Как исправить счёт: правильно составить сторнирующий и корректирующий счёт

Неверная сумма, опечатка в адресе, случайно выделенный НДС: если счёт уже у клиента, первый порыв — открыть файл и быстро исправить его — либо удалить и написать заново. И то, и другое — неверный путь. Почему и как сделать правильно, разъясняет эта статья.

Почему счёт нельзя просто изменить

Как только счёт выставлен и отправлен, он считается документом. Документы должны быть прослеживаемыми и неизменяемыми — этого требуют Принципы надлежащего ведения бухгалтерского учёта (GoBD — немецкие правила по ведению и хранению электронных документов). Задним числом переписать уже отправленный счёт или бесследно удалить его означало бы нарушить эту прослеживаемость. При проверке либо отсутствует документ, либо существуют две разные версии одного и того же номера счёта — и то, и другое бросается в глаза негативно.

Решение состоит не в том, чтобы спрятать ошибку, а в том, чтобы исправить её документированно. Для этого есть два пути.

Путь 1: корректирующий счёт (исправление счёта)

Корректирующий счёт подходит для мелких ошибок, при которых сумма счёта верна или меняется лишь одна деталь — например, перестановка цифр в адресе, неверное описание услуги или забытый реквизит.

При этом вы пишете не совершенно новый документ, а документ об исправлении, который однозначно ссылается на первоначальный счёт: с его номером и датой, а также с указанием, что именно корректируется. Важна чёткая ссылка — клиент и налоговая инспекция должны понимать, какой счёт тем самым исправляется.

Путь 2: сторнирующий счёт

Сторнирующий счёт — это путь для более крупных ошибок или когда счёт полностью утрачивает силу: неверная сумма, неверный получатель, выставлен дважды или заказ сорвался.

Вот как это происходит чисто:

1. Вы создаёте сторнирующий счёт: по содержанию — копия оригинального счёта, но с отрицательной суммой. Тем самым он расчётно аннулирует первоначальный счёт.
2. Сторнирующий счёт получает собственный, последовательный номер счёта — не номер оригинального счёта.
3. Он ссылается на оригинальный счёт (его номер и дату), чтобы связь была ясна.
4. Затем вы пишете — при необходимости — новый, корректный счёт снова с собственным номером.

В итоге существуют, таким образом, три документа: ошибочный оригинальный счёт, сторнирующий счёт, который его уравновешивает, и новый корректный счёт. Именно эту непрерывную цепочку ожидает проверка.

Особый случай: неверно выделенный НДС

Ошибка с особыми последствиями: если НДС был выделен в слишком большом размере или необоснованно — например, как малый предприниматель или с 19 вместо 7 процентов, — вы изначально должны выделенную сумму налоговой инспекции (§ 14c UStG — параграф немецкого закона о НДС). Это тоже можно исправить, но недостаточно молча изменить цифру: исправление должно быть задокументировано и обрести силу в отношении клиента. В таких случаях перед исправлением стоит коротко посоветоваться с налоговым консультантом, чтобы исправление также подействовало с налоговой точки зрения.

Удобный путь

Причина, по которой многие при исправлении начинают потеть, — обычно присвоение номеров: сторно с собственным номером, ссылка на оригинал, новый счёт снова с собственным номером — вручную это чревато ошибками. Программа для счетов снимает с вас именно это: в Easy Invoice на office1.cloud вы одним кликом создаёте к существующему счёту сторнирующий счёт, включая отрицательную сумму, корректный номер и ссылку на оригинал — цепочка автоматически остаётся чистой.

Как счёт с самого начала выглядит полным, чтобы до исправления вообще не дошло, показывает наше Руководство по составлению счёта.

_Эта статья даёт общий обзор и не заменяет налоговую консультацию. Определяющим является ваш конкретный случай; в случае сомнений вам поможет ваш налоговый консультант._