Praxiswissen für Unternehmer · jeden Tag ein neuer Beitrag
Rechnung & Buchhaltung
Die meisten geben zu wenig ab und bezahlen dafür doppelt: einmal die Kanzleistunden fürs Nachfragen, einmal fürs Abtippen. Was auf den Stapel gehört – und was Ihr Programm davon selbst liefert.
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Viele suchen nach der GoBD-konformen Rechnung. Den Begriff gibt es so nicht: Die GoBD regeln nicht, was auf dem Papier steht, sondern wie Sie arbeiten. Welche Hälfte ein Programm für Sie erledigt – und welche Hälfte Sie selbst erledigen müssen, egal welche Software Sie kaufen.
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Der erste Kunde im Ausland, und schon steht die Frage im Raum: 19 Prozent drauf oder nicht? Die Antwort hängt an drei Fragen – und an einer Nummer, die Sie besser vorher prüfen als hinterher.
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Eine ZUGFeRD-Rechnung ist Ihre gewohnte PDF-Rechnung mit unsichtbaren Daten darin. Was Sie dafür einstellen müssen, welche Angaben vollständig sein müssen – und der einfachste Weg, das Ergebnis selbst zu prüfen.
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Eine XRechnung ist keine besondere Rechnungsvorlage, sondern Ihre normale Rechnung als Datendatei. Sie schreiben sie nicht selbst – Sie lassen sie erzeugen. Woran es in der Praxis scheitert, ist fast nie die Technik, sondern eine einzige Nummer, die Ihnen der Auftraggeber genannt hat.
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Ein Lieferschein ist fast nie gesetzlich vorgeschrieben – aber er ist der Nachweis, dass die Ware angekommen ist. Was drauf gehört, warum Preise besser fehlen und welcher eine Satz wichtig wird, sobald die Rechnung auf den Lieferschein verweist.
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Ein Angebot hat keine gesetzlichen Pflichtangaben – trotzdem entscheidet es darüber, ob der Kunde zusagt und ob Sie später Mehraufwand berechnen können. Mit Muster zum Abschreiben.
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Wie Sie Eingangsrechnungen in den Griff bekommen: der schnelle Weg per Software, der Weg von Hand mit konkreter Ordnerstruktur, die Zuordnung zur Baustelle – und was sich durch die E-Rechnung wirklich ändert (weniger, als Sie denken).
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Abschlag, Teil, Schluss – die drei werden ständig verwechselt. Der Unterschied entscheidet, wann die Umsatzsteuer fällig wird und ab wann die Gewährleistung läuft.
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Kunden unterschreiben Verträge online per Klick, die Software protokolliert Zeitpunkt, IP und Inhalt. Daraus entstehen wiederkehrende Rechnungen auf Knopfdruck — und Kündigungen laufen in eine Liste statt ins Mail-Postfach.
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Wie Sie Abschlagsrechnungen in der Schlussrechnung korrekt abziehen – mit Rechenbeispiel, Muster und der Regel, die vor doppelt gezahlter Umsatzsteuer schützt.
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Was in eine Auftragsbestätigung gehört, ab wann sie bindet und wie daraus eine Rechnung wird, die der Kunde nicht kürzt – mit Vorlage zum Abschreiben.
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Als Kleinunternehmer müssen Sie keine E-Rechnung ausstellen – empfangen und richtig aufbewahren müssen Sie sie aber schon. Was das konkret heißt, ob Ausdrucken reicht und bis wann Sie noch PDFs bekommen dürfen.
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Wenn ein Kunde die Rechnung nicht zahlt, entscheidet das richtige Vorgehen über Ihr Geld. Der Ratgeber zeigt die Schritte von der Mahnung über Verzugszinsen bis zu Mahnbescheid und Inkasso – mit den passenden Anlaufstellen.
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Ein Rechnungsprogramm kostenlos nutzen klingt gut – die Frage ist, wo die Grenze liegt. Wie sich Gratis-Angebote finanzieren, welche Limits typisch sind und wann eine kostenlose Lösung wirklich reicht.
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Bevor Sie sich für ein Rechnungsprogramm entscheiden, sollten Sie wissen, worauf es als Kleinunternehmer wirklich ankommt – und worauf nicht. Die Kriterien im Überblick, mit Checkliste zum Abhaken.
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Verboten ist es nicht, seine Rechnungen in Word oder Excel zu schreiben. Trotzdem geraten damit viele Selbstständige in Konflikt mit den GoBD. Warum das so ist, was im Prüfungsfall passiert – und wie Sie sauber umsteigen.
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Beide sind gültige E-Rechnungen, doch sie funktionieren unterschiedlich: XRechnung als reine Datendatei, ZUGFeRD als PDF mit eingebetteten Daten. Der Unterschied – und wann Sie welches brauchen.
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Eine bereits ausgestellte Rechnung dürfen Sie nicht einfach ändern oder löschen. Die zwei sauberen Wege – Stornorechnung und Korrekturrechnung – und wann Sie welchen brauchen.
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Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus – müssen aber alle übrigen Pflichtangaben und einen Hinweis auf § 19 UStG nennen. So sieht die Rechnung aus, mit Formulierungen und der wichtigsten Falle.
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Für Rechnungen bis 250 Euro brutto gelten weniger Pflichtangaben. Welche fünf Angaben bleiben, was Sie weglassen dürfen und in welchen Fällen die Erleichterung nicht zählt.
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Seit dem 10. Juni 2026 gibt es ZUGFeRD 2.5, ab 1. Juli soll die neue Version genutzt werden. Was sich konkret ändert, für wen die E-Rechnung überhaupt gilt und warum Sie mit aktueller Software entspannt bleiben.
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Abschlagsrechnungen sichern während langer Projekte Ihren Geldfluss. Wie sie funktionieren, wann die Umsatzsteuer fällig wird und wie Sie in der Schlussrechnung die teure Doppelbesteuerung vermeiden – verständlich erklärt mit Beispiel.
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Verzugszinsen 2026, 40-Euro-Mahnpauschale, Verjährung: So sichern Selbstständige und kleine Unternehmen ihren Cashflow mit einem klaren Mahnwesen — mit Praxisbeispielen.
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Kostenlose Rechnungsvorlage gesucht? Hier finden Sie alles zu Pflichtangaben, Formaten (Word, Excel, PDF) und warum eine professionelle Rechnungssoftware die bessere Wahl ist.
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Erfahren Sie, wie Sie eine rechtssichere Rechnung schreiben. Mit Pflichtangaben, Beispielen und Tipps für Selbstständige und Unternehmer.