Faktura do UE: z VAT czy bez – i co się dzieje bez numeru VAT UE

Jeśli Pana klientem jest firma z innego kraju UE i poda Panu swój numer identyfikacyjny VAT, fakturę wystawia Pan bez niemieckiego VAT. Na fakturze znajdują się wtedy oba numery – jego i Pana – oraz zdanie „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" (odwrotne obciążenie). Klient rozlicza podatek sam w swoim kraju. Następnie zgłasza Pan jeszcze tę sprzedaż do niemieckiego Federalnego Urzędu Podatkowego; to zgłoszenie nazywa się Zusammenfassende Meldung, czyli informacja podsumowująca.

Dwa przypadki przebiegają inaczej i oba zdarzają się częściej, niż się wydaje: klienci prywatni w UE oraz prace wykonywane na budynku na miejscu. Każdemu poświęcony jest osobny rozdział poniżej.

Spis treści

1. Sytuacja typowa: klient firmowy w UE
2. Trzy pytania i zna Pan swój przypadek
3. Co musi znaleźć się na fakturze
4. Numer VAT UE: skąd go wziąć i jak sprawdzić numer klienta
5. Gdy numeru brakuje albo jest błędny: kto wtedy płaci?
6. Po fakturze: informacja podsumowująca
7. Przypadek szczególny w budownictwie: prace na budynku za granicą
8. Klienci prywatni w UE
9. Klient w Szwajcarii lub innym kraju trzecim
10. Jeśli korzysta Pan z niemieckiego zwolnienia dla małych firm
11. Jak to działa w Easy Invoice

Sytuacja typowa: klient firmowy w UE

Wykonuje Pan usługę dla firmy w Austrii, Holandii, Francji. Obowiązuje wtedy zasada: miejscem świadczenia jest siedziba klienta, a nie Pana siedziba (§ 3a ust. 2 niemieckiej ustawy o VAT, UStG). Dla Pana wynika z tego jeden prosty skutek. Usługa nie jest opodatkowana w Niemczech, więc nie wykazuje Pan niemieckiego VAT.

Podatek przez to nie znika. Przechodzi tylko na klienta. W swoim kraju nalicza on od Pana kwoty tamtejszą stawkę, zgłasza ją swojemu urzędowi i w tej samej deklaracji ją odlicza. Na papierze wychodzi mu zero. To przesunięcie nazywa się odwrotnym obciążeniem, po angielsku reverse charge.

Konkretnie: podaje Pan kwotę netto, żadnej pozycji z podatkiem i adnotację, że podatek rozlicza nabywca. Czego Pan nie robi: nie wylicza austriackiej stawki. To nie Pana sprawa.

Proszę nie mylić tego z zasadą dotyczącą usług budowlanych na terenie Niemiec. Tam również fakturuje się bez VAT i również pojawia się adnotacja, ale to inny przypadek o innych warunkach – opisany w artykule o odwrotnym obciążeniu przy usługach budowlanych według § 13b UStG.

Trzy pytania i zna Pan swój przypadek

Zanim cokolwiek Pan napisze, proszę ustalić trzy rzeczy. Potem odpowiedź jest przesądzona.

Pytanie 1: firma czy osoba prywatna? Firmę pozna Pan po tym, że może podać numer identyfikacyjny VAT. Jeśli nie może, w razie wątpliwości proszę potraktować zlecenie jak zlecenie klienta prywatnego – ze skutkami opisanymi dalej.

Pytanie 2: towar czy usługa? Sprzedaje Pan rzecz, która jest transportowana przez granicę, czy wykonuje pracę? Oba przypadki prowadzą do faktury bez niemieckiego VAT, ale warunki są różne. Przy towarach ustawa mówi o wewnątrzwspólnotowej dostawie (§ 4 pkt 1 lit. b w związku z § 6a UStG); tam potrzebny jest dodatkowo dowód, że towar rzeczywiście dotarł za granicę – w praktyce najczęściej tak zwana Gelangensbestätigung, czyli potwierdzenie dostarczenia, albo dokument przewozowy. Bez tego dowodu zwolnienie upada, nawet jeśli wszystko inne się zgadza.

Pytanie 3: pracuje Pan przy budynku albo działce? Jeśli tak, zasada podstawowa z pytania 1 przestaje obowiązywać. To przypadek, który większość poradników pomija – dlatego ma poniżej własny rozdział.

Co musi znaleźć się na fakturze

Poza wszystkim, co i tak należy do każdej faktury (obowiązkowe dane zebrane są w poradniku o wystawianiu faktur), potrzebuje Pan trzech rzeczy:

• Własnego numeru VAT UE. Nie numeru podatkowego z urzędu skarbowego – to dwa różne numery.
• Numeru VAT UE klienta. W całości, z prefiksem kraju, czyli na przykład ATU12345678.
• Adnotacji o przeniesieniu obowiązku podatkowego. Ustawa wymaga wskazania „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" (§ 14a ust. 1 UStG). Dla zagranicznego klienta może Pan dopisać „Reverse charge", ale liczy się sformułowanie niemieckie.

I żadnej pozycji podatkowej. Bez „0 % VAT", bez „19 % = 0,00 EUR". Tylko kwota netto jako kwota faktury.

Jest też termin, którego prawie nikt nie zna: przy tych transakcjach faktura musi być wystawiona najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po wykonaniu usługi (§ 14a ust. 1 UStG). W obrocie krajowym ma Pan sześć miesięcy, tutaj nie.

Tak wygląda zakończenie takiej faktury:

Suma netto                     4.200,00 EUR
Kwota faktury                  4.200,00 EUR

Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (Reverse Charge).
Państwa numer VAT UE: ATU12345678
Nasz numer VAT UE: DE123456789

Numer VAT UE: skąd go wziąć i jak sprawdzić numer klienta

Numer identyfikacyjny VAT to drugi numer obok zwykłego numeru podatkowego. Istnieje wyłącznie dla transakcji transgranicznych. Wnioskuje Pan o niego bezpłatnie w Federalnym Urzędzie Podatkowym, online przez formularz nadania numeru. Jeśli jeszcze go Pan nie ma, to pierwszy krok – bez własnego numeru cała droga nie działa.

Numer klienta najlepiej sprawdzić, zanim wystawi Pan fakturę. Tym również zajmuje się Federalny Urząd Podatkowy, także bezpłatnie, pod hasłem potwierdzanie zagranicznych numerów VAT (§ 18e UStG). Są dwa poziomy:

• Potwierdzenie proste mówi tylko: ten numer jest ważny.
• Potwierdzenie kwalifikowane sprawdza dodatkowo, czy nazwa i adres pasują do numeru, i otrzymuje Pan pisemne potwierdzenie.

Proszę wybrać kwalifikowane i zachować wynik. To Pana dowód na dochowanie staranności. Przy klientach, dla których pracuje Pan stale, opłaca się powtarzać zapytanie co jakiś czas – firmy są likwidowane, numery tracą ważność, a nikt Pana o tym nie powiadomi.

Gdy numeru brakuje albo jest błędny: kto wtedy płaci?

To właściwa obawa kryjąca się za całym pytaniem, więc jasno: płaci Pan.

Jeśli później okaże się, że warunki nie były spełnione – brak ważnego numeru, brak dowodu na drogę towaru – to Pana świadczenie było zwykłą transakcją krajową. Urząd wylicza wtedy VAT z kwoty, którą Pan pobrał. Z 4.200 euro zostaje 3.529,41 euro netto i 670,59 euro podatku. Te 670,59 euro jest Pan winien. Zagraniczny klient nie ma z tym nic wspólnego, a szansa, że pół roku później dobrowolnie dopłaci, jest niewielka.

Dlatego: numer sprawdzić wcześniej, dowód zachować. Nakład to pięć minut, ryzyko to prawie 16 procent kwoty faktury.

Jeśli klient firmowy nie ma numeru VAT UE albo nie chce go podać, bezpieczną drogą jest zwykłe rozliczenie z niemieckim VAT. Dla klienta jest to nieprzyjemne, ale inaczej na szali są Pana pieniądze.

Po fakturze: informacja podsumowująca

Na fakturze się nie kończy. Każdą sprzedaż rozliczoną bez VAT na rzecz firmowego klienta z UE zgłasza Pan Federalnemu Urzędowi Podatkowemu – z numerem VAT klienta i kwotą. To informacja podsumowująca, Zusammenfassende Meldung (§ 18a UStG).

Najważniejsze w trzech zdaniach: składa się ją elektronicznie, nie na papierze. Termin to 25. dzień po zakończeniu okresu sprawozdawczego – przy rozliczeniu kwartalnym więc 25 kwietnia, lipca, października i stycznia. Czy zgłasza Pan kwartalnie czy miesięcznie, zależy od wielkości dostaw towarów; kto fakturuje tylko usługi, jest z reguły w rytmie kwartalnym.

To zgłoszenie nie jest drugą zapłatą podatku. To meldunek kontrolny, dzięki któremu administracje porównują, czy klient rozliczył transakcję po swojej stronie. Zapomnienie i tak kosztuje: spóźnienie lub brak zgłoszenia mogą zostać ukarane jako wykroczenie.

Przypadek szczególny w budownictwie: prace na budynku za granicą

Teraz przypadek, który wyłącza zasadę podstawową. Jeśli Pana praca dotyczy konkretnego budynku lub działki – montuje Pan kuchnię w filii w Salzburgu, kładzie instalacje, remontuje łazienkę – liczy się nie to, gdzie siedzi klient, lecz gdzie stoi budynek (§ 3a ust. 3 pkt 1 UStG). Dotyczy to również sytuacji, w której zleceniodawca ma siedzibę w Niemczech, a budynek stoi za granicą.

Wynikają z tego trzy skutki:

1. Niemiecki urząd skarbowy nie ma nic do tej transakcji. W ustawie mówi się „niepodlegająca opodatkowaniu", co znaczy po prostu: Niemcy nie mogą pobrać podatku od tej kwoty. Niemieckiego VAT również tutaj Pan nie wykazuje.
2. O tym, czy podatek przejmuje klient, decyduje kraj, w którym trwa budowa. Austria na przykład stosuje szeroką zasadę odwrotnego obciążenia wobec przedsiębiorców zagranicznych. Inne kraje są węższe – tam może się okazać, że musi się Pan zarejestrować na miejscu dla celów VAT. To nie drobiazg i dokładnie ten moment, w którym telefon do doradcy podatkowego się zwraca, zanim złoży Pan ofertę.
3. Te transakcje z reguły nie należą do informacji podsumowującej. Obejmuje ona dostawy wewnątrzwspólnotowe i usługi według zasady podstawowej – prace przy budynku do nich nie należą.

Kto regularnie montuje za granicą, powinien raz porządnie wyjaśnić to dla swoich krajów docelowych. To różnica między zleceniem z zyskiem a zleceniem z dopłatą.

Klienci prywatni w UE

Przy klientach prywatnych nie ma nikogo, na kogo podatek mógłby przejść. Zostaje więc u Pana – pytanie brzmi tylko, któremu krajowi przypada.

Dopóki sprzedaż na rzecz osób prywatnych w UE nie przekracza 10.000 euro rocznie, rozlicza Pan po prostu niemiecki VAT, jak u klienta z Hamburga. Limit dotyczy wszystkich krajów UE łącznie, nie każdego z osobna.

Powyżej tej granicy sprzedaż jest opodatkowana w kraju klienta, tamtejszą stawką. Żeby nie trzeba było rejestrować się w każdym kraju osobno, istnieje procedura One-Stop-Shop: zgłasza Pan wszystko zbiorczo do Federalnego Urzędu Podatkowego, który rozdziela to dalej. Zarejestrować się jednak trzeba, a zgłoszenie jest osobną, dodatkową deklaracją.

Szczerze: to temat sam w sobie i kto przekracza ten próg, powinien raz przejść go z doradcą podatkowym. Przy usługach dla osób prywatnych obowiązują dodatkowo własne reguły zależnie od rodzaju usługi – kurs online traktowany jest inaczej niż naprawa na miejscu.

Klient w Szwajcarii lub innym kraju trzecim

Poza UE sprawa staje się, o dziwo, prostsza, bo odpadają unijne obowiązki sprawozdawcze.

Usługa dla firmy: miejsce świadczenia jest u klienta, Niemcy nie mogą tego opodatkować. Fakturuje Pan bez niemieckiego VAT i z krótką adnotacją, że usługa jest wykonywana i opodatkowana za granicą. Pojęcie „reverse charge" nie jest tu ściśle rzecz biorąc właściwe – to procedura unijna – ale wielu klientów je zna i nie potyka się o nie. Informacja podsumowująca odpada.

Dostawa towaru: to eksport i jest zwolniony (§ 4 pkt 1 lit. a w związku z § 6 UStG), ale tylko z dowodem wywozu z urzędu celnego. Bez tego dokumentu obowiązuje to samo co wyżej: urząd wylicza podatek z Pana kwoty.

Jeśli korzysta Pan z niemieckiego zwolnienia dla małych firm

Tu robi się nieprzejrzyście, więc tylko uczciwe sedno: jako Kleinunternehmer w rozumieniu § 19 UStG nie wykazuje Pan VAT w obrocie krajowym – to jednak nie znaczy, że transakcje zagraniczne są dla Pana automatycznie bez konsekwencji. Gdy tylko pracuje Pan dla firmy z UE i używa przy tym numeru VAT UE, mogą powstać obowiązki zgłoszeniowe i rejestracyjne, których w kraju nie ma. Odwrotnie, także zakup w innym kraju UE może sprawić, że będzie Pan musiał odprowadzić VAT do urzędu, mimo że sam go nie wykazuje.

To nie powód, by odrzucać zagranicznych klientów. To powód, by pierwszy przypadek omówić z doradcą podatkowym, zanim wystawi Pan fakturę. Co obowiązuje w kraju, opisuje nasz artykuł o fakturze bez VAT według § 19 UStG.

Jak to działa w Easy Invoice

Przy kliencie zapisuje Pan kraj i jego numer VAT UE. Przy wystawianiu faktury oprogramowanie rozpoznaje po tym przypadek, nie nalicza VAT i drukuje na dokumencie wymaganą adnotację „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (Reverse Charge)". To samo dotyczy dostaw wewnątrzwspólnotowych, eksportu i usług dla firm z krajów trzecich – za każdym razem z odpowiednim tekstem i odpowiednim uzasadnieniem. Jeśli tworzy Pan fakturę XRechnung lub ZUGFeRD, podstawa zwolnienia trafia również tam do właściwego pola – wielu odbiorców sprawdza to automatycznie i inaczej odrzuca fakturę.

Dla informacji podsumowującej istnieje osobne zestawienie, które zbiera odpowiednie transakcje według klienta i okresu i wydaje je w PDF. Samo przekazanie składa Pan w Federalnym Urzędzie Podatkowym; liczby przepisuje Pan tam ręcznie. Sprawdzenia numeru klienta oprogramowanie również nie zastępuje – zapytanie potwierdzające składa Pan w Federalnym Urzędzie Podatkowym.

Ten artykuł wyjaśnia zasady ogólnie i nie zastępuje doradztwa podatkowego. Jeśli ma Pan przed sobą pierwsze zagraniczne zlecenie, decydują dwie rzeczy: sprawdzić numer VAT UE klienta, zanim faktura wyjdzie, i wcześniej ustalić, czy praca dotyczy budynku. Na tych dwóch punktach rozstrzyga się, czy faktura zostanie taka, jak ją Pan napisał.