Termijnfactuur schrijven: zo werkt het – en zo voorkomt u dubbele btw

Wie wekenlang of maandenlang aan een groter project werkt, wil zijn geld niet pas aan het eind zien. Daar is de termijnfactuur (Duits: Abschlagsrechnung) voor: u factureert deelbedragen tijdens het project en beschermt zo uw cashflow. Klinkt eenvoudig – en in de praktijk is het dat ook. Alleen bij de eindfactuur (Schlussrechnung) schuilt een dure valkuil die velen al dubbele btw heeft opgeleverd. Dit artikel legt beide uit: eerst de praktijk, dan de juridische achtergrond.

Wat een termijnfactuur is

Een termijnfactuur is een tussenfactuur voor reeds geleverde delen van een nog niet afgeronde prestatie. Typische gevallen: een bouwopdracht over meerdere maanden, een omvangrijk webproject, een grotere advisering. In plaats van aan het eind één grote factuur te sturen, vraagt u uw geld in etappes.

Het onderscheid is belangrijk:

• Termijnfactuur (Abschlagsrechnung): de totale prestatie is nog niet klaar. U vraagt een voorschot op wat tot nu toe is geleverd. Alles wordt pas aan het eind verrekend.
• Deelfactuur (Teilrechnung): een duidelijk afgebakend, opgeleverd deel van de prestatie wordt definitief afgerekend.
• Eindfactuur (Schlussrechnung): aan het eind van de opdracht. Ze rekent de totale prestatie af en trekt de reeds betaalde termijnen af.

Juridisch hebt u als opdrachtnemer bij aannemingsovereenkomsten zelfs recht op voorschotbetalingen voor reeds geleverde prestaties (§ 632a BGB) – u hoeft dus niet voor te financieren tot alles klaar is.

Een voorbeeld in cijfers

Stel, uw opdracht bedraagt 10.000 € netto plus 19% btw. Tijdens het project stuurt u twee termijnfacturen, aan het eind de eindfactuur:

• Termijnfactuur 1 (betaald): 4.000 € netto + 760 € btw = 4.760 €
• Termijnfactuur 2 (betaald): 3.000 € netto + 570 € btw = 3.570 €

Eindfactuur:

• Totale prestatie: 10.000 € netto, 1.900 € btw, 11.900 € bruto
• minus termijnfactuur 1: 4.000 € netto / 760 € btw
• minus termijnfactuur 2: 3.000 € netto / 570 € btw
• Restbedrag: 3.000 € netto + 570 € btw = 3.570 €

Aan het eind factureert u dus alleen nog het openstaande restant – de btw op de voorschotten hebt u immers al bij betaling afgedragen. Waarom de juiste aftrek zo belangrijk is, leest u hieronder.

Deze gegevens horen op de termijnfactuur

Een termijnfactuur is een volwaardige factuur en heeft alle gebruikelijke verplichte gegevens nodig (zie ook onze gids voor het schrijven van een factuur). Twee dingen zijn extra belangrijk:

• Duidelijk als „termijnfactuur" aanduiden. Ontbreekt deze aanduiding, dan kan de Belastingdienst het document als gewone factuur behandelen – met onmiddellijke, volledige btw-plicht.
• Verwijzing naar de opdracht en een omschrijving van de tot nu toe geleverde prestatie.

Wanneer de btw verschuldigd wordt

Hier verschilt de termijnfactuur van een gewone factuur. Bij voorschotten ontstaat de btw pas bij ontvangst van de betaling – niet al bij het schrijven van de factuur (§ 13 lid 1 nr. 1a zin 4 UStG). Concreet: pas wanneer de klant het voorschot betaalt, moet u de daarop betrekking hebbende btw in de volgende aangifte afdragen. Een geschreven maar onbetaalde termijnfactuur leidt nog niet tot belasting.

De eindfactuur – hier gebeuren de dure fouten

Aan het eind van de opdracht stuurt u de eindfactuur. Ze toont de volledige prestatie en trekt de reeds ontvangen voorschotten af. Juist die aftrek is het heikele punt.

De regel (§ 14 lid 5 UStG): in de eindfactuur moeten de vooraf geïnde deelbedragen en de daarop betrekking hebbende btw worden afgetrokken, mits u over de voorschotten facturen met vermelde btw hebt uitgereikt. Het volstaat dus niet alleen de nettobedragen af te trekken – ook de reeds afgedragen btw van de voorschotten moet zichtbaar worden uitgerekend.

Het netst voert u elke afzonderlijke termijnfactuur met datum, factuurnummer, nettobedrag en belastingbedrag op en trekt die af (zie het rekenvoorbeeld hierboven). Zo blijft voor iedereen – ook bij een belastingcontrole – navolgbaar dat niets dubbel is berekend.

De dubbele-btw-valkuil (§ 14c UStG)

De klassieke fout: in de eindfactuur wordt de btw nogmaals over het volledige bedrag vermeld, zonder de btw van de voorschotten af te trekken. Dan bent u de Belastingdienst de btw dubbel verschuldigd – éénmaal uit de voorschotten en éénmaal uit de eindfactuur. Basis is § 14c UStG: wie btw te hoog of dubbel vermeldt, is ook het te hoge bedrag verschuldigd totdat de factuur is gecorrigeerd. Voor de klant kan bovendien de voorbelastingaftrek wankelen.

Alleen de daadwerkelijk betaalde voorschotten worden afgetrokken. Is een termijnfactuur uitgereikt maar niet betaald, dan is daarop nog geen btw ontstaan – het openstaande bedrag zit dan automatisch in het restbedrag van de eindfactuur.

Bijzonder geval kleine ondernemers: wie volgens § 19 UStG geen btw vermeldt, heeft dit probleem niet – op termijn- en eindfactuur verschijnt geen belasting, wel de gebruikelijke kleineondernemers-aanduiding.

Zo voorkomt u fouten in de praktijk

Handmatig verrekenen is foutgevoelig – zeker bij meerdere voorschotten. Software die voorschotten en eindfactuur automatisch correct tegen elkaar wegstreept, neemt u juist dit rekenwerk en het dubbele-btw-risico uit handen. In Easy Invoice is de hele flow van termijn- tot eindfactuur ingebouwd, inclusief een nette belastingaftrek. En om ervoor te zorgen dat het geld ook echt binnenkomt, helpt consequent aanmanen.

Let op: dit artikel is geen fiscaal of juridisch advies. Raadpleeg voor uw individuele geval – vooral bij bouwprestaties, verleggingsregeling of kas-/factuurstelsel – een belastingadviseur. Stand: 20 juni 2026.

Bronnen

• § 14 lid 5 UStG (gesetze-im-internet.de) — aftrek van deelbedragen en belasting in de eindfactuur
• § 13 UStG (gesetze-im-internet.de) — ontstaan van de belasting bij voorschotten bij ontvangst
• § 14c UStG (gesetze-im-internet.de) — onjuiste en onterechte btw-vermelding
• § 632a BGB (gesetze-im-internet.de) — recht op voorschotbetalingen
• Haufe: btw correct vermelden in de eindfactuur — praktijk en dubbele-belastingrisico