Steuernummer beantragen über ELSTER: So bekommen Sie den Zugang sofort – ohne auf Post zu warten

Die Steuernummer bekommen Sie nicht automatisch zugeschickt. Sie fordern sie an, indem Sie den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ans Finanzamt schicken – ein Formular, das seit 2021 nur noch elektronisch geht, über ELSTER. ELSTER ist das kostenlose Online-Portal der Finanzämter, und dafür brauchen Sie ein Benutzerkonto. Genau hier bleiben viele Gründer tagelang hängen, weil sie glauben, sie müssten erst den Brief mit dem Aktivierungscode abwarten. Müssen Sie nicht: Für Leute ohne Steuernummer gibt es bei ELSTER eine eigene, abgespeckte Anmeldung, die laut ELSTER „sofort abgeschlossen werden" kann – „ohne Briefversand". Damit können Sie genau ein Formular abschicken, nämlich den Fragebogen. Ihre Steuernummer schickt Ihnen das Finanzamt danach per Post, nachdem es den Fragebogen geprüft hat.

Zwei Dinge, die Sie sofort wissen sollten: Abgeben müssen Sie den Fragebogen innerhalb eines Monats, nachdem Sie Ihre Tätigkeit aufgenommen haben. Und wie lange das Finanzamt danach braucht, ist gesetzlich nirgends festgelegt – planen Sie also nicht damit, die Nummer in ein paar Tagen zu haben. Was Sie tun, wenn vorher schon ein Kunde auf seine Rechnung wartet, steht weiter unten.

Inhaltsverzeichnis

1. Kommt die Steuernummer nicht von allein?
2. Der ELSTER-Zugang: warum Sie nicht auf den Brief warten müssen
3. Schritt für Schritt bis zum abgeschickten Fragebogen
4. Steuernummer fürs Gewerbe: was Gewerbetreibende zusätzlich machen
5. Wie lange dauert es – und was kostet es?
6. Der erste Kunde wartet: Rechnung ohne Steuernummer?
7. Steuernummer, Steuer-ID, USt-IdNr., W-IdNr. – welche ist welche?
8. Kleinunternehmer: brauchen Sie trotzdem eine Steuernummer?
9. Die Stelle im Fragebogen, an der die meisten einfach raten
10. Wenn der Monat schon rum ist
11. Ändert sich die Nummer später noch?

Kommt die Steuernummer nicht von allein?

Teilweise – und dieses „teilweise" ist die häufigste Falle.

Wenn Sie ein Gewerbe angemeldet haben, meldet das Gewerbeamt das ans Finanzamt weiter. Das steht so in § 138 der Abgabenordnung: Sie zeigen die Betriebseröffnung bei der Gemeinde an, und die Gemeinde „teilt den Inhalt der Anzeige" dem zuständigen Finanzamt mit. Viele schließen daraus: Dann kommt das Finanzamt schon auf mich zu.

Das reicht aber nicht. Die Weitermeldung sagt dem Finanzamt nur, dass es Sie gibt. Was das Finanzamt braucht, um Sie steuerlich einzuordnen und Ihnen eine Nummer zu geben, sind Ihre Angaben: Was machen Sie, ab wann, wie viel erwarten Sie, wollen Sie die Kleinunternehmerregelung nutzen, wie heißt Ihre Bank. Diese Angaben stehen im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung – und den müssen Sie von sich aus abgeben. Warten Sie nicht auf Post. Es kommt oft keine.

Für Freiberufler gilt dasselbe, nur ohne den Umweg über das Gewerbeamt: kein Gewerbeschein, aber derselbe Fragebogen. Ob Sie Freiberufler oder Gewerbetreibender sind, entscheidet Ihre Tätigkeit, nicht Ihr Gefühl – wenn Sie unsicher sind, hilft unser Beitrag Freiberufler oder Gewerbe bei der Einordnung.

Die Frist: einen Monat nach dem Ereignis, also nach Aufnahme der Tätigkeit. Elektronisch, „nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz". Papier gibt es nur noch auf Antrag in Härtefällen.

Der ELSTER-Zugang: warum Sie nicht auf den Brief warten müssen

ELSTER ist das kostenlose Online-Portal der Finanzverwaltung – die offizielle Stelle, an der Steuerformulare abgegeben werden. Ohne Benutzerkonto dort kommen Sie an den Fragebogen nicht heran.

Und jetzt der Punkt, an dem sich Tage sparen lassen. Es gibt zwei Wege zum Konto:

Der übliche Weg ist die Registrierung mit Zertifikatsdatei über Ihre persönliche steuerliche Identifikationsnummer. Dabei bekommen Sie die Aktivierungs-ID per E-Mail – den Aktivierungscode aber per Brief. Sie warten also auf die Post, bevor Sie überhaupt anfangen können.

Der schnelle Weg heißt ElsterLight. Diese Registrierung ist ausdrücklich für Personen und Firmen gedacht, denen „das Finanzamt noch keine Steuernummer zugeteilt hat". Sie brauchen dafür nur eine E-Mail-Adresse, und die Erstellung des Kontos „kann sofort abgeschlossen werden (ohne Briefversand)".

Der Preis dafür: Das Konto kann genau eine Sache – den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung übermitteln. Steuererklärungen gehen damit nicht, und für andere Behördenportale taugt der Login auch nicht. Das ist aber genau das, was Sie in dieser Woche brauchen. Sobald das Finanzamt Ihnen die Steuernummer zugeteilt hat, schalten Sie in Ihrem Konto die Funktionen eines vollwertigen Kontos frei – dafür kommt dann doch noch ein Brief mit dem Aktivierungscode, aber zu diesem Zeitpunkt hält Sie das nicht mehr auf.

Wenn Sie eine GbR, UG oder GmbH gründen, ist ElsterLight nicht nur schneller, sondern der naheliegende Weg: Die Gesellschaft selbst hat noch keine Nummer, über die sie sich registrieren könnte.

Schritt für Schritt bis zum abgeschickten Fragebogen

1. Konto anlegen auf elster.de, Login-Art „Zertifikatsdatei", Registrierung ohne Steuernummer (ElsterLight). Sie erhalten eine E-Mail mit Bestätigungslink und eine zweite mit Aktivierungs-ID und Aktivierungscode.
2. Zertifikatsdatei herunterladen und sichern. Das ist Ihr Schlüssel zum Konto – eine Datei auf Ihrem Rechner, dazu ein Passwort. Legen Sie eine Kopie an einem zweiten Ort ab. Geht die Datei verloren, ist der Zugang weg und muss neu beantragt werden.
3. Den richtigen Fragebogen wählen. Es gibt mehrere Varianten. Einzelunternehmer und Freiberufler nehmen den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung für Einzelunternehmen; für Personengesellschaften und Kapitalgesellschaften gibt es eigene Formulare.
4. Ausfüllen. Rechnen Sie mit 30 bis 60 Minuten. Bereitlegen: Personalausweis, Steuer-Identifikationsnummer, Bankverbindung, Gewerbeschein (falls vorhanden), Datum des Tätigkeitsbeginns, eine grobe Umsatz- und Gewinnschätzung für dieses und nächstes Jahr.
5. Absenden und Übertragungsprotokoll speichern. Das Protokoll ist Ihr Nachweis, dass und wann Sie abgegeben haben.
6. Warten. Die Steuernummer kommt per Post vom Finanzamt, nachdem der Fragebogen geprüft wurde.

Steuernummer fürs Gewerbe: was Gewerbetreibende zusätzlich machen

Wer ein Gewerbe betreibt – Handel, Handwerk, Onlineshop, die meisten Dienstleistungen mit Warenverkauf –, hat zwei Termine statt einem:

Zuerst das Gewerbeamt. Anmeldung mit dem Formular GewA 1 bei Stadt oder Gemeinde, in vielen Kommunen online. Die Gebühr liegt meist zwischen 20 und 60 Euro, den Gewerbeschein bekommen Sie oft sofort. Ablauf und Stolperstellen stehen ausführlich in unserem Beitrag Gewerbe anmelden und Fragebogen zur steuerlichen Erfassung.

Dann das Finanzamt. Der Fragebogen, wie oben beschrieben. Er ist Pflicht, auch wenn das Gewerbeamt Ihre Anmeldung bereits weitergereicht hat.

Es gibt also keine gesonderte „Gewerbe-Steuernummer", die man extra beantragt. Es ist dieselbe Steuernummer, die jeder bekommt, der steuerlich erfasst wird – der Weg dorthin führt beim Gewerbe nur über eine Station mehr. Und Achtung bei der Wortähnlichkeit: Die Gewerbesteuer ist eine eigene Steuerart mit einem Freibetrag von 24.500 Euro Gewerbeertrag für Einzelunternehmen und Personengesellschaften. Mit der Steuernummer selbst hat sie nichts zu tun.

Freiberufler überspringen das Gewerbeamt komplett und melden sich nur beim Finanzamt. Wenn Sie nebenbei starten und noch angestellt sind, gilt derselbe Ablauf – die Besonderheiten dabei stehen in nebenberuflich selbstständig machen.

Wie lange dauert es – und was kostet es?

Kosten: Der Fragebogen und die Steuernummer kosten nichts. ELSTER ist kostenlos. Bezahlt wird nur die Gewerbeanmeldung, falls Sie eine brauchen (meist 20 bis 60 Euro).

Dauer: Hier muss man ehrlich sein – eine gesetzliche Frist, innerhalb derer das Finanzamt Ihnen die Nummer zuteilen muss, gibt es nicht. Wie lange es dauert, hängt vom Finanzamt, von der Jahreszeit und davon ab, ob Ihre Angaben Rückfragen auslösen. Bei einem vollständig und plausibel ausgefüllten Fragebogen geht es oft zügig; bei Rückfragen kann es deutlich länger dauern.

Praktischer Umgang damit: Termin im Kalender setzen und nach etwa vier Wochen beim Finanzamt nachfragen – mit dem Übertragungsprotokoll aus Schritt 5 in der Hand. Das ist kein Drängeln, das ist normal.

Was Sie beschleunigen können: vollständig ausfüllen, realistische Zahlen nennen, Tätigkeit konkret beschreiben („Einbau von Küchen bei Privatkunden" statt „Dienstleistungen").

Der erste Kunde wartet: Rechnung ohne Steuernummer?

Das ist die Frage, die die meisten wirklich umtreibt – die Arbeit ist gemacht, das Geld wird gebraucht, die Nummer ist nicht da.

Die Rechtslage ist klar: Auf eine ordentliche Rechnung gehört „die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer" (§ 14 Abs. 4 Nr. 2 UStG). Eine von beiden muss drauf. Haben Sie noch keine, fehlt eine Pflichtangabe.

Was daraus praktisch folgt:

Bis 250 Euro brauchen Sie die Nummer gar nicht. Bei einer Kleinbetragsrechnung – Gesamtbetrag bis 250 Euro – verlangt § 33 UStDV nur Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe mit dem Steuersatz. Eine Steuernummer steht nicht in dieser Liste. Details dazu in Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro.

Über 250 Euro haben Sie drei Möglichkeiten. Erstens: mit dem Rechnungsdatum warten, bis die Nummer da ist – sauber, aber kostet Zeit. Zweitens: mit dem Kunden eine Anzahlung vereinbaren, die unter der 250-Euro-Grenze bleibt, und den Rest später abrechnen. Drittens: die Rechnung jetzt stellen und sie später berichtigen, sobald die Nummer vorliegt. Wie eine Berichtigung geht, steht in Rechnung korrigieren.

Warum das nicht egal ist: Ihr Kunde braucht eine vollständige Rechnung, um die enthaltene Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend zu machen – also um sich diesen Anteil vom Finanzamt zurückzuholen. Fehlt eine Pflichtangabe, kann er das Papier zurückgeben und eine korrigierte Rechnung verlangen. Bei Privatkunden spielt das keine Rolle, bei Geschäftskunden schon. Sagen Sie es Ihrem Kunden vorher – „Steuernummer ist beantragt, die Rechnung kommt korrigiert nach" ist eine Ansage, mit der jeder Buchhalter leben kann.

Wenn die Nummer dann da ist: Tragen Sie sie an einer Stelle ein, aus der sie in jede Rechnung übernommen wird. In Easy Invoice steht sie in den Stammdaten und läuft von dort in jedes Dokument mit. Welche Angaben sonst noch Pflicht sind, steht in unserem Leitfaden zum Rechnung schreiben.

Steuernummer, Steuer-ID, USt-IdNr., W-IdNr. – welche ist welche?

Vier Nummern, ähnliche Namen, völlig verschiedene Zwecke. Diese Verwechslung kostet im Fragebogen und auf der Rechnung die meisten Nerven.

Zur IdNr: Die haben Sie längst. Sie steht auf Ihrem Einkommensteuerbescheid und auf der Lohnsteuerbescheinigung. Im Fragebogen wird sie abgefragt – nicht als Betriebsnummer, sondern zu Ihrer Identifizierung als Person.

Zur USt-IdNr.: Die brauchen Sie erst, wenn Sie mit Unternehmen im EU-Ausland zu tun haben. Sie können sie im Fragebogen gleich mit ankreuzen; das Finanzamt leitet den Antrag ans Bundeszentralamt für Steuern weiter. Erteilt werden kann sie erst, wenn Ihre umsatzsteuerliche Erfassung beim Finanzamt abgeschlossen und ans Bundeszentralamt übermittelt ist – sie kommt also nach der Steuernummer, nicht davor. Mitgeteilt wird sie ausschließlich per Brief; per E-Mail oder Telefon geht das aus rechtlichen Gründen nicht.

Zur W-IdNr.: Die wird seit November 2024 stufenweise vergeben, ohne dass Sie etwas beantragen müssen. Sie ersetzt derzeit weder die Steuernummer noch die USt-IdNr., sondern kommt dazu. Der Rollout läuft noch – wenn Sie also gerade erst gründen, kann es sein, dass diese Nummer bei Ihnen später nachgereicht wird. Auf die Rechnung gehört weiterhin die Steuernummer oder die USt-IdNr.

Kleinunternehmer: brauchen Sie trotzdem eine Steuernummer?

Ja. Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG bedeutet, dass Sie auf Ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen – sie bedeutet nicht, dass Sie steuerlich unsichtbar wären. Der Fragebogen ist Pflicht, die Steuernummer bekommen Sie wie alle anderen, und sie gehört auch auf die Rechnung eines Kleinunternehmers.

Ob die Regelung für Sie überhaupt sinnvoll ist, entscheiden Sie im Fragebogen – und diese Entscheidung bindet Sie, wenn Sie sich gegen die Regelung entscheiden, für mehrere Jahre. Das ist der zweite Punkt im Formular, an dem sich Gründer wirklich Zeit nehmen sollten. Zum Abwägen: Kleinunternehmer – ja oder nein? Wie eine Rechnung dann aussieht, zeigt Rechnung ohne Umsatzsteuer schreiben.

Die Stelle im Fragebogen, an der die meisten einfach raten

Der Fragebogen will von Ihnen wissen, welchen Umsatz und welchen Gewinn Sie im laufenden und im kommenden Jahr erwarten. Viele tippen dort irgendetwas ein, weil sie es ja ohnehin nicht wissen können.

Diese Zahlen haben aber zwei konkrete Folgen. Erstens entscheiden sie mit darüber, ob Sie die Kleinunternehmerregelung nutzen können. Zweitens setzt das Finanzamt daran seine Vorauszahlungen fest – das sind Beträge, die Sie im laufenden Jahr im Voraus auf Ihre spätere Steuer zahlen. Schätzen Sie zu hoch, nimmt Ihnen das Finanzamt Geld ab, das Sie gerade zum Aufbau brauchen. Schätzen Sie deutlich zu niedrig, kommt die Nachzahlung später gesammelt – oft zusammen mit einer erhöhten Vorauszahlung fürs Folgejahr.

Sinnvoll ist deshalb eine Zahl, die Sie begründen können: Wie viele Aufträge trauen Sie sich realistisch zu, zu welchem Preis? Wenn sich die Lage ändert, können Sie beim Finanzamt eine Anpassung der Vorauszahlungen beantragen – dafür ist keine neue Steuernummer nötig, ein formloses Schreiben genügt.

Wenn der Monat schon rum ist

Erst mal: Das ist ein häufiger Fall und kein Grund zur Panik. Reichen Sie den Fragebogen so schnell wie möglich nach – die Pflicht bleibt bestehen, sie verfällt nicht.

Ein Automatismus, nach dem eine verspätete Abgabe sofort etwas kostet, existiert nicht. Das Finanzamt hat aber Mittel, wenn gar nichts kommt: Es kann die Abgabe mit einem Zwangsgeld durchsetzen und Ihre Besteuerungsgrundlagen schätzen – und eine Schätzung fällt für Sie selten günstig aus. Wer von sich aus nachreicht, bevor das Finanzamt mahnt, ist in aller Regel aus dem Schneider.

Ein zweiter Punkt, den viele übersehen: Die Steuerpflicht beginnt mit der Tätigkeit, nicht mit der Steuernummer. Umsätze aus den Wochen vor der Zuteilung sind nicht steuerfrei – sie gehören ganz normal in Ihre Aufzeichnungen. Heben Sie diese Belege also auf, auch die aus der Wartezeit.

Ändert sich die Nummer später noch?

Ja, das kann passieren – und zwar dann, wenn ein anderes Finanzamt für Sie zuständig wird. Der klassische Fall ist ein Umzug in einen anderen Finanzamtsbezirk; auch ein Wechsel der Rechtsform kann eine neue Nummer nach sich ziehen. Sie bekommen die neue Nummer dann mitgeteilt, ohne dass Sie erneut einen Fragebogen ausfüllen müssen.

Für Ihre Rechnungen heißt das: Alte Rechnungen mit der alten Nummer bleiben, wie sie sind – sie waren zum Zeitpunkt der Ausstellung korrekt. Ab dem Wechsel verwenden Sie die neue. Wenn Sie Ihre Steuernummer an einer zentralen Stelle in Ihrer Software pflegen, ist das eine Änderung an einem Feld; wenn sie in einer Word-Vorlage steht, ist es eine Suchaktion durch alle Dateien.

Ihre persönliche Steuer-Identifikationsnummer bleibt davon unberührt. Die begleitet Sie ein Leben lang, egal wie oft Sie umziehen.

Wenn Sie heute anfangen wollen: ELSTER-Konto ohne Steuernummer anlegen, Fragebogen ausfüllen, Übertragungsprotokoll sichern, Kalendererinnerung auf vier Wochen. Und wenn in der Zwischenzeit ein Auftrag fertig wird, prüfen Sie zuerst, ob er unter 250 Euro bleibt – dann steht der Rechnung nichts im Weg.

Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall. Bei Rechtsform, Kleinunternehmerregelung oder größeren Anfangsinvestitionen kann ein einmaliger Termin beim Steuerberater die Entscheidung für Jahre richtig stellen.

Offizielle Quellen: Fragebogen zur steuerlichen Erfassung für Einzelunternehmen (ELSTER) · ELSTER-Infoseite für Gründer · § 138 AO · § 14 UStG · § 33 UStDV · Steuerliche Identifikationsnummer (BZSt) · Vergabe der USt-IdNr. (BZSt)