Kunde zahlt nicht – was tun? Von der Mahnung bis zum Inkasso

Die Rechnung ist längst raus, das Zahlungsziel überschritten – und auf dem Konto tut sich nichts. Für Selbstständige und kleine Betriebe ist das mehr als ärgerlich: Eine offene Rechnung über ein paar tausend Euro kann den ganzen Monat ins Minus ziehen. Die gute Nachricht: Sie haben klare Mittel, an Ihr Geld zu kommen. Es kommt nur auf die richtige Reihenfolge an – und darauf, keine Frist zu verschenken.

Zuerst prüfen: Ist Ihr Kunde überhaupt schon „in Verzug"?

Bevor Sie Zinsen oder Mahnkosten fordern, muss der Kunde rechtlich im Verzug sein. Denn erst ab dem Verzug entstehen die Ansprüche, mit denen Sie Druck machen können. Verzug tritt in drei typischen Fällen ein:

• Ein festes Zahlungsdatum stand fest. Haben Sie ein kalendermäßig bestimmtes Zahlungsziel vereinbart („zahlbar bis 15. des Monats"), ist der Kunde am Tag danach automatisch in Verzug – ganz ohne Mahnung.
• Sie haben gemahnt. Nach Fälligkeit reicht eine einzige Mahnung, um den Verzug auszulösen.
• Die 30-Tage-Regel greift. Spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ist der Kunde in Verzug (§ 286 Abs. 3 BGB). Wichtig bei Privatkunden: Gegenüber Verbrauchern gilt diese automatische 30-Tage-Frist nur, wenn Sie in der Rechnung ausdrücklich darauf hingewiesen haben. Bei Geschäftskunden ist dieser Hinweis nicht nötig.

Der Unterschied Privatkunde/Geschäftskunde zieht sich durch das ganze Thema – merken Sie ihn sich, er entscheidet gleich über Zinshöhe und Pauschalen.

Der Mythos von den „drei Mahnungen"

Sie müssen nicht dreimal mahnen, bevor Sie weitere Schritte einleiten dürfen. Das ist ein weit verbreiteter Irrtum. Rechtlich genügt eine Mahnung nach Fälligkeit – oder sogar gar keine, wenn der Verzug bereits über ein festes Datum oder die 30-Tage-Frist eingetreten ist.

Praktisch bewährt hat sich trotzdem ein Vorgehen in Stufen, weil hinter einem Zahlungsausfall oft nur Nachlässigkeit steckt – eine verlegte Rechnung, ein Zahlendreher, Urlaub:

1. Kurz nachfragen, am besten telefonisch. Ein freundlicher Anruf klärt die häufigste Ursache – schlichtes Vergessen – in zwei Minuten, kostet nichts und schont die Geschäftsbeziehung. Eine Zahlungszusage halten Sie danach kurz per E-Mail fest.
2. Hilft das nicht, folgt die schriftliche Zahlungserinnerung mit kurzer Nachfrist (z. B. 7 Tage).
3. Bleibt auch sie unbeantwortet, folgt die Mahnung mit klarer, letzter Frist und dem Hinweis, dass Sie andernfalls weitere Schritte einleiten. Ab hier dürfen Sie Verzugszinsen und Mahnkosten ausweisen.

Formulieren Sie sachlich und ohne Drohkulisse. Nennen Sie die Rechnungsnummer, den offenen Betrag und ein konkretes Datum – kein „umgehend".

Was Sie zusätzlich fordern dürfen: Zinsen, Pauschale, Mahnkosten

Ist der Verzug eingetreten, steht Ihnen mehr zu als nur der Rechnungsbetrag:

• Verzugszinsen. Die Höhe richtet sich nach dem Basiszinssatz der Deutschen Bundesbank (Stand seit 1. Juli 2026: 1,52 %). Bei Privatkunden liegt der Verzugszins 5 Prozentpunkte darüber, aktuell also 6,52 %. Bei Geschäftskunden sind es 9 Prozentpunkte, aktuell 10,52 % (§ 288 BGB). Der Basiszinssatz ändert sich zum 1. Januar und 1. Juli – den aktuellen Wert nennt die Bundesbank.
• 40-Euro-Pauschale bei Geschäftskunden. Zahlt ein Geschäftskunde eine Entgeltforderung zu spät, dürfen Sie zusätzlich eine Pauschale von 40 Euro verlangen (§ 288 Abs. 5 BGB). Von Privatkunden können Sie diese Pauschale nicht fordern.
• Mahnkosten. Ihren tatsächlichen Aufwand (Porto, Materialkosten) dürfen Sie in Rechnung stellen. Übliche Beträge sind ein paar Euro pro Mahnung – überzogene „Mahngebühren" von 15 oder 20 Euro sind dagegen angreifbar.

Der Kunde zahlt trotzdem nicht – drei Wege zu Ihrem Geld

Wenn auch die Mahnung ins Leere läuft, haben Sie drei Möglichkeiten. Welche passt, hängt vor allem von einer Frage ab: Ist die Forderung unstrittig, oder wehrt sich der Kunde inhaltlich?

1. Das gerichtliche Mahnverfahren – selbst gemacht, günstig

Für klare, unbestrittene Forderungen ist das gerichtliche Mahnverfahren der schnellste und günstigste Weg zu einem vollstreckbaren Titel. Sie brauchen dafür keinen Anwalt und stellen den Antrag online über das offizielle Portal der Justiz: online-mahnantrag.de.

So läuft es ab:

• Sie füllen den Mahnantrag online aus und reichen ihn beim zuständigen Mahngericht ein. Die Gerichtskosten beginnen bei 38 Euro (halbe Gebühr nach Streitwert) – diese legt das Gericht dem Schuldner zur Forderung hinzu; zahlt er, bekommen Sie sie zurück.
• Das Gericht stellt dem Schuldner einen Mahnbescheid zu. Ab Zustellung hat er 14 Tage Zeit, Widerspruch einzulegen.
• Kommt kein Widerspruch und zahlt er trotzdem nicht, beantragen Sie den Vollstreckungsbescheid (ohne weitere Gerichtsgebühr). Damit haben Sie einen Titel, aus dem Sie 30 Jahre lang vollstrecken können – etwa per Gerichtsvollzieher.

Der Haken: Legt der Kunde Widerspruch ein, geht die Sache in ein normales Gerichtsverfahren über. Für strittige Forderungen ist der Mahnbescheid deshalb oft nur ein Zwischenschritt.

2. Ein Inkasso-Dienst treibt für Sie ein

Wenn Sie sich nicht selbst darum kümmern wollen, übernimmt ein Inkasso-Dienst das Forderungsmanagement – von der Mahnung bis zur Vollstreckung. Das lohnt sich vor allem, wenn Ihnen Zeit oder Nerven fehlen oder der Schuldner sich beharrlich totstellt.

Zu den Kosten: Bei berechtigten Forderungen und eingetretenem Verzug trägt grundsätzlich der Schuldner die Inkassokosten. Die erstattungsfähigen Gebühren sind seit der Reform des Inkassorechts gedeckelt (in der Regel eine 1,3-fache Geschäftsgebühr plus höchstens 20 Euro Auslagen). Im Idealfall ist das Inkasso für Sie also kostenneutral. Bleibt der Schuldner allerdings zahlungsunfähig, kann je nach Vertragsmodell ein Teil der Kosten bei Ihnen hängenbleiben – deshalb lohnt der Blick ins Kleingedruckte.

So erkennen Sie einen seriösen Anbieter:

• Er ist im offiziellen Rechtsdienstleistungsregister eingetragen (Pflicht für jedes Inkassounternehmen).
• Er ist Mitglied im Bundesverband Deutscher Inkasso-Unternehmen (BDIU) – über inkasso.de finden Sie Mitglieder und eine Anbietersuche.
• Er legt die Kosten transparent offen und drängt Sie nicht zu unnötigen Zusatzleistungen.

Anbieter gibt es für jeden Zuschnitt: klassische, breit aufgestellte Dienstleister wie Creditreform (mit angeschlossener Bonitätsprüfung), rein digitale, erfolgsbasierte Anbieter wie PAIR Finance sowie jüngere FinTechs wie Debtist, die sich auf E-Commerce, Software und Selbstständige spezialisiert haben. Vergleichen Sie Gebührenmodell und ob Einzelforderungen überhaupt angenommen werden – nicht jeder Dienst nimmt die eine offene Rechnung eines Soloselbstständigen.

Eine Variante ist der Forderungsverkauf: Manche Anbieter kaufen Ihnen die offene Rechnung ab (Factoring). Sie erhalten sofort Geld und geben das Ausfallrisiko ab – bekommen aber nur einen Teil der Summe, und lohnend ist das eher für laufende Forderungen als für eine einzelne, womöglich strittige Rechnung.

3. Anwalt und Klage

Sobald der Kunde die Forderung inhaltlich bestreitet – etwa mit angeblichen Mängeln –, ist der Mahnbescheid meist nur ein Umweg, weil der Widerspruch vorprogrammiert ist. Dann führt der direktere Weg über eine anwaltliche Zahlungsaufforderung und, wenn nötig, eine Klage. Das kostet zunächst mehr, klärt aber die strittige Frage verbindlich. Auch die Anwaltskosten trägt bei berechtigter Forderung am Ende der Schuldner.

Kurz zur Orientierung: Unstrittige Forderung, Sie machen es selbst → Mahnbescheid. Unstrittig, aber keine Zeit/Lust → Inkasso. Der Kunde wehrt sich inhaltlich oder es geht um viel Geld → Anwalt.

Sonderfall: „Der Kunde beruft sich auf Mängel"

Verweigert der Kunde die Zahlung mit dem Hinweis auf angebliche Mängel, ist die Forderung strittig – und Ihre Beweislage wird wichtig. Dokumentieren Sie Leistung und Abnahme, sichern Sie E-Mails und Fotos. Ein Mahnbescheid bringt hier wenig, weil der Kunde einfach widerspricht. Sinnvoller ist, den Mängeleinwand sachlich zu prüfen (ist er berechtigt, folgt Nacherfüllung; ist er vorgeschoben, geht es Richtung Anwalt). Eine Rechnung sollten Sie in diesem Streit übrigens nicht einfach „stornieren" – eine Stornorechnung ändert nichts an der Zahlungspflicht, sondern nur an Ihrer Buchhaltung. Wann eine Korrektur wirklich nötig ist, lesen Sie im Beitrag Rechnung korrigieren: Storno- und Korrekturrechnung.

Handwerker-Sonderfall: Material zurückholen?

Gerade im Handwerk taucht die Frage auf, ob man eingebautes Material wieder ausbauen oder gelieferte Ware zurückholen darf, wenn nicht gezahlt wird. Das hängt vom Eigentumsvorbehalt ab – nur wenn Sie ihn wirksam vereinbart haben, bleibt die Ware bis zur vollständigen Zahlung Ihr Eigentum. Handeln Sie hier aber nicht im Alleingang: Fest verbautes Material eigenmächtig auszubauen, kann schnell zur Sachbeschädigung oder zum Hausfriedensbruch werden. Lassen Sie einen bestehenden Eigentumsvorbehalt im Zweifel rechtlich prüfen, bevor Sie tätig werden.

Wenn beim Kunden nichts mehr zu holen ist

Manchmal scheitert die Zahlung nicht am Willen, sondern am leeren Konto. Dann helfen weder Mahnbescheid noch Inkasso weiter, und es geht nur noch darum, den Schaden zu begrenzen.

Ist der Kunde insolvent, können Sie die Forderung nicht mehr direkt eintreiben. Sobald das Insolvenzverfahren eröffnet ist, melden Sie die offene Summe stattdessen beim Insolvenzverwalter zur Insolvenztabelle an – nicht beim Gericht. Die Anmeldefrist steht im Eröffnungsbeschluss (meist zwischen zwei Wochen und drei Monaten), Rechnung und Auftrag legen Sie als Nachweis bei. Ob über eine Firma ein Verfahren läuft, sehen Sie kostenlos unter insolvenzbekanntmachungen.de. Ehrlich bleibt: Oft fließt am Ende nur eine kleine Quote – aber ohne Anmeldung gehen Sie sicher leer aus.

Steht endgültig fest, dass Sie Ihr Geld nicht bekommen, buchen Sie die Forderung als Verlust aus. Ein Detail übersehen dabei viele: Wenn Sie die Umsatzsteuer aus der Rechnung bereits ans Finanzamt abgeführt haben (Soll-Versteuerung), holen Sie sich diese zurück. Sobald die Forderung „uneinbringlich" ist – dafür reicht, dass Sie sie auf absehbare Zeit nicht durchsetzen können, etwa bei Insolvenz oder erfolgloser Vollstreckung –, korrigieren Sie die Umsatzsteuer in Ihrer nächsten Umsatzsteuer-Voranmeldung (§ 17 UStG). So bekommen Sie wenigstens die Steuer zurück, die Sie für eine nie bezahlte Rechnung vorgestreckt haben. Zahlt der Kunde wider Erwarten doch noch, führen Sie sie entsprechend wieder ab. Kleinunternehmer betrifft das nicht, weil sie keine Umsatzsteuer ausweisen; den genauen Zeitpunkt klärt im Zweifel Ihr Steuerberater, denn nachholen lässt sich die Korrektur nur eingeschränkt.

Verjährung nicht verschlafen

Ihre Forderung verjährt in der Regel nach drei Jahren – gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung entstanden ist. Eine Rechnung aus 2026 verjährt also zum Ablauf des 31. Dezember 2029. Ein rechtzeitig beantragter Mahnbescheid hemmt die Verjährung. Wer offene Posten zu lange liegen lässt, riskiert, am Ende leer auszugehen – behalten Sie den Kalender im Blick.

Am besten kommt es gar nicht so weit

Die meisten Zahlungsausfälle lassen sich entschärfen, bevor sie entstehen: klare Zahlungsziele auf der Rechnung, bei größeren Aufträgen eine Abschlagsrechnung, um nicht mit der vollen Summe im Risiko zu stehen, und ein Blick auf die offenen Posten, der nicht erst nach Wochen erfolgt. Bei neuen Kunden und größeren Aufträgen lohnt vorab ein kurzer Bonitätscheck – eine schlechte Zahlungshistorie zeigt sich oft, bevor der erste Auftrag überhaupt läuft. Ein Rechnungsprogramm wie office1.cloud zeigt Ihnen fällige Rechnungen in der Übersicht und verschickt mehrstufige Mahnläufe (Zahlungserinnerung, Mahnungen mit Mahngebühren) automatisch – so bleibt kein Zahlungsausfall unbemerkt liegen, und die erste Stufe ist raus, bevor Sie überhaupt an einen Mahnbescheid denken müssen.

_Dieser Beitrag gibt allgemeine Informationen und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei strittigen oder größeren Forderungen sollten Sie anwaltlichen Rat einholen._