Zusammenfassende Meldung: termin, ELSTER i kto musi ją składać

Jeśli dostarczyli Państwo towar firmie w innym kraju UE bez niemieckiego VAT (Umsatzsteuer) lub dla niej pracowali, zgłaszają Państwo te obroty do Bundeszentralamt für Steuern (BZSt, Federalny Centralny Urząd Podatkowy). To jest Zusammenfassende Meldung, w skrócie ZM, odpowiednik polskiej informacji podsumowującej VAT-UE. Termin to 25. dzień po upływie okresu rozliczeniowego, który dla większości małych firm wynosi kwartał. Za okres od lipca do września 2026 termin upływa więc pod koniec października. Zgłoszenie składa się elektronicznie, najprościej przez ELSTER (internetowy portal niemieckiej administracji skarbowej). Mali przedsiębiorcy (Kleinunternehmer) nie składają ZM, a za kwartał bez takich obrotów zgłoszenia też się nie składa.

Spis treści

1. Czy w ogóle muszę składać ZM?
2. Termin: miesiąc czy kwartał?
3. Co zawiera zgłoszenie
4. Który miesiąc się liczy: faktura czy świadczenie?
5. Jak złożyć ZM przez ELSTER
6. Czy ZM zgadza się z Umsatzsteuervoranmeldung?
7. Zapomniana lub spóźniona ZM: skutki
8. Korekta błędnej ZM
9. Najczęstsze pytania

Czy w ogóle muszę składać ZM?

ZM składa ten, kto w okresie rozliczeniowym dostarczył towar bez niemieckiego VAT klientowi firmowemu z numerem identyfikacyjnym VAT (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, USt-IdNr., w Polsce NIP UE) w innym kraju UE albo rozliczył usługę w procedurze odwrotnego obciążenia (Reverse Charge). Reverse Charge oznacza: klient sam płaci VAT w swoim kraju, a na Państwa fakturze VAT nie widnieje. Podstawą jest § 18a UStG (niemiecka ustawa o VAT, Umsatzsteuergesetz).

Do ZM należą także dwa rzadkie przypadki: dostawy w wewnątrzwspólnotowej transakcji trójstronnej (innergemeinschaftliches Dreiecksgeschäft) oraz przemieszczenia towarów do magazynu konsygnacyjnego (Konsignationslager) w innym kraju UE. Kto ma z nimi do czynienia, najlepiej wyjaśni szczegóły z kancelarią podatkową (Steuerkanzlei).

Bez własnego USt-IdNr. się nie obejdzie, ponieważ numer ten widnieje w każdym zgłoszeniu. Jak złożyć wniosek o numer i sprawdzić numer klienta, opisuje artykuł USt-IdNr.: wniosek i sprawdzanie. Co musi się znaleźć na samej fakturze, wyjaśnia artykuł Faktura do innego kraju UE. W programie do faktur office1.cloud zapisują Państwo USt-IdNr. klientów firmowych przy danym kliencie i tam też bezpośrednio go sprawdzają.

Termin: miesiąc czy kwartał?

Kto rozlicza dla firm z UE tylko usługi, składa zgłoszenie kwartalnie, zawsze do 25. dnia po końcu kwartału. To samo dotyczy dostaw towarów, dopóki nie przekraczają one 50.000 euro w kwartale. Powyżej tej kwoty zgłoszenie składa się co miesiąc.

Jeśli 25. dzień przypada na weekend lub święto, najbezpieczniej jest przesłać zgłoszenie już w poprzedzającym dniu roboczym.

Kiedy zgłoszenie składa się co miesiąc? Decydują wyłącznie dostawy towarów do firm z UE, usługi nie wliczają się do progu. Jeśli ich suma w bieżącym kwartale lub w jednym z czterech poprzednich kwartałów przekracza 50.000 euro, okresem rozliczeniowym jest miesiąc kalendarzowy. Zmiana następuje automatycznie, BZSt nie wysyła w tej sprawie pisma. BZSt podaje przykład: handlowiec składał dotąd zgłoszenia kwartalnie i w maju osiąga 57.000 euro. Do 25 czerwca składa ZM za kwiecień i maj, a potem zgłasza co miesiąc.

Usługi przy zgłoszeniach miesięcznych: kto ze względu na dostawy towarów składa zgłoszenia co miesiąc, wpisuje usługi do ZM za ostatni miesiąc kwartału. Może je też zgłaszać co miesiąc.

Dobrowolnie co miesiąc: także poniżej progu mogą Państwo składać zgłoszenia co miesiąc. W tym celu zaznaczają Państwo przewidziane do tego pole w pierwszym zgłoszeniu miesięcznym. Według Umsatzsteuer-Anwendungserlass (wytycznych niemieckiej administracji skarbowej do stosowania ustawy o VAT) wybór ten wiąże przez co najmniej dwanaście miesięcy.

Rocznie tylko w wyjątkowych przypadkach: zgłoszenie roczne do 25 stycznia jest dozwolone tylko wtedy, gdy urząd skarbowy (Finanzamt) zwolnił Państwa ze składania Umsatzsteuervoranmeldung (wstępnej deklaracji VAT), Państwa łączny obrót w poprzednim roku wyniósł najwyżej 200.000 euro, a obroty w UE najwyżej 15.000 euro. Także w bieżącym roku żaden z tych dwóch progów nie powinien zostać przekroczony według przewidywań.

Bez stałego przedłużenia terminu. Przedłużenie terminu o jeden miesiąc (Dauerfristverlängerung), które wiele firm ma dla Umsatzsteuervoranmeldung, nie dotyczy ZM. Jeśli w pojedynczym przypadku nie zdążą Państwo w terminie, mogą Państwo według BZSt przed upływem terminu i z uzasadnieniem złożyć w BZSt wniosek o przedłużenie.

Co zawiera zgłoszenie

W ZM dla każdego klienta jest jeden wiersz: jego USt-IdNr. z kodem kraju, suma kwot netto w okresie rozliczeniowym i rodzaj obrotu. Nie muszą Państwo wymieniać faktur pojedynczo.

Jeśli klient w tym samym okresie otrzymał towar i usługę, w zgłoszeniu widnieją dwa wiersze, po jednym dla każdego rodzaju. Kwoty w obcej walucie przeliczają Państwo na euro.

Przykład: projektantka stron internetowych z Kolonii wystawia agencji w Wiedniu w trzecim kwartale trzy faktury po 1.200 euro, wszystkie bez VAT z adnotacją o odwrotnym obciążeniu. W swojej ZM za okres od lipca do września wpisuje jeden wiersz: austriacki USt-IdNr. agencji, 3.600 euro i jako rodzaj inne świadczenie. Zgłoszenie musi przesłać do 25 października.

Który miesiąc się liczy: faktura czy świadczenie?

Przy usługach liczy się okres, w którym wykonali Państwo świadczenie. Data wystawienia faktury nie ma tu znaczenia. Przy dostawach towarów liczy się natomiast miesiąc wystawienia faktury, najpóźniej jednak miesiąc następujący po dostawie.

Przykład dla towaru: dostarczają Państwo towar 28 września do Belgii i wystawiają fakturę 2 października. Wtedy dostawa należy do okresu rozliczeniowego obejmującego październik. Jeśli wystawią Państwo fakturę dopiero w listopadzie lub później, i tak pozostaje październik, ponieważ jest to miesiąc następujący po dostawie (§ 18a Abs. 8 UStG).

To, czy rozliczają Państwo VAT według umówionego wynagrodzenia (Soll, metoda memoriałowa) czy według wpływu zapłaty (Ist, metoda kasowa), nie zmienia niczego w ZM. Umsatzsteuer-Anwendungserlass wyjaśnia to wprost w Abschnitt 18a.3.

Jak złożyć ZM przez ELSTER

ZM trafia elektronicznie do BZSt, a nie do Państwa urzędu skarbowego. Do wyboru są dwie drogi: formularz Zusammenfassende Meldung w ELSTER lub portal internetowy BZSt (BZSt-Online-Portal). Jeśli mają już Państwo konto ELSTER do Umsatzsteuervoranmeldung, ELSTER jest krótszą drogą.

1. Proszę zalogować się na istniejące konto ELSTER. Według BZSt drugie konto nie jest potrzebne, osobna rejestracja do ZM również nie.
2. Proszę otworzyć formularz Zusammenfassende Meldung.
3. Proszę wpisać własny USt-IdNr. i okres rozliczeniowy.
4. Proszę wprowadzić jeden wiersz dla każdego klienta i rodzaju obrotu. Przy wielu klientach mogą Państwo także zaimportować wiersze z pliku CSV, formularz przyjmuje do 1.500 wierszy.
5. Proszę wysłać zgłoszenie i dołączyć potwierdzenie przesłania do swojej dokumentacji.

W Easy Invoice osobne zestawienie ZM zbiera obroty według klientów i okresów i generuje je jako PDF. Stamtąd przenoszą Państwo liczby do formularza.

Portal internetowy BZSt wymaga dodatkowo rejestracji do procedury ZM (Fachverfahren ZM). Według BZSt jest on obowiązkowy tylko dla tak zwanych podmiotów zgłaszających masowo (Massenmelder) z bardzo dużą liczbą wierszy. W formie papierowej ZM można złożyć tylko wtedy, gdy urząd skarbowy zezwoli na to na wniosek, na przykład dlatego, że nie można od Państwa wymagać złożenia elektronicznego. Jeśli zgłoszenie przejmuje Państwa kancelaria podatkowa, według BZSt przesyła ona ZM w Państwa imieniu przez własny dostęp.

Czy ZM zgadza się z Umsatzsteuervoranmeldung?

Tak. Te same obroty widnieją w Państwa Umsatzsteuervoranmeldung, a BZSt porównuje oba zgłoszenia. Jeśli dane się różnią, otrzymują Państwo pismo z prośbą o korektę.

Przyporządkowanie pochodzi z urzędowych objaśnień do Umsatzsteuervoranmeldung 2026. Jeśli składają Państwo Umsatzsteuervoranmeldung co miesiąc, a ZM co kwartał, pomaga krótkie porównanie: suma z trzech miesięcy ze zgłoszeniem kwartalnym.

Zapomniana lub spóźniona ZM: skutki

Przy dostawach towarów brakująca lub błędna ZM może być kosztowna: wtedy zwolnienie z podatku przestaje obowiązywać, a od dostawy są Państwo winni niemiecki VAT. Tak stanowi ustawa (§ 4 Nr. 1 Buchst. b UStG). Dobra wiadomość znajduje się w Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Abschnitt 4.1.2: jeśli złożą Państwo ZM później prawidłowo i w pełni, zwolnienie zostaje przyznane z mocą wsteczną, dopóki ustalenie podatku może jeszcze zostać zmienione.

Poza tym BZSt ma do dyspozycji następujące środki:

• Przypomnienie i grzywna przymuszająca (Zwangsgeld). Jeśli brakuje ZM, BZSt wzywa do jej złożenia. Jeśli mimo zagrożenia grzywną zgłoszenie nie wpłynie, BZSt może nałożyć grzywnę przymuszającą. Zapłata nie kończy obowiązku, ZM jest nadal wymagana.
• Kara pieniężna (Bußgeld). Kto umyślnie lub przez rażące niedbalstwo nie składa ZM albo składa ją błędnie, niekompletnie lub z opóźnieniem, popełnia wykroczenie administracyjne. Możliwa jest kara pieniężna do 5.000 euro (§ 26a UStG).

Skąd BZSt wie o brakującej ZM: jeśli wykażą Państwo w Umsatzsteuervoranmeldung obroty, które należą do ZM, według BZSt prowadzi to automatycznie do obowiązku złożenia ZM.

Korekta błędnej ZM

Jeśli zauważą Państwo, że złożona ZM jest błędna lub niekompletna, ustawa wymaga korekty w ciągu miesiąca (§ 18a Abs. 10 UStG). Koryguje się zawsze zgłoszenie za okres, w którym znajduje się błąd. Wyrównanie błędu w kolejnej ZM nie wystarcza: według Umsatzsteuer-Anwendungserlass przy dostawach towarów nie ratuje to zwolnienia z podatku.

Korektę składa się elektronicznie przez ten sam formularz, w którym zaznaczają Państwo pole korekty. Pisemnie ani telefonicznie BZSt jej nie przyjmuje. Do skorygowanego zgłoszenia wpisuje się tylko zmienione wiersze. BZSt opisuje najczęstsze przypadki tak:

Rabat, nota uznaniowa lub storno nie są korektą. Jeśli kwota zmienia się później, na przykład przez obniżkę ceny lub dlatego, że klient nie płaci, zgłaszają Państwo zmianę w okresie, w którym ona następuje. Rozliczają ją Państwo tam z nowymi obrotami z tym samym klientem. Suma może przy tym być także ujemna. Jak prawidłowo wykazać klientowi obniżkę, opisuje artykuł Wystawianie noty uznaniowej.

Najczęstsze pytania

Czy muszę składać ZM także wtedy, gdy nic nie sprzedałem?

Nie. Za okres rozliczeniowy bez dostaw lub usług dla firm z UE nie przesyła się ZM. Wartość 0 wpisują Państwo tylko wtedy, gdy suma dla klienta dokładnie się znosi przez notę uznaniową.

Czy jako mały przedsiębiorca muszę składać ZM?

Nie. Mali przedsiębiorcy według § 19 UStG są wyłączeni, stanowi tak § 18a Abs. 4 UStG. Według BZSt dotyczy to także sytuacji, gdy mają Państwo USt-IdNr. Jeśli mimo to otrzymają Państwo wezwanie, BZSt radzi sprawdzić roczną deklarację VAT (Umsatzsteuererklärung): jeśli widnieją w niej obroty, dla których potrzebna byłaby ZM, deklarację się koryguje, w przeciwnym razie pomoże urząd skarbowy.

Czy dla ZM obowiązuje Dauerfristverlängerung?

Nie. Przedłużenie o jeden miesiąc dotyczy tylko Umsatzsteuervoranmeldung. Dla ZM termin pozostaje 25. dniem po upływie okresu rozliczeniowego.

Czy muszę dodatkowo składać zgłoszenie roczne?

Nie. Kto składa zgłoszenia kwartalnie lub miesięcznie, według BZSt nie składa dodatkowej deklaracji rocznej do ZM.

Dokąd trafia ZM: do urzędu skarbowego czy do BZSt?

Do Bundeszentralamt für Steuern. Umsatzsteuervoranmeldung trafia do Państwa urzędu skarbowego, a ZM przez ELSTER lub portal internetowy BZSt do BZSt.

Proszę wypróbować Easy Invoice przez 10 dni za darmo — bez danych płatniczych, test kończy się sam.

Źródła

• § 18a UStG, informacja podsumowująca (Zusammenfassende Meldung, po niemiecku)
• § 4 UStG, zwolnienia z podatku (Steuerbefreiungen, Nr. 1 Buchst. b, po niemiecku)
• § 26a UStG, przepisy o karach pieniężnych (Bußgeldvorschriften, po niemiecku)
• BZSt: informacja podsumowująca (Zusammenfassende Meldung, po niemiecku)
• BZSt: obowiązek złożenia (Abgabepflicht, po niemiecku)
• BZSt: terminy (Fristen, po niemiecku)
• BZSt: składanie elektroniczne i przesyłanie danych (Elektronische Abgabe und Datenübermittlung, po niemiecku)
• BZSt: korekta ZM (Berichtigung einer ZM, po niemiecku)
• BZSt: pytania i odpowiedzi dotyczące ZM (Fragen und Antworten zur ZM, po niemiecku)
• Umsatzsteuer-Anwendungserlass, stan na 2 czerwca 2026, Abschnitte 4.1.2 i 18a.1 do 18a.5 (BMF, niemieckie Federalne Ministerstwo Finansów, po niemiecku)
• BMF: wzór formularza Umsatzsteuervoranmeldung 2026 z objaśnieniami (Vordruckmuster Umsatzsteuervoranmeldung 2026 mit Anleitung, po niemiecku)