Cambio de Kleinunternehmer al régimen general de IVA: puede esperar mucho tiempo una carta de Hacienda

Nadie se pone en contacto con usted. Si sale del régimen Kleinunternehmer (el régimen alemán de franquicia del IVA) o lo abandona voluntariamente, no hay ninguna carta del Finanzamt que active el cambio. A partir de ese momento tres cosas dependen de usted, y las tres sin que nadie se las pida: se da de alta usted mismo, presenta usted mismo la declaración periódica de IVA y transfiere usted mismo el impuesto al Finanzamt. No recibirá ninguna factura ni requerimiento de pago por ello – calcula el importe usted mismo y lo paga en la misma fecha en que vence la declaración: hasta el décimo día tras el final del periodo, en su primer año casi siempre por trimestres. Un asesor fiscal solo se encarga de esto si usted lo contrata para ello; la obligación sigue siendo suya. Además debe tomar activamente una decisión: IVA de caja o de devengo. El criterio de caja protege su liquidez, pero no llega solo – tiene que solicitarlo.

Este artículo ofrece información general y no sustituye al asesoramiento fiscal. Si tiene dudas sobre su caso concreto, consulte a su asesor fiscal o a su Finanzamt.

Contenido

1. ¿Tengo que avisar yo a Hacienda o sucede solo?
2. ¿Recibo una carta cuando tengo que cambiar de régimen?
3. ¿Desde cuándo me aplica el régimen general?
4. La declaración periódica de IVA: quién la hace, cada cuánto, hasta cuándo
5. Devengo o caja: la decisión que nadie toma por usted
6. Me he dado cuenta demasiado tarde, ¿y ahora?
7. ¿No se encarga de esto mi asesor fiscal?
8. Qué pasa con las facturas de su etapa como Kleinunternehmer
9. Lo que ahora recupera: el IVA soportado
10. Volver a Kleinunternehmer: como pronto tras cinco años
11. Qué debe cambiar en su programa de facturación
12. El proceso en cinco pasos

¿Tengo que avisar yo a Hacienda o sucede solo?

Tiene que actuar usted. Pero no existe ningún formulario de aviso aparte ni un documento titulado „ahora tributo en régimen general". Su aviso es la primera declaración periódica de IVA (Umsatzsteuer-Voranmeldung) que presenta.

Suena a detalle, pero es el meollo del asunto: el Finanzamt no conoce su facturación de forma continua. La ve después – en su declaración de la renta, en su declaración de IVA. Mientras no presente nada, allí no hay nadie observando sus cifras para dar la alarma.

Dos casos sí requieren un mensaje expreso:

• Sale voluntariamente aunque se mantenga por debajo de los límites. Entonces debe declarar la renuncia ante el Finanzamt (§ 19 apdo. 3 UStG). Basta un mensaje sin forma concreta a través de su cuenta de ELSTER.
• Necesita un número de IVA intracomunitario porque vende a empresas de otros países de la UE. Ese se solicita por separado. Cómo funciona la vía de ELSTER se explica en solicitar el número fiscal alemán por ELSTER.

¿Recibo una carta cuando tengo que cambiar de régimen?

No cuente con ello. Una carta que le comunique „desde hoy, régimen general" no está prevista en el procedimiento.

Correo sí recibe en otro momento: el Finanzamt fija con qué ritmo presenta usted las declaraciones y se lo comunica. Pero ese aviso llega solo después de que usted haya aparecido – es decir, después de darse de alta o de presentar su primera declaración. Es la respuesta, no el impulso.

También llega correo cuando falta algo. Quien presenta una declaración fuera de plazo puede recibir un recargo por demora; si no llega nada en absoluto, el Finanzamt estima los importes. Precisamente ese orden encarece la espera: la primera carta es entonces un requerimiento, no un recordatorio. Lo duros que pueden ser los plazos incumplidos se describe para la declaración anual en plazo de la declaración de impuestos vencido.

¿Desde cuándo me aplica el régimen general?

Sigue siendo Kleinunternehmer mientras se mantengan los dos límites: su facturación del año anterior no superó los 25.000 € y en el año en curso se mantiene por debajo de 100.000 €. Si cae uno de los dos, el estatus termina, pero en momentos distintos. Localice su caso antes de escribir la siguiente factura.

Siempre se trata de la facturación, no del beneficio: todo lo que entró, sin descontar sus costes.

El segundo caso es el desagradable, porque golpea a mitad de año y sus facturas cambian de un día para otro. Lo que ocurre en detalle – también con anticipos y prestaciones parciales – se describe en el artículo sobre los escollos del régimen Kleinunternehmer.

En el tercer caso merece la pena mirar el plazo: la renuncia puede declararla todavía hasta el último día de febrero del segundo año posterior al año afectado (§ 19 apdo. 3 UStG). Para el año 2026 tiene, por tanto, hasta finales de febrero de 2028.

Atención, no es una opción gratuita. Si declara la renuncia con efecto retroactivo, todos los ingresos de ese año pasan a estar sujetos – también aquellos que cobró hace tiempo. El IVA tendrá entonces que extraerlo de los importes ya recibidos e ingresarlo. Los clientes empresa suelen pagar la diferencia después, porque la recuperan como IVA soportado. Los clientes particulares por lo general no lo hacen – ahí el impuesto se queda con usted. La renuncia retroactiva solo sale a cuenta, por tanto, si su IVA soportado por inversiones supera al impuesto que debe ingresar. Es un cálculo que conviene hacer antes, preferiblemente con su asesor fiscal. Si el paso merece la pena en principio se calcula en Kleinunternehmer, ¿sí o no?.

Una palabra sobre los términos, porque se confunden continuamente: su Kleingewerbe sigue siendo un Kleingewerbe. Esa es la forma de su negocio y no cambia por el IVA. Lo que termina es su estatus como Kleinunternehmer, una cuestión puramente de IVA. Por qué son dos planos separados lo explica el artículo diferencia entre Kleingewerbe y Kleinunternehmer.

La declaración periódica de IVA: quién la hace, cada cuánto, hasta cuándo

La Umsatzsteuer-Voranmeldung es una comunicación breve al Finanzamt en la que contrapone dos cifras: el IVA que ha cobrado a sus clientes y el IVA soportado, es decir, el IVA que usted mismo pagó al comprar. La diferencia se la transfiere al Finanzamt; esa transferencia se llama en lenguaje administrativo alemán Vorauszahlung (pago a cuenta). Si el IVA soportado es mayor, le devuelven dinero.

Esta comunicación la hace usted mismo, electrónicamente a través de ELSTER.

Cada cuánto depende de su IVA del año anterior:

La última fila es una facultad: decide el Finanzamt, usted no tiene derecho a ello.

Para usted, que acaba de cambiar de régimen, es una buena noticia: en su primer año de régimen general no hubo IVA alguno en el año anterior, porque era Kleinunternehmer. Con ello acaba normalmente en el trimestre, no en el mes. Además, la obligación mensual más estricta para empresas de nueva creación está suspendida para los años 2021 a 2026.

Hasta cuándo: hasta el décimo día tras el final del periodo. Para el primer trimestre, por tanto, hasta el 10 de abril.

¿Y el pago? También lo hace usted mismo, el mismo día. Este es el punto en el que muchos se equivocan: el Finanzamt no le envía ninguna factura ni requerimiento de pago por el importe. Usted lo calcula en la declaración y usted lo transfiere – declaración y transferencia caen en la misma fecha. Quien solo declara y no paga está declarado, pero en mora.

Si no quiere tenerlo presente cada trimestre, puede dar al Finanzamt una orden de domiciliación SEPA. Entonces se cobra el importe que usted mismo haya declarado. Eso no le quita la declaración, solo la transferencia.

Diez días son pocos si todavía tiene que ordenar los justificantes del trimestre. Para eso existe la Dauerfristverlängerung, una prórroga permanente del plazo: a solicitud, el Finanzamt desplaza el plazo un mes entero. El punto decisivo para usted: un pago a cuenta especial – una onceava parte de los pagos a cuenta del año anterior, una especie de fianza – solo lo deben las empresas que declaran mensualmente. Como declarante trimestral obtiene el mes adicional sin depositar dinero.

Devengo o caja: la decisión que nadie toma por usted

Es la pregunta que más se pasa por alto al cambiar de régimen. Decide cuándo sale su dinero.

• Soll-Versteuerung (criterio de devengo, en la ley: según las contraprestaciones acordadas) es el caso normal. Debe el IVA en cuanto ha prestado el servicio y ha escrito la factura, con independencia de que el cliente haya pagado.
• Ist-Versteuerung (criterio de caja, según las contraprestaciones cobradas) le da la vuelta. Debe el IVA solo cuando el dinero está en su cuenta.

Un ejemplo muestra la diferencia. El 20 de marzo emite una factura de 10.000 € netos, es decir, 1.900 € de IVA. Su cliente paga solo en julio.

Devengo:  Los 1.900 € van en la declaración del 1.er trimestre.
          Vencen el 10 de abril, tres meses antes de que el cliente pague.
          Usted adelanta el dinero.

Caja:     Los 1.900 € van en la declaración del 3.er trimestre.
          Vencen el 10 de octubre, después de que el dinero haya llegado.

Para la mayoría de los negocios pequeños, el criterio de caja es por eso la opción más sensata. Pero no es una casilla que usted marque: el Finanzamt tiene que autorizarlo a solicitud (§ 20 UStG). Basta una solicitud sin forma concreta a través de ELSTER.

Puede solicitarlo si su facturación total del año anterior no superó los 800.000 €. Facturación total significa también aquí: todo lo que entró, no su beneficio. Quien ejerce una profesión liberal – por ejemplo médicos, abogados, arquitectos o periodistas – puede solicitarlo para esa actividad con independencia de ese límite.

Una precisión honesta: el criterio de caja solo desplaza el momento, no el importe. No le regalan nada. Lo que gana es aire en la cuenta, y eso vale mucho con plazos de pago largos.

Me he dado cuenta demasiado tarde, ¿y ahora?

El caso más frecuente en la práctica: en otoño constata que ya en primavera se pasó del límite. Por medio quedan facturas sin IVA y declaraciones que faltan. Eso se puede ordenar, pero no dejar pasar.

Hay entonces tres cosas que aclarar:

1. El impuesto lo debe igualmente. Que haya indicado o no el IVA en la factura no cambia nada. Puede rectificar las facturas afectadas y reclamar el importe del impuesto. Los clientes empresa suelen pagar, porque recuperan el importe como IVA soportado. Con clientes particulares la reclamación es difícil; entonces el impuesto se queda con usted y reduce su margen a posteriori.
2. Las declaraciones las presenta después, una por cada periodo afectado. Es posible un recargo por demora, pero crece con el tiempo. Regularizar pronto siempre sale más barato que esperar.
3. El IVA soportado lo recupera a la vez. Para esos mismos periodos puede deducir el IVA de sus compras. Eso reduce el pago, a veces de forma notable.

Revise este caso con su asesor fiscal antes de enviar facturas rectificativas. El orden – primero calcular, luego rectificar, luego declarar – le ahorra hacer el trabajo dos veces.

¿No se encarga de esto mi asesor fiscal?

Solo si lo contrata, y solo en la medida acordada. Que la declaración llegue puntual y correcta al Finanzamt sigue siendo obligación suya.

En la práctica son habituales tres repartos:

• Usted lo hace todo. Realista si su contabilidad es manejable y su programa calcula las cifras. Las introduce en ELSTER y transfiere el dinero.
• El despacho hace las declaraciones, usted aporta los justificantes. La vía más frecuente. Entonces cuenta el calendario: el despacho necesita su documentación bastante antes del día diez. Qué incluye se describe en contabilidad preparatoria.
• El despacho solo hace las cuentas anuales. Entonces las declaraciones a lo largo del año son cosa suya. Acuérdelo expresamente en vez de darlo por supuesto; aquí surgen la mayoría de los malentendidos.

Hable con su despacho preferiblemente antes de que el cambio surta efecto. El momento en que se solicita el criterio de caja no se puede desplazar libremente después.

Qué pasa con las facturas de su etapa como Kleinunternehmer

Nada. Las facturas que escribió sin IVA como Kleinunternehmer se quedan como están. No tiene que someterlas a gravamen a posteriori ni corregir ninguna.

Dos cosas cambian, en cambio, de inmediato para todo lo que surja a partir de la fecha de efecto:

1. La mención al § 19 UStG tiene que desaparecer. Ya no es cierta y contradice el importe de IVA indicado. Cómo era la factura antigua lo muestra el artículo escribir una factura sin IVA.
2. El tipo y el importe del IVA tienen que constar. Ambos son menciones obligatorias. Si faltan, su cliente empresa no puede deducir el IVA de su factura – y se lo hará saber.

Cuidado con el error contrario: quien indica IVA sin deberlo, lo debe igualmente (§ 14c UStG). Eso le afecta, por ejemplo, si fija la fecha de efecto demasiado pronto y reemite con IVA una factura de la etapa Kleinunternehmer.

Lo que ahora recupera: el IVA soportado

Este es el lado del cambio del que rara vez se habla. Como Kleinunternehmer no podía deducir el IVA de sus compras; para usted era simplemente parte del precio. Desde el régimen general recupera esa parte.

En concreto: compra material por 1.190 € brutos. Dentro hay 190 € de IVA. Los consigna en su declaración como IVA soportado y los compensa con su propio IVA. Sus compras se abaratan así efectivamente en esa parte.

Para que funcione necesita facturas de compra correctas con el IVA desglosado y debe conservarlas ordenadamente. Cómo hacerlo sin montañas de papel se describe en gestionar facturas de proveedores.

¿Y qué pasa con las compras anteriores? Para bienes de inversión mayores que compró siendo aún Kleinunternehmer y que sigue utilizando, una parte del IVA entonces no deducible puede entrar en consideración a posteriori. El paso al régimen general cuenta como modificación de las circunstancias en el sentido del § 15a UStG. El periodo de regularización es de cinco años, diez años en terrenos y edificios.

Dos límites de minimis frenan esto, sin embargo: la regularización no se aplica si el IVA de la compra no supera los 1.000 €, o si las circunstancias determinantes han cambiado menos de diez puntos porcentuales. Para el portátil no compensa, pero para la furgoneta o la máquina puede salir a cuenta. Repase este punto con su asesor fiscal; el cálculo depende del caso concreto.

Volver a Kleinunternehmer: como pronto tras cinco años

Si renunció voluntariamente, eso le vincula al menos cinco años naturales. Después puede revocar la renuncia, con efecto desde el comienzo de un año natural siguiente, no a mitad de año.

Si, en cambio, tributa en régimen general solo porque su facturación superó el límite, ese bloqueo no existe. Si su facturación vuelve a caer por debajo de los valores, puede usar de nuevo el régimen Kleinunternehmer. Esa es la diferencia práctica más importante entre „me salí sin querer" y „me salí por decisión propia", y una buena razón para no declarar una renuncia voluntaria a la ligera.

Qué debe cambiar en su programa de facturación

El cambio no es solo un asunto entre usted y el Finanzamt. Su programa tiene que calcular de otra manera desde la fecha de efecto; si no, seguirá escribiendo facturas en el modo antiguo.

Hay tres puntos que cambiar:

• El estatus en sí, para que aparezcan el tipo y el importe del IVA y desaparezca la mención al § 19.
• La fecha de efecto a partir de la cual rige el nuevo ajuste. Las facturas anteriores no deben cambiar retroactivamente.
• El criterio de imputación, caja o devengo: determina en qué periodo aparece una operación en sus informes.

En Easy Invoice en office1.cloud cambia ambos en los ajustes: Kleinunternehmer o régimen general, caja o devengo. Para ambos cambios elige la fecha de efecto – comienzo del año próximo, comienzo del año en curso o una fecha propia – y ve antes una lista de los documentos afectados. Si sigue corriendo un vínculo de cinco años por una renuncia voluntaria, el programa bloquea la vuelta al estatus de Kleinunternehmer e indica la fecha a partir de la cual vuelve a ser posible. Las cifras para su declaración las presenta con la estructura del formulario oficial y sus números de clave, por meses o por trimestres.

Dos cosas no las hace deliberadamente, para que no lo espere en vano: no transmite nada a ELSTER – la declaración la presenta usted o su despacho. Y no reasienta automáticamente los documentos ya registrados si desplaza a posteriori una fecha de efecto. Ambas cosas quedan en sus manos y en las de su asesor fiscal, porque un criterio de imputación mal ajustado acarrea una declaración rectificativa.

El proceso en cinco pasos

1. Determinar la fecha de efecto. Año anterior por encima de 25.000 € significa 1 de enero. Año en curso por encima de 100.000 € significa: desde la factura que rompe el límite.
2. Solicitar el criterio de caja si encaja con usted. Sin forma concreta a través de ELSTER, preferiblemente antes de la fecha de efecto.
3. Adaptar el programa de facturación: estatus, fecha de efecto, criterio de imputación.
4. Presentar la primera declaración, hasta el décimo día tras el final del trimestre. Si va justo, solicite antes la prórroga del plazo.
5. No olvidar el pago. Vence el mismo día que la declaración.

Si olvida todo lo demás, quédese con esta frase: el impulso parte de usted, no del Finanzamt. Quien espera una carta espera la equivocada, y al final recibe una que no quería.

Actualizado a 25 de agosto de 2026.

Fuentes

• § 19 UStG – Tributación de las pequeñas empresas (gesetze-im-internet.de)
• § 18 UStG – Procedimiento de imposición y declaración de IVA (gesetze-im-internet.de)
• § 20 UStG – Cálculo del impuesto según contraprestaciones cobradas (gesetze-im-internet.de)
• § 15a UStG – Regularización de la deducción del IVA (gesetze-im-internet.de)
• § 44 UStDV – Simplificaciones en la regularización del IVA soportado (gesetze-im-internet.de)
• § 46 UStDV – Prórroga permanente del plazo (gesetze-im-internet.de)
• § 47 UStDV – Pago a cuenta especial (gesetze-im-internet.de)