Een factuur corrigeren: stornofactuur en correctiefactuur juist schrijven

Verkeerd bedrag, verkeerd getypt adres, per ongeluk vermelde btw: is de factuur al bij de klant, dan is de eerste impuls om het bestand te openen en snel te wijzigen – of het te verwijderen en opnieuw te schrijven. Beide zijn de verkeerde weg. Waarom, en hoe het wél goed gaat, legt dit artikel uit.

Waarom u een factuur niet zomaar mag wijzigen

Zodra een factuur is uitgereikt en verzonden, geldt zij als bewijsstuk. Bewijsstukken moeten navolgbaar en onveranderbaar zijn – dat verlangen de beginselen van een ordelijke boekhouding (GoBD – de Duitse beginselen voor een ordelijke, digitaal ondersteunde boekhouding). Een reeds verzonden factuur achteraf overschrijven of spoorloos verwijderen zou die navolgbaarheid doorbreken. Komt het tot een controle, dan ontbreekt ofwel een bewijsstuk, ofwel bestaan er twee verschillende versies van hetzelfde factuurnummer – beide vallen negatief op.

De oplossing is niet om de fout te verbergen, maar om die gedocumenteerd te corrigeren. Daarvoor zijn er twee wegen.

Weg 1: de correctiefactuur (factuurherstel)

De correctiefactuur is geschikt voor kleinere fouten, waarbij het factuurbedrag klopt of alleen een detail verandert – zoals een cijferomkering in het adres, een verkeerde omschrijving van de dienst of een vergeten gegeven.

U schrijft daarbij geen volledig nieuw document, maar een hersteldocument dat zich ondubbelzinnig op de oorspronkelijke factuur betrekt: met het factuurnummer en de datum daarvan alsook de vermelding van wat wordt gecorrigeerd. Belangrijk is de duidelijke verwijzing – de klant en de Belastingdienst moeten kunnen herkennen welke factuur hiermee wordt rechtgezet.

Weg 2: de stornofactuur

De stornofactuur is de weg voor grotere fouten of wanneer de factuur helemaal vervalt – verkeerd bedrag, verkeerde ontvanger, dubbel opgesteld of opdracht afgeketst.

Zo verloopt het netjes:

1. U maakt een stornofactuur: inhoudelijk de kopie van de originele factuur, maar met een negatief bedrag. Zij heft de oorspronkelijke factuur daarmee rekenkundig op.
2. De stornofactuur krijgt een eigen, doorlopend factuurnummer – niet dat van de originele factuur.
3. Zij verwijst naar de originele factuur (het nummer en de datum daarvan), zodat het verband duidelijk is.
4. Aansluitend schrijft u – indien nodig – een nieuwe, correcte factuur met opnieuw een eigen nummer.

Aan het eind bestaan er dus drie documenten: de foutieve originele factuur, de stornofactuur die haar vereffent, en de nieuwe correcte factuur. Juist deze sluitende keten is wat een controle verwacht.

Bijzonder geval: verkeerd vermelde btw

Een fout met een eigen reikwijdte: is er te veel of ten onrechte btw vermeld – bijvoorbeeld als kleineondernemer of met 19 in plaats van 7 procent –, dan bent u het vermelde bedrag in eerste instantie verschuldigd aan de Belastingdienst (§ 14c UStG). Ook dat is te herstellen, maar het volstaat niet om het getal stil te wijzigen: de correctie moet gedocumenteerd zijn en tegenover de klant effect krijgen. Bij zulke gevallen loont vóór de correctie een korte blik met de belastingadviseur, zodat het herstel ook fiscaal doorwerkt.

De gemakkelijke weg

De reden dat velen bij het corrigeren gaan zweten, is meestal de nummertoekenning: storno met een eigen nummer, verwijzing naar het origineel, nieuwe factuur weer met een eigen nummer – met de hand is dat foutgevoelig. Factuursoftware neemt u juist dat uit handen: in Easy Invoice op office1.cloud maakt u bij een bestaande factuur met één klik de stornofactuur, inclusief negatief bedrag, correct nummer en verwijzing naar het origineel – de keten blijft automatisch netjes.

Hoe een factuur van meet af aan volledig is, zodat het niet eens tot een correctie komt, laat onze gids over het schrijven van een factuur zien.

_Dit artikel geeft een algemeen overzicht en vervangt geen fiscaal advies. Bepalend is uw concrete individuele geval; raadpleeg bij twijfel uw belastingadviseur._