Faktura końcowa z odliczeniem zaliczek

W fakturze końcowej wykazujesz całe świadczenie wraz z podatkiem i odejmujesz od niego wystawione wcześniej faktury zaliczkowe – każdą z kwotą netto oraz przypadającym na nią podatkiem. Pozostaje kwota, którą klient jeszcze zapłaci. Niemieckie prawo VAT wymaga tego wprost (§ 14 ust. 5 UStG). Kto pominie odliczone kwoty podatku, jest winien urzędowi cały VAT z faktury końcowej – dodatkowo do tego, który odprowadził już od zaliczek.

W Easy Invoice Cloud wystawisz faktury zaliczkowe i pasującą fakturę końcową wraz z odliczeniem zaliczek. 10 dni bezpłatnego testu – bez podawania danych płatniczych, test kończy się automatycznie.

Spis treści

1. Przykład liczbowy
2. Wzór do przepisania
3. Jakie dane są potrzebne przy każdej zaliczce
4. Co jest dozwolone, a co nie
5. Gdy zaliczki przewyższyły kwotę końcową

Przykład liczbowy

Wartość zlecenia 20 000 euro netto, dwie zaliczki po 6 000 euro netto zostały już zafakturowane i zapłacone.

Decydująca jest środkowa kolumna. 2 280 euro podatku z obu zaliczek już odprowadziłeś. Właśnie dlatego muszą zostać widocznie odliczone – inaczej na fakturze końcowej stoi VAT, który jesteś winien po raz drugi.

Wzór do przepisania

Faktura końcowa nr 2026-078        Okres świadczenia: 02.03.2026 – 19.06.2026

Świadczenie łącznie wg zlecenia, netto                   20 000,00 EUR
plus 19 % VAT                                             3 800,00 EUR
Kwota łączna brutto                                      23 800,00 EUR

Minus zafakturowane zaliczki:
  Faktura zaliczkowa nr 2026-014 z 12.03.2026
      netto 6 000,00 EUR   VAT 1 140,00 EUR
  Faktura zaliczkowa nr 2026-031 z 08.05.2026
      netto 6 000,00 EUR   VAT 1 140,00 EUR
  Suma zaliczek
      netto 12 000,00 EUR  VAT 2 280,00 EUR   brutto 14 280,00 EUR

Kwota do zapłaty                                          9 520,00 EUR
płatne do 03.07.2026 bez potrąceń

Jakie dane są potrzebne przy każdej zaliczce

Każda odliczona faktura zaliczkowa wymaga trzech danych: numeru, daty i kwoty – netto oraz przypadającego na nią podatku. Zbiorcza linia „minus wpłacone zaliczki 14 280,00 €" nie jest weryfikowalna ani dla klienta, ani podczas kontroli.

Poza tym obowiązują zwykłe obowiązkowe elementy faktury. Przy robotach budowlanych według niemieckiego VOB/B dochodzi wymóg, by faktura końcowa była sprawdzalna: układ idzie za kosztorysem, a obmiary są załączone.

Co jest dozwolone, a co nie

Przy kilku zaliczkach nie trzeba wymieniać każdej osobno: wystarczy odliczyć łączną kwotę zaliczek oraz sumę przypadającego na nie podatku. Dopuszczalne jest też odjęcie kwot brutto i dodatkowe podanie zawartego w nich podatku. Jeśli wykazujesz VAT od całego świadczenia, podatek od kwoty pozostałej nie musi być podawany osobno.

Niedopuszczalne jest całkowite pominięcie kwot podatku. Prowadzą do tego dwa błędy:

• Obniżanie tylko netto i naliczenie VAT raz od całości. Wygląda schludnie, ale nie spełnia przepisu, bo brakuje odliczonych kwot podatku.
• Mieszanie netto i brutto. Odjęcie zaliczek brutto od sumy netto daje zawyżony podatek.

Skutek jest w obu przypadkach ten sam: jesteś winien pełny VAT wykazany na fakturze końcowej, choć zaliczki dawno zostały opodatkowane. Naprawić da się to tylko fakturą korygującą dla klienta – zob. Korygowanie faktury.

Gdy zaliczki przewyższyły kwotę końcową

Zdarza się, gdy wykonano mniej niż planowano. Odliczenie daje wtedy ujemną kwotę pozostałą – klient dostaje pieniądze z powrotem. Faktura końcowa nie staje się przez to notą kredytową: fakturujesz normalnie, wykazujesz kwotę ujemną jako zwrot i wypłacasz ją. Nadpłacony VAT odzyskujesz w kolejnej deklaracji.

Jak mają wyglądać wcześniejsze faktury zaliczkowe i kiedy powstaje od nich obowiązek podatkowy, wyjaśnia artykuł Faktura zaliczkowa.

Źródła: § 14 ust. 5 UStG · niemiecka instrukcja stosowania VAT 14.8 (fakturowanie zaliczek)

_Ten artykuł ma charakter ogólny i nie zastępuje porady podatkowej._