Enviar la factura por correo electrónico: por qué no tiene que pedir permiso a nadie – y dónde sí se complica

Puede enviar su factura como PDF por correo electrónico – a clientes particulares de forma permanente, a clientes empresariales en Alemania hasta finales de 2026 y, como empresa pequeña, hasta finales de 2027 – y no tiene que pedir permiso a nadie antes. La factura tampoco necesita firma. La ley alemana dice que el destinatario debe estar de acuerdo con el envío electrónico, pero ese acuerdo surge solo, en cuanto alguien acepta su factura por correo y la paga. Precisamente por eso ningún cliente se lo ha preguntado nunca, y por eso usted tampoco tiene que preguntar. Solo dos situaciones importan de verdad: un cliente insiste expresamente en el papel – entonces recibe papel. O un cliente afirma que nunca recibió una factura – entonces usted debe demostrar que el correo le llegó. Ahí es donde el envío por correo puede doler de verdad.

Este artículo ofrece información general y no sustituye el asesoramiento jurídico ni fiscal. Si tiene dudas sobre su caso concreto, consulte a su asesor fiscal.

Contenido

1. ¿Por qué nunca me pide nadie permiso?
2. Los tres casos en los que conviene preguntar igualmente
3. ¿Puedo cobrar por la factura en papel?
4. ¿Necesita la factura una firma o un certificado?
5. ¿Qué escribo en el correo? Con texto de ejemplo
6. „No he recibido nada" – ¿quién debe probar qué?
7. ¿Cuándo empieza el plazo de pago de una factura enviada por correo?
8. ¿Puedo enviar facturas por correo a clientes particulares?
9. ¿Tengo que cifrar el correo?
10. ¿Cuánto tiempo conservo la factura enviada – y el correo?
11. Enviar facturas desde office1.cloud
12. Qué cambia en 2027 y 2028

¿Por qué nunca me pide nadie permiso?

Porque nadie tiene que pedirlo. La ley alemana del IVA dice que la transmisión electrónica de una factura requiere „el consentimiento del destinatario" (§ 14 apdo. 1 UStG). Suena a formulario con firma, pero es lo contrario: el consentimiento no está sujeto a ninguna forma. También surge de manera tácita, simplemente porque ambas partes lo hacen así.

En el día a día se ve así:

• Su cliente le da su dirección de correo para el encargo.
• Usted envía allí la factura.
• Él no se opone y paga.

Con eso el consentimiento está dado. No necesita ninguna casilla, ninguna confirmación, ninguna cláusula contractual. Por eso la regla nunca ha llamado la atención en la práctica: se cumple millones de veces al día sin que nadie diga una palabra.

La vía de envío es libre de todos modos. El Ministerio Federal de Hacienda alemán menciona expresamente el correo electrónico como vía admitida en sus preguntas y respuestas sobre la factura electrónica, junto al portal de descarga, una interfaz o una memoria USB.

La regla solo se vuelve relevante en un punto: cae en cuanto el cliente se opone. Si alguien dice „quiero la factura en papel", no ha consentido – y entonces la recibe en papel, sin recargo. Por qué un recargo por papel es arriesgado lo explica el apartado siguiente. Ese es todo el contenido de la norma. Protege al destinatario de verse forzado contra su voluntad a una vía electrónica.

Los tres casos en los que conviene preguntar igualmente

El silencio funciona mientras todo va bien. En tres situaciones una frase por adelantado sigue siendo sensata:

• El cliente nunca le dio una dirección de correo. Quien envía una factura a una dirección que ha buscado por su cuenta no tiene consentimiento – y a menudo tampoco el destinatario correcto.
• El cliente ya pidió papel alguna vez. Una objeción sigue vigente hasta que el cliente diga otra cosa.
• Las empresas grandes y las administraciones suelen tener una dirección propia para facturas, por ejemplo facturas@…. Si su factura acaba en el buzón personal de un empleado, allí se queda con facilidad.

Una frase en el presupuesto o en la confirmación de pedido resuelve los tres casos de una vez: „Recibirá la factura en PDF por correo electrónico. Indíquenos a qué dirección debe enviarse." Anote la respuesta en los datos del cliente – así ya estará ahí en el próximo encargo.

Y un detalle que suele inquietar: el consentimiento se refiere al formato, no a la factura concreta. Una vez aclarado, vale para todas las facturas siguientes a ese cliente.

¿Puedo cobrar por la factura en papel?

La idea es tentadora: quien quiere papel, paga el sello. Aun así no es aconsejable – al menos si el importe está en la letra pequeña.

En 2014 el Tribunal Supremo Federal alemán anuló la cláusula de un operador móvil que cobraba un extra por la factura en papel mientras la versión electrónica era gratuita (sentencia de 09/10/2014, asunto III ZR 32/14). El núcleo del razonamiento vale también para las empresas pequeñas: facturar la prestación realizada y entregar al cliente una factura es una obligación del empresario. Los costes derivados del cumplimiento de la propia obligación no pueden trasladarse al cliente mediante una cláusula estándar (§ 307 BGB). El tribunal solo dejó abierto el caso especial de quien vende exclusivamente por internet – quien, como la mayoría de artesanos y prestadores de servicios, también consigue encargos en persona, por teléfono o in situ no entra en ese supuesto.

Con clientes particulares se añade un segundo obstáculo: cualquier importe que supere el precio pactado debe acordarse expresamente y, en pedidos por internet, no puede surgir de una casilla premarcada (§ 312a apdo. 3 BGB). Una tarifa plana que afecte tácitamente a todo cliente de papel resulta, por tanto, delicada.

Lo que funciona en la práctica:

• Incluir el franqueo en el precio. Con un puñado de clientes de papel se trata de unos pocos euros al año – una partida de coste como los sobres, no un motivo de disputa.
• Entregar la factura en lugar de enviarla. Si de todos modos está en casa del cliente, déjesela allí. Eso ni siquiera cuesta sello.
• Decir claramente cuál es el estándar al aceptar el encargo. „Recibirá la factura en PDF por correo" evita la pregunta sin hablar de recargos.

De lo que conviene alejarse: una línea en las condiciones generales o en la factura según la cual la versión en papel cuesta 2,50 euros fijos. Esa es exactamente la construcción que fracasó ante los tribunales. Si aun así quiere repercutir el esfuerzo, plantéelo antes del encargo como parte del precio y hágalo confirmar – y, en caso de duda, que lo revise su asesoría jurídica.

¿Necesita la factura una firma o un certificado?

No, ninguna de las dos. Una factura debe contener los datos obligatorios del § 14 apdo. 4 UStG – una firma no está entre ellos. Vale igual para papel y PDF.

La firma electrónica cualificada que antes se exigía tampoco es obligatoria desde 2011. Se trata de una firma digital especialmente asegurada con un certificado verificado oficialmente; cuándo sigue siendo necesaria hoy lo explica firmar un contrato digitalmente. Para las facturas la ley solo exige que tres cosas estén garantizadas durante todo el periodo de conservación (§ 14 apdo. 3 UStG):

• Autenticidad del origen – la factura procede realmente de usted.
• Integridad del contenido – los datos obligatorios no se modificaron por el camino.
• Legibilidad – personas e inspectores pueden leerla.

Cómo asegurarlo lo decide usted. La ley lo llama „procedimiento de control interno" y en una empresa pequeña no significa nada complicado: usted coteja factura, encargo y pago. Quien ya lo hace cumple el requisito. Hasta dónde llega ese cotejo lo explica el artículo sobre por qué una factura conforme a las GoBD no existe como documento aislado.

De lo que conviene alejarse: imprimir la factura, firmarla y volver a escanearla. Jurídicamente no aporta nada y convierte un PDF limpio en una imagen peor legible.

¿Qué escribo en el correo? Con texto de ejemplo

El correo es el sobre, la factura es el contenido. Mantenga el sobre breve y ponga todo lo esencial en el PDF. El motivo es práctico: si algo relevante para Hacienda figura solo en el correo y no en el adjunto, tendrá que conservar también el correo durante ocho años.

Esta estructura ha demostrado funcionar:

Asunto: Factura 2026-0148 – Empresa Ejemplo S.L.

Texto:

Estimada señora Schneider:

muchas gracias por su encargo. Adjunto encontrará la factura 2026-0148 del 23 de agosto de 2026 por 1.428,00 euros en PDF.

Le ruego que transfiera el importe antes del 6 de septiembre de 2026 a la cuenta indicada en la factura e indique el número de factura como concepto.

Si tiene preguntas sobre la factura, puede localizarme en el 0511 1234567.

Un cordial saludo
Sabine Ritter

Cuatro cosas marcan la diferencia:

• El número de factura en el asunto. Su cliente vuelve a encontrar el correo más tarde, y en su contabilidad acaba en la operación correcta.
• Indicar importe y plazo. No como sustituto de la factura, sino para que nadie tenga que abrir el PDF solo para saber de qué se trata.
• Sin adjuntos innecesarios. Cuantos más archivos viajen, mayor es el riesgo de que actúe el filtro antispam.
• Dirección de remitente de su propio dominio. Las facturas desde direcciones de correo gratuitas acaban más a menudo en spam – y resultan menos serias ante clientes empresariales.

Pedir confirmación de lectura sirve de poco: el destinatario puede desactivarla o simplemente rechazarla. Por qué como prueba no vale casi nada lo explica el apartado siguiente.

„No he recibido nada" – ¿quién debe probar qué?

Aquí es donde el envío por correo duele en caso de conflicto: debe probarlo el remitente. Si usted se apoya en la factura – porque quiere reclamar o cobrar intereses –, tiene que acreditar que el correo llegó al cliente.

El Tribunal Supremo Federal aclaró al menos en 2022 cuándo se considera recibido un correo entre empresas (sentencia de 06/10/2022, asunto VII ZR 895/21): está recibido en cuanto puede consultarse en el servidor de correo del destinatario durante el horario comercial habitual. Que lo haya leído realmente no importa. El requisito es que el destinatario haya indicado esa dirección para el tráfico comercial.

Eso responde a la pregunta „cuándo", no a la pregunta „si". Un registro de envío de su buzón solo muestra que usted envió, no que llegó. Por eso, en el día a día:

• Documente el envío. Anote cuándo fue qué factura y a qué dirección. Un programa que registra el envío directamente en el documento le ahorra los papelitos.
• Tome la dirección de los datos del cliente, no de memoria. Una errata en la dirección es el motivo más frecuente de que una factura no llegue nunca – y el mensaje de error no siempre vuelve a usted.
• Con plazos, añada el correo postal. Para reclamaciones, rescisiones y todo lo que dependa de un plazo, la carta sigue siendo la vía más segura. Cómo continúa la escalada lo explica el cliente no paga la factura.
• Mantenga la amabilidad ante „no he recibido nada". Vuelva a enviar la factura y pida una breve confirmación por respuesta. Esa respuesta vale más como prueba que cualquier confirmación de lectura.

Y el caso contrario, igual de frecuente: la factura fue al destinatario equivocado. Un carácter mal tecleado y su factura está en manos de un desconocido – con nombre, dirección y lo que su cliente compró. Pida al destinatario equivocado que la borre, deje constancia breve por escrito del incidente y envíe la factura a la dirección correcta. Con una factura suelta suele quedar ahí; si ocurre con frecuencia o hay datos especialmente sensibles, el caso corresponde a una notificación a la autoridad de protección de datos. La mejor protección es banal: tomar la dirección de los datos del cliente, no de memoria.

¿Cuándo empieza el plazo de pago de una factura enviada por correo?

Cuenta el día en que la factura llegó a su cliente – no la fecha impresa en ella. Sin acuerdo especial, a más tardar 30 días después está oficialmente en retraso, jurídicamente „en mora" (§ 286 apdo. 3 BGB). A partir de ahí puede reclamar intereses de demora y costes de reclamación. Con un cliente particular esta regla de los 30 días solo se aplica si se lo indicó expresamente en la factura.

Es más sencillo si indica en la factura una fecha concreta de pago, por ejemplo „a pagar antes del 6 de septiembre de 2026". Así queda claro desde el principio de qué se habla – y se ahorra la discusión sobre cuándo empezaron los 30 días.

¿Puedo enviar facturas por correo a clientes particulares?

Sí, y con la misma informalidad que con clientes empresariales. Quien le da su dirección de correo y allí acepta la factura, está de acuerdo. Un jubilado que nunca le dio una dirección de correo recibe papel – no por la ley, sino porque si no nunca vería la factura.

Con clientes particulares se añaden dos puntos:

• La obligación de factura electrónica no les afecta. Las facturas a consumidores privados quedan fuera de las nuevas reglas. Para ellos el PDF sigue siendo posible de forma permanente.
• Los trabajos de oficios necesitan la indicación sobre la obligación de conservación y – para que su cliente pueda ahorrar – la parte de mano de obra desglosada. Qué hay que tener en cuenta lo explica la factura del artesano a clientes particulares.

Una factura contiene nombre, dirección y a menudo indicios de lo que alguien compró o mandó hacer. No la envíe nunca a una dirección colectiva ni a varios destinatarios que vean las direcciones de los demás. Cada factura va a un único destinatario.

¿Tengo que cifrar el correo?

No existe una obligación legal de cifrar cada factura. Las autoridades de protección de datos sí esperan que el transporte esté asegurado. En su guía sobre la protección de datos personales en la transmisión por correo electrónico de 16 de junio de 2021, la conferencia alemana de protección de datos describe el cifrado de transporte como medida mínima. Se refiere a la conexión cifrada entre los servidores de correo implicados – no al cifrado del mensaje en sí.

En la práctica esto significa: en los ajustes de su cuenta de correo, la conexión debe indicar SSL/TLS o STARTTLS. En cualquier proveedor serio viene así por defecto. Medidas adicionales como un PDF protegido por contraseña merecen la pena con datos especialmente sensibles, por ejemplo en profesiones sanitarias. Para la factura normal de un oficio o servicio, la transmisión cifrada basta.

¿Cuánto tiempo conservo la factura enviada – y el correo?

De cada factura que haya emitido debe conservar su propia copia durante ocho años (§ 14b apdo. 1 UStG). El plazo empieza al final del año en que emitió la factura. Muchas guías siguen diciendo diez años – está desfasado desde el 1 de enero de 2025.

Dos reglas que en la práctica se retuercen más a menudo:

• Lo electrónico sigue siendo electrónico. Una factura enviada o recibida por correo debe conservarse en la forma en que nació. Imprimirla y borrar después el PDF no basta.
• El correo en sí normalmente no hay que conservarlo. Es el sobre. Solo si el correo contiene datos relevantes para Hacienda que no están también en el adjunto se convierte él mismo en documento sujeto a conservación. Justo por eso el consejo de arriba: todo lo esencial va en el PDF.

Cómo organizar el otro lado, cuando es usted quien recibe facturas en su buzón, lo explica gestionar facturas de proveedores. Y si hasta ahora escribe sus facturas en Word y saca de ahí un PDF, merece la pena leer facturas con Word o Excel – ahí se trata de por qué el verdadero problema es que esos archivos se pueden cambiar después.

Enviar facturas desde office1.cloud

En office1.cloud envía la factura directamente desde el documento, a través de su propio buzón – en el destinatario aparece por tanto su dirección como remitente. Asunto y texto salen de una plantilla en la que marcadores como número de factura, importe y fecha de pago se rellenan solos. El PDF va adjunto, y puede añadir más archivos.

Dos puntos que encajan con el tema de este artículo: el envío se cuenta en el documento, así que ve si una factura ya ha salido y cuántas veces. Y un borrador queda fijado con el envío – recibe su número definitivo y ya no se puede cambiar en silencio. Si aun así tiene que corregir algo, eso pasa por una factura de anulación o rectificativa.

Qué cambia en 2027 y 2028

Aquí la cosa sí se pone seria una vez – pero no en la vía de envío, sino en el formato del archivo. Para eso hay que distinguir dos palabras que suenan parecido:

• Su PDF es una imagen de la factura. Una persona puede leerla, un programa no. En la ley alemana se llama desde 2025 „otra factura" – también cuando la envía por correo.
• Una factura electrónica es un conjunto de datos que el software contable del destinatario puede leer por sí mismo, sin que nadie teclee. Entre ellas están XRechnung y ZUGFeRD. Qué las diferencia lo explica ¿XRechnung o ZUGFeRD?

El PDF por correo es por tanto un modelo a extinguir – pero solo entre empresas en Alemania, y no de inmediato:

La regulación transitoria está en el § 27 apdo. 38 UStG. Para las facturas a clientes particulares no cambia nada – ahí el PDF sigue permitido de forma permanente.

¿Puede un cliente empresarial exigirme ya hoy una factura electrónica? Imponerla no puede. Durante el periodo transitorio decide quien emite la factura si emite una factura electrónica u otra factura – es decir, usted. Lo que sí puede hacer: oponerse al PDF. Entonces queda la factura en papel, porque el papel está siempre permitido durante la transición. Rara vez acaba en conflicto: quien pide expresamente una factura electrónica tiene un programa que debe leer los datos – y a más tardar en 2027 o 2028 usted tampoco podrá evitarlo.

Una obligación sí existe ya hoy: desde el 1 de enero de 2025 toda empresa establecida en Alemania debe poder recibir facturas electrónicas. El Ministerio aclara que para eso basta ya un buzón de correo. No necesita, por tanto, un portal – pero tampoco puede rechazar la recepción porque el formato no le convenga. Qué significa esto en concreto lo explica la obligación de factura electrónica 2027 y 2028 y, si aplica el régimen de pequeño empresario, la factura electrónica para pequeños empresarios.

Quien hace el cambio pronto lo tiene resuelto antes de que apriete la fecha. Una buena noticia para terminar: la vía de envío no cambia. Una factura electrónica también sale por correo electrónico – solo que con un archivo que el destinatario puede leer en lugar de teclear.

Fuentes: § 14 UStG · § 14b UStG · § 27 UStG · § 286 BGB · § 307 BGB · § 312a BGB · § 130 BGB · Ministerio Federal de Hacienda alemán: preguntas y respuestas sobre la factura electrónica · Conferencia alemana de protección de datos: guía sobre la transmisión por correo de 16 de junio de 2021 · Tribunal Supremo Federal, sentencia de 06/10/2022, asunto VII ZR 895/21 · Tribunal Supremo Federal, sentencia de 09/10/2014, asunto III ZR 32/14