Schlussrechnung mit Abzug der Abschläge

In der Schlussrechnung weisen Sie die gesamte Leistung mit Umsatzsteuer aus und ziehen davon die bereits gestellten Abschläge ab – und zwar jeweils den Nettobetrag und die darauf entfallende Umsatzsteuer. Übrig bleibt der Restbetrag, den der Kunde noch zahlt. Das verlangt § 14 Abs. 5 UStG ausdrücklich. Wer die abgesetzten Steuerbeträge weglässt, schuldet dem Finanzamt die volle Umsatzsteuer aus der Schlussrechnung – zusätzlich zu der, die er auf die Abschläge schon abgeführt hat.

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Inhaltsverzeichnis

1. Das Rechenbeispiel
2. Muster zum Abschreiben
3. Welche Angaben zu jedem Abschlag gehören
4. Was erlaubt ist – und was nicht
5. Wenn die Abschläge höher waren als die Endsumme

Das Rechenbeispiel

Auftragssumme 20.000 Euro netto, zwei Abschläge von je 6.000 Euro netto sind bereits abgerechnet und bezahlt.

Entscheidend ist die mittlere Spalte. Die 2.280 Euro Umsatzsteuer aus den beiden Abschlägen haben Sie bereits ans Finanzamt gezahlt. Genau deshalb müssen sie in der Schlussrechnung sichtbar abgezogen werden – sonst steht dort eine Umsatzsteuer, die Sie ein zweites Mal schulden.

Muster zum Abschreiben

Schlussrechnung Nr. 2026-078            Leistungszeitraum: 02.03.–19.06.2026

Gesamtleistung laut Auftrag netto                        20.000,00 EUR
zzgl. 19 % Umsatzsteuer                                   3.800,00 EUR
Gesamtbetrag brutto                                      23.800,00 EUR

Abzüglich bereits berechneter Abschläge:
  Abschlagsrechnung Nr. 2026-014 vom 12.03.2026
      netto 6.000,00 EUR   Umsatzsteuer 1.140,00 EUR
  Abschlagsrechnung Nr. 2026-031 vom 08.05.2026
      netto 6.000,00 EUR   Umsatzsteuer 1.140,00 EUR
  Summe Abschläge
      netto 12.000,00 EUR  Umsatzsteuer 2.280,00 EUR   brutto 14.280,00 EUR

Restbetrag zur Zahlung                                    9.520,00 EUR
zahlbar bis 03.07.2026 ohne Abzug

Welche Angaben zu jedem Abschlag gehören

Jede abgezogene Abschlagsrechnung braucht drei Angaben: Rechnungsnummer, Datum und Betrag – Netto und die darauf entfallende Umsatzsteuer. Eine pauschale Zeile „abzüglich geleisteter Abschläge 14.280,00 €" ist für den Kunden und für eine Prüfung nicht nachvollziehbar.

Ansonsten gelten die normalen Pflichtangaben einer Rechnung. Bei Bauleistungen nach VOB/B kommt hinzu, dass die Schlussrechnung prüfbar sein muss – also der Aufbau dem Leistungsverzeichnis folgt und Aufmaße beiliegen.

Was erlaubt ist – und was nicht

Bei mehreren Abschlägen müssen Sie nicht jeden einzeln aufführen: Es genügt, den Gesamtbetrag der Abschläge und die Summe der darauf entfallenden Steuerbeträge abzusetzen. Zulässig ist auch, die Bruttosummen abzuziehen und die enthaltenen Steuerbeträge zusätzlich anzugeben. Wenn Sie die Umsatzsteuer auf die Gesamtleistung ausweisen, muss die Steuer auf den Restbetrag nicht noch einmal gesondert genannt werden.

Nicht zulässig ist, die Steuerbeträge ganz wegzulassen. Zwei Fehler führen dazu:

• Nur netto kürzen, Steuer nur einmal aufs Ganze. Sieht sauber aus, erfüllt die Vorschrift aber nicht, weil die abgesetzten Steuerbeträge fehlen.
• Netto und brutto mischen. Vom Nettobetrag der Gesamtleistung die Bruttoabschläge abziehen – dabei entsteht ein zu hoher Steuerausweis.

Die Folge ist in beiden Fällen dieselbe: Sie schulden die in der Schlussrechnung ausgewiesene Umsatzsteuer in voller Höhe, obwohl die Abschläge längst versteuert sind. Korrigieren lässt sich das nur über eine berichtigte Rechnung an den Kunden – wie das geht, steht im Beitrag Rechnung korrigieren.

Wenn die Abschläge höher waren als die Endsumme

Kommt vor, wenn weniger geleistet wurde als geplant. Dann ergibt der Abzug einen negativen Restbetrag – der Kunde bekommt Geld zurück. Die Schlussrechnung wird deshalb nicht zur Gutschrift: Sie rechnen normal ab, weisen den negativen Betrag als Erstattung aus und erstatten ihn. Die zu viel abgeführte Umsatzsteuer holen Sie sich über die nächste Voranmeldung zurück.

Wie die Abschlagsrechnungen davor auszusehen haben und wann die Umsatzsteuer darauf fällig wird, steht im Beitrag Abschlagsrechnung schreiben.

Quellen: § 14 Abs. 5 UStG · Umsatzsteuer-Anwendungserlass 14.8 (Rechnungserteilung bei der Istversteuerung von Anzahlungen)

_Dieser Beitrag informiert allgemein und ersetzt keine Steuerberatung._