Rechnung ohne Umsatzsteuer schreiben: So geht die Kleinunternehmer-Rechnung (§ 19 UStG)

Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG stellen Sie Rechnungen ohne Umsatzsteuer. Klingt einfacher als bei allen anderen – und ist es auch. Zwei Dinge werden trotzdem oft falsch gemacht: der Pflichthinweis fehlt, oder es landet doch ein Steuerbetrag auf der Rechnung. Beides lässt sich in zwei Minuten vermeiden.

Was auf der Rechnung fehlt – und was nicht

Ohne Umsatzsteuer heißt: Auf Ihrer Rechnung stehen kein Steuersatz und kein Steuerbetrag. Der Rechnungsbetrag ist gleichzeitig der Endbetrag – keine Zeile „zzgl. 19 % USt".

Alle anderen Pflichtangaben bleiben aber wie bei jeder Rechnung bestehen:

• Ihr vollständiger Name und Ihre Anschrift,
• Name und Anschrift des Kunden,
• Ihre Steuernummer (oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, falls vorhanden),
• Ausstellungsdatum und eine fortlaufende Rechnungsnummer,
• Menge und Art der Leistung sowie der Leistungszeitpunkt,
• der Rechnungsbetrag.

Nur bei Beträgen bis 250 Euro brutto dürfen Sie es kürzer halten – dann gelten die Regeln der Kleinbetragsrechnung.

Der Pflichthinweis auf § 19 UStG

Weil die Umsatzsteuer fehlt, müssen Sie den Grund dafür angeben. Ein Kunde – und das Finanzamt – muss erkennen, dass hier bewusst keine Steuer berechnet wird und es sich nicht um einen Fehler handelt. Vorgeschrieben ist kein exakter Wortlaut, üblich und akzeptiert sind zum Beispiel:

„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."

„Im ausgewiesenen Betrag ist gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer enthalten."

„Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer nach § 19 UStG."

Ein Satz genügt, meist am Ende der Rechnung unter der Betragszeile.

Die teure Falle: versehentlich Umsatzsteuer ausweisen

Der Fehler, der Geld kostet: Sie übernehmen eine alte Vorlage oder verwenden ein Programm mit voreingestelltem Steuersatz – und plötzlich steht „19 % USt: 38,00 €" auf der Rechnung. Wer als Kleinunternehmer Umsatzsteuer ausweist, obwohl er dazu nicht berechtigt ist, schuldet diesen Betrag trotzdem dem Finanzamt (§ 14c UStG). Sie müssten die Steuer abführen, ohne sie eingeplant zu haben.

Korrigieren lässt sich das, indem Sie die Rechnung berichtigen – aber der einfachste Weg ist, es gar nicht erst passieren zu lassen. Achten Sie darauf, dass Ihre Vorlage oder Software auf „Kleinunternehmer / keine Umsatzsteuer" eingestellt ist. In Easy Invoice auf office1.cloud setzen Sie den Status einmal – danach erscheinen der Hinweissatz automatisch und kein Steuersatz mehr.

Dürfen Kleinunternehmer eine PDF-Rechnung schicken?

Für den Empfang von E-Rechnungen gilt: Auch als Kleinunternehmer sollten Sie strukturierte Rechnungen entgegennehmen und lesen können. Beim Ausstellen gibt es Erleichterungen und Übergangsregelungen, die sich in den letzten Jahren mehrfach geändert haben. Weil hier gerade Bewegung drin ist, lohnt der Blick in den aktuellen Stand – Details dazu in unserem Beitrag E-Rechnungspflicht für kleine Unternehmen.

Ein Wort zur Wirkung beim Kunden

Manche Gründer sorgen sich, eine Rechnung ohne Umsatzsteuer wirke „unprofessionell" oder verrate den kleinen Umsatz. Das Gegenteil stimmt: Der §-19-Hinweis ist ein völlig normaler, geläufiger Satz. Geschäftskunden kennen ihn – und für Privatkunden ist Ihre Leistung schlicht 19 Prozent günstiger als bei einem umsatzsteuerpflichtigen Anbieter. Ob sich der Status für Sie überhaupt lohnt, hängt vor allem von Ihren Kunden ab; das haben wir in Kleinunternehmer – ja oder nein? durchgerechnet.

_Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine steuerliche Beratung. Maßgeblich ist Ihr konkreter Einzelfall; im Zweifel hilft Ihr Steuerberater weiter._