Klant betaalt niet – wat te doen? Van aanmaning tot incasso

De factuur is allang de deur uit, de betalingstermijn is verstreken – en op de rekening gebeurt niets. Voor zelfstandigen en kleine bedrijven is dat meer dan alleen vervelend: een openstaande factuur van een paar duizend euro kan de hele maand in het rood trekken. Het goede nieuws: u heeft duidelijke middelen om aan uw geld te komen. Het komt alleen aan op de juiste volgorde – en erop dat u geen enkele termijn verspilt.

Eerst controleren: is uw klant überhaupt al "in verzuim"?

Voordat u rente of aanmaningskosten kunt eisen, moet de klant juridisch in verzuim zijn. Want pas vanaf het verzuim ontstaan de aanspraken waarmee u druk kunt uitoefenen. Verzuim treedt in drie typische gevallen in:

• Er stond een vaste betaaldatum vast. Heeft u een kalendermatig bepaalde betalingstermijn afgesproken ("betaalbaar tot de 15e van de maand"), dan is de klant de dag erna automatisch in verzuim – geheel zonder aanmaning.
• U heeft aangemaand. Na de vervaldatum volstaat één enkele aanmaning om het verzuim te doen intreden.
• De 30-dagen-regel geldt. Uiterlijk 30 dagen na vervaldatum en ontvangst van de factuur is de klant in verzuim (§ 286 lid 3 BGB, het Duitse Burgerlijk Wetboek). Belangrijk bij particuliere klanten: tegenover consumenten geldt deze automatische termijn van 30 dagen alleen als u daar in de factuur uitdrukkelijk op heeft gewezen. Bij zakelijke klanten is die vermelding niet nodig.

Het onderscheid tussen particuliere en zakelijke klant loopt als een rode draad door dit hele onderwerp – onthoud het goed, want het bepalt zo meteen de hoogte van de rente en de forfaitaire vergoedingen.

De mythe van de "drie aanmaningen"

U hoeft niet drie keer aan te manen voordat u verdere stappen mag zetten. Dat is een wijdverbreid misverstand. Juridisch volstaat één aanmaning na de vervaldatum – of zelfs helemaal geen, wanneer het verzuim al is ingetreden via een vaste datum of de 30-dagen-termijn.

In de praktijk heeft een gefaseerde aanpak zich toch bewezen, omdat achter een betalingsuitval vaak alleen slordigheid schuilt – een zoekgeraakte factuur, een cijferfout, vakantie:

1. Kort navragen, het liefst telefonisch. Een vriendelijk telefoontje verheldert de meest voorkomende oorzaak – simpelweg vergeten – in twee minuten, kost niets en ontziet de zakelijke relatie. Een betalingstoezegging legt u daarna kort per e-mail vast.
2. Helpt dat niet, dan volgt de schriftelijke betalingsherinnering met een korte extra termijn (bijv. 7 dagen).
3. Blijft ook die onbeantwoord, dan volgt de aanmaning met een duidelijke, laatste termijn en de vermelding dat u anders verdere stappen zet. Vanaf hier mag u verzuimrente en aanmaningskosten vermelden.

Formuleer zakelijk en zonder dreigende toon. Noem het factuurnummer, het openstaande bedrag en een concrete datum – geen "per omgaande".

Wat u aanvullend mag eisen: rente, forfait, aanmaningskosten

Als het verzuim is ingetreden, heeft u recht op meer dan alleen het factuurbedrag:

• Verzuimrente. De hoogte richt zich naar de basisrentevoet van de Deutsche Bundesbank (stand sinds 1 juli 2026: 1,52 %). Bij particuliere klanten ligt de verzuimrente 5 procentpunten daarboven, momenteel dus 6,52 %. Bij zakelijke klanten is dat 9 procentpunten, momenteel 10,52 % (§ 288 BGB). De basisrentevoet verandert per 1 januari en 1 juli – de actuele waarde noemt de Bundesbank.
• Forfait van 40 euro bij zakelijke klanten. Betaalt een zakelijke klant een geldvordering te laat, dan mag u aanvullend een forfaitair bedrag van 40 euro vragen (§ 288 lid 5 BGB). Van particuliere klanten kunt u dit forfait niet eisen.
• Aanmaningskosten. Uw daadwerkelijke onkosten (porto, materiaalkosten) mag u in rekening brengen. Gebruikelijke bedragen zijn een paar euro per aanmaning – overtrokken "aanmaningskosten" van 15 of 20 euro zijn daarentegen aanvechtbaar.

De klant betaalt toch niet – drie wegen naar uw geld

Als ook de aanmaning geen effect heeft, heeft u drie mogelijkheden. Welke past, hangt vooral af van één vraag: is de vordering onbetwist, of verweert de klant zich inhoudelijk?

1. De gerechtelijke aanmaningsprocedure – zelf gedaan, goedkoop

Voor duidelijke, onbetwiste vorderingen is de gerechtelijke aanmaningsprocedure (het Duitse "Mahnverfahren") de snelste en goedkoopste weg naar een uitvoerbare titel. U heeft daarvoor geen advocaat nodig en dient de aanvraag online in via het officiële portaal van de justitie: online-mahnantrag.de.

Zo verloopt het:

• U vult de aanmaningsaanvraag online in en dient hem in bij de bevoegde aanmaningsrechtbank. De gerechtskosten beginnen bij 38 euro (halve vergoeding naar de waarde van het geschil) – die legt de rechtbank bij de vordering aan de schuldenaar op; betaalt hij, dan krijgt u ze terug.
• De rechtbank stelt de schuldenaar een dwangbevel (het Duitse "Mahnbescheid") ter hand. Vanaf de betekening heeft hij 14 dagen de tijd om bezwaar te maken.
• Komt er geen bezwaar en betaalt hij toch niet, dan vraagt u het executiebevel (het Duitse "Vollstreckungsbescheid") aan (zonder verdere gerechtskosten). Daarmee heeft u een titel waaruit u 30 jaar lang mag executeren – bijvoorbeeld via een gerechtsdeurwaarder.

Het addertje onder het gras: maakt de klant bezwaar, dan gaat de zaak over in een gewone gerechtelijke procedure. Voor betwiste vorderingen is het dwangbevel daarom vaak slechts een tussenstap.

2. Een incassodienst int voor u

Als u zich er niet zelf mee wilt bezighouden, neemt een incassodienst het debiteurenbeheer over – van aanmaning tot executie. Dat loont vooral wanneer u tijd of geduld tekortkomt of de schuldenaar zich hardnekkig doof houdt.

Over de kosten: bij gegronde vorderingen en ingetreden verzuim draagt in principe de schuldenaar de incassokosten. De vergoedbare kosten zijn sinds de hervorming van het incassorecht gemaximeerd (in de regel een 1,3-voudige zaakvergoeding plus maximaal 20 euro onkosten). In het ideale geval is de incasso voor u dus kostenneutraal. Blijft de schuldenaar echter niet in staat te betalen, dan kan afhankelijk van het contractmodel een deel van de kosten bij u blijven hangen – daarom loont een blik op de kleine lettertjes.

Zo herkent u een betrouwbare aanbieder:

• Hij staat ingeschreven in het officiële Rechtsdienstleistungsregister (verplicht voor elk incassobureau).
• Hij is lid van de Bundesverband Deutscher Inkasso-Unternehmen (BDIU) – via inkasso.de vindt u leden en een aanbiederzoeker.
• Hij legt de kosten transparant open en dringt niet aan op onnodige extra dienstverlening.

Aanbieders zijn er voor elke situatie: klassieke, breed opgestelde dienstverleners zoals Creditreform (met aangesloten kredietwaardigheidstoets), puur digitale, op resultaat gebaseerde aanbieders zoals PAIR Finance en jongere fintechs zoals Debtist, die zich hebben gespecialiseerd in e-commerce, software en zelfstandigen. Vergelijk het vergoedingsmodel en of losse vorderingen überhaupt worden aangenomen – niet elke dienst neemt de ene openstaande factuur van een zelfstandige zonder personeel aan.

Een variant is de verkoop van de vordering: sommige aanbieders kopen uw openstaande factuur af (factoring). U ontvangt direct geld en draagt het risico van wanbetaling over – maar krijgt slechts een deel van het bedrag, en lonend is dat eerder voor lopende vorderingen dan voor één enkele, mogelijk betwiste factuur.

3. Advocaat en rechtszaak

Zodra de klant de vordering inhoudelijk betwist – bijvoorbeeld met vermeende gebreken – is het dwangbevel meestal slechts een omweg, omdat het bezwaar bij voorbaat vaststaat. Dan leidt de directere weg via een sommatie door de advocaat en, indien nodig, een rechtszaak. Dat kost aanvankelijk meer, maar klaart de betwiste kwestie bindend uit. Ook de advocaatkosten draagt bij een gegronde vordering uiteindelijk de schuldenaar.

Kort ter oriëntatie: onbetwiste vordering, u doet het zelf → dwangbevel. Onbetwist, maar geen tijd/zin → incasso. De klant verweert zich inhoudelijk of het gaat om veel geld → advocaat.

Bijzonder geval: "De klant beroept zich op gebreken"

Weigert de klant de betaling met een verwijzing naar vermeende gebreken, dan is de vordering betwist – en wordt uw bewijspositie belangrijk. Documenteer de prestatie en de oplevering, bewaar e-mails en foto's. Een dwangbevel helpt hier weinig, omdat de klant simpelweg bezwaar maakt. Zinvoller is het gebrekenbezwaar zakelijk te toetsen (is het gegrond, dan volgt herstel; is het voorgewend, dan gaat het richting advocaat). Een factuur zou u in dit geschil trouwens niet zomaar moeten "storneren" – een creditfactuur verandert niets aan de betalingsplicht, alleen aan uw boekhouding. Wanneer een correctie echt nodig is, leest u in het artikel Factuur corrigeren: storno- en correctiefactuur.

Bijzonder geval voor ambachtslieden: materiaal terughalen?

Juist in het ambacht duikt de vraag op of men ingebouwd materiaal weer mag uitbouwen of geleverde waren mag terughalen als er niet wordt betaald. Dat hangt af van het eigendomsvoorbehoud – alleen als u dat rechtsgeldig heeft afgesproken, blijven de waren tot de volledige betaling uw eigendom. Handel hierbij echter niet op eigen houtje: vast ingebouwd materiaal eigenmachtig uitbouwen kan al snel uitmonden in zaakbeschadiging of huisvredebreuk. Laat een bestaand eigendomsvoorbehoud bij twijfel juridisch toetsen voordat u tot actie overgaat.

Als er bij de klant niets meer te halen valt

Soms mislukt de betaling niet aan de wil, maar aan de lege rekening. Dan helpen dwangbevel noch incasso nog verder, en gaat het er alleen nog om de schade te beperken.

Is de klant insolvent, dan kunt u de vordering niet meer rechtstreeks innen. Zodra de insolventieprocedure is geopend, meldt u het openstaande bedrag in plaats daarvan aan bij de curator voor de schuldeiserslijst – niet bij de rechtbank. De aanmeldtermijn staat in het openingsbesluit (meestal tussen twee weken en drie maanden), factuur en opdracht voegt u als bewijs toe. Of tegen een onderneming een procedure loopt, ziet u gratis op insolvenzbekanntmachungen.de. Eerlijk blijft: vaak vloeit er aan het eind slechts een klein deel terug – maar zonder aanmelding gaat u zeker met lege handen naar huis.

Staat definitief vast dat u uw geld niet krijgt, dan boekt u de vordering als verlies af. Eén detail zien velen daarbij over het hoofd: als u de omzetbelasting uit de factuur al aan de Belastingdienst heeft afgedragen (belasting naar het factuurstelsel, "Soll-Versteuerung"), haalt u die terug. Zodra de vordering "oninbaar" is – daarvoor volstaat dat u haar op afzienbare tijd niet kunt afdwingen, bijvoorbeeld bij insolventie of vergeefse executie – corrigeert u de omzetbelasting in uw eerstvolgende omzetbelastingaangifte (§ 17 UStG, de Duitse omzetbelastingwet). Zo krijgt u tenminste de belasting terug die u voor een nooit betaalde factuur heeft voorgeschoten. Betaalt de klant tegen de verwachting in toch nog, dan draagt u haar dienovereenkomstig weer af. Kleine ondernemers raakt dit niet, omdat zij geen omzetbelasting vermelden; het precieze tijdstip klaart bij twijfel uw belastingadviseur uit, want inhalen laat de correctie zich slechts beperkt.

Verjaring niet verslapen

Uw vordering verjaart in de regel na drie jaar – gerekend vanaf het einde van het jaar waarin de factuur is ontstaan. Een factuur uit 2026 verjaart dus per het einde van 31 december 2029. Een tijdig aangevraagd dwangbevel stuit de verjaring. Wie openstaande posten te lang laat liggen, riskeert uiteindelijk met lege handen te staan – houd de kalender in de gaten.

Het beste is dat het zover niet komt

De meeste betalingsuitvallen laten zich ontzenuwen voordat ze ontstaan: duidelijke betalingstermijnen op de factuur, bij grotere opdrachten een termijnfactuur om niet met het volledige bedrag risico te lopen, en een blik op de openstaande posten die niet pas na weken plaatsvindt. Bij nieuwe klanten en grotere opdrachten loont vooraf een korte kredietwaardigheidstoets – een slechte betaalgeschiedenis blijkt vaak al voordat de eerste opdracht überhaupt loopt. Een factuurprogramma zoals office1.cloud toont u vervallen facturen in het overzicht en verstuurt automatisch gefaseerde aanmaningsronden (betalingsherinnering, aanmaningen met aanmaningskosten) – zo blijft geen enkele betalingsuitval onopgemerkt liggen, en de eerste stap is verzonden voordat u überhaupt aan een dwangbevel hoeft te denken.

_Dit artikel geeft algemene informatie en vervangt geen juridisch advies. Bij betwiste of grotere vorderingen dient u juridisch advies in te winnen._