Creare da soli una BWA: quale importo va in quale riga

Creare da soli una BWA – la „betriebswirtschaftliche Auswertung" tedesca, un'analisi gestionale intermedia – non è arte contabile. È lavoro di smistamento seguito da un'addizione. Servono due pile: le fatture che avete emesso e le spese che avete pagato. E un ordine fisso: sommare i ricavi, separare il materiale dal resto, ordinare gli altri costi in sei-otto blocchi, calcolare gli ammortamenti pro rata, spostare in basso le voci una tantum. Ciò che ne esce si chiama „risultato provvisorio". La parte difficile non è il calcolo ma l'attribuzione: il versamento dell'IVA al fisco, per esempio, non entra affatto nella BWA, e nemmeno il rimborso del vostro finanziamento – gli interessi sì, ma proprio in fondo.

Questo articolo fornisce informazioni generali e non sostituisce una consulenza fiscale o legale.

Indice

1. L'impalcatura: la BWA come catena di calcolo
2. Che aspetto ha una BWA finita: tutte le voci in sintesi
3. Passo 1: stabilire periodo e metodo
4. Passo 2: sommare i ricavi – e cosa non ne fa parte
5. Passo 3: raggruppare le spese – la tabella di attribuzione
6. Passo 4: calcolare gli ammortamenti
7. Passo 5: spostare in basso ciò che è una tantum
8. Passo 6: sommare tutto – l'esempio completo
9. Passo 7: colonne percentuali e confronto con l'anno precedente
10. Quattro verifiche prima di consegnare la BWA
11. Perché il vostro risultato non coinciderà mai con l'avviso fiscale
12. Chi chiede una BWA – e cosa ci leggono i destinatari
13. Il prospetto dei risultati in Easy Invoice – e cosa non contiene
14. Domande frequenti

L'impalcatura: la BWA come catena di calcolo

BWA sta per „betriebswirtschaftliche Auswertung", un'analisi gestionale. Il termine non nasce da una legge ma dalla prassi dei consulenti fiscali tedeschi – la forma più diffusa è la BWA standard n. 01 di DATEV, chiamata lì „kurzfristige Erfolgsrechnung", conto economico di breve periodo. Non esiste alcun obbligo di redigerla, nessuna forma prescritta e nessun destinatario presso il fisco. Potete costruirla voi stessi.

Ed è sempre la stessa catena. Chi ha capito queste nove righe ha in mano il principio:

   Ricavi                           (tutto ciò che deriva dal vostro lavoro, al netto)
 + Variazione delle rimanenze       (lavoro finito, non ancora fatturato)
 = Produzione totale
 − Consumi di materiale             (materiale e prestazioni di terzi)
 = Margine lordo
 − Blocchi di costo                 (locali, veicoli, personale, pubblicità,
                                     assicurazioni, ammortamenti, altro)
 = Risultato operativo
 + proventi neutri − oneri neutri   (una tantum, interessi)
 = Risultato provvisorio

Due linee di separazione reggono tutta la capacità informativa, ed è esattamente lì che si fa confusione quando ci si arrangia da soli:

• La prima linea è il consumo di materiale. Materiale e prestazioni acquistate vengono separati da tutti gli altri costi perché crescono insieme al fatturato: commessa doppia significa materiale doppio, ma non affitto doppio. Il margine lordo mostra quindi quanto resta di ogni euro di ricavo dopo il materiale – e se sta peggiorando.
• La seconda linea è in basso, prima delle voci neutre. Tutto ciò che è una tantum o estraneo all'attività resta fuori dal risultato operativo. Altrimenti un mese in cui avete venduto il vecchio furgone sembra un buon mese di lavoro.

Come esempio continuo prendo un'impresa elettrica senza dipendenti, periodo 1° gennaio – 30 settembre.

Che aspetto ha una BWA finita: tutte le voci in sintesi

Prima di iniziare a calcolare, ecco l'obiettivo: l'elenco delle voci che alla fine compariranno sul foglio. Lo stesso prospetto serve anche al contrario: se qualcuno vi mette davanti una BWA, con questo potete leggerla dall'alto verso il basso.

Dove sta allora l'utile? Nell'ultima riga. Ma la parola „provvisorio" davanti è seria: questo importo non è ancora l'utile su cui pagherete le imposte. Perché sia così e quanto sia in genere la differenza è spiegato più avanti nella sezione sull'avviso fiscale.

Non servono tutte le righe. Chi non ha dipendenti lascia vuoti i costi del personale; chi vende un servizio puro non ha consumi di materiale. Una riga vuota non è un errore – una riga mancante sì: se un'impresa commerciale consegna una BWA del tutto priva di consumi di materiale, chiunque se ne accorge subito.

Alcune BWA riportano sotto il risultato operativo anche una riga imposte. Lì compare l'imposta sulle attività produttive tedesca – che viene pagata, ma non è espressamente un costo deducibile (§ 4 c. 5b della legge tedesca sull'imposta sul reddito). Per un'impresa individuale i primi 24.500 € di reddito d'impresa restano comunque esenti (§ 11 c. 1 della legge tedesca sulla Gewerbesteuer).

Passo 1: stabilire periodo e metodo

Preparate quattro cose prima di iniziare: tutte le fatture attive del periodo, tutte le fatture passive e gli scontrini, gli estratti conto del conto aziendale e un elenco dei vostri acquisti maggiori degli ultimi anni con prezzo e data. Proprio quest'ultimo elenco lo dimentica quasi chiunque – senza di esso mancheranno poi gli ammortamenti.

Il periodo: dal 1° gennaio all'ultimo mese completamente chiuso. Non il singolo mese, ma il cumulato – per le banche „BWA aggiornata" significa quasi sempre questa vista cumulata. Scrivete il periodo in grande in cima al foglio; una BWA senza data è il motivo più frequente di richiesta di chiarimenti.

Il metodo: dovete scegliere una delle due impostazioni e mantenerla.

Entrambe sono difendibili. Ciò che non va è mescolarle – ricavi per data fattura e spese per addebito bancario. Annotate la vostra scelta sul foglio. Se determinate l'utile per cassa, la vista dei pagamenti è di solito la più naturale; come funziona quel metodo è spiegato nel nostro articolo fare da soli la dichiarazione dei redditi da lavoratore autonomo.

Passo 2: sommare i ricavi – e cosa non ne fa parte

Sommate tutte le fatture attive del periodo, al netto dell'IVA. Note di credito e storni si sottraggono.

Nell'esempio:

Quattro elementi finiscono regolarmente per errore in questa riga:

• L'IVA. È una partita di giro, non un ricavo. Chi somma gli importi lordi gonfia il fatturato del 19 per cento. (Con il regime tedesco per le piccole imprese il problema non si pone – lordo e netto coincidono, vedi scrivere una fattura senza IVA.)
• I finanziamenti erogati. Sul conto sembrano denaro, ma sono debito, non fatturato.
• Gli apporti personali. Se mettete denaro vostro, non è un ricavo.
• La vendita di beni aziendali. Il vecchio furgone va in basso tra i proventi neutri, non nei ricavi.

La riga variazione delle rimanenze sopra riguarda solo chi ha lavoro finito o in corso a magazzino – per prestatori di servizi e piccoli artigiani resta quasi sempre vuota. Senza inventario non la si può comunque compilare seriamente. Nell'esempio: 0 €, quindi la produzione totale è anch'essa 116.000 €.

Passo 3: raggruppare le spese – la tabella di attribuzione

È la parte che decide la qualità della vostra BWA. Prendete i documenti di spesa e attribuite a ciascuno una collocazione. Non „costo d'esercizio" – ma uno di questi blocchi:

E questo non va affatto nella BWA:

Il trucco pratico: scrivete questa attribuzione una volta come elenco e annotatela, al primo passaggio, in alto a destra su ogni documento. Il mese successivo non farete che smistare, invece di ripensarci ogni volta. Se archiviate comunque le fatture passive in formato digitale, indicate la categoria già in fase di registrazione – come farlo con metodo è spiegato nell'articolo gestire le fatture dei fornitori.

Nell'esempio ne risulta:

Passo 4: calcolare gli ammortamenti

Tutto ciò che è costato più di 800 € netti e dura più di un anno non si deduce in una volta sola, ma si ripartisce sulla vita utile. Il calcolo è semplice:

prezzo d'acquisto netto ÷ vita utile in anni      = ammortamento annuo
ammortamento annuo ÷ 12 × mesi del periodo        = la vostra quota per la BWA

La vita utile non si sceglie liberamente – per questo esiste la tabella degli ammortamenti del Ministero federale tedesco delle finanze. Alcuni valori:

Nell'esempio ci sono due acquisti:

Due casi particolari frequenti:

• Tra 250 e 1.000 € netti potete in alternativa inserire i beni in una posta collettiva e liberarla in modo uniforme su cinque anni (§ 6 c. 2a EStG). La scelta vale per l'intero anno – non bene per bene.
• Se in corso d'anno non lo sapete con esattezza, stimate e scrivete accanto „stimato". Una stima dichiarata è molto meglio di una riga vuota: senza ammortamenti il risultato appare sistematicamente troppo bello, ed è proprio ciò che cercano i lettori abituati a vedere molte BWA.

Passo 5: spostare in basso ciò che è una tantum

Ora ripassate tutto ed estraete ciò che non ha nulla a che fare con l'attività vera e propria o non si ripete. Va sotto il risultato operativo:

• vendita del vecchio furgone: 3.000 € di provento neutro
• interessi sul finanziamento del veicolo: 1.100 € di onere neutro
• qui rientrano anche: indennizzi assicurativi, rimborsi di annualità precedenti, interessi attivi

Perché tanta fatica? Perché altrimenti il risultato operativo non è più confrontabile. La domanda che si pone ogni lettore della vostra BWA è: „L'impresa si regge sull'attività corrente?" La vendita di un veicolo non risponde a questa domanda.

Passo 6: sommare tutto – l'esempio completo

Ora basta percorrere la catena dall'alto:

Questa è la BWA. Nove mesi, un foglio, e ogni importo è ricostruibile fino alla pila dei documenti.

Passo 7: colonne percentuali e confronto con l'anno precedente

Gli importi assoluti sono solo metà dell'analisi. Due aggiunte ne fanno uno strumento di gestione – e sono anche ciò che i lettori esperti guardano per primo.

La colonna percentuale rapporta ogni riga alla produzione totale:

voce ÷ produzione totale × 100 = quota in percentuale

Il confronto con l'anno precedente affianca lo stesso periodo dell'anno prima:

Ed ecco che sul foglio compare la notizia vera: il fatturato è cresciuto del 14 per cento, ma in percentuale resta meno margine lordo dell'anno scorso. Materiale e prestazioni di terzi sono cresciuti più in fretta dei prezzi. In valore assoluto l'anno sembrava buono; in percentuale si vede che tre punti di margine sono spariti – su 116.000 € di produzione fanno circa 3.800 €.

Non esiste un valore obiettivo valido per tutti – un'impresa commerciale è del tutto diversa da un prestatore di servizi. Il vostro metro è il vostro stesso anno precedente.

È per questo che si fa una BWA. Non per la banca.

Quattro verifiche prima di consegnare la BWA

1. Controprova sul conto: i ricavi corrispondono grosso modo agli incassi più le fatture ancora aperte? Scostamenti forti significano di solito una fattura registrata due volte o una dimenticata.
2. Righe vuote: c'è uno 0 € dove dovrebbe esserci un importo? Un artigiano senza consumi di materiale, un'impresa con veicolo ma senza costi del veicolo – salta subito all'occhio.
3. Proiezione annua: risultato ÷ mesi × 12. Nell'esempio: 42.950 ÷ 9 × 12 = circa 57.300 € sull'anno. Quest'ordine di grandezza è coerente con i vostri acconti d'imposta? Se no, o la BWA è sbagliata – o l'acconto andrebbe adeguato.
4. Farla ricalcolare: ogni totale parziale deve discendere dalle righe sopra. Un risultato non ricalcolabile è il motivo più frequente per cui un'analisi fatta in casa torna indietro.

Perché il vostro risultato non coinciderà mai con l'avviso fiscale

I 42.950 € dell'esempio non sono l'utile su cui alla fine pagherete le imposte. Non è un errore ma una caratteristica – „provvisorio" non è lì per caso. Quattro motivi:

• Mancano ancora le quote private. Se usate l'auto aziendale al 20 per cento in privato, circa 1.370 € dei 6.850 € di costi veicolo non spettano all'impresa. Lo stesso vale per telefono e internet.
• Il magazzino non è rilevato. Il materiale ancora in giacenza è pagato ma non consumato.
• Mancano i ratei. Il premio assicurativo per dodici mesi, pagato a gennaio, cade interamente in questo periodo nella vista per cassa.
• Le date slittano. Una fattura di dicembre pagata a gennaio appartiene all'anno successivo nella contabilità di cassa.

Con la correzione delle quote private l'esempio sarebbe più vicino a 41.300 € che a 42.950 €. Se il vostro consulente arriva più tardi a un altro numero, è la normalità – non un motivo di contesa.

Chi chiede una BWA – e cosa ci leggono i destinatari

Quasi nessuno costruisce una BWA di propria iniziativa. Di solito ha telefonato qualcuno:

La banca prima di un finanziamento o di un leasing. Un obbligo di legge di disclosure non esiste affatto: il § 18 della legge bancaria tedesca si applica solo oltre 1,5 milioni di euro di credito complessivo – e cita i bilanci d'esercizio, non le BWA. La banca chiede per un motivo pratico: il vostro ultimo bilancio ha dodici-diciotto mesi, mentre deve decidere su rate a partire dal mese prossimo. La BWA colma quella distanza. Per questo ci si aspetta valori cumulati e il confronto con l'anno precedente – un singolo mese senza confronto non risponde alla domanda.

La cassa malattia. Se in Germania siete assicurati volontari nel sistema legale e lavoratori autonomi in via principale, la cassa fissa i contributi dapprima in via provvisoria (§ 240 c. 4a del Codice sociale tedesco, libro V) e conguaglia poi in base all'avviso d'imposta sul reddito. In quella fase la BWA è lo strumento consueto per rendere credibile un calo dei redditi. Importante: chi per tre anni non presenta alcun avviso d'imposta viene classificato in via definitiva al massimale contributivo – quindi al massimo.

Società di leasing, locatori ed enti di finanziamento chiedono per lo stesso motivo. In tutti questi casi chiarite prima quale periodo si intende e se un'analisi fatta in proprio viene accettata.

Ogni quanto conviene? Per l'occasione singola ne basta una. Per voi stessi solo la ripetizione mostra qualcosa – mensile è l'ideale, trimestrale il minimo. Una BWA isolata dice poco; tre di fila mostrano se la quota di materiale vi sta sfuggendo di mano.

Una telefonata preventiva conviene: chiedete al vostro consulente se la BWA è già compresa nella contabilità corrente. Chi affida comunque la contabilità l'ha molto spesso già pagata – semplicemente non viene inviata d'ufficio. Cosa gli serve da voi è descritto nell'articolo sulla contabilità preparatoria.

Il prospetto dei risultati in Easy Invoice – e cosa non contiene

Se registrate comunque fatture e spese in un programma, il lavoro di smistamento del passo 3 è già fatto – l'analisi nasce allora dalle categorie assegnate in fase di registrazione.

In Easy Invoice lo trovate sotto Report → Prospetto dei risultati. Lì non si chiama „BWA", perché è un termine del mondo dei consulenti fiscali, ma segue esattamente la catena illustrata: ricavi, produzione totale, consumi di materiale, margine lordo, blocchi di costo, risultato operativo, voci neutre, risultato provvisorio. In più ci sono l'andamento mensile e il confronto con lo stesso periodo precedente, che altrimenti dovreste affiancare a mano. Il risultato si esporta come file Excel o come PDF.

Cosa non vi è contenuto è bene saperlo prima di farci affidamento: costi del personale e ammortamenti non vengono rilevati, e nemmeno la merce a magazzino e gli impianti costruiti in proprio. Le righe esistono ma restano vuote. Per autonomi senza dipendenti è utilizzabile – l'ammortamento lo aggiungete a mano secondo il passo 4. Chi paga stipendi o ha macchinari importanti continuerà ad aver bisogno della BWA dalla contabilità del consulente.

Domande frequenti

Posso davvero creare una BWA gratis da solo? Sì. Non serve alcun programma – basta una tabella con le righe dell'impalcatura, l'impostazione richiede una o due ore. Dopodiché l'impegno dipende solo da quanto sono ordinati i vostri documenti.

La BWA deve arrivare da un consulente fiscale? No. Non sono prescritti né una firma né un mittente particolare. Alcune banche chiedono di propria iniziativa un'analisi „dalla contabilità" – in quel caso informatevi prima di metterci lavoro.

Un'analisi fatta in casa non sembra poco professionale? No, se ci sono periodo, metodo, confronto con l'anno precedente e una struttura comprensibile. Ciò che si nota è altro: importi tondi senza decimali, blocchi di costo mancanti e totali parziali non ricalcolabili.

Devo mandare la BWA al fisco? Di vostra iniziativa no. Il fisco riceve a fine anno il calcolo dell'utile o il bilancio. In una verifica, però, l'ispettore può chiedere accesso ai dati contabili – cosa ci si aspetta in quel caso lo spiega il nostro articolo sulle regole GoBD.

BWA e calcolo dell'utile sono la stessa cosa? No. Il calcolo dell'utile è il conteggio annuale per il fisco con una struttura di modulo fissa. La BWA è lo stato intermedio volontario, che potete articolare come vi è utile.

Cosa faccio se la BWA mostra una perdita? Non abbellite nulla. Una perdita spiegata in banca vale più di un utile lucidato che crolla al bilancio. Allegate due frasi di spiegazione – un acquisto straordinario, una grande commessa slittata, una malattia. È esattamente a questo che servono le righe neutre.

E se i clienti non pagano – si vede nella BWA? Nella vista per data fattura il ricavo c'è anche se il denaro non è arrivato. Per questo le banche chiedono in aggiunta un elenco delle fatture aperte. Come starci dietro con metodo è descritto in Il cliente non paga la fattura – cosa fare?.