przedsiębiorców dotyczy tylko VAT. Od kiedy obowiązują podatek dochodowy i Gewerbesteuer, wyjaśnia artykuł Kleingewerbe: jakie podatki obowiązują.

Wzór: faktura w Kleingewerbe

Wzór pokazuje fakturę małej przedsiębiorczyni dla klienta firmowego. Nazwiska, adresy i numery są zmyślone. Numer faktury i data dostawy są dobrowolne, ale we wzorze i tak się znajdują. Wzór jest po niemiecku, ponieważ tak wygląda faktura dla niemieckiego klienta.

Lena Okoye · Handgemachte Keramik
Gartenstraße 9 · 04107 Leipzig
Steuernummer: 231/456/78901

Café Bohne und Blatt
Inhaber Murat Kaya
Karl-Liebknecht-Straße 52
04275 Leipzig

Rechnung Nr. 2026-007
Rechnungsdatum: 16. Oktober 2026
Lieferdatum: 14. Oktober 2026

Menge  Artikel                          Einzelpreis   Betrag
24     Kaffeebecher, glasiert, 300 ml       18,00 €  432,00 €
 6     Servierteller, rund, 28 cm           32,00 €  192,00 €

Gesamtbetrag                                         624,00 €

Steuerfreier Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.

Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum 30. Oktober 2026
auf das Konto IBAN DE12 3456 1111 2222 3333 44.

Ustawa nie przewiduje stałego brzmienia tej informacji. Według Federalnego Ministerstwa Finansów wystarcza sformułowanie potoczne, takie jak „steuerfreier Kleinunternehmer” (mały przedsiębiorca zwolniony z podatku), jeśli jednoznacznie wskazuje zwolnienie z podatku (Abschnitt 14.7a Abs. 1 UStAE). Często spotyka się też zdanie „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.” (zgodnie z § 19 UStG VAT nie jest naliczany).

Jeśli doliczają Państwo VAT, zastępują Państwo blok z kwotami. Numer faktury i data dostawy są wtedy obowiązkowe.

Summe netto                                          624,00 €
Umsatzsteuer 19 %                                    118,56 €
Gesamtbetrag                                         742,56 €

Podpisu ustawa nie wymaga na żadnej z tych dwóch faktur. Także faktura napisana odręcznie jest fakturą, jeśli zawiera wszystkie dane (§ 14 Abs. 1 UStG).

Brak Steuernummer: co teraz?

Przy klientach firmowych mają Państwo na wystawienie faktury sześć miesięcy (§ 14 Abs. 2 UStG). Dlatego najprostszym rozwiązaniem jest często poczekać, aż numer dotrze.

Steuernummer musi się znaleźć także na fakturze małego przedsiębiorcy (§ 34a Satz 1 Nr. 2 UStDV). Bez niego faktura jest niekompletna. Nie znaleźliśmy urzędowej zasady na okres, zanim numer dotrze. Możliwe są trzy drogi:

• Czekają Państwo z fakturą, aż numer dotrze.
• Wysyłają Państwo fakturę od razu i korygują ją później, gdy tylko numer dotrze. Fakturę z brakującymi danymi można skorygować zgodnie z § 31 Abs. 5 UStDV, dotyczy to także małych przedsiębiorców (§ 34a Satz 3 UStDV).
• Przy kwotach do 250 euro nie potrzebują Państwo Steuernummer, zob. Faktura na drobną kwotę.

Steuernummer otrzymują Państwo po wysłaniu do urzędu skarbowego kwestionariusza rejestracji podatkowej. Jak zrobić to przez ELSTER, internetowy portal niemieckiej administracji skarbowej, opisuje artykuł Wniosek o Steuernummer przez ELSTER. Państwa osobisty, jedenastocyfrowy numer identyfikacji podatkowej (Steuer-Identifikationsnummer) to inny numer i nie umieszcza się go na fakturze.

Czy w ogóle muszą Państwo wystawić fakturę?

Przy klientach firmowych tak, przy klientach prywatnych z reguły nie. Za świadczenia na rzecz innego przedsiębiorstwa ustawa wymaga faktury w ciągu sześciu miesięcy (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). To samo dotyczy stowarzyszeń i innych osób prawnych, które nie są przedsiębiorstwami (Nr. 2).

Sprzedając osobom prywatnym, mogą Państwo wystawić fakturę, ale niemiecka ustawa o VAT (Umsatzsteuergesetz) co do zasady do tego nie zobowiązuje. Ustawa wymienia wyjątek dla świadczeń podlegających opodatkowaniu, które są związane z nieruchomością, na przykład prac rzemieślniczych przy domu (Nr. 3). Czy ten wyjątek dotyczy także małych przedsiębiorców, których obroty są zwolnione z podatku zgodnie z § 19 UStG, najlepiej wyjaśnić z kancelarią podatkową.

Nawet bez obowiązku warto mieć dokument do każdego przychodu. Służy on jako dowód przy zeznaniu podatkowym.

Papier, PDF czy e-faktura?

Jako mały przedsiębiorca mogą Państwo zawsze wysyłać faktury w wersji papierowej lub jako PDF, także klientom firmowym (§ 34a Satz 4 UStDV, Abschnitt 14.7a Abs. 3 UStAE). E-faktura (E-Rechnung) to plik w stałym formacie, który programy odczytują automatycznie. PDF się do niej nie zalicza.

Jeśli doliczają Państwo VAT, a Państwa obrót w poprzednim roku wyniósł najwyżej 800 000 euro, ustawa wymaga e-faktur dla krajowych klientów firmowych za świadczenia od 1 stycznia 2028 (§ 27 Abs. 38 UStG). Dla klientów prywatnych faktura papierowa lub PDF pozostaje dozwolona. Co zrobić do tego czasu, opisuje artykuł Obowiązek e-faktury 2027 i 2028.

Odbiór to inna kwestia. Jeśli dostawca wyśle Państwu e-fakturę, powinni Państwo móc ją otworzyć, także jako mały przedsiębiorca. Co to oznacza, wyjaśnia artykuł E-faktura u małego przedsiębiorcy.

Po wystawieniu faktury: przechowywanie i księgowanie

Przechowywanie. Kopię każdej wystawionej faktury przechowują Państwo przez osiem lat. Termin zaczyna biec z końcem roku, w którym wystawili Państwo fakturę (§ 14b Abs. 1 UStG). Co dotyczy innych dokumentów, opisuje artykuł Terminy przechowywania dokumentów.

Księgowanie. Przy Kleingewerbe ustalają Państwo zysk z reguły metodą rachunku nadwyżki przychodów nad kosztami (Einnahmenüberschussrechnung, EÜR). Faktura liczy się w nim jako przychód dopiero wtedy, gdy pieniądze wpłyną na Państwa konto (§ 11 Abs. 1 EStG, niemiecka ustawa o podatku dochodowym). Jak to zrobić, opisuje artykuł Rachunek nadwyżki przychodów nad kosztami samodzielnie.

Korekta błędów. Jeśli faktura jest już u klienta i zawiera błąd, korygują ją Państwo dokumentem, który jednoznacznie odnosi się do starej faktury (§ 31 Abs. 5 UStDV). Jak to zrobić, opisuje artykuł Korekta lub storno faktury.

Najczęstsze pytania

Czy przy Kleingewerbe potrzebuję numeru faktury?

Od małych przedsiębiorców ustawa go nie wymaga (§ 34a UStDV). Mimo to pomaga przypisać płatności. Jeśli doliczają Państwo VAT, kolejny numer faktury jest obowiązkowy (§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG).

Czy przy Kleingewerbe zamiast faktury wystarczy pokwitowanie?

Tak, jeśli pokwitowanie (Quittung) zawiera dane faktury. Ustawa uznaje za fakturę każdy dokument, którym rozliczają Państwo świadczenie, niezależnie od jego nazwy (§ 14 Abs. 1 UStG). Pokwitowanie, które potwierdza tylko „Betrag erhalten” (kwotę otrzymano), nie jest fakturą. Do 250 euro wystarczają dane faktury na drobną kwotę.

Czy to dotyczy także Nebengewerbe?

Tak. Niemiecka ustawa o VAT nie rozróżnia przy fakturze działalności gospodarczej głównej i dodatkowej (Haupt- und Nebengewerbe). Do limitu zasady małych przedsiębiorców liczy się łączny obrót ze wszystkich Państwa działalności na własny rachunek, ponieważ przedsiębiorstwo obejmuje całą działalność gospodarczą lub zawodową (§ 2 Abs. 1 Satz 2, § 19 Abs. 2 UStG). Państwa wynagrodzenie jako pracownika się do niego nie wlicza.

Co napisać, żeby było jasne, że faktura nie zawiera VAT?

Zdanie takie jak „Steuerfreier Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG” (mały przedsiębiorca zwolniony z podatku zgodnie z § 19 UStG) lub „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet” (zgodnie z § 19 UStG VAT nie jest naliczany). Stałego brzmienia nie ma. Stawka podatku i kwota podatku nie pojawiają się na fakturze.

Czy jako mały przedsiębiorca wpisuję na fakturze kwotę brutto czy netto?

Ani jedno, ani drugie. Ustawa wymaga kwoty w jednej sumie (§ 34a Satz 1 Nr. 5 UStDV). Wiersze takie jak „netto” czy „MwSt. 0 %” (VAT 0 %) nie są potrzebne, a raczej dezorientują klientów.

Proszę wypróbować Easy Invoice przez 10 dni za darmo — bez danych płatniczych, test kończy się sam.

Źródła

• § 2 UStG, przedsiębiorca, przedsiębiorstwo (Unternehmer, Unternehmen, po niemiecku)
• § 14 UStG, wystawianie faktur (Ausstellung von Rechnungen, po niemiecku)
• § 14b UStG, przechowywanie faktur (Aufbewahrung von Rechnungen, po niemiecku)
• § 14c UStG, nieprawidłowe lub nieuprawnione wykazanie podatku (Unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis, po niemiecku)
• § 19 UStG, opodatkowanie małych przedsiębiorców (Besteuerung der Kleinunternehmer, po niemiecku)
• § 27 UStG, ogólne przepisy przejściowe (Allgemeine Übergangsvorschriften, po niemiecku)
• § 31 UStDV, dane na fakturze (Angaben in der Rechnung, po niemiecku)
• § 33 UStDV, faktury na drobne kwoty (Rechnungen über Kleinbeträge, po niemiecku)
• § 34a UStDV, faktury małych przedsiębiorców (Rechnungen für Kleinunternehmer, po niemiecku)
• § 11 EStG, uzyskanie i wydatkowanie środków (Vereinnahmung und Verausgabung, po niemiecku)
• Pismo Federalnego Ministerstwa Finansów z 18 marca 2025: szczególna procedura dla małych przedsiębiorców (BMF-Schreiben, Sonderregelung für Kleinunternehmer, po niemiecku)