Zusammenfassende Meldung: Frist, Abgabe per ELSTER und wer melden muss

Haben Sie eine Firma in einem anderen EU-Land ohne deutsche Umsatzsteuer beliefert oder für sie gearbeitet, melden Sie diese Umsätze dem Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Das ist die Zusammenfassende Meldung, kurz ZM. Frist ist der 25. Tag nach Ablauf des Meldezeitraums, für die meisten kleinen Betriebe ist das ein Quartal. Für Juli bis September 2026 endet die Frist also Ende Oktober. Abgegeben wird elektronisch, am einfachsten über ELSTER. Kleinunternehmer geben keine ZM ab, und für ein Quartal ohne solche Umsätze gibt es auch keine Meldung.

Inhalt

1. Muss ich überhaupt eine ZM abgeben?
2. Frist: Monat oder Quartal?
3. Was in der Meldung steht
4. Welcher Monat zählt: Rechnung oder Leistung?
5. So geben Sie die ZM über ELSTER ab
6. Passt die ZM zur Umsatzsteuervoranmeldung?
7. ZM vergessen oder zu spät: die Folgen
8. Eine falsche ZM berichtigen
9. Häufige Fragen

Muss ich überhaupt eine ZM abgeben?

Eine ZM gibt ab, wer im Meldezeitraum an einen Firmenkunden mit Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) in einem anderen EU-Land Ware ohne deutsche Umsatzsteuer geliefert oder eine Dienstleistung im Reverse-Charge-Verfahren abgerechnet hat. Reverse Charge heißt: Der Kunde zahlt die Umsatzsteuer in seinem Land selbst, auf Ihrer Rechnung steht keine. Grundlage ist § 18a UStG.

Zwei seltene Fälle gehören ebenfalls in die ZM: Lieferungen im innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäft und Warenbewegungen in ein Konsignationslager im EU-Ausland. Wer damit zu tun hat, klärt die Einzelheiten am besten mit der Steuerkanzlei.

Ohne eigene USt-IdNr. geht es nicht, denn die Nummer steht in jeder Meldung. Wie Sie eine beantragen und die Nummer Ihres Kunden prüfen, steht im Beitrag USt-IdNr. beantragen und prüfen. Was auf die Rechnung selbst gehört, erklärt Rechnung ins EU-Ausland schreiben. Im Rechnungsprogramm von office1.cloud hinterlegen Sie die USt-IdNr. Ihrer Firmenkunden beim jeweiligen Kunden und prüfen sie dort direkt.

Frist: Monat oder Quartal?

Wer nur Dienstleistungen an EU-Firmen abrechnet, meldet vierteljährlich, jeweils bis zum 25. nach Quartalsende. Bei Warenlieferungen gilt dasselbe, solange sie 50.000 Euro im Quartal nicht übersteigen. Darüber wird monatlich gemeldet.

Fällt der 25. auf ein Wochenende oder einen Feiertag, übermitteln Sie am sichersten schon am Werktag davor.

Wann wird monatlich gemeldet? Maßgeblich sind nur die Warenlieferungen an EU-Firmen, Dienstleistungen zählen für die Grenze nicht mit. Liegt deren Summe im laufenden Quartal oder in einem der vier Quartale davor über 50.000 Euro, ist der Meldezeitraum der Kalendermonat. Der Wechsel geschieht automatisch, das BZSt schreibt Sie dazu nicht an. Das BZSt nennt ein Beispiel: Ein Händler meldet bisher vierteljährlich und kommt im Mai auf 57.000 Euro. Er gibt bis zum 25. Juni eine ZM für April und Mai ab und meldet danach jeden Monat.

Dienstleistungen bei Monatsmeldern: Wer wegen der Warenlieferungen monatlich meldet, trägt die Dienstleistungen in die ZM für den letzten Monat des Quartals ein. Er darf sie auch jeden Monat mitmelden.

Freiwillig monatlich: Auch unter der Grenze dürfen Sie monatlich melden. Dafür kreuzen Sie in der ersten Monatsmeldung das vorgesehene Feld an. Die Wahl bindet laut Umsatzsteuer-Anwendungserlass mindestens zwölf Monate.

Jährlich nur in Ausnahmefällen: Eine Jahresmeldung bis zum 25. Januar ist nur erlaubt, wenn das Finanzamt Sie von den Umsatzsteuervoranmeldungen befreit hat, Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 200.000 Euro betrug und Ihre EU-Umsätze höchstens 15.000 Euro. Beide Grenzen dürfen auch im laufenden Jahr voraussichtlich nicht überschritten werden.

Keine Dauerfristverlängerung. Die Fristverlängerung um einen Monat, die viele für die Umsatzsteuervoranmeldung haben, gilt für die ZM nicht. Schaffen Sie den Termin im Einzelfall nicht, können Sie laut BZSt vor Ablauf der Frist und mit Begründung eine Verlängerung beim BZSt beantragen.

Was in der Meldung steht

In die ZM kommt je Kunde eine Zeile: seine USt-IdNr. mit Länderkürzel, die Summe der Nettobeträge im Meldezeitraum und die Art des Umsatzes. Rechnungen einzeln aufzählen müssen Sie nicht.

Hat ein Kunde im selben Zeitraum Ware und eine Dienstleistung bekommen, stehen dafür zwei Zeilen in der Meldung, je Art eine. Beträge in fremder Währung rechnen Sie in Euro um.

Beispiel: Eine Webdesignerin aus Köln stellt einer Agentur in Wien im dritten Quartal drei Rechnungen über je 1.200 Euro, alle ohne Umsatzsteuer mit Reverse-Charge-Hinweis. In ihre ZM für Juli bis September trägt sie eine Zeile ein: die österreichische USt-IdNr. der Agentur, 3.600 Euro und als Art die sonstige Leistung. Übermitteln muss sie bis zum 25. Oktober.

Welcher Monat zählt: Rechnung oder Leistung?

Bei Dienstleistungen zählt der Zeitraum, in dem Sie die Leistung erbracht haben. Wann Sie die Rechnung schreiben, spielt dafür keine Rolle. Bei Warenlieferungen zählt dagegen der Monat der Rechnung, spätestens aber der Monat nach der Lieferung.

Ein Beispiel für Ware: Sie liefern am 28. September nach Belgien und schreiben die Rechnung am 2. Oktober. Dann gehört die Lieferung in den Meldezeitraum mit dem Oktober. Schreiben Sie die Rechnung erst im November oder später, bleibt es trotzdem beim Oktober, denn das ist der Monat nach der Lieferung (§ 18a Abs. 8 UStG).

Ob Sie Ihre Umsatzsteuer nach vereinbarten Entgelten (Soll) oder nach Zahlungseingang (Ist) versteuern, ändert an der ZM nichts. Das stellt der Umsatzsteuer-Anwendungserlass in Abschnitt 18a.3 ausdrücklich klar.

So geben Sie die ZM über ELSTER ab

Die ZM geht elektronisch an das BZSt, nicht an Ihr Finanzamt. Zwei Wege stehen offen: das Formular Zusammenfassende Meldung in ELSTER oder das BZSt-Online-Portal. Haben Sie schon ein ELSTER-Konto für die Voranmeldung, ist ELSTER der kürzere Weg.

1. Melden Sie sich mit Ihrem bestehenden ELSTER-Konto an. Ein zweites Konto brauchen Sie laut BZSt nicht, eine eigene Anmeldung für die ZM auch nicht.
2. Öffnen Sie das Formular für die Zusammenfassende Meldung.
3. Tragen Sie Ihre eigene USt-IdNr. und den Meldezeitraum ein.
4. Erfassen Sie je Kunde und Umsatzart eine Zeile. Bei vielen Kunden können Sie die Zeilen auch aus einer CSV-Datei importieren, das Formular nimmt bis zu 1.500 Zeilen.
5. Senden Sie die Meldung ab und legen Sie den Nachweis der Übermittlung zu Ihren Unterlagen.

In Easy Invoice stellt eine eigene ZM-Auswertung die Umsätze je Kunde und Zeitraum zusammen und gibt sie als PDF aus. Von dort übertragen Sie die Zahlen in das Formular.

Das BZSt-Online-Portal verlangt zusätzlich eine Anmeldung zum Fachverfahren ZM. Pflicht ist es laut BZSt nur für sogenannte Massenmelder mit sehr vielen Meldezeilen. Auf Papier geht die ZM nur, wenn das Finanzamt das auf Antrag erlaubt, etwa weil Ihnen die elektronische Abgabe nicht zuzumuten ist. Übernimmt Ihre Steuerkanzlei die Meldung, übermittelt sie die ZM laut BZSt mit ihrem eigenen Zugang für Sie.

Passt die ZM zur Umsatzsteuervoranmeldung?

Ja. Dieselben Umsätze stehen in Ihrer Umsatzsteuervoranmeldung, und das BZSt gleicht beide Angaben ab. Weichen sie voneinander ab, bekommen Sie ein Schreiben mit der Bitte um Berichtigung.

Die Zuordnung stammt aus den amtlichen Erläuterungen zur Voranmeldung 2026. Geben Sie die Voranmeldung monatlich und die ZM vierteljährlich ab, hilft ein kurzer Vergleich: die Summe der drei Monate gegen die Quartalsmeldung.

ZM vergessen oder zu spät: die Folgen

Bei Warenlieferungen kann eine fehlende oder falsche ZM teuer werden: Dann fällt die Steuerbefreiung weg, und Sie schulden auf die Lieferung deutsche Umsatzsteuer. Das steht so im Gesetz (§ 4 Nr. 1 Buchst. b UStG). Die gute Nachricht steht im Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Abschnitt 4.1.2: Holen Sie die ZM richtig und vollständig nach, wird die Befreiung rückwirkend gewährt, solange die Steuerfestsetzung noch geändert werden kann.

Daneben hat das BZSt diese Mittel:

• Erinnerung und Zwangsgeld. Fehlt eine ZM, fordert das BZSt sie an. Kommt sie trotz Androhung nicht, kann es ein Zwangsgeld festsetzen. Mit der Zahlung ist die Pflicht nicht erledigt, die ZM wird weiter verlangt.
• Bußgeld. Wer eine ZM vorsätzlich oder leichtfertig nicht, falsch, unvollständig oder zu spät abgibt, handelt ordnungswidrig. Möglich ist eine Geldbuße bis zu 5.000 Euro (§ 26a UStG).

Woher das BZSt von einer fehlenden ZM weiß: Erklären Sie in der Voranmeldung Umsätze, die in die ZM gehören, führt das laut BZSt automatisiert zu einer Abgabepflicht für die ZM.

Eine falsche ZM berichtigen

Merken Sie, dass eine abgegebene ZM falsch oder unvollständig ist, verlangt das Gesetz die Berichtigung innerhalb eines Monats (§ 18a Abs. 10 UStG). Berichtigt wird immer die Meldung für den Zeitraum, in dem der Fehler steht. Den Fehler einfach in der nächsten ZM auszugleichen, reicht nicht: Laut Umsatzsteuer-Anwendungserlass rettet das bei Warenlieferungen die Steuerbefreiung nicht.

Die Berichtigung geht elektronisch über dasselbe Formular, dort bestätigen Sie das Feld für die Berichtigung. Schriftlich oder telefonisch nimmt das BZSt sie nicht an. In die berichtigte Meldung kommen nur die geänderten Zeilen. Das BZSt beschreibt die häufigsten Fälle so:

Rabatt, Gutschrift oder Storno sind keine Berichtigung. Ändert sich der Betrag nachträglich, zum Beispiel durch einen Preisnachlass oder weil der Kunde nicht zahlt, melden Sie die Änderung in dem Zeitraum, in dem sie eintritt. Sie verrechnen sie dort mit den neuen Umsätzen an denselben Kunden. Die Summe darf dabei auch negativ sein. Wie Sie dem Kunden den Nachlass richtig ausweisen, steht im Beitrag Gutschrift erstellen.

Häufige Fragen

Muss ich die ZM auch abgeben, wenn ich nichts verkauft habe?

Nein. Für einen Meldezeitraum ohne Lieferungen oder Dienstleistungen an EU-Firmen ist keine ZM zu übermitteln. Eine 0 tragen Sie nur ein, wenn sich die Summe für einen Kunden durch eine Gutschrift genau aufhebt.

Muss ich als Kleinunternehmer eine ZM abgeben?

Nein. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind ausgenommen, das steht in § 18a Abs. 4 UStG. Das gilt laut BZSt auch, wenn Sie eine USt-IdNr. haben. Bekommen Sie trotzdem eine Aufforderung, rät das BZSt, die Umsatzsteuererklärung zu prüfen: Stehen dort Umsätze, für die eine ZM nötig wäre, wird die Erklärung berichtigt, sonst hilft das Finanzamt weiter.

Gilt für die ZM die Dauerfristverlängerung?

Nein. Die Verlängerung um einen Monat gilt nur für die Voranmeldung. Die ZM bleibt beim 25. Tag nach Ablauf des Meldezeitraums.

Muss ich zusätzlich eine Jahresmeldung abgeben?

Nein. Wer vierteljährlich oder monatlich meldet, gibt laut BZSt keine zusätzliche Jahreserklärung zur ZM ab.

Wohin geht die ZM: Finanzamt oder BZSt?

An das Bundeszentralamt für Steuern. Die Voranmeldung geht an Ihr Finanzamt, die ZM über ELSTER oder das BZSt-Online-Portal an das BZSt.

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Quellen

• § 18a UStG, Zusammenfassende Meldung
• § 4 UStG, Steuerbefreiungen (Nr. 1 Buchst. b)
• § 26a UStG, Bußgeldvorschriften
• BZSt: Zusammenfassende Meldung
• BZSt: Abgabepflicht
• BZSt: Fristen
• BZSt: Elektronische Abgabe und Datenübermittlung
• BZSt: Berichtigung einer ZM
• BZSt: Fragen und Antworten zur ZM
• Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Stand 2. Juni 2026, Abschnitte 4.1.2 und 18a.1 bis 18a.5 (BMF)
• BMF: Vordruckmuster Umsatzsteuervoranmeldung 2026 mit Anleitung