Solicitar el número fiscal alemán con ELSTER: cómo conseguir el acceso hoy mismo – sin esperar al correo

Su número fiscal alemán (Steuernummer) no le llega automáticamente. Lo solicita enviando a su oficina tributaria el Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, el cuestionario de registro fiscal. Desde 2021 ese formulario solo puede presentarse por vía electrónica, a través de ELSTER. ELSTER es el portal online gratuito de la administración tributaria alemana y necesita una cuenta para usarlo. Justo aquí se quedan atascados muchos emprendedores durante días, porque creen que primero deben esperar la carta con el código de activación. No hace falta: para quienes aún no tienen número fiscal, ELSTER ofrece un registro reducido que, según ELSTER, „puede completarse de inmediato" – „sin envío postal". Con él puede enviar exactamente un formulario: el cuestionario. Su número fiscal se lo remite después la oficina tributaria por correo, una vez revisadas sus respuestas.

Dos cosas que conviene saber ya: el cuestionario debe presentarse en el plazo de un mes desde el inicio de la actividad. Y cuánto tarda después la oficina no está fijado en ninguna norma – así que no cuente con tener el número en pocos días. Qué hacer si ya hay un cliente esperando su factura se explica más abajo.

Índice

1. ¿No llega el número fiscal por sí solo?
2. El acceso a ELSTER: por qué no hace falta esperar la carta
3. Paso a paso hasta enviar el cuestionario
4. Número fiscal para un Gewerbe: lo que hacen además los comerciantes
5. ¿Cuánto tarda y cuánto cuesta?
6. El primer cliente espera: ¿factura sin número fiscal?
7. Steuernummer, NIF personal, número de IVA, W-IdNr.: ¿cuál es cuál?
8. Régimen de pequeñas empresas: ¿hace falta igualmente el número?
9. El punto del cuestionario donde casi todos responden a ojo
10. Si el mes ya ha pasado
11. ¿Puede cambiar el número más adelante?

¿No llega el número fiscal por sí solo?

En parte – y ese „en parte" es la trampa más frecuente.

Si ha dado de alta un Gewerbe, la oficina municipal lo comunica a la oficina tributaria. Así lo establece el § 138 del código tributario alemán: usted comunica al municipio la apertura de la actividad y el municipio traslada el contenido de esa comunicación a la oficina tributaria competente. Muchos concluyen que entonces será Hacienda quien se dirija a ellos.

Pero no basta. Ese traslado solo informa a la oficina de que usted existe. Lo que necesita para clasificarle fiscalmente y asignarle un número son sus propios datos: qué hace, desde cuándo, cuánto espera facturar, si quiere acogerse al régimen de pequeñas empresas, qué banco utiliza. Todo eso está en el cuestionario de registro fiscal – y debe presentarlo por iniciativa propia. No espere carta. A menudo no llega ninguna.

Para los profesionales liberales (Freiberufler) rige lo mismo, solo que sin el rodeo por la oficina municipal: sin Gewerbeschein, pero con el mismo cuestionario. Si es Freiberufler o Gewerbetreibender lo decide su actividad real, no su intuición – en caso de duda, nuestro artículo Freiberufler o Gewerbe ayuda a ubicarse.

El plazo: un mes desde el hecho, es decir, desde el inicio de la actividad. Por vía electrónica, „conforme al conjunto de datos oficialmente prescrito". El papel solo cabe a solicitud, en casos de especial dificultad.

El acceso a ELSTER: por qué no hace falta esperar la carta

ELSTER es el portal online gratuito de la administración tributaria alemana – el lugar oficial donde se presentan los formularios fiscales. Sin una cuenta allí no se llega al cuestionario.

Y aquí es donde se ganan días. Hay dos caminos hacia una cuenta:

El camino habitual es el registro con archivo de certificado mediante su número de identificación fiscal personal. El identificador de activación llega por correo electrónico – pero el código de activación por carta. Es decir, está esperando al cartero antes siquiera de empezar.

El camino rápido se llama ElsterLight. Este registro está pensado expresamente para personas y organizaciones a las que „la oficina tributaria todavía no ha asignado un número fiscal". Solo necesita una dirección de correo electrónico, y la creación de la cuenta „puede completarse de inmediato (sin envío postal)".

El precio: esa cuenta sabe hacer exactamente una cosa – enviar el cuestionario de registro fiscal. No permite presentar declaraciones y el acceso tampoco sirve para otros portales de la administración. Pero es justo lo que necesita esta semana. En cuanto la oficina le asigne el número fiscal, desbloquea las funciones de una cuenta completa – para ese paso sí llega una carta con código de activación, pero a esas alturas ya no le frena.

Si constituye una GbR, una UG o una GmbH, ElsterLight no solo es más rápido: es el camino natural, porque la propia sociedad aún no tiene un número con el que registrarse.

Paso a paso hasta enviar el cuestionario

1. Crear la cuenta en elster.de, tipo de acceso „archivo de certificado", registro sin número fiscal (ElsterLight). Recibirá un correo con enlace de confirmación y otro con el identificador y el código de activación.
2. Descargar y guardar el archivo de certificado. Es su llave de acceso: un archivo en su ordenador más una contraseña. Guarde una copia en un segundo lugar. Si el archivo se pierde, el acceso también, y hay que solicitarlo de nuevo.
3. Elegir el cuestionario correcto. Hay varias versiones. Empresarios individuales y profesionales liberales usan el cuestionario para empresas individuales; las sociedades de personas y de capital tienen formularios propios.
4. Rellenarlo. Calcule entre 30 y 60 minutos. Tenga a mano: documento de identidad, número de identificación fiscal, datos bancarios, Gewerbeschein (si lo tiene), fecha de inicio y una estimación aproximada de facturación y beneficio para este año y el siguiente.
5. Enviar y guardar el protocolo de transmisión. Ese protocolo es su prueba de qué presentó y cuándo.
6. Esperar. El número fiscal llega por correo postal desde la oficina tributaria, tras la revisión del cuestionario.

Número fiscal para un Gewerbe: lo que hacen además los comerciantes

Quien ejerce una actividad comercial – comercio, oficios, tienda online, la mayoría de servicios con venta de mercancía – tiene dos citas en lugar de una:

Primero la oficina municipal. Alta con el formulario GewA 1 en el ayuntamiento, en muchos municipios también online. La tasa suele estar entre 20 y 60 euros y el Gewerbeschein se obtiene a menudo en el acto. El procedimiento y sus trampas están detallados en nuestro artículo dar de alta la actividad y el cuestionario fiscal.

Después la oficina tributaria. El cuestionario, como se ha descrito. Es obligatorio aunque la oficina municipal ya haya trasladado su alta.

No existe, por tanto, un „número fiscal de Gewerbe" que se solicite aparte. Es el mismo número que recibe cualquiera que quede registrado fiscalmente; con un Gewerbe el camino tiene simplemente una parada más. Y ojo con la similitud de los términos: la Gewerbesteuer, el impuesto sobre actividades económicas, es un tributo propio con una exención de 24.500 euros de rendimiento para empresarios individuales y sociedades de personas. Con el número fiscal en sí no tiene nada que ver.

Los profesionales liberales se saltan por completo la oficina municipal y acuden solo a la tributaria. Si empieza en paralelo a un empleo, el procedimiento es el mismo – las particularidades están en hacerse autónomo a tiempo parcial.

¿Cuánto tarda y cuánto cuesta?

Coste: el cuestionario y el número fiscal son gratuitos. ELSTER es gratuito. Solo se paga el alta del Gewerbe, si la necesita (normalmente de 20 a 60 euros).

Plazo: aquí toca ser honesto – no existe un plazo legal dentro del cual la oficina deba asignarle el número. Depende de la oficina, de la época del año y de si sus respuestas generan preguntas. Con un cuestionario completo y plausible suele ir rápido; si hay consultas puede tardar bastante más.

Cómo manejarlo en la práctica: ponga una fecha en el calendario y pregunte en la oficina al cabo de unas cuatro semanas – con el protocolo de transmisión del paso 5 en la mano. Eso no es presionar, es lo normal.

Lo que sí puede acelerar: rellenar todo, dar cifras realistas y describir la actividad de forma concreta („montaje de cocinas para particulares" en lugar de „servicios").

El primer cliente espera: ¿factura sin número fiscal?

Esta es la pregunta que de verdad quita el sueño: el trabajo está hecho, el dinero hace falta, el número no está.

La regla es clara: en una factura completa debe constar „el número fiscal asignado al empresario que presta el servicio por la oficina tributaria o el número de identificación a efectos del IVA asignado por la Oficina Federal Central de Impuestos" (§ 14 apdo. 4 n.º 2 de la ley alemana del IVA). Uno de los dos tiene que aparecer. Si no tiene ninguno, falta un dato obligatorio.

Lo que se deduce en la práctica:

Hasta 250 euros no necesita el número en absoluto. En una factura de importe reducido – total que no supere los 250 euros – el § 33 UStDV solo exige el nombre y la dirección completos de quien presta el servicio, la fecha de emisión, la cantidad y el tipo de prestación, así como el importe y la cuota en una sola suma con el tipo aplicado. El número fiscal no está en esa lista. Detalles en factura simplificada hasta 250 euros.

Por encima de 250 euros tiene tres opciones. Primera: esperar con la fecha de factura hasta que llegue el número – limpio, pero cuesta tiempo. Segunda: acordar con el cliente un anticipo que se mantenga por debajo de los 250 euros y facturar el resto más adelante. Tercera: emitir la factura ahora y rectificarla en cuanto tenga el número. Cómo se rectifica se explica en corregir una factura.

Por qué esto importa: su cliente necesita una factura completa para deducir el IVA que contiene, es decir, para recuperar esa parte de Hacienda. Si falta un dato obligatorio, puede devolverle el documento y exigir una factura corregida. Con clientes particulares da igual; con clientes empresa, no. Adviértaselo de antemano: „el número fiscal está solicitado, la factura corregida irá después" es una frase con la que cualquier contable puede convivir.

Cuando tenga el número, introdúzcalo en un único sitio desde el que se traslade a cada factura. En Easy Invoice está en los datos de empresa y desde ahí se incorpora a todos los documentos. Qué otros datos son obligatorios se explica en nuestra guía para redactar facturas.

Steuernummer, NIF personal, número de IVA, W-IdNr.: ¿cuál es cuál?

Cuatro números, nombres parecidos, finalidades completamente distintas. Esta confusión es la que más quebraderos de cabeza da, tanto en el cuestionario como en la factura.

Sobre el IdNr: ya lo tiene. Aparece en su liquidación del impuesto sobre la renta y en su certificado anual de retribuciones. El cuestionario lo pide – no como número de empresa, sino para identificarle como persona.

Sobre el USt-IdNr.: solo lo necesita cuando opera con empresas de otros países de la UE. Puede marcarlo directamente en el cuestionario; la oficina tributaria traslada la solicitud a la Oficina Federal Central. Solo puede expedirse una vez concluido y transmitido su registro a efectos del IVA – llega, por tanto, después de la Steuernummer, no antes. Se comunica exclusivamente por carta; por correo electrónico o teléfono no es posible por razones jurídicas.

Sobre la W-IdNr.: se asigna por fases desde noviembre de 2024, sin que usted tenga que solicitarla. De momento no sustituye ni a la Steuernummer ni al número de IVA: se suma a ellos. El despliegue sigue en marcha – si acaba de empezar, es posible que ese número le llegue más adelante. En la factura sigue valiendo la Steuernummer o el número de IVA.

Régimen de pequeñas empresas: ¿hace falta igualmente el número?

Sí. El régimen del § 19 UStG significa que no repercute IVA en sus facturas – no que sea invisible para Hacienda. El cuestionario es obligatorio, el número fiscal lo recibe como todos, y también debe constar en la factura de un Kleinunternehmer.

Si el régimen le conviene se decide en el cuestionario – y si renuncia a él, esa decisión le vincula durante varios años. Es el segundo punto del formulario en el que conviene tomarse tiempo de verdad. Para valorarlo: régimen de pequeñas empresas, ¿sí o no? Cómo queda entonces la factura lo muestra factura sin IVA.

El punto del cuestionario donde casi todos responden a ojo

El cuestionario quiere saber qué facturación y qué beneficio espera este año y el próximo. Mucha gente escribe cualquier cosa, porque tampoco puede saberlo.

Esas cifras tienen, sin embargo, dos consecuencias muy concretas. Primera: contribuyen a decidir si puede acogerse al régimen de pequeñas empresas. Segunda: la oficina fija con ellas sus pagos a cuenta, importes que abona durante el año a cuenta del impuesto posterior. Si estima demasiado alto, Hacienda le retira dinero que necesita para arrancar. Si estima muy bajo, la regularización llega después de golpe – a menudo junto con un pago a cuenta más alto para el año siguiente.

Lo sensato es una cifra que pueda justificar: ¿cuántos encargos se ve capaz de asumir y a qué precio? Si la situación cambia, puede pedir a la oficina que ajuste los pagos a cuenta – no hace falta un número fiscal nuevo, basta un escrito sin formalidades.

Si el mes ya ha pasado

Lo primero: pasa a menudo y no es motivo de pánico. Presente el cuestionario cuanto antes – la obligación se mantiene, no decae.

No hay un automatismo por el que presentarlo tarde cueste dinero de inmediato. Pero la oficina sí tiene medios si no llega nada: puede forzar la presentación con una multa coercitiva y estimar de oficio sus bases imponibles – y una estimación de oficio rara vez le favorece. Quien regulariza por iniciativa propia, antes de que le requieran, suele quedar al margen de problemas.

Un segundo punto que muchos pasan por alto: la obligación tributaria empieza con la actividad, no con el número. Los ingresos de las semanas anteriores a la asignación no están exentos – forman parte de su contabilidad como los demás. Conserve también esos justificantes, incluidos los del tiempo de espera.

¿Puede cambiar el número más adelante?

Sí, puede – cuando pasa a ser competente otra oficina tributaria. El caso clásico es una mudanza a otra demarcación; también un cambio de forma jurídica puede traer un número nuevo. Entonces se le comunica el nuevo número sin tener que rellenar otro cuestionario.

Para sus facturas eso significa: las antiguas con el número antiguo se quedan como están – eran correctas en el momento de emitirse. A partir del cambio usa el nuevo. Si mantiene el número fiscal en un punto central de su software, es modificar un campo; si está en una plantilla de Word, es buscar por todos los archivos.

Su número de identificación fiscal personal no se ve afectado. Ese le acompaña toda la vida, se mude las veces que se mude.

Si quiere empezar hoy: crear la cuenta de ELSTER sin número fiscal, rellenar el cuestionario, guardar el protocolo de transmisión y poner un recordatorio a cuatro semanas. Y si mientras tanto termina un encargo, compruebe primero si se queda por debajo de 250 euros – en ese caso nada impide facturar.

Este artículo ofrece una visión general y no sustituye al asesoramiento fiscal en cada caso concreto. En cuestiones de forma jurídica, régimen de pequeñas empresas o inversiones iniciales importantes, una sola cita con un asesor fiscal puede enderezar el rumbo durante años.

Fuentes oficiales: Cuestionario de registro fiscal para empresas individuales (ELSTER) · Página informativa de ELSTER para emprendedores · § 138 AO · § 14 UStG · § 33 UStDV · Número de identificación fiscal (BZSt) · Asignación del número de IVA (BZSt)