Abschlagsrechnung schreiben: So funktioniert sie – und so vermeiden Sie die doppelte Mehrwertsteuer

Wer an einem größeren Auftrag wochen- oder monatelang arbeitet, möchte nicht erst am Ende sein Geld sehen. Genau dafür gibt es die Abschlagsrechnung: Sie stellen während des Projekts Teilbeträge in Rechnung und sichern so Ihren Geldfluss. Klingt einfach – und ist es im Alltag auch. Nur bei der Schlussrechnung lauert eine teure Falle, die schon vielen eine doppelte Umsatzsteuer eingebrockt hat. Dieser Beitrag erklärt beides: erst die Praxis, dann die rechtlichen Hintergründe.

Was eine Abschlagsrechnung ist

Eine Abschlagsrechnung ist eine Zwischenrechnung über bereits erbrachte Teile einer noch nicht abgeschlossenen Leistung. Typische Fälle: ein Bauauftrag über mehrere Monate, ein umfangreiches Webprojekt, eine größere Beratung. Statt am Ende eine einzige große Rechnung zu stellen, fordern Sie Ihr Geld in Etappen an.

Wichtig ist die Abgrenzung:

• Abschlagsrechnung: Die Gesamtleistung ist noch nicht fertig. Sie verlangen einen Vorschuss auf das, was bisher geleistet wurde. Verrechnet wird alles erst am Schluss.
• Teilrechnung: Ein klar abgegrenzter, abgenommener Leistungsteil wird endgültig abgerechnet.
• Schlussrechnung: Am Ende des Auftrags. Sie rechnet die Gesamtleistung ab und zieht die bereits gezahlten Abschläge ab.

Rechtlich haben Sie als Auftragnehmer bei Werkverträgen sogar einen Anspruch auf Abschlagszahlungen für bereits erbrachte Leistungen (§ 632a BGB) – Sie müssen also nicht in Vorleistung gehen, bis alles fertig ist.

Ein Beispiel in Zahlen

Angenommen, Ihr Auftrag umfasst 10.000 € netto zzgl. 19 % USt. Während des Projekts stellen Sie zwei Abschläge, am Ende die Schlussrechnung:

• Abschlagsrechnung 1 (bezahlt): 4.000 € netto + 760 € USt = 4.760 €
• Abschlagsrechnung 2 (bezahlt): 3.000 € netto + 570 € USt = 3.570 €

Schlussrechnung:

• Gesamtleistung: 10.000 € netto, 1.900 € USt, 11.900 € brutto
• ./. Abschlag 1: 4.000 € netto / 760 € USt
• ./. Abschlag 2: 3.000 € netto / 570 € USt
• Restbetrag: 3.000 € netto + 570 € USt = 3.570 €

Am Ende stellen Sie also nur noch den offenen Rest in Rechnung – die Steuer auf die Abschläge haben Sie ja bereits bei deren Zahlung abgeführt. Warum der korrekte Abzug so wichtig ist, lesen Sie weiter unten.

Diese Angaben gehören auf die Abschlagsrechnung

Eine Abschlagsrechnung ist eine vollwertige Rechnung und braucht alle üblichen Pflichtangaben (siehe auch unser Leitfaden zum Rechnung schreiben). Zwei Dinge sind besonders wichtig:

• Klar als „Abschlagsrechnung" kennzeichnen. Fehlt dieser Hinweis, kann das Finanzamt das Dokument als normale Rechnung werten – mit sofortiger, voller Umsatzsteuerpflicht.
• Bezug zum Auftrag und eine Beschreibung der bisher erbrachten Leistung.

Wann die Umsatzsteuer fällig wird

Hier unterscheidet sich die Abschlagsrechnung von einer normalen Rechnung. Bei Abschlägen entsteht die Umsatzsteuer erst mit dem Zahlungseingang – nicht schon beim Schreiben der Rechnung (§ 13 Abs. 1 Nr. 1a Satz 4 UStG). Konkret: Erst wenn der Kunde den Abschlag bezahlt, müssen Sie die darauf entfallende Umsatzsteuer in der nächsten Voranmeldung ans Finanzamt abführen. Eine geschriebene, aber unbezahlte Abschlagsrechnung löst noch keine Steuer aus.

Die Schlussrechnung – hier passieren die teuren Fehler

Am Ende des Auftrags stellen Sie die Schlussrechnung. Sie weist die gesamte Leistung aus und zieht davon die bereits erhaltenen Abschläge ab. Genau dieser Abzug ist der heikle Punkt.

Die Regel (§ 14 Abs. 5 UStG): In der Schlussrechnung müssen die vorab vereinnahmten Teilbeträge und die darauf entfallende Umsatzsteuer abgesetzt werden, sofern Sie über die Abschläge Rechnungen mit ausgewiesener Umsatzsteuer gestellt haben. Es reicht also nicht, nur die Netto-Beträge abzuziehen – auch die bereits abgeführte Umsatzsteuer der Abschläge muss sichtbar herausgerechnet werden.

Am saubersten führen Sie jede einzelne Abschlagsrechnung mit Datum, Rechnungsnummer, Nettobetrag und Steuerbetrag auf und ziehen sie ab (siehe das Rechenbeispiel oben). So bleibt für jeden – auch für eine Betriebsprüfung – nachvollziehbar, dass nichts doppelt berechnet wurde.

Die Doppelsteuer-Falle (§ 14c UStG)

Der klassische Fehler: In der Schlussrechnung wird die Umsatzsteuer noch einmal auf den vollen Betrag ausgewiesen, ohne die Umsatzsteuer der Abschläge abzuziehen. Dann schulden Sie dem Finanzamt die Steuer doppelt – einmal aus den Abschlägen und einmal aus der Schlussrechnung. Grundlage ist § 14c UStG: Wer Umsatzsteuer zu hoch oder doppelt ausweist, schuldet auch den zu hohen Betrag, bis die Rechnung berichtigt ist. Für den Kunden kann zusätzlich der Vorsteuerabzug wackeln.

Nur die tatsächlich gezahlten Abschläge werden abgesetzt. Wurde eine Abschlagsrechnung gestellt, aber nicht bezahlt, ist darauf auch noch keine Umsatzsteuer entstanden – der offene Betrag steckt dann automatisch im Restbetrag der Schlussrechnung.

Sonderfall Kleinunternehmer: Wer nach § 19 UStG keine Umsatzsteuer ausweist, hat dieses Problem nicht – auf Abschlags- und Schlussrechnung erscheint keine Steuer, dafür der übliche Kleinunternehmer-Hinweis.

So vermeiden Sie Fehler im Alltag

Die Verrechnung von Hand ist fehleranfällig – gerade bei mehreren Abschlägen. Eine Software, die Abschläge und Schlussrechnung automatisch korrekt gegeneinander aufrechnet, nimmt Ihnen genau diese Rechnerei und das Doppelsteuer-Risiko ab. In Easy Invoice ist der komplette Ablauf von der Abschlags- bis zur Schlussrechnung abgebildet, inklusive sauberem Steuerabzug. Und damit das Geld auch wirklich kommt, hilft ein konsequentes Mahnwesen.

Hinweis: Dieser Beitrag stellt keine Steuer- oder Rechtsberatung dar. Für Ihren individuellen Fall – besonders bei Bauleistungen, Reverse-Charge oder Ist-/Soll-Versteuerung – konsultieren Sie bitte einen Steuerberater. Stand: 20. Juni 2026.

Quellen

• § 14 Abs. 5 UStG (gesetze-im-internet.de) — Absetzung der Teilentgelte und Steuerbeträge in der Endrechnung
• § 13 UStG (gesetze-im-internet.de) — Entstehung der Steuer bei Anzahlungen mit Vereinnahmung
• § 14c UStG (gesetze-im-internet.de) — unrichtiger und unberechtigter Steuerausweis
• § 632a BGB (gesetze-im-internet.de) — Anspruch auf Abschlagszahlungen
• Haufe: Umsatzsteuer in der Schlussrechnung richtig ausweisen — Praxis und Doppelbesteuerungsrisiko