Rechnungsprogramm 2026: GoBD- und E-Rechnung-fähig, ohne Buchhaltungskenntnisse

Wer 2026 ein Rechnungsprogramm sucht, hat meist zwei Fragen im Kopf: Läuft damit rechtlich alles sauber – und komme ich ohne Buchhaltungswissen klar? Dieser Überblick zeigt, worauf es bei einer modernen Rechnungssoftware ankommt und wie Easy Invoice in der PepperTools Office Cloud das löst.

Was ein Rechnungsprogramm 2026 können muss

Zwei Punkte sind rechtlich entscheidend:

• GoBD: Rechnungen müssen unveränderbar, nachvollziehbar und über die gesetzlichen Fristen (in der Regel 8 bzw. 10 Jahre) aufbewahrt werden. Eine gute Software unterstützt eine GoBD-konforme Rechnungsstellung, indem sie Belege revisionssicher archiviert und Änderungen protokolliert.
• E-Rechnung: Im B2B-Bereich kommt die elektronische Rechnung – die Software sollte die deutschen Standardformate XRechnung und ZUGFeRD beherrschen. Was wann gilt, steht in unserem Beitrag zur E-Rechnungspflicht 2027 und 2028.

Dazu kommen die Basics: saubere Stammdaten, alle Belegtypen (Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung, Gutschrift, Storno) und ein professionelles PDF mit eigenem Logo. Wie eine korrekte Rechnung aufgebaut ist, erklärt unser Leitfaden zum Rechnung schreiben.

Keine Ahnung von Buchhaltung? Müssen Sie auch nicht haben

Der häufigste Grund, warum Handwerker und Dienstleister Buchhaltung aufschieben: das Fachchinesisch. Genau das nehmen wir Ihnen ab. In Easy Invoice ordnen Sie einen Zahlungseingang nur noch der passenden Rechnung zu – den Rest erledigt das System im Hintergrund. Die zugehörigen Buchungssätze entstehen automatisch, sauber aufbereitet für Ihren Steuerberater.

Möglich macht das ein integrierter Zahlungs-Workflow: PayPal-Kontoauszüge und Bank-Auszüge (z. B. aus StarMoney) werden importiert, eindeutige Zahlungen direkt dem richtigen Beleg vorgeschlagen. Sie bestätigen – fertig. So bleibt der Stand Ihrer offenen Posten gepflegt, ohne dass Sie eine einzige Buchung von Hand erfassen.

Auch für Kleinunternehmer geeignet

Eine der häufigsten Fragen: Taugt das auch für Kleinunternehmer? Ja. Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG nutzen Sie die Plattform problemlos – Ihre Belege werden korrekt ohne ausgewiesene Umsatzsteuer und mit dem passenden Hinweis ausgestellt. Und wenn Sie aus der Kleinunternehmerregelung herauswachsen oder regelbesteuert sind, buchen Sie ebenso sauber im Kontenrahmen SKR03 oder SKR04 – wahlweise mit Soll- oder Ist-Besteuerung. So passt die Software vom ersten Beleg bis zum Wachstum.

Überall arbeiten – ohne Installation

Easy Invoice läuft in der Cloud: Sie öffnen es direkt im Browser an jedem PC, ohne Installation und mit automatischen Updates. Wer bisher die Easy Invoice Desktop-Software nutzt, kann seinen kompletten Datenbestand (Kunden, Artikel, Belege, Zahlungen) in die Cloud übernehmen – ohne Neuanfang.

Immer dabei: die App für Android und iOS

Ihr Büro passt in die Hosentasche: Die mobile App gibt es für Android und iOS. Stammdaten, Belege und Kontakte sind damit überall verfügbar – beim Kunden, im Außendienst oder auf der Baustelle, auch ohne Laptop. Sie sehen jederzeit den aktuellen Stand Ihrer Aufträge und offenen Forderungen und können direkt vor Ort nachschauen, statt Informationen später im Büro zusammenzusuchen. Und Sie erfassen gleich vor Ort Notizen und Erinnerungen zum Kunden – so ist der nächste Termin immer vorbereitet.

In 9 Sprachen – Oberfläche, App und Belege

Mehrsprachigkeit ist bei Easy Invoice keine halbe Sache: Landingpage, SaaS-Plattform und die Handy-Apps sind komplett in 9 Sprachen verfügbar – Deutsch, Englisch, Spanisch, Französisch, Italienisch, Niederländisch, Polnisch, Russisch und Türkisch. Jeder Mitarbeiter arbeitet in seiner eigenen Sprache – auf demselben gemeinsamen Datenbestand.

Und es hört nicht bei der Bedienoberfläche auf: Pro Kunde legen Sie fest, in welcher Sprache die Belege erzeugt werden. Der italienische Kunde bekommt sein Angebot auf Italienisch, der polnische seine Rechnung auf Polnisch – vollständig lokalisierte PDFs inklusive Spaltenköpfen, Fuß- und Mahntexten, ohne dass der Bearbeiter umschalten muss.

Sicher und rechtssicher – Ihre Daten bleiben in Deutschland

• Hosting in Deutschland, Verarbeitung DSGVO-konform.
• Automatische Backups – Sie müssen sich um nichts kümmern.
• Unveränderbare Archivierung ausgehender Belege und Ihrer E-Rechnungen im sicheren Objektspeicher; einmal archiviert, bleibt der Beleg unverändert.
• Alles nachvollziehbar – Vorgänge sind protokolliert und im Bedarfsfall (z. B. Betriebsprüfung) gezielt auffindbar.
• Mehrstufige Anmeldung mit optionaler Zwei-Faktor-Authentifizierung und strikter Mandantentrennung.

Für Handwerker und Dienstleister gemacht

• Abschlags- und Schlussrechnungen: Teilrechnungen während des Projekts, am Ende eine Schlussrechnung mit korrekt verrechneten Abschlägen – ideal für Bau- und längere Aufträge.
• Mahnwesen: mehrstufige Mahnungen automatisch, damit Ihr Geld pünktlich kommt (mehr dazu im Mahnwesen-Ratgeber).
• Auswertungen & Steuerberater-Export: Belegjournale, EÜR-Auswertung und Exporte in gängige Übergabeformate – eine saubere Grundlage auch für die Umsatzsteuer-Voranmeldung.

Flexibel statt langer Vertrag

Easy Invoice passt sich Ihrem Geschäft an: monatlich kündbar (bis einen Tag vor Ablauf), mehrere Nutzer pro Mandant – auch die Steuerkanzlei kann mitarbeiten – und Nutzerplätze lassen sich bei Bedarf hinzubuchen. Verschiedene Pakete mit unterschiedlichem Funktionsumfang decken alles ab – vom gelegentlichen Rechnungssteller bis zum täglichen Einsatz mit größerem Belegvolumen.

Am besten überzeugen Sie sich selbst: 10 Tage in Ruhe testen – ganz ohne Bankdaten zu hinterlegen.

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Häufige Fragen

Brauche ich Buchhaltungskenntnisse? Nein. Sie ordnen Zahlungen per Klick zu, die Buchungen entstehen automatisch im Hintergrund – aufbereitet für den Steuerberater.

Ist die E-Rechnung 2026 Pflicht? Im B2B-Bereich greifen die E-Rechnungs-Pflichten schrittweise. Easy Invoice erstellt XRechnung und ZUGFeRD, damit Sie vorbereitet sind – Details im E-Rechnungs-Beitrag.

Ist das Programm GoBD-konform? Die Software unterstützt eine GoBD-konforme Rechnungsstellung (unveränderbare Archivierung, Nachvollziehbarkeit, Aufbewahrung). Die endgültige Konformität hängt auch von Ihren Abläufen ab.

Eignet sich das auch für Kleinunternehmer? Ja. Belege werden ohne Umsatzsteuer-Ausweis mit passendem Hinweis erstellt; alternativ buchen Sie regelbesteuert im SKR03/SKR04 mit Soll- oder Ist-Besteuerung.

Muss ich etwas installieren? Nein. Easy Invoice läuft im Browser, dazu gibt es Apps für Android und iOS. Ihre Daten werden in Deutschland gehostet und automatisch gesichert.

Hinweis: Dieser Beitrag ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Stand: 20. Juni 2026.