Gestionar las facturas de proveedores: software, archivo y plazos de conservación

Gestionar las facturas de proveedores significa, en esencia: registrar cada justificante de inmediato en formato digital —tal y como llegó—, asignarlo a una categoría de gasto y conservarlo ocho años. Los justificantes en papel pueden fotografiarse y tirarse después. Lo que menos trabajo da es un programa que lea el justificante y concilie el pago por sí solo; hacerlo a mano también funciona, pero exige una estructura de carpetas ordenada. Y si le preocupa la obligación alemana de facturación electrónica: si sus proveedores le siguen enviando facturas PDF normales, está permitido y para usted no cambia nada.

Contenido

1. La vía más rápida: fotografiar, confirmar, listo
2. La vía manual: del justificante al archivo
3. Cómo montar su archivo, en concreto
4. Material para la obra: ¿qué justificante corresponde a qué encargo?
5. Descuento por pronto pago: dónde está el dinero en las facturas de proveedores
6. ¿Debo preocuparme por la factura electrónica? Casi nunca
7. ¿Cuánto tiempo debo conservar cada cosa? 8 años, 10 años, 6 años
8. Si llega una factura electrónica de verdad: cómo reconocerla
9. Qué quiere ver Hacienda en una inspección
10. IVA soportado: la verdadera razón por la que merece la pena
11. Errores habituales y cómo evitarlos

La vía más rápida: fotografiar, confirmar, listo

Una factura de proveedor es toda factura que usted recibe: el material del mayorista, el gasóleo, la herramienta, la tarifa del móvil, el alquiler de la oficina. Todo lo que paga para el negocio. (Lo contrario es la factura emitida, la que usted escribe a sus clientes.)

Quien hace esto a mano con carpetas y nombres de archivo dedica una tarde al mes. Con un software para facturas de proveedores, la misma tarea se ve así, tomando como ejemplo Easy Invoice en office1.cloud:

1. Registrar el justificante. Fotografíe el tique de combustible con el móvil o suba la factura en PDF. Importe, fecha, tipo impositivo y proveedor se extraen y se le muestran como propuesta. Usted confirma con un clic lo que es correcto: no se teclea nada.

2. Asignar. El proveedor se reconoce, siempre que ya esté dado de alta. A partir de sus registros anteriores se propone una categoría de gasto adecuada con la cuenta correspondiente según los planes contables alemanes SKR03 o SKR04. Si la factura ya se había registrado, recibe un aviso antes de introducirla por segunda vez.

3. El justificante queda unido a la operación. El archivo original —la foto, el PDF o el archivo XML de una factura electrónica— se adjunta directamente a la factura de proveedor y se archiva. Una vez cerrado el asiento, ya no es modificable. Estructura de carpetas, nombres de archivo y copias de seguridad dejan de hacer falta.

4. Los pagos se concilian solos. Importe su extracto bancario como CAMT.053, MT940, CSV, Excel u ODS: los pagos se asignan a las facturas pendientes y el estado pasa de abierto a parcialmente pagado o pagado. Un pago puede repartirse: material y herramienta del mismo tique del almacén van a dos cuentas distintas, y el IVA se calcula por separado para cada parte.

5. A fin de año, una exportación. Asientos DATEV en CSV o un paquete completo para la asesoría con asientos, deudores, acreedores, denominaciones de cuentas, balance de sumas y saldos y la declaración periódica de IVA. La lista de gastos, además, como archivo Excel.

Si quiere probarlo: regístrese gratis aquí.

Todo lo demás en este artículo vale tanto si usa un programa como si no: los plazos, las reglas de Hacienda, la deducción del IVA soportado, y cómo organizarse bien sin software.

La vía manual: del justificante al archivo

El verdadero problema rara vez es el jurídico. Es el montón. Los justificantes llegan por tres o cuatro vías —por correo postal, por correo electrónico, como tique en el bolsillo— y lo que no se archiva de inmediato desaparece. Este procedimiento lo evita, sin ningún software adicional:

Una única entrada para todo. Fije una dirección de correo a la que lleguen todas las facturas y comuníquela a sus proveedores. Si las facturas llegan a veces a su dirección privada, a veces a info@, a veces por correo postal, algo se perderá inevitablemente.

Digitalizar el papel de inmediato. Fotografíe el tique de combustible con el móvil mientras sigue en la gasolinera. El papel térmico se borra: tras dos años en la guantera el tique suele estar en blanco, y entonces ya no le servirá ni el mejor archivo.

El tique en papel puede tirarlo después. Está permitido y se llama digitalización sustitutiva: si la foto muestra el justificante completo y legible, el papel no tiene que conservarse. Dos excepciones: los documentos que deben valer en original, como las cuentas anuales firmadas o los documentos aduaneros. Para el tique de combustible y la factura de material no rige, esos pueden desaparecer. Eso sí, describa una vez por escrito su forma de proceder (véase documentación de procedimientos).

Registrar enseguida, no acumular. El justificante entra en el archivo al recibirlo, no al final del trimestre. Es menos una norma que una protección propia: a los tres meses ya nadie recuerda para qué fueron los 340 euros del almacén. En operaciones en efectivo, ingresos y gastos deben anotarse a diario de todos modos.

Comprobar antes de pagar. ¿Coinciden cantidad, precio y condiciones con su pedido? ¿La factura es siquiera para usted? Ese es el momento de detectar errores, no tres meses después, cuando el dinero ya salió.

Anotar categoría y estado de pago. ¿Para qué fue el gasto (material, vehículo, oficina, alquiler) y está pagado? De ahí sale a fin de año su cálculo de resultados, sin tener que volver a tocarlo todo.

Conservar el archivo tal y como llegó. Para todo lo que entra en formato digital: guarde el archivo original, no una impresión. Con las facturas PDF es evidente; con las facturas electrónicas de verdad será una obligación más adelante.

Atención a los duplicados. Recordatorios, copias y «copia informativa» hacen que la misma factura acabe con frecuencia dos veces en el archivo, y en el peor de los casos se pague dos veces.

Cómo montar su archivo, en concreto

«Archivar bien los justificantes» se dice pronto. Aquí tiene una estructura que ha demostrado su utilidad en pequeñas empresas y que monta en cinco minutos:

Justificantes/
  2026/
    Facturas-proveedores/
      2026-03-14_Wuerth_Material_248-90.pdf
      2026-03-16_Aral_Gasoleo_82-40.jpg
    Facturas-emitidas/
    Extractos-bancarios/
  2025/
    ...

Organizar por año, no por proveedor. Al principio suena poco práctico, pero es lo correcto: los plazos de conservación vencen por años y su asesoría siempre necesita un ejercicio completo. Quien ordena por proveedor tiene que repasar cada carpeta por separado al hacer limpieza.

Nombrar los archivos con el patrón fecha \_ proveedor \_ concepto \_ importe. Ponga la fecha delante en formato año-mes-día: así el ordenador ordena solo cronológicamente. El importe en el nombre parece excesivo, pero ahorra muchísimo tiempo cuando busca un pago concreto. Mejor prescindir de caracteres especiales, y también de los puntos en el importe: da menos problemas en copias de seguridad y al cambiar de dispositivo.

Una segunda copia en otro sitio. Basta con un disco externo o un almacenamiento en la nube. Un disco que se estropea se lleva por delante ocho años de justificantes, y Hacienda no acepta «se me rompió el ordenador» como motivo.

Si usa un programa de contabilidad con archivo documental, ese trabajo se lo quita de encima: el justificante queda adjunto directamente a la factura de proveedor correspondiente, se archiva con ella y ya no es modificable una vez cerrado el asiento; no tiene que crear carpetas, ni nombrar archivos, ni pensar en una segunda copia. La estructura de arriba es la vía para quien quiera resolverlo con medios propios. En ambos casos solo importa una cosa: los justificantes no deben quedarse en el buzón de correo. Más abajo volvemos sobre ello.

Material para la obra: ¿qué justificante corresponde a qué encargo?

Para los profesionales del gremio esta suele ser la verdadera pregunta detrás de «gestionar facturas de proveedores». A efectos fiscales da igual si el material fue a la obra A o a la B; para su cálculo de costes es el punto decisivo. Solo quien sabe cuánto material se llevó un encargo sabe después si salió rentable.

La vía más sencilla, que funciona sin software adicional: escriba el nombre del encargo o de la obra directamente en el justificante antes de fotografiarlo. Basta una abreviatura: «García-baño» o el número de encargo. En la foto queda de forma permanente y podrá buscarla más adelante.

Como alternativa, incluya la abreviatura en el nombre del archivo:

2026-03-14_Wuerth_Garcia-bano_248-90.pdf

Quien trabaja mucho con partidas adicionales lleva además una lista sencilla por obra: fecha, proveedor, importe. Suena anticuado, pero basta de sobra para la pregunta «¿me equivoqué al presupuestar esto?», y es la base para calcular con más realismo el siguiente encargo parecido.

Por honestidad: una asignación real de las compras a encargos concretos con análisis automático es algo que ofrece el software especializado de construcción. Para la mayoría de las pequeñas empresas, la vía de la anotación en el justificante y la lista es más que suficiente.

Descuento por pronto pago: dónde está el dinero en las facturas de proveedores

En muchas facturas de proveedores aparece una nota del tipo «pagadero a 30 días neto, 3 % de descuento por pago en 10 días». Ese descuento es una reducción de precio por pagar rápido.

Su efecto se subestima con frecuencia. En una factura de material de 5.000 euros, el 3 % son exactamente 150 euros, solo por transferir veinte días antes. Llevado al año, equivale a una rentabilidad que no ofrece ninguna cuenta de ahorro. Quien compra material por 10.000 euros al mes y aprovecha el descuento de forma sistemática termina el año con una cantidad de tres o cuatro cifras de más.

Por eso, en cada factura de proveedor la pregunta no es solo «¿está pagada?», sino también «¿hasta cuándo puede pagarse de forma ventajosa?». Al registrarla anote dos fechas: la del descuento y el vencimiento normal. Quien no las tiene a la vista o paga tarde y renuncia al descuento, o paga todo de inmediato por precaución y pierde liquidez que necesita en la obra.

Importante en lo fiscal: si aprovecha el descuento, no solo se reduce el importe de la factura, sino también el IVA y con ello su deducción. Deduce el IVA, por tanto, del importe realmente pagado y reducido, no del importe original de la factura.

¿Debo preocuparme por la factura electrónica? Casi nunca

Desde 2025 se ha generado mucha incertidumbre en torno a la obligación alemana de factura electrónica. Por eso, la aclaración que falta en muchos artículos: en la práctica, la mayoría de las pequeñas empresas sigue recibiendo hoy casi exclusivamente facturas PDF. No es un descuido de sus proveedores, sencillamente está permitido.

El motivo está en las disposiciones transitorias de la ley alemana del IVA. Importante al leer la tabla: se trata de la facturación de su proveedor, no de la suya. La tabla dice, pues, qué puede llegarle a usted:

Su propia facturación no influye aquí: solo determina a partir de cuándo usted mismo tendrá que emitir facturas electrónicas. No es el objeto de este artículo; lo tratamos en Obligación de facturación electrónica 2027 y 2028.

Formalmente, una factura PDF exige que usted, como destinatario, acepte ese formato. Ese consentimiento no está sujeto a ninguna forma: si recibe y paga facturas PDF como hasta ahora, cuenta como conformidad. No tiene que firmar nada ni comunicar nada a nadie.

Dos cosas sí rigen ya hoy, sin periodo transitorio:

Debe poder recibir facturas electrónicas. Rige desde el 1 de enero de 2025 para todas las empresas, también para los pequeños empresarios acogidos al régimen simplificado alemán. La buena noticia: según las preguntas frecuentes del Ministerio Federal de Hacienda alemán, basta ya con un buzón de correo electrónico. No necesita ningún portal ni software especial, ni tiene que darse de alta en nada. Si tiene una dirección de correo profesional, ya cumple esta obligación.

Y si aun así llega una factura electrónica, conserve el archivo original. Es el único punto en el que algo cambia realmente para usted; lo vemos enseguida.

¿Cuánto tiempo debo conservar cada cosa? 8 años, 10 años, 6 años

Aquí ha cambiado algo que todavía no ha llegado a todo el mundo. Hasta 2024 regía para los justificantes contables el conocido plazo de diez años. Con la cuarta ley alemana de reducción de cargas burocráticas se acortó a ocho años (§ 147, apartado 3, frase 1 de la Ordenanza Tributaria alemana). El plazo más corto se aplica a todos los documentos cuyo periodo de conservación aún no había vencido a principios de 2025.

Sin embargo, no todo se conserva el mismo tiempo:

Cuándo empieza el plazo: no en la fecha de la factura, sino al final del año natural en el que se generó el documento (§ 147, apartado 4). Una factura del 3 de febrero de 2025 empieza a contar, por tanto, el 31 de diciembre de 2025: los ocho años corren hasta finales de 2033 y solo a principios de 2034 podrá desecharse el documento.

Una reserva importante: el plazo no vence mientras los documentos sean relevantes para impuestos cuyo plazo de liquidación aún no haya prescrito (§ 147, apartado 3). Si su liquidación de un ejercicio sigue abierta, hay una inspección en curso o un recurso pendiente, debe conservar los documentos pese a haber transcurrido los ocho años. En caso de duda: mejor un año de más que uno de menos. El almacenamiento hoy no cuesta casi nada; un justificante que falta, sí.

Este texto no sustituye el asesoramiento jurídico ni fiscal. Antes de una limpieza grande del archivo, comente brevemente con su asesor fiscal antes de borrar nada.

Si llega una factura electrónica de verdad: cómo reconocerla

Cuanto más se acerquen 2027 y 2028, más ocurrirá: los grandes proveedores y los clientes del sector público son los primeros en cambiar. Un PDF no es, expresamente, una factura electrónica en el sentido de la ley, aunque llegue en formato digital por correo. Se entiende solo un archivo que un software pueda leer directamente. Se encontrará con dos variantes:

• XRechnung: un archivo XML puro, normalmente con la extensión .xml. Al hacer doble clic ve caracteres ininteligibles o una estructura de aspecto muy técnico. Si tiene algo así como adjunto, es una factura electrónica de verdad.
• ZUGFeRD (también llamado Factur-X): parece un PDF normal, pero lleva un archivo XML incrustado de forma invisible. Muchas veces hay una indicación en el texto de la factura o en el nombre del archivo; su programa de contabilidad lo reconoce con seguridad.

La diferencia entre ambos formatos la explicamos en detalle en ¿XRechnung o ZUGFeRD? La diferencia explicada de forma sencilla.

Para usted cambia entonces exactamente una cosa: conserve el archivo que llegó, no una impresión. Según la circular del Ministerio Federal de Hacienda alemán del 15 de octubre de 2025, a efectos de IVA debe conservarse sin alterar al menos la parte estructurada, es decir, el archivo XML. Un PDF generado a partir de él es solo una vista, algo así como una foto de un tique no es el tique. El error típico: como no se puede leer el XML, se imprime con un visor y el archivo original acaba en la papelera. Ocupa unos pocos kilobytes: en caso de duda, consérvelo sin más.

No necesita saber leer el archivo. Para eso existen visores que vuelven a convertirlo en una factura legible; nosotros ponemos a disposición un visor gratuito de facturas electrónicas.

Un detalle para los PDF ZUGFeRD: archive el archivo tal y como llegó. Algunos programas reescriben los PDF al guardarlos o combinarlos, y en el proceso se pierde el XML incrustado, sin que se note por fuera. Quien simplemente archiva el archivo sin modificarlo no tiene ese problema.

Qué quiere ver Hacienda en una inspección

Detrás de la conservación están las GoBD alemanas, en su forma completa: los «Principios para la llevanza y conservación ordenadas de libros, registros y documentos en formato electrónico y para el acceso a los datos». Un nombre pesado para cuatro exigencias que se traducen al lenguaje cotidiano:

1. Integridad. Están todos los justificantes, no solo aquellos de los que uno se acordó.

2. Inalterabilidad. Un justificante ya registrado no puede modificarse sin que se note. Una tabla de Excel en la que las cifras se sobrescriben sin más no cumple esto: después no se ve qué contenía originalmente.

3. Trazabilidad. Un tercero debe poder seguir el camino del justificante al asiento y a la inversa. En la práctica: para cada asiento se encuentra el justificante correspondiente, y al revés.

4. Explotabilidad automática. El inspector quiere buscar y filtrar datos, no teclearlos. Esa es también la razón por la que hay que conservar el archivo XML de una factura electrónica recibida: es legible por máquina. Para su tique de combustible fotografiado no rige; la foto de un documento en papel sigue siendo admisible, por supuesto.

A esto se añade un punto que muchas pequeñas empresas no tienen presente: la documentación de procedimientos. Es una descripción sencilla de cómo circulan los justificantes por su empresa: dónde llegan, quién los registra, dónde se guardan, durante cuánto tiempo. Para un negocio de una sola persona suelen ser dos páginas. Ahí es donde debe constar también que fotografía los justificantes en papel y luego los tira (la digitalización sustitutiva del procedimiento de arriba). No tiene que ser bonita; tiene que existir y corresponder a la realidad.

IVA soportado: la verdadera razón por la que merece la pena

Si está sujeto a IVA, la factura de proveedor es dinero contante. El IVA que le repercute su proveedor puede recuperarlo de Hacienda como IVA soportado. En 1.000 euros netos de material son 190 euros que compensa con su declaración periódica.

El requisito es una factura correcta. Si falta un dato obligatorio —su dirección completa, el número fiscal del proveedor o un tipo impositivo indicado—, puede denegarse la deducción. Para importes de hasta 250 euros brutos rigen requisitos simplificados: es la llamada factura de importe reducido.

Dos casos que en la práctica generan confusión con frecuencia:

Pequeños empresarios en régimen simplificado. Si se acoge al régimen alemán de pequeños empresarios del § 19 de la ley del IVA, no puede deducir el IVA soportado. El IVA de sus facturas recibidas es sencillamente parte de sus costes: registra el importe bruto como gasto. Aun así debe conservar los justificantes, íntegramente.

Facturas sin IVA de gremios de la construcción. Si como empresa constructora recibe una factura con la mención «inversión del sujeto pasivo», el IVA no lo debe quien la emite, sino usted. Es el § 13b de la ley alemana del IVA. Declara el impuesto y en el mismo paso lo deduce como IVA soportado; en conjunto suele ser una operación neutra, pero debe registrarse correctamente. Detalles en Inversión del sujeto pasivo en la construcción.

Errores habituales y cómo evitarlos

Dejar los justificantes solo en el buzón de correo. En la práctica es con diferencia el error más frecuente, y no tiene nada que ver con la factura electrónica. Un buzón no es un archivo. Se cambia, se vacía, se llena, o el proveedor deja de prestar el servicio. Los justificantes deben ir a un almacenamiento que siga teniendo dentro de ocho años.

Tirar un archivo XML recibido y quedarse solo con la impresión. Solo le afecta si recibe realmente facturas electrónicas, pero entonces es importante.

Pasar los PDF ZUGFeRD por otros programas. Quien abre un PDF ZUGFeRD en un programa de edición de imágenes o de combinación y lo vuelve a guardar suele perder el XML incrustado, sin ningún aviso.

Teclearlo todo en una tabla de Excel. Excel no cumple el requisito de inalterabilidad. Como resumen está bien; como único archivo de justificantes, no.

Mezclar lo privado y lo profesional. La compra semanal con la impresora nueva en el mismo tique tiene explicación, pero es incómoda. Tarjetas separadas para lo privado y lo profesional ahorran muchas búsquedas.

Archivar facturas de comidas sin datos. En gastos de representación, el motivo y los participantes deben constar en el justificante. Quien quiera reconstruirlo después, casi nunca lo consigue.

Comprar por miedo a la factura electrónica un software que no se necesita. Para la obligación de recepción basta un buzón de correo; así lo indican las preguntas frecuentes del Ministerio Federal de Hacienda alemán. Un programa tiene sentido si le ahorra trabajo, no porque una obligación le empuje a ello. Lo que además deben tener en cuenta los pequeños empresarios está en La factura electrónica para pequeños empresarios.

Si ahora mismo solo quiere cambiar una cosa: archive desde hoy cada factura tal y como llegó, el archivo en sí, no una impresión, y fuera del buzón de correo. Con las facturas PDF no supone esfuerzo adicional y cubre ya el día en que su primer proveedor pase a la factura electrónica. Cuándo será eso no lo decide usted: a partir de 2028 será lo normal para la mayoría, y antes puede ocurrir en cualquier momento de forma puntual.

Si prefiere ahorrarse el trabajo manual —archivo, nombres de archivo, conciliación de pagos—, puede probar Easy Invoice gratis.

Cuánto tiempo debe conservar las facturas recibidas y qué más exigen las GoBD de su forma de trabajar se explica en factura conforme a las GoBD.

Cómo los justificantes reunidos se convierten al cierre del año en un montón con el que su asesor fiscal puede trabajar de inmediato se explica en contabilidad preparatoria.