Faturayı düzeltmek: İptal faturası ve düzeltme faturasını doğru yazmak

Yanlış tutar, hatalı yazılmış adres, yanlışlıkla gösterilen KDV: Fatura zaten müşteriye ulaştıysa, ilk dürtü dosyayı açıp hızlıca değiştirmek ya da silip yeniden yazmaktır. İkisi de yanlış yoldur. Nedeni ve doğrusunun nasıl olduğu bu yazıda açıklanıyor.

Bir faturayı neden öylece değiştiremezsiniz

Bir fatura düzenlenip gönderildiği anda belge sayılır. Belgeler izlenebilir ve değiştirilemez olmalıdır; bunu düzgün muhasebe ilkeleri (GoBD) gerektirir. Zaten gönderilmiş bir faturayı sonradan üzerine yazmak ya da izsiz silmek, bu izlenebilirliği bozar. Denetime gelinirse ya bir belge eksik olur ya da aynı fatura numarasının iki farklı sürümü var olur; her ikisi de olumsuz göze çarpar.

Çözüm, hatayı gizlemek değil, onu belgelenmiş biçimde düzeltmektir. Bunun için iki yol vardır.

1. Yol: Düzeltme faturası (fatura tashihi)

Düzeltme faturası, fatura tutarının doğru olduğu veya yalnızca bir ayrıntının değiştiği küçük hatalar için uygundur; örneğin adreste bir rakam hatası, yanlış bir hizmet açıklaması ya da unutulmuş bir bilgi.

Bu durumda tamamen yeni bir belge değil, ilk faturaya açıkça atıfta bulunan bir düzeltme belgesi yazarsınız: onun fatura numarası ve tarihi ile birlikte neyin düzeltildiği bilgisini içerir. Önemli olan açık atıftır; müşteri ve vergi dairesi, hangi faturanın bununla düzeltildiğini anlayabilmelidir.

2. Yol: İptal faturası

İptal faturası, daha büyük hatalar için ya da fatura tamamen geçersiz kaldığında izlenecek yoldur; yanlış tutar, yanlış alıcı, mükerrer düzenleme veya iptal edilen sipariş.

Temiz biçimde şöyle işler:

1. Bir iptal faturası oluşturursunuz: içerik olarak orijinal faturanın kopyası, ancak negatif tutarla. Böylece ilk faturayı hesaben ortadan kaldırır.
2. İptal faturası kendine ait, sıralı bir fatura numarası alır; orijinal faturanınkini değil.
3. Bağlantının açık olması için orijinal faturaya atıfta bulunur (onun numarası ve tarihi).
4. Ardından – gerekliyse – yine kendi numarasıyla yeni ve doğru bir fatura yazarsınız.

Sonuçta üç belge var olur: hatalı orijinal fatura, onu dengeleyen iptal faturası ve yeni doğru fatura. Tam da bu kesintisiz zincir, bir denetimin beklediği şeydir.

Özel durum: yanlış gösterilen KDV

Kendine özgü ağırlığı olan bir hata: Fazla ya da haksız yere KDV gösterildiyse – örneğin küçük işletme olarak ya da %7 yerine %19 ile – gösterilen tutarı önce vergi dairesine borçlusunuz (§ 14c UStG). Bu da düzeltilebilir, ancak rakamı sessizce değiştirmek yeterli değildir: Düzeltme belgelenmeli ve müşteriye karşı geçerli hâle gelmelidir. Bu tür durumlarda, düzeltmeden önce vergi danışmanıyla kısa bir görüşme faydalıdır; böylece düzeltme vergisel açıdan da geçerli olur.

Rahat yol

Birçok kişinin düzeltme sırasında zorlanmasının nedeni genellikle numara verme işidir: kendi numarasıyla iptal, orijinale atıf, yine kendi numarasıyla yeni fatura – elle yapıldığında bu hataya açıktır. Bir fatura yazılımı tam da bunu üstünüzden alır: office1.cloud üzerindeki Easy Invoice içinde mevcut bir faturaya tek tıkla iptal faturasını oluşturursunuz; negatif tutar, doğru numara ve orijinale atıf dahil – zincir otomatik olarak temiz kalır.

Hiç düzeltmeye gerek kalmaması için bir faturanın baştan nasıl eksiksiz göründüğünü Fatura yazmak – nihai kılavuz yazımız gösteriyor.

_Bu yazı genel bir genel bakış sunar ve vergi danışmanlığının yerini tutmaz. Belirleyici olan sizin somut münferit durumunuzdur; şüphe durumunda vergi danışmanınız size yardımcı olur._