El cliente no paga la factura: qué hacer, del recordatorio al cobro

La factura salió hace tiempo, el plazo de pago ya venció y en la cuenta no se mueve nada. Para autónomos y pequeños negocios esto es más que una molestia: una factura pendiente de unos pocos miles de euros puede llevar todo el mes a números rojos. La buena noticia: usted dispone de medios claros para cobrar su dinero. Todo depende del orden correcto y de no regalar ningún plazo.

Primero compruebe: ¿su cliente está ya realmente «en mora»?

Antes de exigir intereses o costes de reclamación, el cliente debe estar jurídicamente en mora. Solo a partir de la mora nacen los derechos con los que puede presionar. La mora se produce en tres casos típicos:

• Se había fijado una fecha de pago concreta. Si acordó un vencimiento determinado por calendario («pagadero hasta el día 15 del mes»), el cliente entra automáticamente en mora al día siguiente, sin necesidad de reclamación.
• Usted ha reclamado. Tras el vencimiento, basta un único requerimiento para provocar la mora.
• Se aplica la regla de los 30 días. A más tardar 30 días después del vencimiento y de la recepción de la factura, el cliente está en mora (§ 286 apdo. 3 del BGB, el Código Civil alemán). Importante con clientes particulares: frente a consumidores, este plazo automático de 30 días solo rige si usted lo indicó expresamente en la factura. Con clientes empresariales, esa advertencia no es necesaria.

La distinción entre cliente particular y cliente empresarial recorre todo el tema; téngala presente, porque decide enseguida sobre la cuantía de los intereses y las cantidades a tanto alzado.

El mito de las «tres reclamaciones»

No tiene que reclamar tres veces antes de poder dar los siguientes pasos. Es un error muy extendido. Jurídicamente basta una reclamación tras el vencimiento, o incluso ninguna, si la mora ya se ha producido por una fecha fija o por el plazo de los 30 días.

Aun así, en la práctica ha dado buen resultado proceder por etapas, porque detrás de un impago suele haber solo un descuido: una factura traspapelada, una cifra invertida, unas vacaciones.

1. Pregunte brevemente, mejor por teléfono. Una llamada amable aclara la causa más frecuente (el simple olvido) en dos minutos, no cuesta nada y cuida la relación comercial. Después deje constancia por escrito, en un correo breve, de la promesa de pago.
2. Si eso no ayuda, sigue el recordatorio de pago por escrito, con un breve plazo adicional (p. ej. 7 días).
3. Si tampoco obtiene respuesta, sigue la reclamación con un plazo claro y último y la advertencia de que, en caso contrario, dará los siguientes pasos. A partir de aquí puede indicar intereses de demora y costes de reclamación.

Redacte de forma objetiva y sin tono amenazante. Indique el número de factura, el importe pendiente y una fecha concreta; nada de «de inmediato».

Qué puede exigir además: intereses, importe a tanto alzado, costes de reclamación

Una vez producida la mora, le corresponde más que el mero importe de la factura:

• Intereses de demora. La cuantía se rige por el tipo de interés base del Banco Federal Alemán (Deutsche Bundesbank) (desde el 1 de julio de 2026: 1,52 %). Con clientes particulares, el interés de demora se sitúa 5 puntos porcentuales por encima, actualmente por tanto 6,52 %. Con clientes empresariales son 9 puntos porcentuales, actualmente 10,52 % (§ 288 del BGB). El tipo de interés base cambia el 1 de enero y el 1 de julio; el valor vigente lo indica el Bundesbank.
• Importe a tanto alzado de 40 euros con clientes empresariales. Si un cliente empresarial paga tarde una deuda dineraria, puede reclamar adicionalmente un importe a tanto alzado de 40 euros (§ 288 apdo. 5 del BGB). A los clientes particulares no puede exigirles este importe.
• Costes de reclamación. Puede facturar su gasto real (franqueo, coste de materiales). Los importes habituales son unos pocos euros por reclamación; en cambio, unas «tasas de reclamación» exageradas de 15 o 20 euros son impugnables.

El cliente sigue sin pagar: tres vías para cobrar su dinero

Si también la reclamación queda en nada, tiene tres opciones. Cuál encaja depende sobre todo de una pregunta: ¿es la deuda indiscutida o el cliente se opone por motivos de fondo?

1. El procedimiento monitorio judicial: hágalo usted mismo, económico

Para deudas claras e indiscutidas, el procedimiento monitorio judicial es la vía más rápida y económica hacia un título ejecutable. No necesita ningún abogado y presenta la solicitud en línea a través del portal oficial de la justicia: online-mahnantrag.de.

Así funciona:

• Cumplimenta la solicitud monitoria en línea y la presenta ante el tribunal competente. Las costas judiciales empiezan en 38 euros (media tasa según el valor del litigio); el tribunal las suma a la deuda del deudor, y si este paga, usted las recupera.
• El tribunal notifica al deudor un requerimiento de pago (Mahnbescheid). Desde la notificación dispone de 14 días para oponerse.
• Si no hay oposición y aun así no paga, usted solicita el mandamiento de ejecución (Vollstreckungsbescheid), sin más tasa judicial. Con ello tiene un título del que puede ejecutar durante 30 años, por ejemplo mediante el agente judicial.

El inconveniente: si el cliente presenta oposición, el asunto pasa a un procedimiento judicial ordinario. Por eso, para deudas discutidas el requerimiento de pago suele ser solo un paso intermedio.

2. Una agencia de cobro reclama por usted

Si no quiere ocuparse usted mismo, una agencia de cobro asume la gestión de la deuda, desde la reclamación hasta la ejecución. Merece la pena sobre todo cuando le falta tiempo o paciencia, o cuando el deudor se hace el desentendido con obstinación.

Sobre los costes: en deudas legítimas y con la mora ya producida, en principio es el deudor quien soporta los costes del cobro. Las tasas reembolsables están limitadas desde la reforma del derecho de cobro (por regla general, una tasa de gestión de 1,3 veces más un máximo de 20 euros de gastos). En el caso ideal, por tanto, el cobro es para usted neutral en costes. No obstante, si el deudor resulta insolvente, según el modelo contractual una parte de los costes puede quedar a su cargo, por lo que conviene leer la letra pequeña.

Así reconoce a un proveedor serio:

• Está inscrito en el registro oficial de servicios jurídicos Rechtsdienstleistungsregister (obligatorio para toda agencia de cobro).
• Es miembro de la Asociación Federal Alemana de Empresas de Cobro (BDIU); en inkasso.de encontrará a los miembros y un buscador de proveedores.
• Expone los costes de forma transparente y no le presiona hacia prestaciones adicionales innecesarias.

Hay proveedores para cada perfil: prestadores clásicos y de amplio espectro como Creditreform (con verificación de solvencia asociada), proveedores puramente digitales y basados en el éxito como PAIR Finance, así como fintechs más jóvenes como Debtist, especializadas en comercio electrónico, software y autónomos. Compare el modelo de tarifas y si aceptan siquiera deudas individuales, porque no todo servicio admite la única factura pendiente de un autónomo.

Una variante es la venta de la deuda: algunos proveedores le compran la factura pendiente (factoring). Recibe dinero de inmediato y transfiere el riesgo de impago, pero obtiene solo una parte de la suma, y esto compensa más bien para deudas recurrentes que para una factura aislada y posiblemente discutida.

3. Abogado y demanda

En cuanto el cliente discute la deuda por motivos de fondo (por ejemplo alegando supuestos defectos), el requerimiento de pago suele ser solo un rodeo, porque la oposición está cantada. Entonces la vía más directa pasa por un requerimiento de pago del abogado y, si es necesario, una demanda. Al principio cuesta más, pero aclara de forma vinculante la cuestión discutida. También los honorarios del abogado los soporta al final el deudor, si la deuda es legítima.

En resumen, para orientarse: deuda indiscutida y usted lo hace por su cuenta → requerimiento de pago. Indiscutida, pero sin tiempo ni ganas → agencia de cobro. El cliente se opone por motivos de fondo o hay mucho dinero en juego → abogado.

Caso especial: «el cliente alega defectos»

Si el cliente rechaza el pago aludiendo a supuestos defectos, la deuda es discutida, y su posición probatoria cobra importancia. Documente la prestación y la recepción, conserve correos y fotos. Aquí un requerimiento de pago sirve de poco, porque el cliente simplemente se opondrá. Es más razonable examinar objetivamente la objeción de defectos (si es fundada, procede la subsanación; si es un pretexto, el asunto va camino del abogado). Por cierto, una factura no debería usted simplemente «anularla» en este conflicto: una factura de anulación no cambia nada en la obligación de pago, sino solo en su contabilidad. Cuándo es realmente necesaria una corrección lo puede leer en el artículo Corregir una factura: anulación y rectificación.

Caso especial de los oficios: ¿recuperar el material?

Precisamente en los oficios surge la pregunta de si se puede volver a desmontar el material instalado o recuperar la mercancía entregada cuando no se paga. Eso depende de la reserva de dominio: solo si la ha pactado de forma válida, la mercancía sigue siendo de su propiedad hasta el pago completo. Pero no actúe aquí por su cuenta: desmontar por iniciativa propia material firmemente instalado puede convertirse enseguida en daños materiales o en allanamiento. En caso de duda, haga que un profesional del derecho examine una reserva de dominio existente antes de actuar.

Cuando ya no hay nada que sacar del cliente

A veces el pago no fracasa por la voluntad, sino por la cuenta vacía. Entonces ni el requerimiento de pago ni el cobro ayudan, y solo queda limitar el daño.

Si el cliente es insolvente, ya no puede reclamar la deuda directamente. Una vez abierto el procedimiento de insolvencia, comunica el importe pendiente al administrador concursal para su inclusión en la tabla de acreedores, no al tribunal. El plazo de comunicación consta en el auto de apertura (por lo general, entre dos semanas y tres meses); adjunte la factura y el encargo como justificante. Si sobre una empresa hay un procedimiento en curso lo puede ver gratis en insolvenzbekanntmachungen.de. Seamos sinceros: a menudo al final solo fluye una pequeña cuota, pero sin comunicación se queda con seguridad con las manos vacías.

Si queda definitivamente claro que no va a recibir su dinero, dé de baja la deuda como pérdida. Muchos pasan por alto un detalle: si ya ha ingresado en Hacienda el IVA de la factura (tributación por lo devengado), recupérelo. En cuanto la deuda sea «incobrable» (basta con que no pueda hacerla efectiva en un plazo previsible, por ejemplo en caso de insolvencia o de ejecución infructuosa), corrija el IVA en su próxima declaración periódica del IVA (§ 17 de la UStG, la ley alemana del IVA). Así recupera al menos el impuesto que adelantó por una factura nunca cobrada. Si el cliente, contra todo pronóstico, acaba pagando, lo vuelve a ingresar en consecuencia. A los pequeños empresarios (Kleinunternehmer) esto no les afecta, porque no repercuten IVA; el momento exacto lo aclara en caso de duda su asesor fiscal, ya que la corrección solo puede recuperarse de forma limitada a posteriori.

No se duerma con la prescripción

Su deuda prescribe por regla general a los tres años, contados desde el final del año en que se originó la factura. Una factura de 2026 prescribe, por tanto, al vencer el 31 de diciembre de 2029. Un requerimiento de pago solicitado a tiempo interrumpe la prescripción. Quien deja demasiado tiempo las partidas pendientes se arriesga a quedarse al final sin nada; no pierda de vista el calendario.

Lo mejor es que no se llegue tan lejos

La mayoría de los impagos se pueden desactivar antes de que surjan: plazos de pago claros en la factura, en encargos grandes una factura de anticipo para no arriesgar toda la suma, y una mirada a las partidas pendientes que no llegue solo al cabo de semanas. Con clientes nuevos y encargos grandes conviene, de antemano, una breve comprobación de solvencia; un mal historial de pagos suele aparecer antes incluso de que arranque el primer encargo. Un programa de facturación como office1.cloud le muestra las facturas vencidas en la vista general y envía automáticamente ciclos de reclamación por etapas (recordatorio de pago, reclamaciones con tasas de reclamación), de modo que ningún impago queda sin advertir, y la primera etapa sale antes de que tenga siquiera que pensar en un requerimiento de pago.

_Este artículo ofrece información general y no sustituye el asesoramiento jurídico. En caso de deudas discutidas o de mayor cuantía, debería usted recabar el consejo de un abogado._