ZUGFeRD 2.5 ab 1. Juli 2026: Was sich für Ihre Rechnungen ändert

ZUGFeRD 2.5 ist da. Seit dem 10. Juni 2026 steht die neue Version des E-Rechnungsformats bereit (in Frankreich: Factur-X 1.09), ab dem 1. Juli 2026 soll sie verwendet werden. Das sind die Änderungen:

• Aktualisierte Code-Listen und Prüfregeln. Die Listen (z. B. für Länder, Währungen, Steuerkategorien) wurden an den aktuellen Stand der EU-Norm EN 16931 angehoben. Das betrifft die technische Prüfung im Hintergrund, nicht Ihre Eingabe.
• Erweiterungen im Profil „EXTENDED". Neu möglich sind u. a. negative Einzelpreise auf Positionsebene, zusätzliche Zahlungsangaben und Zahlungen im Auftrag Dritter. Für komplexere Fälle gedacht – Standardrechnungen bleiben unberührt.
• Bessere Anschlussfähigkeit an die französische B2B-Pflicht. Wer nach Frankreich fakturiert, kommt mit einer einzigen Datei aus (Details unten).
• Vollständig abwärtskompatibel. Rechnungen in älteren Profilen bleiben gültig und lesbar.
• Bruttorechnungen folgen später. Diese angekündigte Funktion wird in einem zweiten Schritt nachgereicht – relevant vor allem für Buch- und Verlagshandel, nicht für die typische Dienstleistungs- oder Handwerksrechnung.

Kurz erklärt: Was ist ZUGFeRD überhaupt?

ZUGFeRD ist eine PDF-Rechnung mit einem unsichtbaren „Beipackzettel". Das PDF sieht aus wie immer und lässt sich normal öffnen und ausdrucken. Eingebettet steckt zusätzlich eine strukturierte XML-Datei mit allen Rechnungsdaten – Betrag, Steuersatz, Positionen, Zahlungsziel. Die Buchhaltungssoftware des Empfängers liest diese Daten automatisch ein.

Der Vorteil: Ihre Rechnung ist zugleich lesbar für Menschen und maschinell auswertbar. Genau deshalb erfüllt ZUGFeRD (ab Profil „EN 16931") die Anforderungen an eine echte E-Rechnung. Warum das zunehmend wichtig wird, lesen Sie in unserem Ratgeber zur E-Rechnungspflicht 2027 und 2028.

Muss ich als Betrieb jetzt eine E-Rechnung stellen?

Hier lohnt es, zwei Dinge sauber zu trennen – denn nicht jeder ist gleich betroffen.

Die E-Rechnung gilt nur im B2B. Pflicht wird das strukturierte Format schrittweise nur für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. Rechnungen an Privatkunden (B2C) sind davon nicht erfasst – hier dürfen Sie weiter eine normale PDF- oder Papierrechnung schicken.

Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnung ausstellen. Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt, ist von der Ausstellungspflicht dauerhaft ausgenommen und darf weiterhin eine einfache Rechnung stellen. Aber: Empfangen können muss jeder Betrieb E-Rechnungen schon seit 2025 – dafür reicht eine E-Mail-Adresse. Was ein Kleinunternehmer genau ist und wo die Fallstricke liegen, zeigt unser Beitrag zur Kleinunternehmerregelung 2026.

„Kleinbetrieb" ist kein steuerlicher Begriff. Nicht verwechseln: „Kleinbetrieb" oder „kleines Unternehmen" sagt nichts über die Umsatzsteuer aus. Entscheidend ist, ob Sie Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind oder regelbesteuert. Nur Letztere stellen im B2B künftig E-Rechnungen aus.

Und wenn ich E-Rechnungen ausstellen muss? Dann ist ZUGFeRD 2.5 trotzdem kein Aufwand: Eine gepflegte Software bildet das Format im Hintergrund und aktualisiert es. Sie schreiben Ihre Rechnung wie immer – die richtige Version entsteht automatisch beim Erzeugen der PDF. Selbst Hand anlegen müssen nur zwei Gruppen: wer ZUGFeRD-Dateien manuell oder per eigenem Skript erzeugt, und wer veraltete, nicht mehr weiterentwickelte Software nutzt. Grundlagen zur Rechnung selbst finden Sie in unserem Leitfaden zum Rechnung schreiben.

Für Technikinteressierte: Welche Felder wurden angefasst?

Wer es genau wissen will – hier die konkreten Knotenpunkte, die in ZUGFeRD 2.5 (Profil „EXTENDED") neu oder geändert sind. Für den Alltag müssen Sie das nicht kennen; Ihre Software setzt es um.

Was heißt „besser für Frankreich"? Frankreich führt eine verpflichtende B2B-E-Rechnung ein; das dortige nationale Format ist Factur-X – und ZUGFeRD 2.5 ist mit Factur-X 1.09 technisch identisch. Die neuen Schema-Kennungen (@ListID an den Steuer-/ID-Feldern) und die Zahlungsgruppe BG-34 sorgen dafür, dass eine deutsche ZUGFeRD-Rechnung vom französischen Pflichtsystem sauber akzeptiert wird. Der praktische Nutzen: Wer Kunden in Deutschland und Frankreich hat, braucht künftig kein zweites Format – eine Datei passt für beide Länder.

Wie office1.cloud damit umgeht

In der Rechnungssoftware der PepperTools Office Cloud erzeugen Sie ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien direkt aus dem Beleg – ohne sich um Formatversionen zu kümmern. Format-Updates wie ZUGFeRD 2.5 setzen wir laufend zentral um, damit Ihre E-Rechnungen den aktuellen Stand der EN 16931 abbilden – ohne dass Sie etwas installieren oder umstellen müssen.

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Dieser Beitrag informiert allgemein und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Für Ihren konkreten Fall wenden Sie sich bitte an Ihre Steuerberatung.