Crear una BWA uno mismo: qué importe va en qué línea

Crear uno mismo una BWA – la «betriebswirtschaftliche Auswertung» alemana, un análisis de gestión intermedio – no es arte contable. Es trabajo de clasificación seguido de una suma. Necesita dos montones: las facturas que ha emitido y los gastos que ha pagado. Y un orden fijo: sumar los ingresos, separar el material del resto, ordenar los demás costes en seis u ocho bloques, calcular las amortizaciones a prorrata y bajar las partidas puntuales al final. Lo que sale se llama «resultado provisional». La parte difícil no es el cálculo, sino la asignación: el pago del IVA a Hacienda, por ejemplo, no entra en absoluto en la BWA, y la amortización de su préstamo tampoco – los intereses sí, pero abajo del todo.

Este artículo ofrece información general y no sustituye el asesoramiento fiscal o jurídico.

Índice

1. El armazón: la BWA como cadena de cálculo
2. Así es una BWA terminada: todas las partidas de un vistazo
3. Paso 1: fijar el periodo y el método
4. Paso 2: sumar los ingresos – y qué no forma parte de ellos
5. Paso 3: agrupar los gastos – la tabla de asignación
6. Paso 4: calcular las amortizaciones
7. Paso 5: bajar lo puntual al final
8. Paso 6: sumarlo todo – el ejemplo completo
9. Paso 7: columnas de porcentaje y comparación con el año anterior
10. Cuatro comprobaciones antes de entregar la BWA
11. Por qué su resultado nunca coincidirá con la liquidación fiscal
12. Quién pide una BWA – y qué leen en ella los destinatarios
13. El resumen de resultados en Easy Invoice – y qué no contiene
14. Preguntas frecuentes

El armazón: la BWA como cadena de cálculo

BWA son las siglas de «betriebswirtschaftliche Auswertung», un análisis de gestión. El término no procede de ninguna ley, sino de la práctica de los asesores fiscales alemanes: la forma más extendida es la BWA estándar n.º 01 de DATEV, allí llamada «kurzfristige Erfolgsrechnung», cuenta de resultados a corto plazo. No existe obligación de elaborarla, ni forma prescrita, ni destinatario en Hacienda. Puede construirla usted mismo.

Y siempre es la misma cadena. Quien entiende estas nueve líneas, tiene el principio:

   Ingresos                         (todo lo que procede de su trabajo, sin IVA)
 + Variación de existencias         (trabajo terminado, aún sin facturar)
 = Producción total
 − Consumo de material              (material y servicios subcontratados)
 = Margen bruto
 − Bloques de coste                 (locales, vehículos, personal, publicidad,
                                     seguros, amortizaciones, otros)
 = Resultado de explotación
 + ingresos neutros − gastos neutros  (puntual, intereses)
 = Resultado provisional

Dos líneas de separación sostienen toda la capacidad informativa, y justo ahí es donde se descuida al hacerlo uno mismo:

• La primera separación es el consumo de material. El material y los servicios comprados se separan de todos los demás costes porque crecen con la facturación: el doble de encargo significa el doble de material, pero no el doble de alquiler. Por eso el margen bruto muestra qué queda de cada euro facturado después del material – y si eso empeora.
• La segunda separación está abajo, antes de las partidas neutras. Todo lo puntual y ajeno al negocio se mantiene fuera del resultado de explotación. De lo contrario, un mes en el que vendió la vieja furgoneta parece un buen mes comercial.

Como ejemplo continuo tomo una empresa de instalaciones eléctricas sin empleados, periodo del 1 de enero al 30 de septiembre.

Así es una BWA terminada: todas las partidas de un vistazo

Antes de empezar a calcular, aquí está el destino: la lista de partidas que acabarán en la hoja. Ese mismo resumen sirve también al revés: si alguien le pone delante una BWA, con él puede leerla de arriba abajo.

¿Dónde está entonces el beneficio? En la última línea. Pero la palabra «provisional» que la precede va en serio: ese importe todavía no es el beneficio por el que tributará. Por qué es así y cuánta diferencia suele haber se explica más abajo, en el apartado sobre la liquidación fiscal.

No necesita todas las líneas. Quien no tiene empleados deja vacíos los costes de personal; quien vende un servicio puro no tiene consumo de material. Una línea vacía no es un error – una línea ausente, sí: si una empresa comercial entrega una BWA sin ningún consumo de material, cualquier lector lo nota de inmediato.

Algunas BWA llevan además, bajo el resultado de explotación, una línea de impuestos. Ahí aparece el impuesto alemán de actividades económicas, que se paga pero expresamente no es un gasto deducible (§ 4 apdo. 5b de la ley alemana del impuesto sobre la renta). Como empresario individual, los primeros 24.500 € de rendimiento quedan exentos de todos modos (§ 11 apdo. 1 de la ley alemana de la Gewerbesteuer).

Paso 1: fijar el periodo y el método

Prepare cuatro cosas antes de empezar: todas las facturas emitidas del periodo, todas las facturas recibidas y tiques, los extractos de la cuenta de empresa y una lista de sus compras grandes de los últimos años con precio y fecha. Esa última lista se le olvida a casi todo el mundo – sin ella faltarán después las amortizaciones.

El periodo: del 1 de enero hasta el último mes completamente cerrado. No el mes suelto, sino acumulado – en los bancos, «BWA actualizada» significa casi siempre esa vista acumulada. Escriba el periodo en grande arriba de la hoja; una BWA sin fecha es el motivo de consulta más frecuente.

El método: debe elegir una de las dos visiones y mantenerla.

Ambas son defendibles. Lo que no vale es mezclarlas: ingresos por fecha de factura y gastos por cargo bancario. Anote su elección en la hoja. Si determina su beneficio por caja, la vista de pagos suele ser la más natural; cómo funciona ese cálculo se explica en nuestro artículo hacer tú mismo la declaración de impuestos como autónomo.

Paso 2: sumar los ingresos – y qué no forma parte de ellos

Sume todas las facturas emitidas del periodo, sin IVA. Los abonos y anulaciones se restan.

En el ejemplo:

Cuatro cosas acaban con frecuencia por error en esta línea:

• El IVA. Es una partida de tránsito, no un ingreso. Quien suma los importes con IVA infla su facturación un 19 por ciento. (Con el régimen alemán de pequeño empresario no existe ese problema: bruto y neto coinciden, véase emitir una factura sin IVA.)
• Los préstamos desembolsados. En la cuenta parecen dinero, pero son deuda, no facturación.
• Las aportaciones privadas. Si pone dinero propio, eso no es un ingreso.
• La venta de bienes de la empresa. La vieja furgoneta va abajo, con los ingresos neutros, no en la facturación.

La línea variación de existencias de arriba solo afecta a quien tiene trabajo terminado o a medias en almacén – en prestadores de servicios y pequeños talleres suele quedar vacía. Sin inventario tampoco se puede rellenar con seriedad. En el ejemplo: 0 €, con lo que la producción total también es de 116.000 €.

Paso 3: agrupar los gastos – la tabla de asignación

Esta es la parte que decide la calidad de su BWA. Coja sus justificantes de gasto y asigne uno a uno. No «gasto de explotación», sino uno de estos bloques:

Y esto no entra en absoluto en la BWA:

El truco práctico: haga esta asignación una vez como lista y anótela, en la primera pasada, arriba a la derecha de cada justificante. El mes siguiente solo clasificará, en vez de volver a pensarlo todo. Si de todos modos archiva sus facturas recibidas en formato digital, indique la categoría ya al registrarlas – cómo hacerlo con método se explica en el artículo gestionar las facturas de proveedores.

En el ejemplo resulta:

Paso 4: calcular las amortizaciones

Todo lo que haya costado más de 800 € sin IVA y dure más de un año no se deduce de una vez, sino repartido a lo largo de la vida útil. El cálculo es sencillo:

precio de compra sin IVA ÷ vida útil en años       = amortización anual
amortización anual ÷ 12 × meses del periodo        = su parte para la BWA

La vida útil no se elige libremente: para eso existe la tabla de amortización del Ministerio Federal de Hacienda alemán. Algunos valores:

En el ejemplo hay dos compras:

Dos casos particulares frecuentes:

• Entre 250 y 1.000 € sin IVA puede, como alternativa, meter los bienes en una partida colectiva y liberarla de forma uniforme a lo largo de cinco años (§ 6 apdo. 2a EStG). La decisión vale para todo un año, no bien por bien.
• Si durante el año no lo sabe con exactitud, estime y escriba «estimado» al lado. Una estimación señalada es mucho mejor que una línea vacía: sin amortizaciones su resultado parece sistemáticamente demasiado bueno, y en eso se fijan precisamente los lectores que ven muchas BWA.

Paso 5: bajar lo puntual al final

Ahora repase de nuevo todo y saque lo que no tiene que ver con su actividad propiamente dicha o no se repite. Eso pasa por debajo del resultado de explotación:

• venta de la vieja furgoneta: 3.000 € de ingreso neutro
• intereses del préstamo del vehículo: 1.100 € de gasto neutro
• también corresponden aquí: indemnizaciones de seguros, devoluciones de ejercicios anteriores, intereses cobrados

¿Por qué el esfuerzo? Porque de lo contrario el resultado de explotación deja de ser comparable. La pregunta que se hace todo lector de su BWA es: «¿Se sostiene la empresa con su actividad corriente?» La venta de un vehículo no responde a eso.

Paso 6: sumarlo todo – el ejemplo completo

Ahora solo queda recorrer la cadena desde arriba:

Eso es la BWA. Nueve meses, una hoja, y cada importe se puede seguir hasta el montón de justificantes.

Paso 7: columnas de porcentaje y comparación con el año anterior

Los importes absolutos son solo la mitad del análisis. Dos añadidos lo convierten en un instrumento de dirección – y son también lo primero que miran los lectores experimentados.

La columna de porcentaje pone cada línea en relación con la producción total:

partida ÷ producción total × 100 = participación en porcentaje

La comparación anual coloca al lado el mismo periodo del año anterior:

Y de repente la noticia de verdad está en la hoja: la facturación sube un 14 por ciento, pero proporcionalmente queda menos margen bruto que el año pasado. El material y los servicios subcontratados han crecido más deprisa que los precios. En cifras absolutas el año parecía bueno; en porcentaje se ve que se han perdido tres puntos de margen – sobre 116.000 € de producción son unos 3.800 €.

No existe un valor objetivo universal para estas ratios: una empresa comercial es algo completamente distinto de un prestador de servicios. Su referencia es su propio año anterior.

Para eso se hace una BWA. No por el banco.

Cuatro comprobaciones antes de entregar la BWA

1. Contraste con la cuenta: ¿coinciden sus ingresos aproximadamente con los cobros más las facturas pendientes? Desviaciones grandes suelen significar una factura registrada dos veces o una olvidada.
2. Repase las líneas vacías: ¿hay algún 0 € donde debería haber un importe? Un taller sin consumo de material, una empresa con vehículo pero sin costes de vehículo: eso salta a la vista.
3. Extrapole: resultado ÷ meses × 12. En el ejemplo: 42.950 ÷ 9 × 12 = unos 57.300 € al año. ¿Encaja ese orden de magnitud con sus pagos a cuenta? Si no, o la BWA está mal – o convendría ajustar el pago a cuenta.
4. Hágala recalcular: cada subtotal debe deducirse de las líneas de arriba. Un resultado que no se puede recalcular es el motivo más frecuente de que un análisis casero vuelva.

Por qué su resultado nunca coincidirá con la liquidación fiscal

Los 42.950 € del ejemplo no son el beneficio por el que finalmente tributará. No es un fallo, sino algo incorporado: «provisional» no está ahí por casualidad. Cuatro motivos:

• Faltan todavía las partes privadas. Si usa el coche de empresa un 20 por ciento en privado, unos 1.370 € de los 6.850 € de costes de vehículo no corresponden a la empresa. Lo mismo vale para teléfono e internet.
• Las existencias no están registradas. El material que sigue en el almacén está pagado pero no consumido.
• Faltan las periodificaciones. La prima de seguro de doce meses, pagada en enero, cae íntegra en este periodo con la vista de pagos.
• Los momentos se desplazan. Una factura de diciembre pagada en enero pertenece al año siguiente en la contabilidad de caja.

Con la corrección de la parte privada, el ejemplo estaría más cerca de 41.300 € que de 42.950 €. Si su asesor llega después a otra cifra, es lo normal – no un motivo de discusión.

Quién pide una BWA – y qué leen en ella los destinatarios

Casi nadie construye una BWA por gusto. Normalmente ha llamado alguien:

El banco antes de un préstamo o un renting. De hecho no existe ninguna obligación legal de revelación: el § 18 de la ley bancaria alemana solo se aplica cuando el crédito supera en total 1,5 millones de euros – y menciona cuentas anuales, no BWA. El banco pregunta por un motivo práctico: sus últimas cuentas anuales tienen doce o dieciocho meses, mientras que debe decidir sobre cuotas a partir del mes que viene. La BWA cierra ese hueco. Por eso se esperan cifras acumuladas y la comparación con el año anterior – un mes suelto sin comparación no responde a la pregunta.

La caja del seguro de enfermedad. Si está asegurado voluntariamente en el sistema legal alemán y es autónomo a título principal, su caja fija las cuotas primero de forma provisional (§ 240 apdo. 4a del Código Social alemán, libro V) y liquida después según su declaración de la renta. En esa fase la BWA es el medio habitual para hacer creíble una caída de ingresos. Importante: quien durante tres años no presente ninguna liquidación fiscal queda clasificado definitivamente en el tope de cotización, es decir, en el máximo.

Empresas de renting, arrendadores y entidades de fomento preguntan por la misma razón. En todos estos casos, aclare antes qué periodo se quiere y si se acepta un análisis hecho por usted.

¿Con qué frecuencia merece la pena? Para la ocasión puntual basta con una. Para usted mismo, solo la repetición muestra algo: mensual es lo ideal, trimestral el mínimo. Una BWA aislada dice poco; tres seguidas muestran si su cuota de material se le está escapando.

Una llamada previa compensa: pregunte a su asesor si la BWA ya está incluida en la contabilidad corriente. Quien de todos modos entrega su contabilidad, muy a menudo ya la ha pagado – simplemente no se envía de oficio. Qué necesita él de usted se describe en el artículo sobre la contabilidad preparatoria.

El resumen de resultados en Easy Invoice – y qué no contiene

Si de todos modos registra facturas y gastos en un programa, el trabajo de clasificación del paso 3 ya está hecho: el análisis nace entonces de las categorías que asignó al registrarlos.

En Easy Invoice lo encontrará en Informes → Resumen de resultados. Allí no se llama «BWA», porque es un término del mundo de los asesores fiscales, pero sigue exactamente la cadena de arriba: ingresos, producción total, consumo de material, margen bruto, bloques de coste, resultado de explotación, partidas neutras, resultado provisional. Además están la evolución mensual y la comparación con el mismo periodo anterior, que si no tendría que poner al lado a mano. El resultado se puede exportar como archivo de Excel o como PDF.

Lo que no hay en él conviene saberlo antes de confiarse: los costes de personal y las amortizaciones no se registran, ni tampoco la mercancía en almacén ni las instalaciones construidas por uno mismo. Las líneas existen, pero quedan vacías. Para autónomos sin empleados resulta utilizable – la amortización la añade a mano según el paso 4. Quien paga sueldos o tiene maquinaria mayor seguirá necesitando la BWA de la contabilidad de su asesor.

Preguntas frecuentes

¿Puedo realmente crear una BWA gratis yo mismo? Sí. No necesita ningún programa: basta una tabla con las líneas del armazón, y montarla cuesta una o dos horas. Después, el esfuerzo continuo depende solo de lo ordenados que estén sus justificantes.

¿Tiene que venir la BWA de un asesor fiscal? No. No se prescribe ni firma ni un remitente determinado. Algunos bancos piden por su cuenta un análisis «de la contabilidad»: en ese caso, pregunte antes de invertir trabajo.

¿No parece poco serio un análisis hecho en casa? No, si están el periodo, el método, la comparación anual y una estructura comprensible. Lo que sí llama la atención es otra cosa: importes redondos sin decimales, bloques de coste ausentes y subtotales que no se pueden recalcular.

¿Tengo que enviar la BWA a Hacienda? Por iniciativa propia, no. Hacienda recibe a fin de año el cálculo del beneficio o las cuentas anuales. En una inspección, en cambio, el actuario puede exigir acceso a sus datos contables – qué se espera entonces lo explica nuestro artículo sobre las reglas GoBD.

BWA y cálculo del beneficio, ¿es lo mismo? No. El cálculo del beneficio es la liquidación anual para Hacienda con una estructura de formulario fija. La BWA es el estado intermedio voluntario, que puede estructurar como le sea útil.

¿Qué hago si la BWA muestra pérdidas? No maquille nada. Una pérdida explicada sienta mejor en el banco que un beneficio pulido que se derrumba con las cuentas anuales. Añada dos frases de explicación: una compra puntual, un encargo grande aplazado, una enfermedad. Justo para eso están las líneas neutras.

¿Y si los clientes no pagan? ¿Se ve en la BWA? Con la vista por fecha de factura, la facturación figura aunque no haya dinero. Por eso los bancos piden además una lista de facturas pendientes. Cómo hacer ese seguimiento con método se describe en El cliente no paga la factura, ¿qué hacer?.