Factura como Freiberufler en Alemania: plantilla, datos e IVA

Como Freiberufler (profesional liberal), emite sus facturas igual que cualquier otra empresa; para ello no necesita dar de alta una actividad comercial (Gewerbe). En la factura deben figurar los datos obligatorios de la Ley alemana del IVA (Umsatzsteuergesetz, UStG), entre ellos su número fiscal (Steuernummer) y una descripción clara de su prestación. Si se añade IVA (Umsatzsteuer) lo deciden dos preguntas: ¿se acoge al régimen de pequeños empresarios (Kleinunternehmerregelung)? ¿Y está su prestación exenta del impuesto, por ejemplo como profesión sanitaria? Más abajo encontrará una plantilla para cada uno de los tres casos.

Contenido

1. ¿Qué debe figurar en la factura?
2. Con o sin IVA: ¿cuál es su caso?
3. Plantilla: factura como Freiberufler
4. Sin Gewerbe, sin número fiscal: ¿es posible?
5. Cuándo tiene que emitir una factura
6. ¿Tienen que emitir los Freiberufler facturas electrónicas?
7. Clientes en el extranjero
8. Después de la factura: número, conservación, IVA
9. Preguntas frecuentes

¿Qué debe figurar en la factura?

Qué datos exige la ley depende de si factura con IVA. Como pequeño empresario (Kleinunternehmer) son menos. La tabla muestra ambos casos uno al lado del otro.

El número de factura y la fecha de la prestación no figuran en el § 34a UStDV (Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung, el reglamento de aplicación de la Ley del IVA). El Ministerio Federal de Hacienda (Bundesfinanzministerium) confirma que las facturas de pequeños empresarios solo necesitan los datos allí indicados (apartado 14.7a Abs. 1 UStAE, Umsatzsteuer-Anwendungserlass, el decreto de aplicación de la Ley del IVA). Aun así, ambos ayudan: con un número, su cliente encuentra la factura cuando paga, y usted mismo mantiene la visión de conjunto. En cuanto deje el régimen de pequeños empresarios, ambos son obligatorios. Quien numera desde el principio no tendrá que cambiar nada entonces. Cómo crear una serie de numeración lo explica el artículo Asignar el número de factura. Cómo indicar el periodo de la prestación, por ejemplo un mes entero de asesoría, lo explica el artículo Fecha de la prestación en la factura.

Un dato falta en la tabla porque la ley no lo exige: el plazo de pago. Sin fecha, su cliente no sabe hasta cuándo debe pagar. En el programa de facturación de office1.cloud guarda sus plazos de pago una sola vez como plantilla. El programa calcula a partir de ellos la fecha de vencimiento y la pone en la factura. Si el cliente no paga a tiempo, le ayudan las plantillas del artículo Escribir un recordatorio de pago.

En importes pequeños de hasta 250 euros brutos, la ley admite menos datos, por ejemplo sin número fiscal y sin dirección del cliente. Qué basta en ese caso lo explica el artículo Factura de pequeño importe hasta 250 euros.

Con o sin IVA: ¿cuál es su caso?

La mayoría de los Freiberufler pertenece a uno de tres casos. Del caso depende qué figura en la línea de importes.

Pequeños empresarios. El régimen se aplica si su volumen de negocio del año anterior no superó los 25.000 euros y en el año en curso no supera los 100.000 euros (§ 19 Abs. 1 UStG). Según el Ministerio Federal de Hacienda, para la mención basta una indicación en lenguaje cotidiano como «steuerfreier Kleinunternehmer» (apartado 14.7a Abs. 1 UStAE). Si el régimen es la mejor opción para usted lo aclara el artículo Pequeño empresario: ¿sí o no?.

Prestaciones exentas. Algunas profesiones liberales están exentas de IVA, con independencia del volumen de negocio. La ley menciona, por ejemplo, los tratamientos sanitarios de médicos, dentistas, Heilpraktiker (terapeutas sanitarios no médicos), fisioterapeutas y matronas (§ 4 Nr. 14 Buchst. a UStG), así como determinadas prestaciones de enseñanza de profesores autónomos (§ 4 Nr. 21 UStG). Si su actividad está incluida depende del caso concreto. Lo mejor es aclararlo con su asesoría fiscal (Steuerkanzlei) antes de emitir la primera factura sin IVA.

La confusión cara. Si pone IVA en la factura aunque no tiene derecho a facturarlo, debe igualmente el importe indicado, según el § 14c Abs. 2 UStG. Puede ocurrir, por ejemplo, cuando un pequeño empresario usa una plantilla pensada para el régimen general. Cómo evitarlo y corregirlo lo explica el artículo Emitir una factura sin IVA.

Plantilla: factura como Freiberufler

La plantilla muestra una factura con IVA. Para los otros dos casos solo sustituye el bloque de importes. Los nombres, las direcciones y los números son inventados.

Aylin Demir · Traducciones
Lindenstraße 14 · 50674 Köln
Número fiscal (Steuernummer): 214/5678/1234

Muster GmbH
Sr. Max Mustermann
Hafenweg 3
20457 Hamburg

Factura n.º 2026-014
Fecha de factura: 9 de octubre de 2026
Periodo de la prestación: del 1 al 30 de septiembre de 2026

Prestación                                        Importe
Traducción manual de usuario inglés–alemán,
42 páginas estándar a 38,00 euros cada una    1.596,00 €

Importe neto                                  1.596,00 €
IVA 19 %                                        303,24 €
Importe total                                 1.899,24 €

Le rogamos transfiera el importe hasta el 23 de octubre de 2026
a la cuenta IBAN DE12 3456 1111 11111 1111 11.

Como pequeño empresario, sustituya el bloque de importes por:

Importe total                                 1.596,00 €

Steuerfreier Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.

Deje esta mención en alemán, porque la factura va a clientes alemanes. Significa: «Pequeño empresario exento de IVA conforme al § 19 UStG».

En una prestación exenta, aquí con el ejemplo de una fisioterapeuta:

Importe total                                   360,00 €

Steuerfreie Heilbehandlung gemäß § 4 Nr. 14 Buchst. a UStG.

La mención significa: «Tratamiento sanitario exento de IVA conforme al § 4 Nr. 14 Buchst. a UStG».

La Ley del IVA no exige firma en el § 14 Abs. 4. Una factura en PDF por correo electrónico es posible si su cliente lo acepta (§ 14 Abs. 1 UStG). Con clientes empresariales, a partir de 2027 entra en juego la factura electrónica (E-Rechnung); vea ¿Tienen que emitir los Freiberufler facturas electrónicas?

Sin Gewerbe, sin número fiscal: ¿es posible?

Sin Gewerbe: sí. Como Freiberufler no da de alta una actividad comercial, sino que comunica a la oficina tributaria (Finanzamt) que inicia la actividad (§ 138 Abs. 1 Satz 3 AO; AO es el Código Tributario alemán, Abgabenordnung). Esto se hace con el cuestionario de alta fiscal (Fragebogen zur steuerlichen Erfassung) en ELSTER, el portal en línea de la Administración tributaria alemana. Si su actividad se considera profesión liberal o actividad comercial lo aclara el artículo ¿Freiberufler o Gewerbe?. Quien solo factura algo de forma ocasional, sin estar registrado en la oficina tributaria, encontrará los límites en el artículo Emitir una factura sin Gewerbe.

Sin número fiscal: la factura queda incompleta. El § 14 Abs. 4 Nr. 2 UStG exige el número fiscal o la USt-IdNr. Por regla general, un cliente empresarial no puede deducir el IVA soportado (Vorsteuer) de una factura incompleta, porque para ello necesita una factura conforme al § 14 UStG (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG).

Si el número todavía está en camino por correo postal, tiene dos posibilidades:

• Espera a emitir la factura hasta que llegue el número. El plazo para ello es de seis meses; vea Cuándo tiene que emitir una factura.
• Envía la factura de inmediato y añade el número más tarde. Una factura a la que le faltan datos obligatorios puede rectificarse según el § 31 Abs. 5 UStDV.

Cómo conseguir el número más rápido a través de ELSTER lo explica el artículo Solicitar el número fiscal a través de ELSTER. Su número de identificación fiscal personal (Steuer-ID), el del impuesto sobre el salario, no es el mismo número. Cuál es cuál lo muestra el artículo Solicitar y comprobar la USt-IdNr..

Cuándo tiene que emitir una factura

Si trabaja para una empresa en Alemania, la ley exige una factura dentro de los seis meses siguientes a la prestación (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Para clientes empresariales de otros países de la UE rige un plazo más corto; vea Clientes en el extranjero. Lo mismo se aplica a asociaciones y otras personas jurídicas que no son empresas (Nr. 2).

Con clientes particulares puede emitir una factura, pero por regla general la Ley del IVA no le obliga a ello. La excepción son las prestaciones relacionadas con un inmueble, por ejemplo servicios de arquitectura para un edificio concreto (Nr. 3, apartado 3a.3 Abs. 8 UStAE). Para su propia contabilidad, un justificante de cada ingreso resulta útil de todos modos, también con clientes particulares.

Para las prestaciones exentas según el § 4 Nr. 8 a 29 UStG, es decir, también para los tratamientos sanitarios y la enseñanza exenta, no rige la obligación del § 14 Abs. 2. Las normas profesionales, por ejemplo los baremos de honorarios (Gebührenordnungen), pueden exigir igualmente una factura.

¿Tienen que emitir los Freiberufler facturas electrónicas?

Hasta finales de 2026, todavía no. A clientes particulares y como pequeño empresario, tampoco después. La factura electrónica es un archivo en un formato fijo que los programas pueden leer automáticamente. Un PDF no cuenta como tal.

La base legal es el § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 y la norma transitoria del § 27 Abs. 38 UStG. Qué preparar hasta entonces lo explica el artículo Obligación de factura electrónica 2027 y 2028. Con independencia de ello, sus proveedores ya pueden enviarle facturas electrónicas. Qué significa eso para los pequeños empresarios lo explica el artículo Factura electrónica como pequeño empresario.

Clientes en el extranjero

Si trabaja para una empresa de otro país de la UE, por regla general emite una factura sin IVA alemán, y su cliente tributa la prestación en su país. Para ello deben figurar en la factura su propia USt-IdNr. y la de su cliente, además de la mención «Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers» (inversión del sujeto pasivo). El plazo es más corto que dentro de Alemania: la factura debe emitirse a más tardar el día 15 del mes siguiente al mes de la prestación (§ 14a Abs. 1 UStG). Los detalles están en el artículo Facturar a otro país de la UE. Cómo obtener una USt-IdNr. y comprobar la de su cliente lo explica el artículo Solicitar y comprobar la USt-IdNr..

Como pequeño empresario rigen reglas especiales: el § 19 Abs. 1 Satz 2 UStG le exime, entre otras cosas, de la obligación de indicar la USt-IdNr. en determinadas facturas al extranjero. Por eso, en encargos del extranjero conviene hacer una breve consulta a su asesoría fiscal.

Después de la factura: número, conservación, IVA

Número. Cada número de factura se asigna una sola vez, según el § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG. Si una factura ya está en manos del cliente y contiene un error, se rectifica con un documento que se refiera a ella de forma inequívoca (§ 31 Abs. 5 UStDV). Cómo se hace lo explica el artículo Corregir o anular una factura.

Conservación. Conserve una copia de cada factura que emita durante ocho años. El plazo comienza al final del año en que emitió la factura (§ 14b Abs. 1 UStG). Qué rige para otros documentos lo explica el artículo Plazos de conservación 2026.

IVA solo después del pago. Si factura con IVA, como Freiberufler puede solicitar a la oficina tributaria ingresar el impuesto solo cuando su cliente haya pagado (§ 20 Satz 1 Nr. 3 UStG). Esto se llama tributación por cobros (Ist-Versteuerung). Sin ella, el impuesto se devenga en el periodo en que prestó el servicio, aunque el dinero todavía no haya llegado (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a UStG).

Beneficio. Si determina su beneficio con la cuenta de ingresos y gastos (Einnahmenüberschussrechnung, EÜR), una factura solo cuenta como ingreso cuando el dinero le llega (§ 4 Abs. 3, § 11 Abs. 1 EStG; EStG es la Ley alemana del impuesto sobre la renta, Einkommensteuergesetz). Cómo se hace lo explica el artículo Hacer uno mismo la Einnahmenüberschussrechnung.

Preguntas frecuentes

¿Puedo emitir una factura como Freiberufler sin Gewerbe?

Sí. Los Freiberufler no dan de alta una actividad comercial. Para la factura necesita el número fiscal que le asigna la oficina tributaria después del cuestionario de alta fiscal.

¿Qué pongo en la factura como pequeño empresario?

Un importe total sin IVA y una mención del régimen de pequeños empresarios, por ejemplo «Steuerfreier Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG» (pequeño empresario exento de IVA conforme al § 19 UStG). El tipo impositivo y el importe del IVA no figuran en la factura.

¿Tengo que emitir una factura electrónica como Freiberufler?

Hasta finales de 2026, no. Después depende de su volumen de negocio y de sus clientes: a partir de 2027 si el volumen de negocio del año anterior supera los 800.000 euros, si no a partir de 2028, y en ambos casos solo frente a empresas dentro de Alemania. Quedan excluidos los pequeños empresarios y las facturas a particulares.

¿Esto vale también para freelancers?

«Freelancer» no es un concepto del Derecho tributario alemán. Para la factura rigen los mismos datos obligatorios. Si a efectos fiscales es Freiberufler o tiene una actividad comercial depende de su actividad (§ 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG). De ello depende si debe dar de alta un Gewerbe.

¿Tengo que emitir facturas a clientes particulares?

Según la Ley del IVA, por regla general no, salvo en prestaciones relacionadas con un inmueble. Para su contabilidad, un justificante de cada ingreso ayuda de todos modos.

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Fuentes

• § 14 UStG, emisión de facturas (Ausstellung von Rechnungen), en alemán
• § 14b UStG, conservación de facturas (Aufbewahrung von Rechnungen), en alemán
• § 15 UStG, deducción del IVA soportado (Vorsteuerabzug), en alemán
• § 19 UStG, tributación de los pequeños empresarios (Besteuerung der Kleinunternehmer), en alemán
• § 20 UStG, cálculo del impuesto según las contraprestaciones cobradas (Berechnung der Steuer nach vereinnahmten Entgelten), en alemán
• § 4 UStG, exenciones (Steuerbefreiungen), en alemán
• § 12 UStG, tipos impositivos (Steuersätze), en alemán
• § 27 UStG, disposiciones transitorias generales (Allgemeine Übergangsvorschriften), en alemán
• § 31 UStDV, datos de la factura (Angaben in der Rechnung), en alemán
• § 33 UStDV, facturas de pequeño importe (Rechnungen über Kleinbeträge), en alemán
• § 34a UStDV, facturas de pequeños empresarios (Rechnungen für Kleinunternehmer), en alemán
• § 138 AO, comunicaciones sobre la actividad profesional (Anzeigen über die Erwerbstätigkeit), en alemán
• § 13 UStG, devengo del impuesto (Entstehung der Steuer), en alemán
• § 14c UStG, repercusión incorrecta o indebida del impuesto (Unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis), en alemán
• § 4 EStG, concepto general de beneficio (Gewinnbegriff im Allgemeinen), en alemán
• § 11 EStG, cobros y pagos (Vereinnahmung und Verausgabung), en alemán
• § 18 EStG, trabajo por cuenta propia (Selbständige Arbeit), en alemán
• § 14a UStG, obligaciones adicionales en la emisión de facturas en casos especiales (Zusätzliche Pflichten bei der Ausstellung von Rechnungen in besonderen Fällen), en alemán
• § 3a UStG, lugar de la prestación de servicios (Ort der sonstigen Leistung), en alemán
• Carta del BMF de 18 de marzo de 2025: régimen especial de pequeños empresarios (Sonderregelung für Kleinunternehmer), en alemán
• Umsatzsteuer-Anwendungserlass (decreto de aplicación de la Ley del IVA), versión a 31 de diciembre de 2025, en alemán