Fattura conforme alle GoBD: perché non esiste – e che cosa controlla davvero il fisco tedesco

Una singola fattura non può essere «conforme alle GoBD». Le GoBD non dicono infatti nulla su ciò che deve comparire su una fattura: questo sta nella legge tedesca sull'IVA. Le GoBD regolano un'altra cosa: il vostro modo di lavorare. Quando registrate un'operazione, come mettete al sicuro i documenti fino a quel momento, chi può entrare nel vostro sistema e che cosa succede quando una fattura è sbagliata. Conforme è dunque sempre il vostro flusso di lavoro, mai il singolo foglio di carta. Un buon programma vi toglie circa la metà del lavoro; l'altra metà resta a voi, e nessun acquisto cambia questo. E un bollino non esiste: l'amministrazione finanziaria tedesca non rilascia espressamente alcun attestato sui programmi di contabilità, e i certificati delle società di revisione non la vincolano.

Questo articolo fornisce informazioni generali e non sostituisce una consulenza fiscale.

Indice

1. GoBD e § 14 UStG: chi regola che cosa?
2. Il bollino GoBD che non esiste
3. La divisione dei compiti: il programma e voi
4. Che cosa fa il programma al posto vostro
5. Novità da luglio 2025: il PDF non va più conservato
6. Ciò che nessuno vi toglie
7. Per quanto tempo conservare che cosa
8. La documentazione delle procedure: bastano due pagine
9. Le mie fatture Word in una cartella sono un problema?
10. Che cosa succede se il verificatore solleva un'obiezione?
11. Vale anche per le piccole imprese?
12. Il passaggio: che ne è delle vecchie fatture?
13. Le sei domande da porre a un fornitore di software

GoBD e § 14 UStG: chi regola che cosa?

GoBD è la sigla di un titolo amministrativo lunghissimo: «Principi per la corretta tenuta e conservazione di libri, registrazioni e documenti in forma elettronica e per l'accesso ai dati». Non è una legge ma una circolare del Ministero federale delle Finanze tedesco, cioè la posizione del fisco su come interpreta le norme e che cosa si aspetta in sede di verifica. La versione attuale è del 28 novembre 2019 ed è stata modificata due volte: nel marzo 2024 e da ultimo il 14 luglio 2025.

Per le vostre fatture si intrecciano due corpi normativi del tutto diversi, ed è proprio da lì che nasce la confusione:

Se dunque qualcuno vi vende un «modello di fattura conforme alle GoBD», in realtà vi sta vendendo un modello con le indicazioni obbligatorie del § 14 UStG. Quali siano nel dettaglio lo trovate nella nostra guida per scrivere una fattura. Che il vostro modo di procedere rispetti le GoBD si decide invece dopo: in tutto ciò che fate con la fattura una volta scritta.

Il bollino GoBD che non esiste

È qui che la pubblicità di molti fornitori diventa disonesta. Nei numeri marginali da 179 a 181 – così si chiamano i paragrafi numerati della circolare – le GoBD dicono tre cose molto chiaramente:

• Numero marginale 179: la molteplicità dei sistemi informatici e la diversità della loro configurazione e combinazione non consentono «alcuna affermazione di validità generale dell'amministrazione finanziaria sulla conformità». Il fisco non può quindi approvare un software in modo generale.
• Numero marginale 180: le conferme che una contabilità sia in ordine non vengono rilasciate «né nell'ambito di una verifica fiscale né nell'ambito di un interpello». Non potete quindi nemmeno farvelo attestare in anticipo.
• Numero marginale 181: «certificati» o «attestazioni» di terzi non producono «alcun effetto vincolante» nei confronti dell'amministrazione. Anche se una società di revisione ha certificato un programma, il verificatore non è tenuto ad accettarlo.

C'è una ragione semplice, e conta più del bollino stesso: le GoBD si rivolgono a voi, non al vostro fornitore di software. Un programma è uno strumento. Nessun produttore può garantire che voi lo usiate correttamente, e per questo non può nemmeno farlo certificare.

La divisione dei compiti: il programma e voi

Proprio qui sta l'equivoco che la maggior parte delle guide online non scioglie: trattano le GoBD come una questione di software. In realtà i requisiti si dividono in due metà.

La colonna di destra è la parte che non acquistate insieme al software. È anche la parte che un verificatore nota per prima, perché vede subito se i documenti sono rimasti fermi per mesi o se tre persone lavorano con lo stesso accesso.

Che cosa fa il programma al posto vostro

Non poter più cambiare nulla dopo

È il requisito centrale. Una fattura già emessa deve essere conservata in modo che nessuno possa modificarla di nascosto in seguito – e se qualcosa viene comunque cambiato, si deve poter vedere dopo che cosa c'era prima e chi l'ha cambiato. In linguaggio amministrativo si chiama «inalterabilità».

Il motivo è semplice: se poteste ridurre a posteriori una fattura di 3.000 euro a 300 senza che se ne accorga nessuno, l'intera contabilità non varrebbe nulla. Proprio per questo i verificatori guardano prima di tutto qui.

Un programma di fatturazione lo risolve «bloccando» la fattura all'emissione: dal momento in cui scaricate il PDF o inviate la fattura per e-mail, il documento non può più essere modificato né cancellato.

Nessuna fattura deve mancare

I vostri numeri di fattura devono essere progressivi e univoci (§ 14 comma 4 n. 4 UStG), e nessuna fattura può sparire dall'archivio. Un salto nella numerazione è la domanda classica di ogni verifica: «Dov'è la 2026-0147?»

Un equivoco frequente: il salto non nasce dallo scartare una bozza. I buoni programmi assegnano il numero solo quando la fattura viene effettivamente emessa; chi cancella una bozza a metà non apre alcun buco nella sequenza. Se un salto si crea comunque perché una fattura è stata stornata, non è un problema finché il documento di storno resta visibile e la vicenda è quindi spiegabile.

Novità da luglio 2025: il PDF non va più conservato

Questa modifica è sfuggita a quasi tutte le guide online, ma fa risparmiare lavoro vero. La circolare del 14 luglio 2025 ha riformulato il numero marginale 76 delle GoBD.

Il nocciolo: di una fattura emessa non dovete conservare alcun PDF in modo permanente se potete generare in qualsiasi momento un «esemplare di contenuto identico» della fattura. «Esemplare» è burocratese per: la stessa fattura ancora una volta, parola per parola e cifra per cifra. È esattamente il caso quando usate un programma di fatturazione che riemette la fattura invariata con un clic.

In pratica significa: chi lavora con un programma non deve copiare in più ogni PDF di fattura in una cartella. Chi invece scrive le fatture in Word non può appellarsi a questo: Word non genera un esemplare identico da un insieme di dati verificato, ma apre un file che nel frattempo può essere cambiato.

Per le fatture elettroniche è stato chiarito in parallelo quale sia il documento vero e proprio: va conservato il file leggibile dalla macchina contenuto in una XRechnung o in una fattura ZUGFeRD; con ZUGFeRD si trova invisibile dentro il PDF. La vista leggibile va conservata in aggiunta solo se contiene indicazioni che mancano nel file o che se ne discostano. Qual è la differenza tra i due formati lo spieghiamo negli articoli sulla XRechnung e sulla fattura ZUGFeRD.

Ciò che nessuno vi toglie

Veniamo ora alla parte che manca nella maggior parte delle guide. Questi sei punti riguardano la vostra giornata di lavoro, non il software.

1. Quando dovete registrare un'operazione

Non potete lasciare i documenti fermi a tempo indeterminato. Le GoBD indicano termini concreti:

• Il contante ogni giorno. Incassi e pagamenti in contanti vanno registrati quotidianamente (§ 146 comma 1 frase 2 AO). Chi incassa in contanti non può evitarlo.
• Tutto il non contante entro dieci giorni. Registrare le operazioni non in contanti entro dieci giorni è considerato non censurabile (numero marginale 47).
• Contabilizzare per mese è ammesso, ma a una sola condizione (numero marginale 50): le operazioni devono essere state annotate tempestivamente in precedenza, e dovete garantire con misure organizzative che fino alla registrazione definitiva nulla vada perduto.

È qui che la prassi diffusa vacilla: raccogliere i documenti in una scatola fino all'appuntamento con il commercialista non soddisfa il numero marginale 50. Non perché raccogliere sia vietato, ma perché nel frattempo non è stato annotato né messo al sicuro nulla.

2. Mettere al sicuro i documenti prima della registrazione

Tra «arriva la fattura» e «la fattura è contabilizzata» c'è un vuoto che dovete colmare voi. Ciò che si richiede è che i documenti non possano andare persi in quel periodo.

In una piccola impresa serve poco, deve solo essere stabilito e sempre uguale: una cartella fissa per la posta in arrivo, un numero progressivo o un timbro con la data su ogni documento cartaceo, una cartella dedicata alle e-mail con fatture in arrivo. Ciò che conta non è il metodo, ma che ce ne sia uno e che tutti lo rispettino. Come impostarlo in modo pulito sul lato fornitori è descritto in gestire le fatture dei fornitori.

3. Scansionare la carta e buttarla: solo con istruzione scritta

Chi scansiona documenti cartacei e poi distrugge l'originale deve fissare prima la procedura per iscritto (numero marginale 136). Questa istruzione organizzativa risponde a quattro domande:

• Chi può scansionare?
• Quando si scansiona: all'arrivo, ogni settimana, ogni mese?
• Che cosa si scansiona e che cosa no?
• Come si verifica che la scansione sia completa e leggibile, e che cosa succede se non lo è?

Suona burocratico, ma si scrive in dieci minuti. Ed è la differenza tra «digitalizzato» e «documento distrutto senza che nessuno conosca le regole». Chi fotografa con il telefono rientra del resto nella stessa regola: è espressamente consentito, ma altrettanto soggetto a documentazione.

4. Chi può accedere al sistema?

Le GoBD richiedono un sistema di controllo interno e menzionano espressamente controlli di accesso e di autorizzazione, separazione delle funzioni e misure di protezione contro la falsificazione dei dati (numero marginale 100). Questi controlli devono essere istituiti, esercitati e documentati.

Tradotto nella quotidianità aziendale significa:

• Ogni collaboratore riceve un accesso proprio. Una password comune che gira in ufficio rende inutile qualsiasi registrazione: nessuno può dire dopo chi ha fatto che cosa.
• Permessi in base al ruolo: chi scrive solo preventivi non ha bisogno di accedere a pagamenti e contabilità.
• Quando qualcuno se ne va, l'accesso viene revocato. Subito, non un giorno.
• Una volta l'anno, rivedere chi ha ancora accesso. È quello il «controllo» che dovrebbe essere documentato: basta un appunto datato.

Il programma mette a disposizione la gestione dei permessi. Se la usiate o lasciate lavorare tutti con un accesso condiviso, lo decidete voi.

5. Backup dei dati

I vostri dati devono essere protetti dalla perdita. Se il backup manca, è di per sé una carenza, per quanto buono sia il vostro programma.

Con il software in cloud il fornitore si occupa della protezione tecnica; con il software sul vostro computer ve ne occupate voi. In entrambi i casi un compito resta vostro: verificare ogni tanto che il backup giri davvero e che possa anche essere ripristinato. Un backup mai ripristinato non è un backup verificato.

6. Non riemettere: stornare

È la violazione quotidiana più frequente, e non ha nulla a che vedere con il software ma tutto con l'abitudine. Il cliente chiama, il prezzo non torna, e allora la fattura viene «semplicemente rifatta» e la vecchia buttata.

Così esistono due versioni diverse dello stesso numero di fattura: una presso il cliente e una presso di voi. È esattamente ciò che vieta il § 146 comma 4 AO: una registrazione non può essere modificata in modo che il contenuto originario non sia più accertabile.

La via pulita è sempre la stessa: creare un documento di storno che rinvia alla fattura originaria, poi scrivere la fattura corretta con un nuovo numero. Entrambi i documenti restano e restano visibili. Un buon programma impone questa via. Con Word dovete pensarci voi, e nella fretta quotidiana è proprio ciò che spesso non accade. Quando basta una nota di rettifica invece di uno storno è spiegato in correggere una fattura.

Per quanto tempo conservare che cosa

Qui molte guide mostrano ancora il vecchio numero. Per le fatture valevano prima dieci anni; dal 1° gennaio 2025 sono otto. E a seconda del tipo di documento si applicano tre termini diversi:

Il termine inizia sempre solo alla fine dell'anno solare in cui la fattura è stata emessa o la lettera ricevuta. Una fattura del marzo 2026 può quindi essere buttata dall'inizio del 2035.

Una riserva importante: il termine non scade finché i documenti rilevano per imposte il cui termine di accertamento non è ancora decorso. Se è in corso una verifica o è aperto un procedimento, resta tutto, anche ciò che aritmeticamente avrebbe potuto sparire da tempo.

E le e-mail? Per questo c'è una regola pratica (numero marginale 121): una e-mail che trasporta soltanto una fattura e non contiene altro è come una busta, non va conservata. Va conservato l'allegato. Se invece la mail contiene essa stessa qualcosa di commerciale – un impegno sul prezzo, una data concordata, una risposta a un reclamo – è una lettera commerciale e va conservata. Nel dubbio, conservate la mail; non costa nulla.

La documentazione delle procedure: bastano due pagine

È la graffa che tiene insieme le due metà, e il punto che quasi tutti saltano. Si intende una descrizione scritta del vostro modo di procedere: con che cosa scrivete le fatture? Dove finiscono i documenti in arrivo? Chi ha accesso? Ogni quanto si fa il backup? Quando si scansiona e chi butta la carta?

Si compone di due parti. La parte tecnica – come funziona internamente il programma – ve la fornisce il fornitore; i fornitori seri tengono a disposizione una descrizione del sistema che potete presentare a un verificatore. La seconda parte la scrivete voi e può essere breve. Per una piccola impresa artigiana con un dipendente bastano due pagine se coprono i sei punti sopra. Datata e firmata, e se cambiate qualcosa conservate la vecchia versione: un verificatore vuole sapere quali regole valevano allora, non quali valgono oggi.

Nessun verificatore si aspetta un manuale. Ma se alla domanda «come funziona da voi?» potete solo alzare le spalle, il colloquio parte peggio.

Le mie fatture Word in una cartella sono un problema?

Risposta onesta: vietato non è. Ma è esattamente il procedimento che da solo non soddisfa il primo requisito.

Un file Word o Excel può essere aperto, modificato e risalvato in qualsiasi momento senza che dopo si veda che qualcosa è cambiato. Anche il PDF esportato nella cartella di Windows aiuta solo fino a un certo punto: può essere cancellato, sostituito o sovrascritto, e la cartella stessa non ne registra nulla. Dal punto di vista dell'amministrazione finanziaria, una semplice archiviazione di file non è quindi una protezione sufficiente contro modifiche successive.

Potete compensare con misure aggiuntive, ad esempio un sistema di archiviazione che salva i file in sola lettura e con registro, più una documentazione che descriva esattamente come funziona. È consentito, ma è lavoro, e dovete poterlo dimostrare. L'analisi dettagliata è in scrivere fatture con Word o Excel: è consentito?.

Che cosa succede se il verificatore solleva un'obiezione?

Qui aiuta uno sguardo pacato, perché il tema viene spesso venduto con molta paura.

Non ogni errore formale porta al rigetto della vostra contabilità. Secondo la giurisprudenza non conta il significato formale di una carenza ma il suo peso sostanziale: le carenze formali legittimano il fisco a procedere per stima solo quando danno motivo di dubitare della correttezza sostanziale dei numeri. Una documentazione mancante, a fronte di ricavi, documenti e pagamenti che tornano senza vuoti, è cosa ben diversa da una contabilità con salti di numerazione, importi modificati a posteriori e documenti che per tre mesi nessuno ha toccato.

Stima significa: il fisco determina da sé ricavi e utile quando non può ricavarli in modo pulito dai vostri documenti (§ 162 AO). E più gravi sono le carenze, più grossolano può essere il metodo. È questo il vero danno economico, non una sanzione per un certificato mancante che comunque non esiste.

Al contrario significa: l'obiettivo non è l'assenza di errori ma la spiegabilità. Chi lavora in modo tracciabile e sa sostenere i propri numeri esce dignitosamente da una verifica anche se l'archivio non è perfetto.

Vale anche per le piccole imprese?

Sì. Le GoBD non dipendono dalle dimensioni dell'impresa né dal fatto che redigiate un bilancio. Valgono per tutte le registrazioni fiscalmente rilevanti, anche se determinate l'utile con la semplice contabilità di cassa e anche se come piccola impresa non applicate l'IVA.

L'ampiezza è naturalmente diversa. Chi scrive 120 fatture l'anno non ha bisogno di un sistema di gestione documentale né di un'istruzione chilometrica. Ma i punti sopra restano gli stessi, in piccolo: contante ogni giorno, documenti in un posto fisso, un accesso proprio per persona, storno invece di riemissione, due pagine di documentazione. Che cosa vale inoltre per le fatture delle piccole imprese è spiegato in scrivere una fattura senza IVA.

Il passaggio: che ne è delle vecchie fatture?

Se passate da Word a un programma, arriva subito la domanda successiva: che ne è delle fatture degli ultimi anni?

Prima la regola più importante: non ribattete le vecchie fatture nel nuovo programma per farle sembrare «in ordine». Così nascono documenti con una data di emissione passata che in quella forma non sono mai esistiti. È decisamente peggio di un archivio imperfetto, perché sembra una contabilità costruita a posteriori.

Il passato non può essere reso inalterabile con effetto retroattivo. Ciò che potete fare invece è semplice:

• Lasciare il materiale esistente com'è e salvarlo integralmente, preferibilmente in sola lettura e con una copia in un secondo luogo.
• Fissare una data di taglio a partire dalla quale tutte le nuove fatture escono dal programma.
• Annotare proprio questo passaggio nella documentazione: Word fino a quando, programma da quando, dove si trovano i vecchi file. Basta un paragrafo datato.

Così il passato non è riparato, ma è spiegato, e la spiegabilità è esattamente ciò che conta.

Le sei domande da porre a un fornitore di software

Poiché il bollino non vale nulla, l'unica verifica sensata è chiedere. Queste sei domande separano i programmi solidi dai generatori di fatture ben disegnati.

1. Posso ancora modificare o cancellare una fattura già emessa? La risposta giusta è un no netto.
2. Da quando è fissato il numero di fattura: alla creazione o all'emissione? All'emissione. Altrimenti ogni bozza scartata produce un salto.
3. Come correggo una fattura errata? Con un documento di storno che resta collegato all'originale. Non sovrascrivendo.
4. Posso dare a ogni collaboratore un accesso proprio con permessi propri, e vedo chi ha cambiato che cosa e quando? Senza questo non potete affatto soddisfare il punto sul controllo degli accessi.
5. Come ottengo i miei dati se un verificatore li chiede in forma leggibile dalla macchina? Serve un vero export, di regola in formato DATEV, oltre ai documenti stessi.
6. Esiste una descrizione del sistema da allegare alla mia documentazione? In caso contrario dovrete scrivere voi la parte tecnica, e non potete, perché non sapete come funziona il software all'interno.

In office1.cloud abbiamo costruito esattamente lungo questi punti: le fatture vengono bloccate alla prima emissione e non possono più essere modificate né cancellate, il numero viene assegnato solo all'emissione, le correzioni passano esclusivamente per documenti di storno collegati, ogni collaboratore riceve un accesso proprio con permessi graduati, le modifiche finiscono in un registro che potete consultare voi stessi ed esportare come file, e per il caso della verifica c'è l'export in formato DATEV. Per la parte tecnica della vostra documentazione mettiamo a disposizione una descrizione dettagliata del sistema e delle procedure, che potete presentare al vostro commercialista o a un verificatore.

Ciò che deliberatamente non sosteniamo: che con questo siate automaticamente conformi alle GoBD. Metà dei requisiti sta a voi: quando registrate, come mettete al sicuro i documenti, chi da voi ha accesso. Nessun programma al mondo può togliervelo, e chi promette altro non ha letto le GoBD.

Se avete una verifica in arrivo o l'archivio degli ultimi anni presenta vuoti, parlatene con il vostro commercialista prima di cominciare a mettere ordine.