Correggere una fattura: scrivere correttamente la fattura di storno e la fattura di rettifica

Importo sbagliato, indirizzo con un refuso, IVA esposta per errore: se la fattura è già dal cliente, il primo impulso è aprire il file e cambiarlo in fretta – oppure cancellarlo e riscriverlo. Entrambe sono la via sbagliata. Perché, e come si fa correttamente, lo chiarisce questo articolo.

Perché non potete semplicemente modificare una fattura

Non appena una fattura è emessa e inviata, vale come documento contabile. I documenti contabili devono essere tracciabili e non modificabili – lo richiedono i principi di corretta tenuta della contabilità (GoBD, le regole tedesche per la contabilità digitale). Sovrascrivere a posteriori una fattura già spedita o cancellarla senza traccia romperebbe questa tracciabilità. Se si arriva a una verifica, o manca un documento oppure esistono due versioni diverse dello stesso numero di fattura – entrambe fanno una cattiva impressione.

La soluzione non è nascondere l'errore, ma correggerlo in modo documentato. Per questo esistono due vie.

Via 1: la fattura di rettifica (correzione della fattura)

La fattura di rettifica è adatta a errori minori, in cui l'importo della fattura è corretto oppure cambia solo un dettaglio – ad esempio un numero invertito nell'indirizzo, una descrizione errata della prestazione o un dato dimenticato.

In questo caso non scrivete un documento completamente nuovo, ma un documento di rettifica che si riferisce in modo univoco alla fattura originale: con il suo numero di fattura e la sua data, nonché l'indicazione di ciò che viene corretto. È importante il riferimento chiaro – il cliente e l'ufficio delle imposte devono riconoscere quale fattura viene così rettificata.

Via 2: la fattura di storno

La fattura di storno è la via per errori maggiori o quando la fattura è del tutto superflua – importo sbagliato, destinatario sbagliato, emessa due volte o incarico saltato.

Ecco come procede in modo pulito:

1. Create una fattura di storno: nel contenuto la copia della fattura originale, ma con importo negativo. Essa annulla così contabilmente la fattura originale.
2. La fattura di storno riceve un proprio numero di fattura progressivo – non quello della fattura originale.
3. Essa rimanda alla fattura originale (suo numero e data), affinché il collegamento sia chiaro.
4. Successivamente scrivete – se necessario – una nuova fattura corretta con un proprio numero.

Alla fine esistono quindi tre documenti: la fattura originale errata, la fattura di storno che la compensa e la nuova fattura corretta. È proprio questa catena senza lacune che una verifica si aspetta.

Caso particolare: IVA esposta erroneamente

Un errore con una portata a sé: se è stata esposta troppa IVA o IVA non dovuta – ad esempio in regime di piccole imprese o con il 19 invece del 7 per cento –, dovete inizialmente l'importo esposto all'ufficio delle imposte (§ 14c UStG, la norma tedesca sull'imposta esposta erroneamente). Anche questo si può rettificare, ma non basta cambiare la cifra in silenzio: la correzione deve essere documentata e produrre effetto nei confronti del cliente. In casi del genere, prima della correzione conviene un breve confronto con il commercialista, affinché la rettifica sia efficace anche fiscalmente.

La via comoda

Il motivo per cui molti sudano nel correggere è di solito l'assegnazione dei numeri: storno con numero proprio, riferimento all'originale, nuova fattura di nuovo con numero proprio – a mano è soggetto a errori. Un software di fatturazione toglie esattamente questo: in Easy Invoice su office1.cloud generate da una fattura esistente, con un clic, la fattura di storno, inclusi importo negativo, numero corretto e riferimento all'originale – la catena resta automaticamente pulita.

Come appare una fattura completa fin dall'inizio, in modo che non si arrivi nemmeno alla correzione, lo mostra la nostra guida per scrivere una fattura.

_Questo articolo fornisce una panoramica generale e non sostituisce una consulenza fiscale. Fa fede il vostro caso concreto; in caso di dubbio vi aiuta il vostro commercialista._