Faktura w wolnym zawodzie w Niemczech: wzór, dane obowiązkowe, VAT

Jako osoba wykonująca wolny zawód (Freiberufler) wystawiają Państwo faktury tak jak każde inne przedsiębiorstwo, a działalność gospodarcza (Gewerbe) nie jest do tego potrzebna. Na fakturze muszą się znaleźć dane obowiązkowe z niemieckiej ustawy o VAT (Umsatzsteuergesetz), w tym Państwa Steuernummer (numer podatkowy nadawany przez urząd skarbowy, Finanzamt) i jasny opis świadczenia. O tym, czy doliczają Państwo VAT (Umsatzsteuer), decydują dwa pytania: czy korzystają Państwo z zasady małych przedsiębiorców (Kleinunternehmerregelung) i czy Państwa świadczenie jest zwolnione z podatku, na przykład jako zawód medyczny? Dla każdego z trzech przypadków znajdą Państwo dalej wzór.

Spis treści

1. Co musi znaleźć się na fakturze?
2. Z VAT czy bez: który przypadek dotyczy Państwa?
3. Wzór: faktura w wolnym zawodzie
4. Bez Gewerbe, bez Steuernummer: czy to możliwe?
5. Kiedy muszą Państwo wystawić fakturę
6. Czy osoby wykonujące wolny zawód muszą wystawiać e-faktury?
7. Klienci za granicą
8. Po wystawieniu faktury: numer, przechowywanie, VAT
9. Najczęstsze pytania

Co musi znaleźć się na fakturze?

Jakich danych wymaga ustawa, zależy od tego, czy doliczają Państwo VAT. Jako mały przedsiębiorca (Kleinunternehmer) muszą Państwo podać ich mniej. Tabela zestawia oba przypadki obok siebie.

Numeru faktury i daty wykonania świadczenia nie ma w § 34a UStDV (niemieckie rozporządzenie wykonawcze do ustawy o VAT, Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung). Federalne Ministerstwo Finansów (Bundesfinanzministerium) potwierdza, że faktury małych przedsiębiorców wymagają tylko wymienionych tam danych (Abschnitt 14.7a Abs. 1 UStAE, Umsatzsteuer-Anwendungserlass, wytyczne niemieckiej administracji skarbowej do stosowania ustawy o VAT). Oba elementy i tak się przydają: dzięki numerowi klient odnajdzie fakturę przy płatności, a Państwo zachowują przegląd. Gdy tylko przestaną Państwo korzystać z zasady małych przedsiębiorców, oba stają się obowiązkowe. Kto numeruje od początku, nie musi wtedy niczego zmieniać. Jak zbudować numerację faktur, opisuje artykuł Nadawanie numeru faktury. Jak podać okres świadczenia, na przykład za cały miesiąc doradztwa, wyjaśnia artykuł Data wykonania świadczenia na fakturze.

W tabeli brakuje jednej informacji, ponieważ ustawa jej nie wymaga: terminu płatności. Bez daty klient nie wie, do kiedy ma zapłacić. W programie do faktur office1.cloud zapisują Państwo swoje terminy płatności jeden raz jako szablon. Program oblicza z nich termin wymagalności i umieszcza go na fakturze. Jeśli klient nie zapłaci na czas, pomogą wzory z artykułu Przypomnienie o płatności.

Przy drobnych kwotach do 250 euro brutto ustawa dopuszcza mniej danych, na przykład bez Steuernummer i bez adresu klienta. Co wtedy wystarcza, opisuje artykuł Faktura na drobną kwotę do 250 euro.

Z VAT czy bez: który przypadek dotyczy Państwa?

Większość osób wykonujących wolny zawód należy do jednego z trzech przypadków. Od przypadku zależy, co znajduje się w wierszu z kwotami.

Mali przedsiębiorcy. Zasada ma zastosowanie, jeśli Państwa obrót w poprzednim roku wyniósł najwyżej 25 000 euro, a w bieżącym roku nie przekracza 100 000 euro (§ 19 Abs. 1 UStG). Do informacji wystarcza według Federalnego Ministerstwa Finansów sformułowanie potoczne, takie jak „steuerfreier Kleinunternehmer” (Abschnitt 14.7a Abs. 1 UStAE). Czy ta zasada jest dla Państwa lepszym wyborem, wyjaśnia artykuł Mały przedsiębiorca: tak czy nie?.

Świadczenia zwolnione z podatku. Niektóre wolne zawody są zwolnione z VAT niezależnie od wysokości obrotu. Ustawa wymienia na przykład świadczenia lecznicze lekarzy, dentystów, naturopatów (Heilpraktiker), fizjoterapeutów i położnych (§ 4 Nr. 14 Buchst. a UStG) oraz określone usługi nauczania świadczone przez samodzielnych nauczycieli (§ 4 Nr. 21 UStG). Czy Państwa działalność się do tego zalicza, zależy od konkretnego przypadku. Najlepiej wyjaśnić to z kancelarią podatkową (Steuerkanzlei), zanim wystawią Państwo pierwszą fakturę bez VAT.

Kosztowna pomyłka. Jeśli wpiszą Państwo VAT na fakturę, choć nie wolno Państwu go naliczać, i tak są Państwo winni wykazaną kwotę zgodnie z § 14c Abs. 2 UStG. Może się to zdarzyć na przykład wtedy, gdy mały przedsiębiorca korzysta ze wzoru przeznaczonego dla opodatkowania na zasadach ogólnych. Jak tego uniknąć i jak to skorygować, opisuje artykuł Faktura bez VAT dla małych przedsiębiorców.

Wzór: faktura w wolnym zawodzie

Wzór pokazuje fakturę z VAT. W dwóch pozostałych przypadkach wymieniają Państwo tylko blok z kwotami. Nazwiska, adresy i numery są zmyślone.

Aylin Demir · Tłumaczenia
Lindenstraße 14 · 50674 Köln
Numer podatkowy (Steuernummer): 214/5678/1234

Muster GmbH
Pan Max Mustermann
Hafenweg 3
20457 Hamburg

Faktura nr 2026-014
Data wystawienia: 9 października 2026
Okres świadczenia: 1–30 września 2026

Świadczenie                                        Kwota
Tłumaczenie instrukcji obsługi angielski–niemiecki,
42 strony rozliczeniowe po 38,00 euro         1 596,00 €

Kwota netto                                   1 596,00 €
VAT 19 %                                        303,24 €
Kwota łączna                                  1 899,24 €

Prosimy o przelew kwoty do 23 października 2026
na konto IBAN DE12 3456 1111 11111 1111 11.

Jako mały przedsiębiorca zastępują Państwo blok z kwotami następującym:

Kwota łączna                                  1 596,00 €

Steuerfreier Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.

Po polsku: „mały przedsiębiorca zwolniony z podatku zgodnie z § 19 UStG”. Informacja pozostaje po niemiecku, ponieważ faktura trafia do niemieckiego klienta.

Przy świadczeniu zwolnionym z podatku, tu na przykładzie fizjoterapeutki:

Kwota łączna                                    360,00 €

Steuerfreie Heilbehandlung gemäß § 4 Nr. 14 Buchst. a UStG.

Po polsku: „świadczenie lecznicze zwolnione z podatku zgodnie z § 4 Nr. 14 Buchst. a UStG”.

Podpisu niemiecka ustawa o VAT w § 14 Abs. 4 nie wymaga. Faktura w formacie PDF wysłana e-mailem jest możliwa, jeśli klient się na to zgodzi (§ 14 Abs. 1 UStG). Przy klientach firmowych od 2027 roku w grę wchodzi e-faktura (E-Rechnung), zob. Czy osoby wykonujące wolny zawód muszą wystawiać e-faktury?

Bez Gewerbe, bez Steuernummer: czy to możliwe?

Bez Gewerbe: tak. Wykonując wolny zawód, nie rejestrują Państwo działalności gospodarczej, lecz informują urząd skarbowy o rozpoczęciu działalności (§ 138 Abs. 1 Satz 3 AO, niemiecka ordynacja podatkowa, Abgabenordnung). Odbywa się to przez kwestionariusz rejestracji podatkowej (Fragebogen zur steuerlichen Erfassung) w ELSTER, internetowym portalu niemieckiej administracji skarbowej. Czy Państwa działalność uchodzi za wolny zawód, czy jednak za działalność gospodarczą, wyjaśnia artykuł Wolny zawód czy Gewerbe?. Kto tylko okazjonalnie coś rozlicza, nie będąc zgłoszonym w urzędzie skarbowym, znajdzie granice w artykule Faktura bez Gewerbe.

Bez Steuernummer: faktura jest wtedy niekompletna. § 14 Abs. 4 Nr. 2 UStG wymaga Steuernummer lub USt-IdNr. Klient firmowy z reguły nie może odliczyć podatku naliczonego (Vorsteuer) z niekompletnej faktury, ponieważ potrzebuje do tego faktury zgodnej z § 14 UStG (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG).

Jeśli numer jest jeszcze w drodze pocztą, mają Państwo dwie możliwości:

• Czekają Państwo z fakturą, aż numer dotrze. Termin na wystawienie faktury wynosi sześć miesięcy, zob. Kiedy muszą Państwo wystawić fakturę.
• Wysyłają Państwo fakturę od razu i uzupełniają numer później. Fakturę, w której brakuje danych obowiązkowych, można skorygować zgodnie z § 31 Abs. 5 UStDV.

Jak szybciej uzyskać numer przez ELSTER, opisuje artykuł Wniosek o Steuernummer przez ELSTER. Państwa osobisty numer identyfikacji podatkowej (Steuer-ID), znany z podatku od wynagrodzeń, to nie ten sam numer. Który numer jest który, pokazuje artykuł USt-IdNr.: wniosek i sprawdzanie.

Kiedy muszą Państwo wystawić fakturę

Jeśli pracują Państwo dla przedsiębiorstwa w Niemczech, ustawa wymaga faktury w ciągu sześciu miesięcy od wykonania świadczenia (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Dla klientów firmowych w innych krajach UE obowiązuje krótszy termin, zob. Klienci za granicą. To samo dotyczy stowarzyszeń i innych osób prawnych, które nie są przedsiębiorstwami (Nr. 2).

Klientom prywatnym mogą Państwo wystawić fakturę, ale niemiecka ustawa o VAT z reguły do tego nie zobowiązuje. Wyjątkiem są świadczenia związane z nieruchomością, na przykład usługi architekta dotyczące konkretnego budynku (Nr. 3, Abschnitt 3a.3 Abs. 8 UStAE). Dla własnej księgowości dowód do każdego przychodu jest jednak pomocny, także przy klientach prywatnych.

Dla świadczeń zwolnionych z podatku zgodnie z § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, a więc także dla świadczeń leczniczych i zwolnionego nauczania, obowiązek z § 14 Abs. 2 nie ma zastosowania. Przepisy prawa zawodowego, na przykład taryfy opłat (Gebührenordnungen), mogą jednak wymagać faktury.

Czy osoby wykonujące wolny zawód muszą wystawiać e-faktury?

Do końca 2026 roku jeszcze nie. Klientom prywatnym i jako mały przedsiębiorca także później nie. E-faktura (E-Rechnung) to plik w stałym formacie, który programy mogą odczytywać automatycznie. PDF się do niej nie zalicza.

Podstawą są § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 i przepis przejściowy w § 27 Abs. 38 UStG. Co przygotować do tego czasu, opisuje artykuł Obowiązek e-faktury 2027 i 2028. Niezależnie od tego dostawcy mogą już teraz wysyłać Państwu e-faktury. Co to oznacza dla małych przedsiębiorców, wyjaśnia artykuł E-faktura u małego przedsiębiorcy.

Klienci za granicą

Jeśli pracują Państwo dla firmy w innym kraju UE, z reguły wystawiają Państwo fakturę bez niemieckiego VAT, a klient rozlicza podatek od świadczenia w swoim kraju. Na fakturze muszą się wtedy znaleźć Państwa USt-IdNr. i numer klienta, a także adnotacja „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers” (odwrotne obciążenie). Termin jest krótszy niż w kraju: fakturę należy wystawić do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu wykonania świadczenia (§ 14a Abs. 1 UStG). Szczegóły opisuje artykuł Faktura do innego kraju UE. Jak uzyskać USt-IdNr. i sprawdzić numer klienta, wyjaśnia artykuł USt-IdNr.: wniosek i sprawdzanie.

Dla małych przedsiębiorców obowiązują zasady szczególne: § 19 Abs. 1 Satz 2 UStG zwalnia Państwa między innymi z obowiązku podawania USt-IdNr. na niektórych fakturach zagranicznych. Przy zleceniach z zagranicy warto więc krótko zapytać kancelarię podatkową.

Po wystawieniu faktury: numer, przechowywanie, VAT

Numer. Każdy numer faktury nadaje się zgodnie z § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG tylko raz. Jeśli faktura jest już u klienta i zawiera błąd, koryguje się ją dokumentem, który jednoznacznie się do niej odnosi (§ 31 Abs. 5 UStDV). Jak to zrobić, opisuje artykuł Korekta lub storno faktury.

Przechowywanie. Kopię każdej wystawionej faktury przechowują Państwo przez osiem lat. Termin zaczyna biec z końcem roku, w którym wystawili Państwo fakturę (§ 14b Abs. 1 UStG). Co dotyczy innych dokumentów, opisuje artykuł Terminy przechowywania dokumentów 2026.

VAT dopiero po zapłacie. Jeśli doliczają Państwo VAT, mogą Państwo jako osoba wykonująca wolny zawód złożyć w urzędzie skarbowym wniosek, aby odprowadzać podatek dopiero wtedy, gdy klient zapłaci (§ 20 Satz 1 Nr. 3 UStG). Nazywa się to metodą kasową (Ist-Versteuerung). Bez niej podatek powstaje za okres, w którym wykonali Państwo świadczenie, nawet jeśli pieniądze jeszcze nie wpłynęły (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a UStG).

Zysk. Jeśli ustalają Państwo zysk metodą rachunku nadwyżki przychodów nad kosztami (Einnahmenüberschussrechnung, EÜR), faktura liczy się jako przychód dopiero wtedy, gdy pieniądze do Państwa dotrą (§ 4 Abs. 3, § 11 Abs. 1 EStG, niemiecka ustawa o podatku dochodowym). Jak to zrobić, opisuje artykuł Rachunek nadwyżki przychodów nad kosztami samodzielnie.

Najczęstsze pytania

Czy wykonując wolny zawód, mogę wystawić fakturę bez Gewerbe?

Tak. Osoby wykonujące wolny zawód nie rejestrują działalności gospodarczej. Do faktury potrzebują Państwo Steuernummer, który urząd skarbowy nadaje po złożeniu kwestionariusza rejestracji podatkowej.

Co wpisać na fakturze jako mały przedsiębiorca?

Kwotę łączną bez VAT i informację o zasadzie małych przedsiębiorców, na przykład „Steuerfreier Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG” (mały przedsiębiorca zwolniony z podatku zgodnie z § 19 UStG). Stawka podatku i kwota podatku nie pojawiają się na fakturze.

Czy wykonując wolny zawód, muszę wystawiać e-faktury?

Do końca 2026 roku nie. Potem zależy to od obrotu i klientów: od 2027 roku przy obrocie w poprzednim roku powyżej 800 000 euro, w przeciwnym razie od 2028 roku, w obu przypadkach tylko dla przedsiębiorstw w kraju. Wyłączeni są mali przedsiębiorcy i faktury dla klientów prywatnych.

Czy to dotyczy także freelancerów?

„Freelancer” nie jest pojęciem prawa podatkowego. Do faktury mają zastosowanie te same dane obowiązkowe. Czy podatkowo wykonują Państwo wolny zawód, czy prowadzą działalność gospodarczą, zależy od rodzaju Państwa działalności (§ 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG). Od tego zależy, czy muszą Państwo zarejestrować Gewerbe.

Czy muszę wystawiać faktury klientom prywatnym?

Według niemieckiej ustawy o VAT z reguły nie, z wyjątkiem świadczeń związanych z nieruchomością. Dla księgowości dowód do każdego przychodu i tak jest pomocny.

Proszę wypróbować Easy Invoice przez 10 dni za darmo — bez danych płatniczych, test kończy się sam.

Źródła

• § 14 UStG, wystawianie faktur (Ausstellung von Rechnungen, po niemiecku)
• § 14b UStG, przechowywanie faktur (Aufbewahrung von Rechnungen, po niemiecku)
• § 15 UStG, odliczenie podatku naliczonego (Vorsteuerabzug, po niemiecku)
• § 19 UStG, opodatkowanie małych przedsiębiorców (Besteuerung der Kleinunternehmer, po niemiecku)
• § 20 UStG, obliczanie podatku według otrzymanych należności (Berechnung der Steuer nach vereinnahmten Entgelten, po niemiecku)
• § 4 UStG, zwolnienia z podatku (Steuerbefreiungen, po niemiecku)
• § 12 UStG, stawki podatku (Steuersätze, po niemiecku)
• § 27 UStG, ogólne przepisy przejściowe (Allgemeine Übergangsvorschriften, po niemiecku)
• § 31 UStDV, dane na fakturze (Angaben in der Rechnung, po niemiecku)
• § 33 UStDV, faktury na drobne kwoty (Rechnungen über Kleinbeträge, po niemiecku)
• § 34a UStDV, faktury małych przedsiębiorców (Rechnungen für Kleinunternehmer, po niemiecku)
• § 138 AO, zgłoszenia dotyczące działalności zarobkowej (Anzeigen über die Erwerbstätigkeit, po niemiecku)
• § 13 UStG, powstanie obowiązku podatkowego (Entstehung der Steuer, po niemiecku)
• § 14c UStG, nieprawidłowe lub nieuprawnione wykazanie podatku (Unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis, po niemiecku)
• § 4 EStG, pojęcie zysku w ujęciu ogólnym (Gewinnbegriff im Allgemeinen, po niemiecku)
• § 11 EStG, uzyskanie i wydatkowanie środków (Vereinnahmung und Verausgabung, po niemiecku)
• § 18 EStG, praca na własny rachunek (Selbständige Arbeit, po niemiecku)
• § 14a UStG, dodatkowe obowiązki przy wystawianiu faktur w szczególnych przypadkach (Zusätzliche Pflichten bei der Ausstellung von Rechnungen in besonderen Fällen, po niemiecku)
• § 3a UStG, miejsce świadczenia usług (Ort der sonstigen Leistung, po niemiecku)
• Pismo Federalnego Ministerstwa Finansów z 18 marca 2025: szczególna procedura dla małych przedsiębiorców (BMF-Schreiben, Sonderregelung für Kleinunternehmer, po niemiecku)
• Umsatzsteuer-Anwendungserlass, wytyczne do stosowania ustawy o VAT, stan na 31 grudnia 2025 (po niemiecku)