Wechsel von Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung: Auf Post vom Finanzamt können Sie lange warten

Es meldet sich niemand bei Ihnen. Wenn Sie aus der Kleinunternehmerregelung herausfallen oder freiwillig aussteigen, gibt es kein Schreiben vom Finanzamt, das den Wechsel auslöst. Ab diesem Moment liegen drei Dinge bei Ihnen, und alle drei ohne Aufforderung: Sie melden sich selbst, Sie geben die Umsatzsteuer-Voranmeldung selbst ab, und Sie überweisen die Steuer selbst ans Finanzamt. Eine Rechnung oder Zahlungsaufforderung dafür bekommen Sie nicht – Sie rechnen den Betrag selbst aus und zahlen ihn zum selben Termin, an dem die Meldung fällig ist: bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Zeitraums, im ersten Jahr fast immer quartalsweise. Eine Steuerberatung übernimmt das nur, wenn Sie sie damit beauftragen; die Pflicht bleibt trotzdem bei Ihnen. Zusätzlich müssen Sie eine Entscheidung aktiv treffen: Ist- oder Soll-Versteuerung. Die Ist-Versteuerung schont Ihre Liquidität, kommt aber nicht von allein – Sie müssen sie beantragen.

Dieser Beitrag informiert allgemein und ersetzt keine Steuerberatung. Bei Zweifeln zu Ihrem konkreten Fall fragen Sie Ihre Steuerberatung oder Ihr Finanzamt.

Inhaltsverzeichnis

1. Muss ich mich beim Finanzamt melden – oder passiert das von allein?
2. Kriege ich Post, wenn ich wechseln muss?
3. Ab wann gilt die Regelbesteuerung für mich?
4. Die Umsatzsteuer-Voranmeldung: wer sie macht, wie oft, bis wann
5. Soll oder Ist – die Entscheidung, die Ihnen niemand abnimmt
6. Ich habe es zu spät gemerkt – was jetzt?
7. Macht das nicht mein Steuerberater?
8. Was mit den Rechnungen aus der Kleinunternehmer-Zeit passiert
9. Was Sie jetzt zurückbekommen: die Vorsteuer
10. Zurück zum Kleinunternehmer: frühestens nach fünf Jahren
11. Was Sie in Ihrem Rechnungsprogramm umstellen
12. Der Ablauf in fünf Schritten

Muss ich mich beim Finanzamt melden – oder passiert das von allein?

Sie müssen selbst tätig werden. Es gibt aber keinen eigenen Meldezettel und kein Formular mit dem Titel „Ich bin jetzt regelbesteuert". Ihre Meldung ist die erste Umsatzsteuer-Voranmeldung, die Sie abgeben.

Das klingt beiläufig, ist aber der Kern der Sache: Das Finanzamt kennt Ihren Umsatz nicht laufend. Es sieht ihn im Nachhinein – in Ihrer Steuererklärung, in Ihrer Voranmeldung. Solange Sie nichts abgeben, sitzt dort niemand, der Ihre Zahlen beobachtet und Alarm schlägt.

Zwei Fälle brauchen doch eine ausdrückliche Nachricht:

• Sie steigen freiwillig aus, obwohl Sie unter den Grenzen bleiben. Dann müssen Sie den Verzicht gegenüber dem Finanzamt erklären (§ 19 Abs. 3 UStG). Eine formlose Nachricht über Ihr ELSTER-Konto genügt dafür.
• Sie brauchen eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, weil Sie an Firmen im EU-Ausland verkaufen. Die beantragen Sie separat. Wie der Weg über ELSTER läuft, steht im Beitrag Steuernummer über ELSTER beantragen.

Kriege ich Post, wenn ich wechseln muss?

Verlassen Sie sich nicht darauf. Ein Brief, der Ihnen mitteilt „ab heute Regelbesteuerung", ist im Verfahren nicht vorgesehen.

Post bekommen Sie an anderer Stelle: Das Finanzamt legt fest, in welchem Rhythmus Sie Voranmeldungen abgeben, und teilt Ihnen das mit. Diese Nachricht kommt aber erst, nachdem Sie in Erscheinung getreten sind – also nachdem Sie sich gemeldet oder Ihre erste Voranmeldung abgegeben haben. Sie ist die Antwort, nicht der Anstoß.

Post kommt außerdem dann, wenn etwas fehlt. Wer eine Voranmeldung zu spät abgibt, kann einen Verspätungszuschlag bekommen; kommt gar nichts, schätzt das Finanzamt die Beträge. Genau diese Reihenfolge macht das Warten teuer: Der erste Brief ist dann eine Aufforderung, keine Erinnerung. Wie hart Fristversäumnisse ausfallen können, steht für die Steuererklärung im Beitrag Steuererklärung-Frist verpasst.

Ab wann gilt die Regelbesteuerung für mich?

Kleinunternehmer bleiben Sie, solange beide Grenzen halten: Ihr Umsatz im Vorjahr lag höchstens bei 25.000 €, und im laufenden Jahr bleibt er unter 100.000 €. Reißt eine der beiden, endet der Status – aber zu unterschiedlichen Zeitpunkten. Suchen Sie Ihren Fall heraus, bevor Sie die nächste Rechnung schreiben.

Gemeint ist dabei immer der Umsatz, nicht der Gewinn: alles, was Sie eingenommen haben, ohne Abzug Ihrer Kosten.

Der zweite Fall ist der unangenehme, weil er mitten im Jahr zuschlägt und Ihre Rechnungen von einem Tag auf den anderen anders aussehen. Was dabei im Detail passiert – auch bei Anzahlungen und Teilleistungen –, steht im Beitrag zu den Fallstricken der Kleinunternehmerregelung.

Beim dritten Fall lohnt ein Blick auf die Frist: Den Verzicht können Sie noch bis zum letzten Februartag des zweiten Jahres nach dem betroffenen Jahr erklären (§ 19 Abs. 3 UStG). Für das Jahr 2026 haben Sie also bis Ende Februar 2028 Zeit.

Achtung, das ist keine kostenlose Option. Erklären Sie den Verzicht rückwirkend, werden alle Umsätze dieses Jahres steuerpflichtig – auch die, für die Sie längst kassiert haben. Die Umsatzsteuer müssen Sie dann aus den bereits erhaltenen Beträgen herausrechnen und abführen. Geschäftskunden zahlen die Differenz meist nach, weil sie sie als Vorsteuer zurückholen. Privatkunden tun das in aller Regel nicht – dort bleibt die Steuer an Ihnen hängen. Der rückwirkende Verzicht rechnet sich also nur, wenn Ihre Vorsteuer aus Investitionen höher ist als die Steuer, die Sie nachzahlen. Das ist eine Rechnung, die Sie vorher aufmachen sollten, am besten mit Ihrer Steuerberatung. Ob sich der Schritt grundsätzlich lohnt, ist in Kleinunternehmer – ja oder nein? durchgerechnet.

Ein Wort zu den Begriffen, weil sie ständig durcheinandergehen: Ihr Kleingewerbe bleibt ein Kleingewerbe. Das ist die Form Ihres Betriebs und ändert sich durch die Umsatzsteuer nicht. Was endet, ist Ihr Status als Kleinunternehmer – eine reine Umsatzsteuerfrage. Warum das zwei getrennte Ebenen sind, erklärt der Beitrag Unterschied Kleingewerbe & Kleinunternehmer.

Die Umsatzsteuer-Voranmeldung: wer sie macht, wie oft, bis wann

Die Umsatzsteuer-Voranmeldung ist eine kurze Meldung ans Finanzamt, in der Sie zwei Zahlen gegenüberstellen: die Umsatzsteuer, die Sie Ihren Kunden berechnet haben, und die Vorsteuer – das ist die Umsatzsteuer, die Sie selbst beim Einkauf bezahlt haben. Die Differenz überweisen Sie ans Finanzamt; diese Überweisung heißt im Amtsdeutsch Vorauszahlung. Ist die Vorsteuer höher, bekommen Sie Geld zurück.

Diese Meldung machen Sie selbst, elektronisch über ELSTER.

Wie oft, das hängt an Ihrer Umsatzsteuer aus dem Vorjahr:

Die letzte Zeile ist eine Kann-Regelung: Das Finanzamt entscheidet, Sie haben keinen Anspruch darauf.

Für Sie als frischen Wechsler ist das eine gute Nachricht: In Ihrem ersten Jahr der Regelbesteuerung gab es im Vorjahr gar keine Umsatzsteuer, weil Sie Kleinunternehmer waren. Damit landen Sie im Regelfall beim Quartal, nicht beim Monat. Die strengere Monatspflicht für frisch gegründete Betriebe ist zusätzlich für die Jahre 2021 bis 2026 ausgesetzt.

Bis wann: bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Zeitraums. Für das erste Quartal also bis zum 10. April.

Und die Zahlung? Die machen Sie ebenfalls selbst, am selben Tag. Das ist der Punkt, an dem sich viele verschätzen: Das Finanzamt schickt Ihnen keine Rechnung und keine Zahlungsaufforderung über den Betrag. Sie rechnen ihn in der Voranmeldung aus, und Sie überweisen ihn – Meldung und Überweisung fallen auf denselben Termin. Wer nur meldet und nicht zahlt, ist zwar gemeldet, aber im Rückstand.

Wenn Sie das nicht jedes Quartal im Kopf behalten wollen, können Sie dem Finanzamt ein SEPA-Lastschriftmandat erteilen. Dann wird der Betrag eingezogen, den Sie selbst angemeldet haben. Die Meldung nimmt Ihnen das nicht ab, nur die Überweisung.

Zehn Tage sind knapp, wenn Sie die Belege des Quartals erst noch sortieren. Dafür gibt es die Dauerfristverlängerung: Auf Antrag verschiebt das Finanzamt die Frist um einen ganzen Monat. Der entscheidende Punkt für Sie: Eine Sondervorauszahlung – ein Elftel der Vorauszahlungen des Vorjahres, also eine Art Pfand – müssen nur Betriebe leisten, die monatlich melden. Als Quartalsmelder bekommen Sie den zusätzlichen Monat, ohne Geld zu hinterlegen.

Soll oder Ist – die Entscheidung, die Ihnen niemand abnimmt

Das ist die Frage, die beim Wechsel am häufigsten übersehen wird. Sie entscheidet darüber, wann Ihr Geld weg ist.

• Soll-Versteuerung (im Gesetz: nach vereinbarten Entgelten) ist der Normalfall. Sie schulden die Umsatzsteuer, sobald Sie geleistet und die Rechnung geschrieben haben – unabhängig davon, ob der Kunde bezahlt hat.
• Ist-Versteuerung (nach vereinnahmten Entgelten) dreht das um. Sie schulden die Umsatzsteuer erst, wenn das Geld auf Ihrem Konto ist.

Was das ausmacht, zeigt ein Beispiel. Sie schreiben am 20. März eine Rechnung über 10.000 € netto, also 1.900 € Umsatzsteuer. Ihr Kunde zahlt erst im Juli.

Soll-Versteuerung:  Die 1.900 € gehören in die Voranmeldung fürs 1. Quartal.
                    Fällig am 10. April – drei Monate bevor der Kunde zahlt.
                    Sie strecken das Geld vor.

Ist-Versteuerung:   Die 1.900 € gehören in die Voranmeldung fürs 3. Quartal.
                    Fällig am 10. Oktober – nachdem das Geld da ist.

Für die meisten kleinen Betriebe ist die Ist-Versteuerung deshalb die sinnvollere Wahl. Sie ist aber kein Häkchen, das Sie selbst setzen: Das Finanzamt muss sie Ihnen auf Antrag gestatten (§ 20 UStG). Ein formloser Antrag über ELSTER genügt.

Beantragen dürfen Sie sie, wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 € betragen hat. Gesamtumsatz heißt auch hier: alles, was hereinkam, nicht Ihr Gewinn. Wer einen freien Beruf ausübt – etwa Ärztinnen, Anwälte, Architektinnen oder Journalistinnen –, darf sie für diese Tätigkeit unabhängig von der Grenze beantragen.

Ein ehrlicher Nachsatz: Die Ist-Versteuerung verschiebt nur den Zeitpunkt, nicht den Betrag. Geschenkt bekommen Sie nichts. Was Sie gewinnen, ist Luft auf dem Konto – und die ist bei langen Zahlungszielen viel wert.

Ich habe es zu spät gemerkt – was jetzt?

Der häufigste Fall in der Praxis: Sie stellen im Herbst fest, dass Sie schon im Frühjahr über die Grenze gerutscht sind. Dazwischen liegen Rechnungen ohne Umsatzsteuer und fehlende Voranmeldungen. Das lässt sich aufräumen, aber nicht aussitzen.

Drei Dinge sind dann zu klären:

1. Die Steuer schulden Sie trotzdem. Ob Sie die Umsatzsteuer auf der Rechnung ausgewiesen haben oder nicht, ändert daran nichts. Sie können die betroffenen Rechnungen berichtigen und den Steuerbetrag nachfordern. Geschäftskunden zahlen meist nach, weil sie den Betrag als Vorsteuer zurückholen. Bei Privatkunden ist die Nachforderung schwierig – dann bleibt die Steuer bei Ihnen und schmälert nachträglich Ihre Marge.
2. Die Voranmeldungen holen Sie nach, einzeln für jeden betroffenen Zeitraum. Ein Verspätungszuschlag ist möglich, aber er wächst mit der Zeit. Früh nachmelden ist immer günstiger als warten.
3. Die Vorsteuer holen Sie sich gleich mit. Für dieselben Zeiträume dürfen Sie die Umsatzsteuer aus Ihren Einkäufen abziehen. Das mindert die Nachzahlung, manchmal deutlich.

Sprechen Sie diesen Fall mit Ihrer Steuerberatung durch, bevor Sie berichtigte Rechnungen verschicken. Die Reihenfolge – erst rechnen, dann berichtigen, dann nachmelden – erspart Ihnen doppelte Arbeit.

Macht das nicht mein Steuerberater?

Nur wenn Sie ihn beauftragen, und nur in dem Umfang, den Sie vereinbart haben. Dass die Voranmeldung pünktlich und richtig beim Finanzamt liegt, bleibt Ihre Pflicht.

In der Praxis sind drei Aufteilungen üblich:

• Sie machen alles selbst. Realistisch, wenn Ihre Buchhaltung überschaubar ist und Ihr Programm die Zahlen ausrechnet. Sie tragen sie in ELSTER ein und überweisen.
• Die Kanzlei macht die Voranmeldungen, Sie liefern die Belege. Der häufigste Weg. Wichtig ist dann der Zeitplan: Die Kanzlei braucht Ihre Unterlagen deutlich vor dem Zehnten. Was dazugehört, steht in Vorbereitende Buchhaltung.
• Die Kanzlei macht nur den Jahresabschluss. Dann sind die Voranmeldungen unterjährig Ihre Sache. Klären Sie das ausdrücklich, statt es anzunehmen – hier entstehen die meisten Missverständnisse.

Sprechen Sie mit Ihrer Kanzlei am besten, bevor der Wechsel greift. Der Zeitpunkt, zu dem die Ist-Versteuerung beantragt wird, lässt sich hinterher nicht beliebig verschieben.

Was mit den Rechnungen aus der Kleinunternehmer-Zeit passiert

Nichts. Rechnungen, die Sie als Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuer geschrieben haben, bleiben, wie sie sind. Sie müssen nichts nachversteuern und keine Rechnung korrigieren.

Zwei Dinge ändern sich dagegen sofort für alles, was ab dem Stichtag neu entsteht:

1. Der Hinweis auf § 19 UStG muss weg. Er stimmt nicht mehr und widerspricht dem ausgewiesenen Steuerbetrag. Wie die alte Rechnung aussah, zeigt der Beitrag Rechnung ohne Umsatzsteuer schreiben.
2. Steuersatz und Steuerbetrag müssen drauf. Beides sind Pflichtangaben. Fehlen sie, kann Ihr Geschäftskunde die Vorsteuer aus Ihrer Rechnung nicht ziehen – und meldet sich.

Vorsicht beim umgekehrten Fehler: Wer Umsatzsteuer ausweist, ohne sie zu schulden, schuldet sie trotzdem (§ 14c UStG). Das trifft Sie zum Beispiel, wenn Sie den Stichtag zu früh ansetzen und eine Rechnung aus der Kleinunternehmer-Zeit nachträglich mit Steuer neu ausstellen.

Was Sie jetzt zurückbekommen: die Vorsteuer

Das ist die Seite des Wechsels, über die selten jemand spricht. Als Kleinunternehmer durften Sie die Umsatzsteuer aus Ihren Einkäufen nicht abziehen – sie war für Sie schlicht Teil des Preises. Ab der Regelbesteuerung holen Sie sich diesen Anteil zurück.

Konkret: Sie kaufen Material für 1.190 € brutto. Darin stecken 190 € Umsatzsteuer. Die tragen Sie in Ihrer Voranmeldung als Vorsteuer ein und rechnen sie gegen Ihre eigene Umsatzsteuer. Ihre Einkäufe werden dadurch effektiv um diesen Anteil günstiger.

Damit das funktioniert, brauchen Sie ordentliche Eingangsrechnungen mit ausgewiesener Steuer und müssen sie geordnet aufbewahren. Wie das ohne Zettelwirtschaft läuft, steht in Eingangsrechnungen verwalten.

Und was ist mit Anschaffungen aus der Zeit davor? Für größere Wirtschaftsgüter, die Sie noch als Kleinunternehmer gekauft haben und weiter nutzen, kann ein Teil der damals nicht abziehbaren Vorsteuer nachträglich in Betracht kommen. Der Übergang zur Regelbesteuerung gilt als Änderung der Verhältnisse im Sinne des § 15a UStG. Der Berichtigungszeitraum beträgt fünf Jahre, bei Grundstücken und Gebäuden zehn Jahre.

Zwei Bagatellgrenzen bremsen das allerdings: Die Berichtigung entfällt, wenn die Vorsteuer auf die Anschaffung 1.000 € nicht übersteigt oder sich die maßgebenden Verhältnisse um weniger als zehn Prozentpunkte geändert haben. Für den Laptop lohnt es also nicht, für den Transporter oder die Maschine kann es sich rechnen. Diesen Punkt gehen Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung durch – die Berechnung hängt am Einzelfall.

Zurück zum Kleinunternehmer: frühestens nach fünf Jahren

Wenn Sie freiwillig verzichtet haben, bindet Sie das mindestens fünf Kalenderjahre. Danach können Sie den Verzicht widerrufen, und zwar mit Wirkung ab dem Beginn eines folgenden Kalenderjahres – nicht mitten im Jahr.

Wenn Sie dagegen nur deshalb regelbesteuert sind, weil Ihr Umsatz die Grenze überschritten hat, gibt es diese Sperre nicht. Fällt Ihr Umsatz wieder unter die Werte, können Sie die Kleinunternehmerregelung wieder nutzen. Das ist der wichtigste praktische Unterschied zwischen „ich bin herausgerutscht" und „ich bin ausgestiegen" – und ein guter Grund, den freiwilligen Verzicht nicht nebenbei zu erklären.

Was Sie in Ihrem Rechnungsprogramm umstellen

Der Wechsel ist nicht nur eine Sache zwischen Ihnen und dem Finanzamt. Ihr Programm muss ab dem Stichtag anders rechnen, sonst schreiben Sie weiter Rechnungen im alten Modus.

Drei Punkte gehören umgestellt:

• Der Status selbst, damit Steuersatz und Steuerbetrag erscheinen und der § 19-Hinweis verschwindet.
• Der Stichtag, ab dem die neue Einstellung greift. Rechnungen davor dürfen sich nicht rückwirkend ändern.
• Die Versteuerungsart, also Ist oder Soll – sie bestimmt, in welchem Zeitraum ein Umsatz in Ihrer Auswertung landet.

In Easy Invoice auf office1.cloud schalten Sie beides in den Einstellungen um: Kleinunternehmer oder Regelbesteuerung, Ist oder Soll. Für beide Umschaltungen wählen Sie den Stichtag – Beginn des nächsten Jahres, Beginn des laufenden Jahres oder ein eigenes Datum – und sehen vorher eine Liste der Belege, die davon berührt wären. Läuft noch eine Fünf-Jahres-Bindung aus einem freiwilligen Verzicht, sperrt das Programm die Rückkehr zum Kleinunternehmer-Status und nennt das Datum, ab dem sie wieder möglich ist. Die Zahlen für Ihre Voranmeldung stellt es im Aufbau des amtlichen Vordrucks mit den zugehörigen Kennziffern dar, monatlich oder quartalsweise.

Zwei Dinge tut es bewusst nicht, damit Sie es nicht falsch erwarten: Es übermittelt nichts an ELSTER – die Meldung geben Sie oder Ihre Kanzlei ab. Und es bucht bereits erfasste Belege nicht automatisch um, wenn Sie einen Stichtag nachträglich verschieben. Beides bleibt bei Ihnen und Ihrer Steuerberatung, weil eine falsch gesetzte Versteuerungsart eine berichtigte Meldung nach sich zieht.

Der Ablauf in fünf Schritten

1. Stichtag bestimmen. Vorjahr über 25.000 € heißt 1. Januar. Laufendes Jahr über 100.000 € heißt: ab der Rechnung, die die Grenze reißt.
2. Ist-Versteuerung beantragen, wenn sie zu Ihnen passt. Formlos über ELSTER, am besten vor dem Stichtag.
3. Rechnungsprogramm umstellen – Status, Stichtag, Versteuerungsart.
4. Erste Voranmeldung abgeben, bis zum zehnten Tag nach Quartalsende. Wenn es knapp wird, vorher die Dauerfristverlängerung beantragen.
5. Zahlung nicht vergessen. Sie ist am selben Tag fällig wie die Meldung.

Wenn Sie den Rest vergessen, merken Sie sich diesen Satz: Der Anstoß kommt von Ihnen, nicht vom Finanzamt. Wer auf ein Schreiben wartet, wartet auf das falsche – und bekommt am Ende eins, das er nicht wollte.

Stand: 25. August 2026.

Quellen

• § 19 UStG – Besteuerung der Kleinunternehmer (gesetze-im-internet.de)
• § 18 UStG – Besteuerungsverfahren und Voranmeldung (gesetze-im-internet.de)
• § 20 UStG – Berechnung der Steuer nach vereinnahmten Entgelten (gesetze-im-internet.de)
• § 15a UStG – Berichtigung des Vorsteuerabzugs (gesetze-im-internet.de)
• § 44 UStDV – Vereinfachungen bei der Berichtigung des Vorsteuerabzugs (gesetze-im-internet.de)
• § 46 UStDV – Dauerfristverlängerung (gesetze-im-internet.de)
• § 47 UStDV – Sondervorauszahlung (gesetze-im-internet.de)