„Vorbereitende Buchhaltung" heißt nichts anderes als: alles so weit vorsortieren, dass Ihr Steuerberater nur noch prüfen und buchen muss, statt bei Ihnen nachzufragen. Dazu gehören zwei Dinge, die oft verwechselt werden. Erstens die Zahlen – jede Rechnung und jede Ausgabe als Buchungszeile. Die liefert Ihr Rechnungsprogramm auf Knopfdruck, meist als DATEV-Datei. Zweitens alles, was nicht in Ihrem Programm steht: Kontoauszüge, Barbelege, Darlehens- und Leasingverträge, größere Anschaffungen, Warenbestand. Das müssen Sie selbst zusammensuchen, und daran scheitern die meisten Übergaben – nicht an der Technik.
Bevor Sie irgendetwas zusammenstellen, klären Sie eine Frage mit Ihrer Kanzlei: Bucht Ihr Berater das Jahr über laufend mit, oder macht er nur den Abschluss? Davon hängt ab, ob Sie ihm alles liefern müssen oder nur die Auswertungen.
Dieser Beitrag informiert allgemein und ersetzt keine Steuerberatung.
Inhaltsverzeichnis
- Erst klären: Wer macht was?
- Muss das jetzt sein? Die Fristen für 2025
- Die Checkliste: Was auf den Stapel gehört
- Was Ihr Programm liefert – und was Sie selbst suchen müssen
- Weg 1: Die DATEV-Datei exportieren
- Die zwei Nummern, ohne die nichts geht
- Weg 2: Dem Berater einen eigenen Zugang geben
- Welcher Weg passt zu Ihnen?
- Beim ersten Mal fehlen die Anfangsbestände
- Wie Sie die Daten verschicken
- Wenn der Berater sagt: „Das kann ich nicht einlesen"
- Kleinunternehmer: Was für Sie entfällt
- Warum einmal im Jahr der teuerste Weg ist
Erst klären: Wer macht was?
Es gibt zwei übliche Aufteilungen, und sie führen zu völlig verschiedenen Stapeln:
Der Berater bucht laufend mit. Er erledigt Ihre Umsatzsteuer-Voranmeldungen und kennt jeden Monat Ihre Zahlen. Dann liegt ihm das meiste schon vor. Sie liefern nur nach, was unterjährig nicht bei ihm angekommen ist – Barbelege, neue Verträge, private Anteile.
Sie buchen selbst, der Berater macht nur den Abschluss. Er kontrolliert, ermittelt den Gewinn und füllt die Formulare aus. Dann braucht er Ihre fertigen Auswertungen – die Buchungen, die Summen- und Saldenliste – plus die Unterlagen, die er nicht aus Ihren Buchungen ablesen kann.
Ein Anruf in der Kanzlei spart hier eine Woche Hin und Her. Fragen Sie einfach: „Was buchen Sie für mich, und was soll ich Ihnen liefern?"
Muss das jetzt sein? Die Fristen für 2025
Für das Steuerjahr 2025 gelten wieder die normalen Fristen. Wer selbst abgibt, musste bis zum 31. Juli 2026 fertig sein. Wer einen Steuerberater oder Lohnsteuerhilfeverein hat, hat automatisch bis zum 1. März 2027 Zeit – ohne Antrag. Der eigentliche Stichtag wäre der 28. Februar, der fällt aber auf einen Sonntag.
Diese Frist gehört allerdings Ihrem Berater, nicht Ihnen. Er muss in denselben Wochen die Abschlüsse aller Mandanten fertig bekommen. Wer im Februar abgibt, liegt auf dem Stapel bei allen anderen, die auch im Februar abgeben. Wer im Spätsommer oder Herbst liefert, ist meist deutlich schneller durch und bekommt Rückfragen zu einer Zeit, in der noch jemand in Ruhe antworten kann.
Alle Stichtage im Überblick stehen in Abgabefristen 2026. Falls Sie den 31. Juli selbst verpasst haben: Was dann wirklich droht, steht in Steuererklärung-Frist verpasst.
Die Checkliste: Was auf den Stapel gehört
Gehen Sie das einmal von oben nach unten durch. Was bei Ihnen nicht vorkommt, streichen Sie.
Kontoauszüge – lückenlos. Alle Geschäftskonten, das ganze Jahr, ohne fehlende Nummern. Das ist der häufigste Rückfragegrund überhaupt. Der Berater gleicht damit ab, ob jede Zahlung zu einer Rechnung passt. Fehlt ein Auszug, fehlt ihm ein Stück Weg.
Bargeld. Jede Barzahlung mit Quittung, dazu Ihre Aufzeichnungen über Kasseneinnahmen, wenn Sie welche haben. Bar bezahlte Ausgaben ohne Beleg kann niemand ansetzen.
Ausgangsrechnungen. Alles, was Sie geschrieben haben – auch stornierte und korrigierte. Lücken in der Rechnungsnummer fallen bei einer Prüfung sofort auf.
Eingangsrechnungen. Alle Belege für Ihre Betriebsausgaben. Wie Sie die unterjährig so ablegen, dass am Jahresende nichts fehlt, steht in Eingangsrechnungen verwalten.
Größere Anschaffungen. Hier gibt es Wertgrenzen, die darüber entscheiden, ob Sie etwas sofort absetzen oder über Jahre verteilen:
| Anschaffungswert (netto) | Was damit passiert |
|---|---|
| bis 250 € | sofort als Betriebsausgabe, keine besondere Aufzeichnung nötig |
| 250 € bis 800 € | sofort in voller Höhe absetzbar, aber mit besonderer Aufzeichnung (§ 6 Abs. 2 EStG) |
| 250 € bis 1.000 € | wahlweise stattdessen ein Sammelposten, verteilt über fünf Jahre (§ 6 Abs. 2a EStG) |
| über 800 € | nicht sofort absetzbar, sondern über die Jahre verteilt, in denen Sie es nutzen – die Rechnung gehört auf jeden Fall zum Berater |
Diese Grenzen gelten seit 2018 unverändert und auch für 2026. Maßgeblich ist grundsätzlich der Nettobetrag; wenn Sie keine Vorsteuer abziehen dürfen, fragen Sie Ihren Berater, welcher Wert bei Ihnen zählt. Die Entscheidung zwischen Sofortabzug und Sammelposten treffen Sie außerdem nicht für jedes Gerät einzeln, sondern einheitlich für alle Anschaffungen eines Jahres in diesem Bereich – überlassen Sie diese Wahl Ihrem Berater, er sieht das Gesamtbild.
Verträge. Darlehen und Zinsabrechnungen, Leasing, Miete für Geschäftsräume, Versicherungen. Vor allem Neuabschlüsse und Änderungen aus dem letzten Jahr – Verträge, die er schon hat, will er nicht zweimal.
Warenbestand. Wenn Sie mit Waren handeln oder Material lagern: was am 31. Dezember noch da war, mit Wert. Ohne diese Zahl kann der Gewinn nicht stimmen.
Personal. Lohnabrechnungen, Meldungen an die Krankenkassen, Beitragsnachweise – falls das nicht ohnehin ein Lohnbüro erledigt.
Was Sie auch privat nutzen. Firmenwagen mit Fahrtenbuch oder Ein-Prozent-Regelung, Telefon und Internet, häusliches Arbeitszimmer. Der Berater muss den privaten Anteil herausrechnen und kann das nur, wenn er davon weiß.
Post vom Finanzamt. Bescheide aus dem Vorjahr, festgesetzte Vorauszahlungen, Mitteilungen über Fristen.
Was Ihr Programm liefert – und was Sie selbst suchen müssen
Das ist die Aufteilung, die den Aufwand ehrlich zeigt:
| Erledigt Ihr Rechnungsprogramm | Müssen Sie selbst zusammenstellen |
|---|---|
| Alle Ausgangsrechnungen als Buchungszeilen | Kontoauszüge Ihrer Bank |
| Erfasste Eingangsrechnungen und Ausgaben | Barbelege, die Sie nie erfasst haben |
| Kunden- und Lieferantenliste | Darlehens-, Leasing- und Mietverträge |
| Kontenliste mit Bezeichnungen | Warenbestand zum Jahresende |
| Summen- und Saldenliste | Lohnunterlagen |
| Umsatzsteuer-Werte je Zeitraum | Private Nutzungsanteile, Fahrtenbuch |
Die linke Spalte ist ein Knopfdruck. Die rechte ist die eigentliche Arbeit – und sie wird nicht kleiner, egal welche Software Sie kaufen.
Weg 1: Die DATEV-Datei exportieren
Warum überhaupt eine Datei und nicht einfach die Rechnungen? Weil eine PDF-Rechnung für den Computer ein Bild mit Text darauf ist. Der Mensch sieht „netto 1.000 Euro, 19 Prozent, Malerarbeiten", die Buchhaltungssoftware sieht das nicht. Jemand muss es abtippen oder kontrollieren. Bei 300 Rechnungen und zwei Minuten pro Beleg sind das zehn Arbeitsstunden – die in der Kanzlei anfallen und auf Ihrer Rechnung landen.
Eine Buchungsdatei ist dagegen in Sekunden eingelesen. Sie wählen einen Zeitraum und laden ein ZIP-Archiv herunter. Darin liegen sechs Dateien:
| Datei | Was drin steht | Wofür er sie braucht |
|---|---|---|
| Buchungsstapel | Jeder Vorgang als eine Zeile: Datum, Betrag, Steuer, Konto, Gegenkonto, Belegnummer | Das Herzstück – daraus entsteht Ihre Buchhaltung |
| Debitoren | Ihre Kunden mit Nummer, Name, Anschrift | Damit Buchungen einen Namen haben statt nur einer Nummer |
| Kreditoren | Ihre Lieferanten, ebenso | Dasselbe für die Ausgabenseite |
| Kontenbeschriftungen | Wie Ihre Konten heißen | Damit nicht nur die nackte Nummer „4400" ankommt, sondern auch, dass das Ihre Einnahmen aus Malerarbeiten sind |
| Summen- und Saldenliste | Alle Konten mit Anfangswert, Bewegung, Endwert | Seine Gegenprobe: Passt die Summe zu dem, was er eingelesen hat? |
| Umsatzsteuer-Voranmeldung | Umsatz- und Steuerbeträge nach Feldern sortiert | Zum Abgleich mit dem, was Sie ans Finanzamt gemeldet haben |
Die ersten vier sind im DATEV-Format. Wenn Ihr Berater fragt, worum es sich handelt, lautet die Antwort: EXTF-Buchungsstapel – das Standardformat, das DATEV-Programme einlesen. Nichts umbenennen, nichts umwandeln.
In office1.cloud liegt das ab dem Standard-Tarif bei den Buchhaltungs-Auswertungen als „Steuerberater-Paket". Einzelne Dateien lassen sich auch getrennt ziehen – manche Kanzleien wollen nur den Buchungsstapel, weil Kunden- und Lieferantenlisten bei ihnen schon gepflegt sind.
Wichtig: Beleg-PDFs sind im ZIP nicht enthalten. Es enthält die Zahlen, nicht die Bilder dazu. Wenn Ihr Berater Belege sehen will – und bei Betriebsausgaben will er das oft –, laden Sie ihm die betreffenden herunter oder geben ihm gleich einen eigenen Zugang.
Die zwei Nummern, ohne die nichts geht
Hier scheitert der erste Versuch fast immer, dabei ist es schnell erledigt: Jede DATEV-Datei enthält eine Beraternummer und eine Mandantennummer. Die Beraternummer gehört Ihrem Steuerberater, die Mandantennummer sind Sie in seiner Kartei. Beides weiß nur er beziehungsweise sein Sekretariat.
Fragen Sie einmal per E-Mail nach – vier Angaben, zwei Sätze:
Guten Tag, für den Export meiner Buchhaltung brauche ich Ihre Beraternummer und meine Mandantennummer. Außerdem: Arbeiten Sie mit SKR 03 oder SKR 04, und wann beginnt mein Wirtschaftsjahr?
Die beiden hinteren Fragen sparen den zweiten Anlauf. SKR 03 und SKR 04 sind zwei verbreitete Kontenrahmen – Nummernsysteme dafür, welches Konto wofür steht. Beide sind üblich, nur unterschiedlich sortiert. Welchen Ihr Berater nutzt, stellen Sie einmal ein und dann nie wieder. Das Wirtschaftsjahr beginnt bei den allermeisten am 1. Januar; falls bei Ihnen etwas anderes gilt, wissen Sie es ohnehin.
Weg 2: Dem Berater einen eigenen Zugang geben
Der zweite Weg spart das Verschicken ganz: Sie legen Ihren Steuerberater als eigenen Benutzer an. Er bekommt eine Einladung per E-Mail, setzt sich ein eigenes Passwort und arbeitet danach mit seinen eigenen Zugangsdaten.
Das ist der wichtigste Punkt daran: Geben Sie niemals Ihr eigenes Passwort heraus. Sonst kann hinterher niemand mehr auseinanderhalten, wer was gemacht hat – und Sie tragen jede Änderung mit, die unter Ihrem Namen passiert.
Für Steuerberater gibt es in office1.cloud eine eigene Rolle, die enger ist als ein normaler Mitarbeiterzugang. Er darf:
- Rechnungen, Belege, Kunden, Lieferanten, Artikel und Verträge ansehen
- alle Auswertungen und Exporte selbst erzeugen, also auch das DATEV-Paket
- Ausgaben und Buchungen bearbeiten, damit er Belege zuordnen kann, ohne Sie zu fragen
Er darf nicht: Rechnungen schreiben oder verschicken, Kundendaten ändern, weitere Benutzer einladen, Einstellungen ändern oder etwas löschen.
Der praktische Gewinn: Rückfragen verschwinden. „Zu Beleg 214 fehlt mir was" führt nicht mehr zu einer E-Mail an Sie – der Berater sieht den Beleg selbst.
Welcher Weg passt zu Ihnen?
- Sie geben einmal im Jahr alles ab und wollen damit nichts zu tun haben → Export. Ein ZIP, eine Nachricht, fertig.
- Ihr Berater bucht laufend und meldet Ihre Umsatzsteuer → Zugang. Spart beiden Seiten die meiste Zeit.
- Die Kanzlei will es ausdrücklich per Datei → Export. Manche lassen aus guten Gründen keine fremden Systeme in ihren Ablauf.
Beides gleichzeitig geht auch: Zugang für die laufenden Fragen, Export für den Abschluss.
Beim ersten Mal fehlen die Anfangsbestände
Ein Punkt, der bei der ersten Übergabe garantiert zur Rückfrage führt: Ein Export enthält die Bewegungen eines Zeitraums – also was im Jahr passiert ist. Er enthält nicht, womit Sie in dieses Jahr hineingegangen sind: offene Kundenrechnungen aus dem Vorjahr, noch nicht bezahlte Lieferantenrechnungen, Kontostände, laufende Abschreibungen.
Diese Anfangswerte hat Ihr Berater in der Regel selbst, wenn er das Vorjahr gemacht hat. Wechseln Sie gerade die Kanzlei oder das Programm, muss er sie von der alten Stelle anfordern. Sprechen Sie das aktiv an, bevor Sie exportieren – sonst passen die Endsummen nicht zusammen und niemand weiß zunächst, warum.
Wie Sie die Daten verschicken
In dem ZIP stehen Ihre kompletten Umsätze und Ihre Kundenliste. Das ist nichts, was unverschlüsselt durchs Netz gehen sollte. Die meisten Kanzleien haben dafür ein Portal oder einen gesicherten Upload – fragen Sie danach, bevor Sie es an eine E-Mail hängen. Wenn es doch per Mail gehen muss, packen Sie das Archiv mit einem Passwort und geben das Passwort über einen anderen Weg durch, etwa telefonisch.
Beim eigenen Zugang stellt sich die Frage gar nicht erst: Da verlassen die Daten Ihr System nicht.
Wenn der Berater sagt: „Das kann ich nicht einlesen"
Das passiert, und es liegt fast nie an den Zahlen. Vier übliche Ursachen:
Falsche oder fehlende Nummern. Berater- und Mandantennummer müssen exakt stimmen, sonst ordnet die Kanzleisoftware die Datei keinem Mandanten zu. Ein Zahlendreher reicht.
Der andere Kontenrahmen. Sie haben mit SKR 03 exportiert, die Kanzlei arbeitet mit SKR 04. Die Buchungen kommen an, stehen aber auf den falschen Konten. Einmal umstellen, neu exportieren.
Zeitraum doppelt. Wenn Sie denselben Zeitraum zweimal exportieren und die Kanzlei beides einliest, stehen die Umsätze doppelt in den Büchern. Halten Sie fest, was Sie schon geschickt haben.
Kontenlänge passt nicht. Wie viele Stellen Ihre Konten haben – meist vier – muss zu den Einstellungen der Kanzlei passen. Eine Einstellung, kein Datenfehler.
Nützlich bei solchen Diskussionen: Jeder Export wird bei Ihnen protokolliert – Zeitraum, Dateiname, Größe, Zeitpunkt, wer ihn erzeugt hat, dazu ein Prüfwert der Datei. Damit ist „Habe ich Ihnen das Quartal schon geschickt?" in zehn Sekunden beantwortet. Warum solche Protokolle bei einer Prüfung überhaupt zählen, steht in GoBD-konforme Rechnung.
Kleinunternehmer: Was für Sie entfällt
Wenn Sie die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzen, wird die Übergabe deutlich kürzer. Sie weisen keine Umsatzsteuer aus, führen keine ab und geben in der Regel keine Voranmeldungen ab – die Umsatzsteuer-Datei im Paket bleibt dann leer oder entfällt. Seit dem Steuerjahr 2024 müssen Kleinunternehmer grundsätzlich auch keine Umsatzsteuer-Jahreserklärung mehr abgeben – es sei denn, das Finanzamt fordert Sie ausdrücklich dazu auf.
Was bleibt: die Einnahmen und Ausgaben, die Belege dazu, und alles aus der Checkliste oben. Ihre Einkommensteuererklärung ist davon unberührt. Wie eine Rechnung ohne Umsatzsteuer aussehen muss, steht in Rechnung ohne Umsatzsteuer schreiben.
Warum einmal im Jahr der teuerste Weg ist
Die meisten kleinen Betriebe übergeben alles auf einen Schlag nach Jahresende. Das ist der unangenehmste Zeitpunkt: Sie wissen nicht mehr, wofür die Barquittung vom März war, der Berater fragt nach Vorgängen, die zehn Monate zurückliegen, und ein Fehler bei der Umsatzsteuer ist ein Jahr lang gewachsen statt einen Monat.
Wer stattdessen quartalsweise liefert oder dem Berater einen Zugang gibt, verteilt die Arbeit und merkt Fehler früh. Der Aufwand ist derselbe Knopfdruck – nur viermal statt einmal.
Wenn Sie ganz ohne Berater arbeiten, ist der Export nicht Ihr Thema. Dann geht es um die Einnahmenüberschussrechnung und die richtigen Anlagen in ELSTER – das steht in Steuererklärung als Selbstständiger selbst machen.
Für alle anderen ist der nächste Schritt die kurze E-Mail an die Kanzlei: Wer bucht was, und wie lauten die beiden Nummern? Mit den Antworten und der Checkliste oben ist die Übergabe an einem Vormittag erledigt.
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